使用待辦事項清單

當您查看待辦事項清單時,您可能會看到業務流程中分配給您的任務,或者您所屬的任何組的任務,或者您是其他用戶的共用任務。 您可以視需要開啟、處理和完成工作,例如核准或拒絕請求或新增更多資訊。 完成任務後,將其發送給業務流程中的下一個人員,

關於待辦事項清單

AEM Forms工作區包含下列三種待辦事項清單:

  • 個別清單,其中包含直接指派給您的工作。
  • 群組清單,其中包含指派給群組的工作。 群組的任何成員都可以開啟並完成工作。 要開啟任務,組的成員必須首先聲明任務。
  • 共用清單,其中包含指派給已與您(可能)其他使用者共用其待辦事項清單之使用者的工作。 任何共用清單的使用者都可申請、開啟和完成共用工作。

通過按一下將指針懸停在任務上時顯示的表徵圖,可以執行某些操作而不開啟任務。

注意

驚嘆號圖示表示任務具有高優先順序。

典型任務

開啟和處理任務時,您可用的工具取決於任務。 不同的工作需要您執行不同的動作,因此,您可能無法使用某些工具。 您可能接收的典型任務如下所述。

提供資訊:您會收到要求您完成並送出表格的工作。

檢閱資訊:您會收到一項工作,要求您檢閱資訊並簽署內容。

多使用者審核:您在接收任務的同時,其他用戶也會收到該任務。您和其他使用者必須提供資訊或檢閱內容,或兩者皆可。 以下工具可用於此類任務:

  • 查看任務的說明
  • 查看所有分配了任務的用戶的完成狀態
  • 查看所有為任務分配的用戶的注釋
  • 自行為任務添加註釋

可搭配上述任一工作使用的其他工具包括:

  • 前進
  • 共用
  • 諮詢
  • 退貨
  • 附註
  • 附件

開啟任務

您可以從「待辦事項」清單或聲明中開啟和鎖定工作,並從群組或共用的「待辦事項」清單中開啟工作。 開啟任務時,它將顯示在主窗格中。 其他任務顯示在「待辦事項」清單旁的任務清單中。

如果存在「任務摘要URL」,則預設情況下會開啟「任務摘要」視圖,而不是與任務關聯的表單。 即使當用戶在「分配任務」中啟用「以最大模式開啟表單」選項時,表單也不會以最大模式開啟。

注意

在開啟任務時,根據任務預設值,關聯的表單可以顯示在完整視圖中。

從清單開啟並鎖定任務

當您從待辦事項清單中開啟工作時,如果您的清單已共用,您可以鎖定該工作,以防止擁有清單存取權的其他使用者處理該工作。

  1. 在「待辦事項」頁面的左窗格中,選取您的個別待辦事項清單。 您的所有工作都會顯示在中間窗格中。

    注意

    您可以在「待辦事項」(To-do)清單中選擇流程類型來篩選任務。 您可以選擇「待辦事項」清單,以再次查看「待辦事項」清單中的所有任務。

  2. 如有必要,請鎖定您的工作。 要鎖定任務,請按一下任務上的「所有選項」表徵圖,然後選擇「鎖定」。 將指標暫留在工作上,讓選項可用。

    注意

    也可以在任務開啟時鎖定或解除鎖定任何頁籤上的任務。

    lock_task

    任務上的「所有選項」菜單

  3. 按一下該任務以開啟該任務。

從共用或組清單開啟並聲明任務

當您從群組或共用清單開啟並宣告工作時,該工作會從群組或共用清單移至您的個別待辦事項清單。 其他有權訪問清單的用戶無法處理該任務。

  1. 在「待辦事項」頁面的左窗格中,選取群組或共用的待辦事項清單。 所有任務都顯示在中間窗格中。

  2. 執行下列步驟之一:

    • 要從組或共用待辦事項清單中聲明任務,不開啟該任務,請通過將指針懸停在該任務上,按一下​聲明。 或者,當任務開啟時,「報銷申請」按鈕可在任務窗格下的操作欄中使用。 在申請時,任務從組或共用待辦事項清單移到您的清單。
    • 要從組或共用待辦事項清單中聲明並開啟任務,請按一下​聲明並開啟

