使用待辦事項清單

上次更新: 2023-12-07

當您檢視您的待辦事項清單時,您可能會看到商務程式指派給您、您所屬的任何群組,或是其他使用者的共用工作。 您可以視需要開啟、處理及完成工作,例如核准或拒絕請求或新增更多資訊。 當您完成任務後,它會傳送給商務程式中的下一個人員,

關於待辦事項清單

AEM Forms工作區有下列三種型別的待辦事項清單:

  • 個別清單,其中包含直接指派給您的任務。
  • 群組清單,其中包含指派給群組的任務。 群組的任何成員都可以開啟並完成任務。 若要開啟工作,群組的成員必須先宣告工作。
  • 共用清單,其中包含指派給使用者的工作,該使用者已與您和其他使用者共用其待辦事項清單。 任何共用清單的使用者都可以申請、開啟及完成共用工作。

您可以按一下將指標停留在任務上時顯示的圖示,執行某些動作而不開啟任務。

注意

驚歎號圖示表示任務具有高優先順序。

一般工作

開啟及處理任務時,您可以使用的工具取決於任務。 不同的工作需要您執行不同的動作,因此,有些工具可能可供您使用,也可能不適用。 您可能會收到的一般工作說明如下。

  • 提供資訊:您會收到要求您完成並提交表單的工作。

  • 檢閱資訊:您收到一項需要您檢閱資訊並登出內容的任務。

  • 多使用者檢閱:您會在其他使用者收到任務的同時收到任務。 您和其他使用者必須提供資訊或檢閱內容,或兩者同時提供。 下列工具可能適用於這種型別的工作:

    • 檢視工作的指示
    • 檢視指派任務之所有使用者的完成狀態
    • 檢視指派任務之所有使用者的註解
    • 自行新增註解至工作

上述任何工作可用的其他工具包括:

  • 前進
  • 共用
  • 諮詢
  • 傳回
  • 附註
  • 附件

開啟任務

您可以從待辦事項清單中開啟和鎖定工作,或從群組或共用的待辦事項清單中宣告和開啟工作。 當您開啟工作時,它會顯示在主窗格中。 其他任務會顯示在「待辦事項」清單旁邊的工作清單中。

如果存在「任務摘要URL」,則預設會開啟「任務摘要」檢視,而不是與任務關聯的表單。 即使使用者在指派任務中啟用了「以最大化模式開啟表單」選項,表單也不會以最大化模式開啟。

注意

當您開啟任務時,根據任務預設值,關聯的表單可能會以完整檢視顯示。

從清單開啟並鎖定工作

當您從待辦事項清單開啟任務時,如果您的清單是共用的,您可以鎖定任務以防止另一個擁有您清單存取權的使用者處理該任務。

  1. 在待辦事項頁面的左側窗格中,選取您的個別待辦事項清單。 您的所有工作都會顯示在中間窗格中。

    注意

    您可以在待辦事項清單中選取程式型別,以篩選任務。 您可以選取您的待辦事項清單,以再次檢視待辦事項清單中的所有工作。

  2. 如有必要,請鎖定您的工作。 若要鎖定工作,請按一下工作上的「所有選項」圖示,然後選取「鎖定」。 將指標停留在工作上,選項即可使用。

    注意

    您也可以在任務開啟時,於任何標籤上鎖定或解除鎖定任務。

    lock_task

    任務的所有選項功能表

  3. 按一下以開啟工作。

從共用或群組清單開啟並宣告任務

當您從群組或共用清單開啟並宣告任務時,任務會從群組或共用清單移至您的個別待辦事項清單中。 具有清單存取許可權的其他使用者無法處理任務。

  1. 在待辦事項頁面的左側窗格中,選取群組或共用的待辦事項清單。 所有工作都會顯示在中間窗格中。

  2. 執行下列其中一個步驟:

    • 若要從群組或共用的待辦事項清單宣告工作而不開啟工作,請按一下 索賠 將指標暫留在工作上。 或者,當工作開啟時,工作窗格下方的動作列會提供[宣告]按鈕。 申請後,任務會從群組或共用的待辦事項清單移至您的清單。
    • 若要從群組或共用的待辦事項清單宣告及開啟工作,請按一下 宣告並開啟.

