Usar listas de tareas pendientes

Al visualizar las listas de tareas pendientes, puede ver las tareas de un proceso empresarial que esté asignado a usted, a cualquier grupo al que pertenezca o que sean las tareas compartidas de otros usuarios. Puede abrir, trabajar y completar las tareas según sea necesario, como aprobar o rechazar una solicitud o agregar más información. Una vez finalizada una tarea, se envía a la siguiente persona en el proceso empresarial.

Acerca de las listas de tareas pendientes

El espacio de trabajo de AEM Forms tiene los siguientes tres tipos de listas de tareas pendientes:

• Listas individuales, que contienen tareas que se le asignan directamente.
• Listas de grupos, que contienen tareas asignadas a un grupo. Cualquier miembro del grupo puede abrir y completar las tareas. Para abrir una tarea, un miembro de un grupo debe reclamar primero la tarea.
• Listas compartidas, que contienen tareas asignadas a un usuario que ha compartido su lista de tareas pendientes con usted y posiblemente con otros usuarios. Cualquiera de los usuarios que comparten una lista puede reclamar, abrir y completar tareas compartidas.

Puede realizar algunas acciones sin abrir la tarea al hacer clic en los iconos que aparecen cuando pasa el puntero sobre una tarea.

Tareas habituales

Al abrir y trabajar en una tarea, las herramientas disponibles dependen de la tarea. Las diferentes tareas requieren que realice diferentes acciones y, por este motivo, algunas pueden estar o no disponibles para usted. A continuación se describen las tareas típicas que puede recibir.

Proporcionar información: recibe una tarea que requiere que complete y envíe un formulario.

Información de revisión: recibe una tarea que requiere que revise la información y que firme el contenido.

Revisión multiusuario: recibe una tarea al mismo tiempo que otros usuarios. Usted y los demás usuarios deben proporcionar información o revisar el contenido, o ambos. Con este tipo de tarea pueden estar disponibles las siguientes herramientas:

• Visualizar las instrucciones de la tarea
• Visualizar el estado de finalización de todos los usuarios asignados a la tarea
• Visualizar los comentarios de todos los usuarios asignados a la tarea
• Agregar comentarios a la tarea

Las herramientas adicionales que pueden estar disponibles con cualquiera de las tareas anteriores incluyen las siguientes:

• Avanzar
• Compartir
• Consultar
• Devolver
• Notas
• Archivos adjuntos

Abrir tareas

Puede abrir y bloquear tareas de la lista de tareas pendientes o reclamar y abrir tareas de un grupo o de una lista de tareas pendientes compartida. Cuando se abre una tarea, esta se muestra en el panel principal. Las demás tareas se muestran en la lista de tareas junto a la lista Tareas pendientes.

Si existe una URL de resumen de tareas, la vista Resumen de tareas se abrirá de forma predeterminada, en lugar del formulario asociado a una tarea. Incluso cuando un usuario habilita la opción “Abrir el formulario en modo maximizado” en Asignar tarea, el formulario no se abre en modo maximizado.

Abrir y bloquear una tarea de la lista

Cuando abra una tarea desde la lista de tareas pendientes, si la lista es compartida, puede bloquear la tarea para evitar que otro usuario que tenga acceso a la lista trabaje en ella.

1. En la página Tareas pendientes, en el panel izquierdo, seleccione la lista Tareas pendientes individuales. Todas las tareas se muestran en el panel central.

   NOTA

   Puede filtrar las tareas al seleccionar el tipo de proceso en la lista Tareas pendientes. Puede seleccionar la lista de tareas pendientes para volver a ver todas las tareas de la lista de tareas pendientes.

2. Si es necesario, bloquee la tarea. Para bloquear una tarea, haga clic en el icono Todas las opciones de la tarea y seleccione Bloquear. Pase el puntero sobre la tarea para que la opción esté disponible.

   NOTA

   También puede bloquear o desbloquear una tarea en cualquier pestaña cuando esté abierta.

   

   Menú Todas las opciones de una tarea

3. Abra la tarea al hacer clic en ella.

Abrir y reclamar una tarea de una lista compartida o de grupos

Cuando abre y reclama una tarea de un grupo o lista compartida, la tarea se mueve a su lista de tareas individuales. A otros usuarios con acceso a la lista se les impide trabajar en la tarea.