使用任務

開啟任務後,主窗格中顯示的頁籤和您可用的工具取決於任務。 您可能看到的標籤說明如下:

任務摘要:當任務開啟時,「任務摘要」窗格允許您使用在分配任務步驟的流程中指定的URL顯示有關任務的資訊(如果存在)。使用「任務摘要窗格」可顯示任務的其他相關資訊,為AEM Forms工作區的使用者新增更多值。 如果「任務摘要URL」不存在,則此頁籤不可用。

詳細資訊:提供有關當前任務及其所屬進程的一些資訊。

表單:顯示與任務關聯的表單。表單可包含許多檔案類型,包括PDF、HTML、指南和SWF檔案。 表單看起來可像是一般可列印或以Web為基礎的表單,或引導您進行一連串精靈樣式的面板來收集資訊。

歷史:列出屬於流程實例的任務以及每個任務的關聯表單、任務分配和附件。

附件:顯示與任務關聯的現有附件,並根據需要添加附件。

注意:顯示與任務關聯的現有附註,並添加附註(如果需要)。

在處理任務時,您可能看到的工具和可以採取的操作如下所述。

轉發、共用或咨詢任務

您可以將任務連同任何附註或附件轉發給其他用戶,或者與其他用戶共用任務或咨詢該任務。 如果您更改了與任務關聯的表單資料,請在轉發、共用或咨詢任務之前將表單另存為草稿。 否則,任務將在未更新表單的情況下發送。 轉發並共用任務後,接收任務的用戶可以聲明並完成任務或將任務返回給您。 如果咨詢任務,用戶只能將任務返回給您。

  1. 如果更改了與要保留的任務相關聯的表單,請按一下「保存」。 ​儲存選項位於每個標籤底部的動作列中。 否則,任務將在未更新表單的情況下發送。

    注意

    「保存」按鈕不適用於某些表單,具體取決於您正在處理的任務。

  2. 在任何標籤上,按一下下列其中一個按鈕:

    • 前進
    • 共用
    • 諮詢
    注意

    根據任務的不同,您也可以從「待辦事項」清單中執行這些操作,而不開啟任務。

  3. 在彈出式對話方塊視窗中,搜尋並選取要轉送、共用或諮詢工作的使用者名稱。

返回任務

  1. 在任何標籤上,按一下​Return。 該任務將返回到先前將任務轉發給您、或與您共用或咨詢任務的用戶的待辦事項清單。

使任務離線

您可以離線處理工作,稍後再從Adobe® Reader®或Adobe® Acrobat® Professional或Adobe® Acrobat® Standard送出表格。 提交表單時,您的電子郵件用戶端會以適當的伺服器電子郵件地址啟動。 然後,您可以將完成的表單以電子郵件形式傳送至伺服器。

  1. 在任何標籤上,按一下「離線」
  2. 指定要保存表單的檔案名,然後按一下​保存。 與任務相關聯的表單將保存在本地,並且該任務將保留在「待辦事項」清單中,直到提交表單為止。

使用附件

您可以在本機添加、更新、刪除或保存任何附件。

添加附件

  1. 在​附件​標籤中,按一下​瀏覽​以選擇要附加的檔案。

  2. 為參與進程的其他用戶選擇附件的​權限​級別。 如果您選擇​Read,其他使用者可將檔案儲存在本機。 如果您選取其中一個編輯權限,其他使用者也可以上傳新檔案以取代您的附件。

