Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen im Schritt „Aufgabe zuweisen“ verwenden

Letzte Aktualisierung: 2023-12-07

Sie können den Schritt "Aufgabe zuweisen"verwenden, um einem Benutzer oder einer Gruppe Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen. Wenn eine Aufgabe einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den definierten Benutzer oder an jedes Mitglied der definierten Gruppe gesendet. Eine typische E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zur zugewiesenen Aufgabe und Informationen zur Aufgabe. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispiel-E-Mail-Benachrichtigung:

E-Mail-Benachrichtigung mit vorgegebener Vorlage

Sie können das Erscheinungsbild anpassen und benutzerdefinierte Metadaten in einer E-Mail-Benachrichtigung verwenden. AEM Forms stellt eine vordefinierte Vorlage für E-Mail-Benachrichtigungen bereit. Sie können die vordefinierte Vorlage anpassen oder eine neue Vorlage erstellen.

Vorlagen für E-Mail-Benachrichtigungen basieren auf HTML-E-Mail. Diese E-Mails passen sich an unterschiedliche E-Mail-Clients und Bildschirmgrößen an. Darüber hinaus wird der Stil der E-Mail in der Vorlage definiert.

Die folgende Abbildung zeigt eine angepasste E-Mail-Benachrichtigung:

E-Mail-Benachrichtigung mit benutzerdefinierter Vorlage

Vorhandene Vorlage anpassen

Standardmäßig stellt AEM Forms eine Vorlage für E-Mail-Benachrichtigungen bereit. Die Vorlage enthält eine Titelbeschreibung, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität, den Namen des Workflows und den Link der zugewiesenen Aufgabe. Sie können die Vorlage anpassen, um das Erscheinungsbild zu ändern. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Vorlage anzupassen:

  1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto bei CRXDE an.

  2. Navigieren Sie zu /libs/fd/dashboard/templates/email.

  3. Öffnen Sie die Datei „htmlEmailTemplate.txt“. Sie enthält die Standardvorlage.

  4. Ersetzen Sie den Inhalt der Datei „htmlEmailTemplate.txt“ durch benutzerdefinierten Inhalt.

    Eine E-Mail-Benachrichtigungsvorlage ist eine HTML-E-Mail. Sie können den vorhandenen HTML-Code durch Ihren benutzerdefinierten Code ersetzen, um das Aussehen der Vorlage zu ändern.

  5. Speichern Sie die Datei. Damit ist die benutzerdefinierte Vorlage einsatzbereit.

E-Mail-Vorlage erstellen

Standardmäßig stellt AEM Forms eine Vorlage für E-Mail-Benachrichtigungen bereit. Die Vorlage enthält eine Titelbeschreibung, ein Fälligkeitsdatum, eine Priorität, den Namen des Workflows und den Link der zugewiesenen Aufgabe. Sie können auch eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage (Ihre eigene Vorlage) für die Schritte zum Zuweisen von Aufgaben hinzufügen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage hinzuzufügen:

  1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto bei CRXDE an.

  2. Navigieren Sie zu /libs/fd/dashboard/templates/email.

  3. Erstellen Sie eine TXT-Datei. Dies könnte beispielsweise „EmailOnTaskAssign.txt“ sein.

  4. Fügen Sie der Datei benutzerdefinierten HTML-Code hinzu.

    Eine E-Mail-Benachrichtigungsvorlage ist eine HTML-E-Mail. Sie können der Datei benutzerdefinierten HTML-Code hinzufügen, um eine Vorlage zu erstellen.

  5. Speichern Sie die Datei. Damit ist die Vorlage zur Verwendung im Schritt „Aufgabe zuweisen“ bereit.

E-Mail-Vorlage in einem Schritt "Aufgabe zuweisen"verwenden

Standardmäßig ist der Schritt Aufgabe zuweisen für die Verwendung der Standardvorlage htmlEmailTemplate.txt konfiguriert. Sie können eine benutzerdefinierte Vorlage verwenden. So ändern Sie die Vorlage:

  1. Öffnen Sie den Schritt „Aufgabe zuweisen“.

  2. Navigieren Sie zu „Bevollmächtigter“ > „HTML-E-Mail-Vorlage“.

  3. Wählen Sie die neu erstellte HTML-E-Mail-Vorlage aus.

  4. Klicken Sie auf OK. Die Vorlage wird geändert.

Eine E-Mail-Benachrichtigung verwendet auch Metadaten. Beispielsweise Fälligkeitsdatum, Priorität, Workflow-Name und mehr. Sie können die Vorlage auch so konfigurieren, dass benutzerdefinierte Metadaten verwendet werden.

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