Utilisation de tâches

Les tâches représentent les tâches à effectuer par rapport au contenu. Lorsqu’une tâche vous est assignée, elle apparaît dans Workflow Inbox. Les éléments de tâche peuvent être distingués des éléments de workflow par la valeur de la variable Type colonne .

Les tâches sont également utilisées dans les projets pour déterminer le niveau d’exhaustivité du projet.

Suivi de la progression du projet

Vous pouvez surveiller l’état d’avancement de votre projet en examinant les tâches actives/terminées au sein du projet, représentées par la mosaïque Tâches. L’état d’avancement de votre projet peut être déterminé par les éléments suivants :

  • Mosaïque Tâches : Un état d’avancement global du projet est présenté dans la mosaïque de la tâche, disponible sur la page des détails du projet.

  • Liste de tâches : Lorsque vous cliquez sur la mosaïque de la tâche, une liste des tâches s’affiche. Cette liste contient des informations détaillées sur toutes les tâches liées au projet.

Les deux options répertorient les tâches de workflow ainsi que les tâches que vous créez directement dans la mosaïque Tâches.

Mosaïque Tâches

Si un projet comporte des tâches associées, une mosaïque de tâche s’affiche dans le projet. La mosaïque de tâche affiche l’état actuel du projet. Cet état inclut les tâches existantes dans le workflow et ne contient aucune tâche générée ultérieurement à mesure que se déroule le workflow. La mosaïque Tâches contient les informations suivantes :

  • Pourcentage de tâches terminées
  • Pourcentage de tâches actives
  • Pourcentage de tâches en retard

Mosaïque Tâches

Affichage ou modification des tâches dans un projet

Outre le suivi de l’avancée du projet, vous pouvez également afficher plus d’informations sur le projet ou le modifier.

Liste de tâches

Cliquez sur le bouton représentant des points de suspension en bas à droite de la mosaïque des tâches pour afficher la boîte de réception filtrée en fonction des tâches liées au projet. Les détails de la tâche s’affichent avec les métadonnées, comme la date d’échéance, le cessionnaire, la priorité et l’état.

Boîte de réception des tâches du projet

Détails de la tâche

Pour plus d’informations sur une tâche particulière, dans la boîte de réception, appuyez ou cliquez sur la tâche pour la sélectionner, puis appuyez ou cliquez sur Ouvrir dans la barre d’outils.

Détails de la tâche

Vous pouvez afficher, modifier ou ajouter des détails à la tâche via différents onglets.

  • Tâche - Informations générales sur les tâches
  • Informations sur le projet - Résumé du projet auquel la tâche est associée
  • Workflow Ins - Résumé du workflow associé à la tâche (le cas échéant)
  • Commentaires - Commentaires généraux sur la tâche elle-même

Ajout de tâches

Vous pouvez ajouter de nouvelles tâches aux projets. Ces tâches apparaissent ensuite dans la mosaïque Tâches et sont disponibles dans la boîte de réception des notifications afin que vous sachiez quelles sont vos tâches en suspens.

Pour ajouter une tâche :

  1. Dans le projet, recherchez la variable Tâches mosaïque

  2. Appuyez ou cliquez sur le chevron descendant en haut à droite de la mosaïque et sélectionnez Créer une tâche.

  3. Dans le Ajouter une tâche , fournissez les détails de la tâche, tels que la priorité, la personne désignée et la date d’échéance.

    Ajouter une tâche

  4. Appuyez ou cliquez sur Envoyer.

Utilisation des tâches dans la boîte de réception

Au lieu d’accéder aux tâches de votre projet à partir du projet lui-même, vous pouvez y accéder directement à partir de votre boîte de réception. Votre boîte de réception vous donne un aperçu de vos tâches dans l’ensemble des projets afin que vous puissiez comprendre l’ensemble de votre workflow.

Dans la boîte de réception, vous pouvez ouvrir les tâches et définir l’état de la tâche. Les tâches s’affichent également dans votre boîte de réception lorsqu’elles sont affectées à un groupe d’utilisateurs auquel vous appartenez. Dans ce cas, tout membre du groupe peut effectuer le travail et accomplir la tâche.

Boîte de réception

Pour terminer une tâche, sélectionnez la tâche, puis cliquez sur Terminer dans la barre d’outils. Ajoutez des informations à la tâche, puis cliquez sur Terminé. Reportez-vous à la section Votre boîte de réception pour plus d’informations.

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