    注意

    您也可以在附件旁加上注釋。

  3. 按一下​Upload。 檔案將附加到表單。

查看附件

  1. 在​附件​頁籤上,按一下要查看的附件的檔案名。

將附件儲存在本機

  1. 按一下附件以開啟附件。 將開啟的附件儲存在本機。

更新附件

  1. 按一下附件的​編輯。 通過按一下​瀏覽,選擇要將現有附件替換為的檔案。

刪除附件

  1. 按一下​刪除​以查看附件。

保存您的工作,而不完成任務

  1. 在任何標籤上,點選​Save

    將出現「另存為草稿」對話框。 草稿的預設名稱是任務模板中的任務名稱。

    saveasdraft對話框

    注意

    您可以設定工作區,定期自動將使用者輸入的資訊儲存為草稿。 如果啟用了自動保存,並且用戶正在處理草稿,則會定期保存草稿。 在自動保存時,會自動獲取任務的預設名稱。

    如需詳細資訊,請參閱管理偏好設定中的定期儲存草稿。

  2. 在「另存為草稿」對話方塊中,指定工作的唯一名稱,然後點選​確定

    saveasdraftdialog_name

    草稿以指定的名稱保存。 任務仍保留在「待辦事項」清單中,您在表單中所做的任何更改都將保存在「草稿」資料夾中。 此外,在「待辦事項」清單中,可以使用草稿名稱搜索草稿,以繼續處理草稿。

    searchfortask

完成任務

任務的完成方式取決於任務本身和您在進程中的角色。 您可能會被要求核准或拒絕請求、提供內容、檢閱和驗證資訊,或指出您已採取行動。

您可以以多種方式完成任務:

  • 使用任何標籤中的可用動作

  • 使用表單本身建立的動作

  • 從「待辦事項」清單中,不開啟任務

    注意:在設計流程時,如果未在「工作台」的Assign Task步驟中選取isMustOpenToComplete欄位,則可使用此選項。

  • 透過電子郵件,如果您收到電子郵件通知

完成任務時,根據任務,可能會出現確認對話框,重申您的操作。 例如,您可能會看到一個對話方塊提示您證明您所提供的資訊的有效性。

注意

如果您變更了工作,但尚未準備完成,則可以按一下「儲存」將工作儲存為草稿,稍後再返回。

完成任務

  1. 執行下列步驟之一:

    • 選擇任務,然後按一下清單底部流程中所需的下一步的相應按鈕。
    • 如果表單沒有按鈕,而且「AEM表單」工作區中的「完成」按鈕可供使用,請按一下「完成」
    • 如果表單有按鈕且「AEM表單」工作區中的「完成」按鈕不可用,請按一下表單上的適當按鈕,以執行流程中所需的下一步驟。

    如果表單沒有按鈕,而AEM Forms工作區中的「完成」按鈕無法使用,則會出現訊息,指出無法提交表單。

  2. 如果出現「確認」對話框,請執行下列操作之一:

    • 如果您已完成任務並準備在任務上簽名,請按一下​確定
    • 如果您想返回任務且未準備好在任務上簽名,請按一下「取消」。
注意

在表單中使用「流程屬性」時,您可能會在HTML表單中看到「提交」按鈕。 當相同的表單轉譯為PDF時,此按鈕不可見。 若要完成工作,請按一下「AEM Forms」工作區底部的「提交」按鈕(位於表單外部,而非表單內部的「提交」按鈕)。

批准任務

您可以從「待辦事項」清單提交多個工作。 只能同時提交具有相同任務名稱和相同路由選項的同一進程的任務。

注意

在設計流程時,如果未在「工作台」的「分配任務」步驟中選擇isMustOpenToComplete欄位,則此選項可用。

  1. 在「待辦事項」頁面的左窗格中,選取您的個別待辦事項清單。 您的所有工作都會顯示在中間窗格中。

  2. 選擇​啟用批量模式。 核取方塊會出現在清單中的工作前面。

    注意

    在設計流程時,此選項不適用於在「工作台」的「分配任務」步驟中為其選擇isMustOpenToComplete欄位的任務。 TO-DO清單中此類任務的複選框始終處於禁用狀態。

  3. 選擇要批准的任務。 可以選擇同一進程的多個任務,具有相同的任務名稱和相同的路由選項。 在選擇一個要批准的任務後,將只啟用具有相同進程、具有相同任務名稱和相同路由選項的任務。 其餘的則被禁用。

    1批准

  4. 按一下可用的「提交」選項。 所選任務將被提交。

    bulkapproval

通過電子郵件參與任務

您可以透過電子郵件接收及完成工作。 透過電子郵件參與工作,不必定期檢查您的待辦事項清單以取得新工作,或檢查「追蹤」頁面以取得工作狀態。

首先,設定您的AEM Forms工作區偏好設定,以接收電子郵件通知。 AEM Forms工作區可針對您的「待辦事項」清單或任何您所屬的群組「待辦事項」清單中的工作,傳送電子郵件通知。 管理員會決定電子郵件通知訊息的傳送時間及接收者。