使用任務

開啟工作之後,主窗格中顯示的標籤以及您可用的工具會根據工作而定。 您可能會看到的標籤說明如下:

  • 任務摘要:當任務開啟時,「任務摘要」窗格可讓您使用指派任務步驟的程式中所指定的URL來顯示有關任務的資訊(如果存在)。 使用任務摘要窗格可顯示任務的額外和相關資訊,以為AEM Forms工作區的一般使用者新增更多價值。 如果任務摘要URL不存在,則無法使用此標籤。

  • 詳細資料:提供目前任務及其所屬程式的相關資訊。

  • 表單:顯示與任務相關聯的表單。 表單可以是許多檔案型別,包括PDF、HTML、指南和SWF檔案。 此表單看起來像一般可列印的表單或網頁表單,或引導您透過一系列精靈樣式的面板來收集資訊。

  • 歷史記錄:列出屬於流程例項一部分的任務,以及每個任務的關聯表單、任務指派和附件。

  • 附件:顯示與工作相關聯的現有附件,並視需要新增附件。

  • 附註:顯示與任務相關聯的現有附註,並視需要新增附註。

處理任務時,您可以看到的工具以及可以採取的動作如下所述。

轉寄、共用或諮詢工作

您可以將工作連同任何附註或附件轉寄給其他使用者,或與其他使用者共用工作或諮詢工作。 如果您變更與任務關聯的表單資料,請在轉寄、共用或查閱任務之前將表單儲存為草稿。 否則,任務會在不更新表單的情況下傳送。 在您轉寄和共用任務後,接收任務的使用者可以宣告並完成任務或將其傳回給您。 如果您諮詢任務,使用者只能將任務傳回給您。

  1. 如果您變更與要保留之任務相關聯的表單,請按一下 儲存. 儲存選項可在每個標籤底部的動作列中使用。 否則,任務會在不更新表單的情況下傳送。

    注意

    視您正在處理的任務而定,某些表單無法使用「儲存」按鈕。

  2. 在任何標籤上,按一下下列其中一個按鈕:

    • 前進
    • 共用
    • 諮詢
    注意

    視工作而定,您也可以在未開啟工作的情況下從待辦事項清單執行這些動作。

  3. 在快顯對話方塊視窗中,搜尋並選取要轉送、共用或諮詢工作的使用者名稱。

傳回任務

  1. 在任何標籤上,按一下 傳回. 任務會返回到先前將任務轉寄給您的使用者的待辦事項清單,或與您共用或諮詢該任務。

將任務離線

您可以離線處理任務,稍後從Adobe®Reader®或Adobe® Acrobat® Professional或Adobe® Acrobat® Standard提交表單。 提交表單時,您的電子郵件使用者端會以適當的伺服器電子郵件地址啟動。 然後,您可以將填妥的表單透過電子郵件傳送至伺服器。

  1. 在任何標籤上,按一下 離線.
  2. 指定檔案名稱以儲存下方的表單,然後按一下 儲存. 與任務關聯的表單會儲存在本機,任務會保留在待辦事項清單中,直到提交表單為止。

使用附件

您可以在本機新增、更新、刪除或儲存任何附件。

新增附件

  1. 附件 標籤,按一下 瀏覽 以選取要附加的檔案。

  2. 選取 許可權 參與處理的其他使用者的附件層級。 如果您選取 讀取,其他使用者可將檔案儲存在本機。 如果您選取其中一個編輯許可權,其他使用者也可以上傳新檔案來取代您的附件。

    注意

    您也可以在附件旁新增註解。

  3. 按一下 上傳. 檔案會附加至表單。

檢視附件

  1. 附件 標籤,按一下要檢視之附件的檔案名稱。

將附件儲存在本機

  1. 按一下附件以開啟。 將開啟的附件儲存在本機。

更新附件

  1. 按一下 編輯 用於附件。 選取要取代現有附件的檔案,方法是按一下 瀏覽.

刪除附件

  1. 按一下 刪除 以取得附件。

儲存您的工作而不完成工作

  1. 在任何索引標籤上,選取 儲存.

    「另存為草稿」對話方塊隨即顯示。 草稿的預設名稱是來自任務範本的任務名稱。

    saveasdraftdialog

    注意

    您可以設定工作區以定期自動儲存使用者輸入的資訊作為草稿。 如果啟用了自動儲存且使用者正在處理草稿,則會定期儲存草稿。 如果有自動儲存,則會自動採用任務的預設名稱。

    如需詳細資訊,請參閱以下的「定期儲存草稿」: 管理偏好設定.

