Configuration du paramètre d’absence du bureau

Dernière mise à jour : 2023-12-19
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Si vous envisagez de vous absenter du bureau, vous pouvez spécifier les actions à entreprendre pour les tâches qui vous sont affectées pendant cette période.

Vous pouvez spécifier une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin, pour l’application de vos paramètres d’absence du bureau. Si vous vous trouvez dans un fuseau horaire différent du serveur, le fuseau horaire utilisé est celui du client.

Vous pouvez définir une personne par défaut à laquelle toutes vos tâches sont envoyées. Vous pouvez également spécifier des exceptions pour que des tâches issues de processus spécifiques soient envoyées à un utilisateur différent ou pour qu’elles restent dans votre boîte de réception jusqu’à votre retour. Si la personne désignée est également absente du bureau, la tâche passe à l’utilisateur qu’elle aura désigné. Si la tâche ne peut pas être affectée à un utilisateur qui n’est pas absent du bureau, elle demeure dans votre boîte de réception.

Vous pouvez séparer la délégation de tâches en fonction des modèles de processus. Par exemple, vous pouvez affecter une tâche liée au processus A à l’utilisateur A et affecter une tâche liée au processus B à l’utilisateur B.

REMARQUE
  • Lorsque vous activez le paramètre Absence du bureau , tous les éléments disponibles dans votre boîte de réception avant d’activer le paramètre restent dans votre boîte de réception. Seules les tâches reçues après l’activation du paramètre sont déléguées.
  • Lorsque vous désactivez le paramètre Absence du bureau, les tâches déléguées ne vous sont pas automatiquement réaffectées. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de revendication pour que ces tâches vous soient attribuées.
  • Lorsque l’utilisateur A délègue des tâches à l’utilisateur B et que l’utilisateur B délègue des tâches à l’utilisateur C, les tâches sont affectées uniquement à l’utilisateur C et non à l’utilisateur B.
  • Lorsqu’une boucle est présente dans l’affectation, les tâches restent chez l’utilisateur initial. Par exemple, lorsque l’utilisateur A délègue des tâches à l’utilisateur B, l’utilisateur C délègue des tâches à l’utilisateur C, l’utilisateur C délègue des tâches à l’utilisateur D et l’utilisateur D délègue des tâches à l’utilisateur B, une boucle est créée. Dans ce cas, la tâche reste à l’utilisateur initial. L’utilisateur A est l’utilisateur initial dans l’exemple ci-dessus.

Activez le paramètre Absence du bureau pour votre compte

Effectuez les étapes suivantes pour activer le paramètre Absence du bureau pour votre compte et déléguez les tâches de votre boîte de réception à un autre utilisateur :

  1. Connectez-vous à l’instance AEM. Sélectionnez la variable Boîte de réception et sélectionnez Afficher tout. La liste des éléments de votre boîte de réception s’affiche.

  2. Sélectionnez la variable Sélecteur d’affichage ou Sélecteur d’affichage en regard de l’icône Créer et sélectionnez Paramètres. La boîte de dialogue des paramètres apparaît.

  3. Ouvrez l’onglet Absence du bureau dans la boîte de dialogue des paramètres.

  4. Sélectionnez la variable Activer/Désactiver pour activer le paramètre Absence du bureau .

  5. Spécifiez les paramètres Heure de Début et Heure de fin. Les tâches sont déléguées uniquement pendant la période spécifiée. Laissez le champ Heure de fin vide pour déléguer des tâches pour une période indéfinie.

  6. Cochez la case Transférer mes tâches pendant cette période. Si vous ne sélectionnez pas l’option et ne spécifiez aucune personne désignée, vos éléments ne sont transférés à aucun utilisateur. Bien que vous soyez absent et que le paramètre soit activé, les éléments restent dans votre boîte de réception.

  7. Sélectionner Ajouter un cessionnaire. Spécifiez un utilisateur dans la variable Cessionnaire pour déléguer les éléments. Spécifiez la variable Modèle de workflow vous pouvez ainsi déléguer à l’utilisateur spécifié. Vous pouvez sélectionner plusieurs modèles de processus.

    En outre, pour affecter toutes les tâches, quel que soit le modèle de processus, à un utilisateur particulier, sélectionnez Tous les processus dans la liste déroulante Modèle de processus.

    Pour affecter des éléments à un utilisateur spécifique pour tous les modèles de workflow, sauf quelques-uns, sélectionnez Tous les workflows dans la liste déroulante Modèle de processus , sélectionnez + Ajouter des exceptions, puis spécifiez les modèles de workflow à exclure.

    Répétez l’étape pour ajouter d’autres personnes désignées.

    REMARQUE

    L’ordre des délégataires est important. Lorsqu’un élément est attribué à un utilisateur qui a activé le paramètre d’absence du bureau, l’élément est évalué par rapport à la liste de personnes désignées spécifiée dans l’ordre auquel les personnes désignées sont ajoutées. Lorsqu’un élément correspond aux critères, il est attribué à la personne désignée et la personne désignée suivante n’est pas cochée.

  8. Sélectionnez Enregistrer. Ce paramètre prend effet à la date et à l’heure de début spécifiées. Si vous vous connectez pendant que vous êtes absent du bureau, vous êtes toujours considéré comme absent du bureau jusqu’à ce que vous ayez modifié vos paramètres.

Désormais, les tâches qui vous sont affectées au cours de la période d’absence du bureau sont automatiquement affectées au délégataire spécifié.
Absence du bureau

REMARQUE

(Pour les éléments de processus orientés formulaire uniquement) Activez l’option Autoriser les délégataires à déléguer à l’aide des paramètres « Absence du bureau » de l’étape Attribuer la tâche du processus. Seuls les éléments pour lesquels l’option mentionnée précédemment est activée sont délégués à d’autres utilisateurs.

Limites

  • L’affectation de tâches à un groupe n’est pas prise en charge.
  • L’activation du paramètre Absence du bureau pour les tâches de projet n’est actuellement pas prise en charge.

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