Compartir y solicitar acceso a los elementos de la bandeja de entrada de un usuario

Última actualización: 2023-12-07

Una cola es una lista de elementos de la Bandeja de entrada de AEM de un usuario. Pueden ser elementos asignados a un usuario o elementos compartidos con el grupo al que pertenece un usuario. Puede acceder a la Bandeja de entrada para ver y realizar acciones con un elemento de la Bandeja de entrada. Por ejemplo, compartir un elemento con otro usuario.

También puede compartir los elementos de la Bandeja de entrada con otro usuario. Una vez que otro usuario tiene acceso a los elementos de la Bandeja de entrada, ese usuario puede reclamar y realizar las acciones adecuadas con los elementos compartidos. Del mismo modo, puede solicitar acceso a los elementos de la Bandeja de entrada de otros usuarios.

Requisitos previos

El usuario que ha iniciado sesión debe ser miembro del grupo workflow-users. El usuario solo puede compartir elementos o solicitar acceso a elementos de usuarios en los que el usuario que ha iniciado sesión tiene permisos de lectura o usuarios que han habilitado el perfil público.

Compartir uno o todos los elementos de la Bandeja de entrada con otro usuario

La bandeja de entrada AEM permite compartir uno o todos los elementos de la bandeja de entrada con otro usuario.

Compartir todos los elementos de la Bandeja de entrada

Siga estos pasos para compartir todos los elementos de una Bandeja de entrada con otro usuario:

  1. Inicie sesión en la instancia de AEM. Seleccione el Bandeja de entrada y seleccione Ver todo. Aparecerá una lista de los elementos de la Bandeja de entrada.
  2. Seleccione el Selector de vista o Selector de vista junto al icono Crear y seleccione Configuración. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración.
  3. Abra la pestaña Compartir en el cuadro de diálogo Configuración.
  4. Introduzca el nombre de un usuario en la Conceder acceso a los elementos de la Bandeja de entrada cuadro de texto y seleccione Conceder. Repita el paso para agregar más usuarios. Todos los usuarios con acceso a sus elementos aparecen en la sección Nombre de usuario.
  5. Seleccione Guardar.
NOTA

(Solo para elementos de los flujos de trabajo centrados en formularios) Active la opción Permitir que el usuario asignado comparta elementos a través del uso compartido de la Bandeja de entrada del paso Asignar tarea del flujo de trabajo. Solo se mostrarán a los demás usuarios los elementos que tengan la opción mencionada activada.

Compartir elementos individuales

Realice los siguientes pasos para compartir un elemento de la Bandeja de entrada con otro usuario:

  1. Inicie sesión en la instancia de AEM. Seleccione el Bandeja de entrada y seleccione Ver todo. Aparecerá una lista de los elementos de la Bandeja de entrada.
  2. Seleccione un elemento y seleccione Compartir. Aparecerá un cuadro de diálogo.
  3. Escriba el nombre de un usuario en el cuadro de texto Agregar usuarios para compartir este elemento y seleccione Añadir. Repita el paso para agregar más usuarios. Todos los usuarios con acceso a sus elementos aparecen en la sección Nombre de usuario.
  4. Seleccione Guardar.
NOTA

(Solo para elementos de los flujos de trabajo centrados en formularios) Active la opción Permitir que el usuario asignado comparta explícitamente elementos en la Bandeja de entrada del paso Asignar tarea del flujo de trabajo. Solo se mostrarán a los demás usuarios los elementos que tengan la opción mencionada activada.

Solicitar acceso a los elementos de la bandeja de entrada

Puede solicitar acceso a los elementos de la Bandeja de entrada de otro usuario. Una vez concedido el acceso, podrá visualizar, reclamar y realizar las acciones adecuadas con los elementos compartidos. Realice los siguientes pasos para solicitar acceso a los elementos de la Bandeja de entrada de otro usuario:

  1. Inicie sesión en la instancia de AEM. Seleccione el Selector de vista y seleccione Ver todo.
  2. Seleccione el Selector de vista o Selector de vista junto al icono Crear y seleccione Configuración. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración.
  3. Introduzca el nombre de un usuario en la Solicitar acceso a los elementos de la bandeja de entrada del usuario cuadro de texto y seleccione Solicitud. Se enviará una solicitud al usuario, y el estado de la misma se mostrará junto al nombre de dicho usuario. Repita el paso para agregar más usuarios.
  4. Seleccionar Guardar. La solicitud se envía a los usuarios como un elemento de la Bandeja de entrada. El usuario puede seleccionar el elemento y seleccionar Aprobar o Rechazar para conceder o rechazar el acceso.

Reclamar elementos compartidos por otros usuarios

Solo puede empezar a trabajar en un elemento compartido una vez que lo ha reclamado. Esto evita que varios usuarios puedan trabajar en el mismo elemento. Realice los siguientes pasos para reclamar un elemento:

  1. Inicie sesión en la instancia de AEM. Seleccione la bandeja de entrada Bandeja de entrada y seleccione Ver todo.
  2. Seleccione el Solo contenido para abrir el selector de filtros.
  3. Seleccione el Seleccionar usuario asignado desplegable para ver y seleccionar usuarios que han compartido los elementos de su Bandeja de entrada con usted.
  4. Seleccione un elemento y seleccione Reclamar. El elemento se agregará a la Bandeja de entrada.

Liberar elementos reclamados

Solo puede trabajar en un elemento compartido una vez que lo ha reclamado. El resto de los usuarios no pueden ver los elementos que ha reclamado ni trabajar en ellos. Si no puede continuar trabajando en un elemento, puede volver a liberarlo en el grupo. Una vez liberado, otros usuarios podrán reclamarlo y trabajar con él:

Realice los siguientes pasos para liberar un elemento:

  1. Inicie sesión en la instancia de AEM. Seleccione la bandeja de entrada Bandeja de entrada y seleccione Ver todo. Aparecerá una lista de los elementos de la Bandeja de entrada.
  2. Seleccione el elemento que desea liberar y seleccione Anular reclamación. El elemento volverá a agregarse al grupo. Ahora otros podrán reclamar el elemento.

Restricciones

  • No se admite el uso compartido de elementos con un grupo.
  • No se admite el uso compartido de tareas de proyecto.

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