  2. 在「另存為草稿」對話方塊中,指定任務的唯一名稱,然後選取 確定.

    saveasdraftdialog_name

    草稿會以指定的名稱儲存。 任務會保留在待辦事項清單中,您在表單中所做的任何變更都會儲存在「草稿」資料夾中。 此外,在「待辦事項」清單中,您可以使用草稿名稱來搜尋草稿,以繼續處理草稿。

    searchfortask

完成任務

您如何完成任務取決於任務本身以及您在流程中的角色。 系統可能會要求您核准或拒絕要求、提供內容、檢閱及驗證資訊,或指出您已經採取行動。

您可以透過多種方式完成任務:

  • 使用任何標籤中可用的動作
  • 使用表單本身內建的動作
  • 從您的待辦事項清單,不開啟工作
注意

此選項在下列情況中可用 isMustOpenToComplete 欄位未選取於 Assign Task 在Workbench中執行步驟,同時設計流程。

  • 透過電子郵件,如果您收到電子郵件通知

當您完成任務時,視任務而定,可能會出現確認對話方塊,確認您的動作。 例如,您可能會看到一個對話方塊,提示您驗證所提供的資訊是否有效。

注意

如果您變更了任務但尚未準備好完成,您可以按一下「儲存」將您的工作儲存為草稿,稍後再返回該工作。

完成任務

  1. 執行下列其中一個步驟:

    • 選取工作,然後按一下清單底部流程中所需下一個步驟的適當按鈕。
    • 如果表單沒有按鈕並且AEM Forms工作區中的完成按鈕可用,請按一下 完成.
    • 如果表單有按鈕,且AEM Forms工作區中的完成按鈕無法使用,請按一下表單上的適當按鈕,以瞭解流程中所需的下一個步驟。

    如果表單沒有按鈕並且AEM Forms工作區中的完成按鈕不可用,則會出現一則訊息,指示無法提交表單。

  2. 如果出現「確認」對話方塊,請執行下列動作之一:

    • 按一下 確定 如果您已完成工作並準備登出。
    • 按一下 取消 如果您想返回工作但尚未準備好登出。
注意

在表單中使用流程屬性時,您可能會在HTML表單中看到提交按鈕。 將相同的表單轉譯為PDF時,此按鈕不可見。 若要完成任務,請按一下AEM Forms工作區底部的「提交」按鈕(位於表單外),而不是表單內的「提交」按鈕。

大量核准任務

您可以從您的待辦事項清單提交多個任務。 只有相同流'b5'7b中的任務、相同任務名稱和相同路由選項可以一起提交。

注意

如果在設計處理作業時,未在Workbench的「指派工作」步驟中選取isMustOpenToComplete欄位,則此選項可供使用。

  1. 在待辦事項頁面的左側窗格中,選取您的個別待辦事項清單。 您的所有工作都會顯示在中間窗格中。

  2. 選取 啟用大量模式. 核取方塊會出現在清單中的工作前面。

    注意

    在設計處理作業時,此選項不適用於在Workbench的「指派作業」步驟中選取isMustOpenToComplete欄位的作業。 待辦事項清單中此類工作的核取方塊會永遠停用。

  3. 選取大量核准的工作。 可以選取具有相同任務名稱、相同路由選項的相同流程的多個任務。 選取一項任務進行核准後,只有具有相同程式、相同任務名稱和相同路由選項的任務會保持啟用狀態。 其餘的已停用。

    1_bulkapproval

  4. 按一下可用的「提交」選項。 所選的任務已提交。

    大量核准

透過電子郵件參與工作

您可以透過電子郵件接收及完成工作。 透過電子郵件參與任務,不必定期檢查您的待辦事項清單是否有新任務,或檢視「追蹤」頁面是否有任務的狀態。

首先,設定您的AEM Forms工作區偏好設定來接收電子郵件通知。 AEM Forms工作區可以傳送您的待辦事項清單或您所屬的任何群組待辦事項清單中工作的電子郵件通知。 管理員會決定電子郵件通知訊息的傳送時間及接收者。

電子郵件訊息可能包含在AEM Forms工作區中開啟任務的連結、用於任務的表單附件,或透過電子郵件完成任務的動作。 如果電子郵件訊息中包含表單,您可以開啟表單並完成工作(如果表單中建置了完成工作的按鈕)。 如果完成任務的動作包含在電子郵件訊息中,您可以按一下電子郵件中的動作或回覆電子郵件,使用鍵入為電子郵件內文第一行的動作來完成任務。

注意
  • 若要設定工作區以使用適當的電子郵件範本,請參閱 AEM Forms JEE管理員指南.