電子郵件訊息可能包含在AEM Forms工作區中開啟工作的連結、用於工作的表單附件,或透過電子郵件完成工作的動作。 如果表單包含在電子郵件訊息中,則如果表單中已建立完成工作的按鈕,您可以開啟表單並完成工作。 如果完成任務的操作包含在電子郵件消息中,則可以通過按一下電子郵件中的操作或通過回復電子郵件來完成任務,其中鍵入的操作作為電子郵件正文的第一行。

注意

若要設定工作區以使用適當的電子郵件範本,請參閱AEM Forms JEE Administrator Guide

當您透過電子郵件完成工作時,該工作會從AEM Forms工作區的「待辦事項」清單中移除。

注意

如果使用者未登入瀏覽器的AEM Forms工作區,並開啟To-do工作的連結,則直接To-do連結將無法開啟並顯示例外狀況。 在按一下電子郵件中的連結之前,先登入AEM Forms工作區。

注意

您無法轉寄電子郵件通知給其他人指派工作。 您只能從AEM Forms工作區將工作轉送給其他使用者。

接收電子郵件通知消息

  1. 按一下​首選項
  2. 在​通過電子郵件通知任務事件清單中,選擇​是​
  3. 要將表單和資料包含在電子郵件消息中,請在​「在電子郵件中附加表單」清單中選擇​是​

透過行動裝置參與工作

您可以使用AEM Forms工作區應用程式,從行動裝置參與工作。 在安裝應用程式之前,請洽詢您的系統管理員,以確定您的組織支援使用AEM Forms工作區應用程式。

關於期限和提醒

截止日期​決定您必須完成任務的日期和時間。 當期限過去時,伺服器會將工作路由至程式的下一個步驟(可以是其他使用者的待辦事項清單),然後期限圖示就會出現在工作上。 無論與流程關聯的規則為何,都會顯示期限表徵圖。

提示​會通知您需要您注意的任務。 提醒會在預定時間,然後以定期間隔發生,直到您完成相關工作為止。 當您收到提醒時,提醒圖示會顯示在工作上。

業務流程決定期限和提醒的行為和時間。 並非所有流程都有期限和提醒。 管理員指定是否發送電子郵件通知給期限和提醒。 您可以設定是否接收電子郵件通知的偏好設定。

使用組和共用隊列中的任務

指派給您的所有任務都會顯示在「待辦事項」清單(隊列)中。

您有權存取的任何群組和共用待辦事項清單也會出現在待辦事項頁面的左側窗格中。 您可以從任何您有權存取的待辦事項清單中完成工作。

一個組待辦事項清單可能有多個成員。 管理員會根據組織的特定需求設定群組待辦事項清單。 「待辦事項」清單提供一種將工作分發給負責類似責任的數個人的方法。

例如,您團隊的每位成員都會處理貸款申請表。 所有這些任務都會發送到組的「待辦事項」清單,您組中的每個成員都可以訪問該清單。 您群組的每位成員都可從該「待辦事項」清單存取工作。

當其他使用者與您共用其待辦事項清單,或明確與您共用工作時,會顯示共用待辦事項清單。 然後,您就可以在該使用者的「待辦事項」清單中檢視工作,並代表該使用者完成工作。 例如,如果您休假,您可以選擇與同事分享待辦事項清單,同事會在您離開時完成您的工作。

注意

您也可以指定離職設定,在您不在時將工作轉寄給其他使用者。

要從組或共用待辦事項清單中處理任務,請首先聲明該任務。 然後,您成為任務的所有者,直到您完成任務或將其轉發給其他用戶。

共用隊列

您可以與其他使用者共用您的待辦事項清單,然後讓使用者在待辦事項清單中檢視新工作,並為您採取行動。 如果在您共用「待辦事項」清單之前,「待辦事項」清單中有任何工作,其他使用者將無法檢視。 在您授予對待辦事項清單的存取權後,使用者只能檢視並宣告進入待辦事項清單的任務。