  • 若在AEM Forms工作區中提交任務後轉寄草稿,則會傳送電子郵件通知。 如果從AEM Forms工作區的起點轉送草稿,則不會傳送電子郵件通知。

當您透過電子郵件完成任務時,該任務會從AEM Forms工作區中的待辦事項清單中移除。

注意

如果使用者沒有在瀏覽器中登入AEM Forms工作區並開啟待辦事項的連結,直接的待辦事項連結無法開啟並顯示例外狀況。 按一下電子郵件中的連結之前,請先登入AEM Forms工作區。

注意

您無法轉寄電子郵件通知以指派工作給其他人。 您只能從AEM Forms工作區將任務轉寄給其他使用者。

接收電子郵件通知訊息

  1. 按一下 偏好設定.
  2. 透過電子郵件通知任務事件 清單,選取 .
  3. 若要在電子郵件訊息中包含表單和資料,請在 在電子郵件中附加Forms 清單,選取 .

透過行動裝置參與工作

您可以使用AEM Forms工作區應用程式來參與行動裝置上的工作。 在安裝應用程式之前,請聯絡您的系統管理員,以確保您的組織支援使用AEM Forms工作區應用程式。

關於截止日期和提醒

A 期限 決定您必須依據完成任務的日期和時間。 當截止日期過去時,伺服器會將任務路由到流程中的下一個步驟(可能是其他使用者的待辦事項清單),然後截止日期圖示會出現在任務上。 無論與程式相關聯的規則為何,都會顯示截止日期圖示。

A 提醒 通知您有需要您注意的工作。 提醒會在預定時間發生,然後定期發生,直到您完成相關任務為止。 當您收到提醒時,提醒圖示會出現在工作上。

業務流程決定截止日期和提醒的行為和時間。 並非所有處理程式都有截止日期和提醒。 管理員會指定是否傳送電子郵件通知給截止日期和提醒。 您可以設定是否接收電子郵件通知的偏好設定。

處理來自群組和共用佇列的任務

指派給您的所有任務都會出現在待辦事項清單(佇列)中。

您有權存取的任何群組和共用的待辦事項清單也會出現在待辦事項頁面的左側窗格中。 您可以從任何您有權存取的待辦事項清單中完成任務。

群組的待辦事項清單可能有一個以上的成員。 管理員會根據您組織的特定需求來設定群組待辦事項清單。 群組待辦事項清單提供一種將工作分配給分擔類似責任的若干人員的方法。

例如,您團隊的每個成員都會處理貸款申請表單。 所有這些任務都會傳送到群組的待辦事項清單,群組的每個成員都可以存取該清單。 您群組的每個成員都可以存取該待辦事項清單中的任務。

當其他使用者與您共用其待辦事項清單,或明確與您共用任務時,就會顯示共用的待辦事項清單。 接著,您可以檢視該使用者之待辦事項清單中的工作,並代表該使用者完成工作。 例如,如果您正在度假,您可以選擇與在您休假時完成工作的同事共用您的待辦事項清單。

注意

您也可以指定休假設定,以便在您休假時將工作轉送給其他使用者。

若要從群組或共用的待辦事項清單處理任務,請先宣告該任務。 然後,您成為該任務的擁有者,直到您完成任務或將其轉寄給其他使用者為止。

共用佇列

您可以與其他使用者共用您的待辦事項清單,然後這些使用者可以檢視您待辦事項清單中的新任務並為您執行它們。 如果在您共用待辦事項清單之前,您的待辦事項清單中存在任何任務,則其他使用者無法檢視它們。 在您授予待辦事項清單的存取權後,使用者只能檢視和申請進入您的待辦事項清單中的任務。