請記住,對於用戶要在共用隊列中查看任務,流程設計人員必須在用戶服務的「任務訪問控制清單(ACL)」頁籤上啟用「為共用隊列添加ACL」選項。

注意

如果您打算離開辦公室,您也可以指定離開辦公室的設定,在您離開時將工作轉寄給其他使用者,而不是共用整個待辦事項清單。

共用您的佇列

  1. 在​偏好設定​標籤的​Queues​標籤中,按一下「使用者目前共用我的佇列」的「+」圖示。

  2. 搜索並選擇用戶的名稱。

  3. 按一下​Share​按鈕,將隊列與所選用戶共用。

  4. 選擇用戶的名稱,然後按一下​共用

    注意

    通過按一下列出用戶的行末尾的​X​表徵圖,可以刪除用戶不共用待辦事項清單。

訪問其他隊列

您可以要求存取其他使用者的待辦事項清單,以檢視並宣告使用者待辦事項清單中的任何新工作。

當您要求存取其他使用者的待辦事項清單時,使用者會在其待辦事項清單中收到要核准或拒絕您的要求的工作。 使用者完成工作後,您會在「待辦事項」清單中收到通知。

如果您被授與其他使用者的待辦事項清單的存取權,在您獲得存取權之前,您無法檢視使用者待辦事項清單中存在的任何工作。 您只能檢視在您獲得「待辦事項」清單存取權後,進入使用者「待辦事項」清單的工作。

訪問另一個隊列

  1. 在​首選項​頁籤中,開啟​隊列​頁籤。

  2. 按一下「+」可訪問「用戶隊列」。 在彈出式對話方塊中搜尋使用者名稱。

  3. 選擇用戶的名稱,然後按一下​Request

    注意

    您可以從「我有權訪問的用戶隊列」清單中選擇用戶名,然後按一下提及用戶名的行末尾的​X,以刪除對其他待辦事項清單的訪問。 當存取「待辦事項」清單的請求仍待處理時,您無法移除對其他「待辦事項」清單的存取權。

設定離職偏好設定

如果您計畫離開辦公室,可以指定在該期間指派給您的任務會發生什麼情況。

您可以選擇指定開始日期和時間,以及結束日期和時間,讓您的離職設定生效。 如果您位於與伺服器不同的時區,則使用的時區是伺服器的時區。

您可以設定預設人員,將您的所有工作傳送至該人員。 您也可以指定特定流程中要傳送給不同使用者或保留在「待辦事項」清單中的任務例外,直到您返回為止。 如果指定的人員也不在辦公室,則任務將交給他們指定的用戶。 如果無法將任務分配給不在辦公室的用戶,則任務將保留在「待辦事項」清單中。

注意

當您離開辦公室時,先前位於「待辦事項」清單中的任何工作都會保留,不會轉送給其他使用者。

設定辦公室外偏好設定

  1. 按一下​首選項 ,然後按一下​Out Office

  2. 要指定您何時離開辦公室,請執行以下步驟之一:

    • 要指定您現在不在辦公室無限期,請在​I am currently​清單中,選擇​Out office,但不要添加日期範圍。
    • 要指定您離開辦公室的開始日期和時間,請按一下「+」以顯示​「不在辦公室的時間表」。​使用日曆和時間清單來指定開始日期和時間。 如果您未指定結束日期和時間,則會從開始日期和時間無限期地考慮您離開辦公室,直到您變更偏好為止。
  3. 要指定預設處理任務的方式,請從​When Out office中選擇以下選項之一:Default User for Out office tasks list:

    • 選擇​不分配​將任務保留在待辦事項清單中,直到返回。
    • 選擇​查找用戶​以搜索要將任務分配給的用戶。 當您選取使用者時,您也可以檢視其離職排程。
  4. 要將例外設定為預設值,請按一下「處理例外」,選擇要為其建立例外的流程,然後選擇不同的用戶,或從​分配到​清單中選擇「不分配」。

    注意

    流程設計人員可以指定某些流程的任務始終保持為私有,而不轉發給其他用戶。 此設定會覆寫您所做的任何設定。

  5. 完成設定首選項後,按一下​保存。 如果您的設定指出您目前不在辦公室,您的變更會立即生效。 否則,它們會在指定的開始日期和時間生效。 如果您在離開辦公室時登入,除非您變更設定,否則不會考慮在辦公室中。

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