請記住,若要讓使用者檢視共用佇列中的工作,程式設計者必須在「使用者服務」的「工作存取控制清單(ACL)」標籤上啟用「加入共用佇列的ACL」選項。

注意

如果您打算不在辦公室,也可以指定不在辦公室設定,在您不在辦公室時轉寄工作給其他使用者,而不是共用您的整個待辦事項清單。

共用您的佇列

  1. 佇列 索引標籤中的 偏好設定 索引標籤,按一下「目前共用我佇列的使用者」的「+」圖示。

  2. 搜尋並選取使用者的名稱。

  3. 按一下 共用 按鈕,與選取的使用者共用您的佇列。

  4. 選取使用者名稱,然後按一下 共用.

    注意

    您可以按一下,將使用者從共用您的待辦事項清單中移除 X 圖示顯示在列出使用者的列結尾。

存取其他佇列

您可以請求存取其他使用者的待辦事項清單,以檢視及申請該使用者待辦事項清單中的任何新任務。

當您請求存取其他使用者的待辦事項清單時,該使用者會在其待辦事項清單中接收任務,以核准或拒絕您的請求。 使用者完成工作後,您會在待辦事項清單中收到通知。

如果您被授予其他使用者待辦事項清單的存取權,則在您被授予存取權之前,您無法檢視使用者待辦事項清單中存在的任何任務。 您只能在您被授予待辦事項清單的存取許可權後,檢視到達使用者待辦事項清單中的任務。

存取另一個佇列

  1. 偏好設定 標籤,開啟 佇列 標籤。

  2. 按一下「我有權存取的使用者佇列」的「+」。 在快顯對話方塊中搜尋使用者名稱。

  3. 選取使用者名稱,然後按一下 請求.

    注意

    您可以從「我有權存取的使用者佇列」清單中選取使用者名稱,然後按一下,移除對其他待辦事項清單的存取權 X 在提及使用者名稱的列結尾處。 當存取待辦事項清單的請求仍然擱置時,您無法移除對其他待辦事項清單的存取權。

設定休假偏好設定

如果您計畫不在辦公室,則可以指定在該期間指派給您的工作會發生什麼情況。

您可以選擇指定休假設定的開始日期和時間,以及結束日期和時間,使其生效。 如果您與伺服器的時區不同,則使用伺服器的時區。

您可以設定所有工作皆傳送至的預設人員。 您也可以指定特定處理作業之例外,以傳送給其他使用者或保留在待辦事項清單中,直到您返回為止。 如果指定的人員也在外面,則任務會交給他們指定的使用者。 如果任務無法指派給不在辦公室的使用者,則任務會保留在您的待辦事項清單中。

注意

當您不在辦公室時,先前在待辦事項清單中的任何工作都會保留在那裡,不會轉送給其他使用者。

設定休假偏好設定

  1. 按一下 偏好設定 並按一下 不在辦公室.

  2. 若要指定您何時不在辦公室,請執行下列其中一個步驟:

    • 若要指定您現在不在辦公室,且停留無限期,請在 我目前是 清單,選取 不在辦公室 但不新增日期範圍。
    • 若要指定您外出的開始日期和時間,請按一下「+」 不在辦公室排程. 使用行事曆和時間清單來指定開始日期和時間。 如果您未指定結束日期和時間,則從開始日期和時間起,您會無限期地被視為不在辦公室,直到您變更偏好設定為止。
  3. 若要指定預設處理作業的方式,請從 不在辦公室時:不在辦公室工作的預設使用者 清單:

    • 選取 不要指派 將任務保留在待辦事項清單中,直到您返回。
    • 選取 尋找使用者 以搜尋指派您的任務的使用者。 當您選取使用者時,也可以檢視其休假排程。
  4. 若要將例外設定為預設值,請按一下+以執行 處理例外,選取要為其建立例外的程式,然後選取其他使用者或選取 不要指派已指派給 清單。

    注意

    程式設計者可指定來自某些程式的任務一律保持私密性,且不會轉送給其他使用者。 此設定會覆寫您所做的任何設定。

  5. 完成設定偏好設定後,請按一下 儲存. 如果您的設定顯示您目前不在辦公室,您的變更會立即生效。 否則,它們會在指定的開始日期和時間生效。 如果您在離開辦公室時登入,則在變更您的設定之前,不會將您視為在辦公室中。

本頁內容