1. En la página Tareas pendientes, en el panel izquierdo, seleccione un grupo o una lista de tareas pendientes compartidas. Todas las tareas se muestran en el panel central.

2. Realice uno de estos pasos:

   • Para reclamar una tarea, sin abrirla, desde un grupo o desde una lista de tareas pendientes compartida, haga clic en Reclamar al pasar el puntero sobre la tarea. Alternativamente, cuando la tarea está abierta, el botón Reclamar está disponible en la barra de acciones debajo del panel de tareas. Al solicitarla, una tarea pasa del grupo o de la lista de tareas pendientes compartidas a la lista.
   • Para reclamar y abrir una tarea desde un grupo o una lista de tareas pendientes compartida, haga clic en Reclamar y abrir.

Trabajar con tareas

Después de abrir una tarea, las pestañas que se muestran en el panel principal y las herramientas disponibles dependen de la tarea. Las pestañas que puede ver se describen a continuación:

Resumen de tareas: cuando se abre una tarea, el panel Resumen de tareas le permite mostrar información sobre la tarea, si existe, mediante una URL especificada en el proceso del paso Asignar tarea. Si utiliza el Panel de resumen de tareas, se puede mostrar información adicional y relevante para una tarea a fin de agregar más valor para el usuario final de AEM Forms Workspace. Esta pestaña no está disponible si la dirección URL del resumen de tareas no existe.

Detalles: proporciona información sobre la tarea y el proceso actuales a los que pertenece.

Formulario: muestra el formulario asociado a la tarea. El formulario puede ser de varios tipos, como PDF, HTML, Guía y archivo SWF. El formulario puede parecer un formulario normal, imprimible o basado en la Web, o puede guiarlo a través de una serie de paneles de estilo asistente para recopilar información.

Historial: muestra las tareas que forman parte de la instancia de proceso y el formulario asociado, las asignaciones de tareas y los archivos adjuntos de cada tarea.

Archivos adjuntos: muestra los archivos adjuntos existentes asociados a la tarea y los archivos adjuntos, si es necesario.

Notas: muestra las notas existentes asociadas con la tarea y agrega notas, si es necesario.

A continuación se describen las herramientas que puede ver y las acciones que puede realizar al trabajar en una tarea.

Reenviar, compartir o consultar una tarea

Puede reenviar una tarea junto con las notas o archivos adjuntos a otro usuario, compartirla o consultarla con otro usuario. Si cambia los datos del formulario asociados a una tarea, guarde el formulario como borrador antes de reenviar, compartir o consultar la tarea. De lo contrario, la tarea se enviará sin el formulario actualizado. Después de reenviar y compartir una tarea, el usuario que la recibe puede reclamarla y completarla o devolvérsela. Si consulta una tarea, el usuario solo puede devolverle la tarea.

1. Si cambia un formulario asociado a una tarea que desea conservar, haga clic en Guardar. La opción Guardar está disponible en la barra de acciones de la parte inferior de cada pestaña. De lo contrario, la tarea se enviará sin el formulario actualizado.

   NOTA

   El botón Guardar no está disponible para algunos formularios, según la tarea en la que trabaje.

2. En cualquier pestaña, haga clic en uno de estos botones:

   • Avanzar
   • Compartir
   • Consultar
   NOTA

   Según la tarea, también puede realizar estas acciones desde la lista Tareas pendientes sin abrir la tarea.

3. En la ventana del cuadro de diálogo emergente, busque y seleccione el nombre del usuario con el que reenviar, compartir o consultar la tarea.

Devolver una tarea

1. En cualquier pestaña, haga clic en Devolver. La tarea se devuelve a la lista de tareas pendientes del usuario que le había reenviado la tarea, o que compartió o consultó la tarea con usted.

Desconectar una tarea

Es posible que se le permita trabajar en una tarea sin conexión y enviar posteriormente su formulario desde Adobe® Reader®, Adobe® Acrobat® Professional o Adobe® Acrobat® Standard. Cuando se envía el formulario, el cliente de correo electrónico se inicia con la dirección de correo electrónico del servidor correspondiente. A continuación, puede enviar por correo electrónico el formulario completado al servidor.

1. En cualquier pestaña, haga clic en Sin conexión.
2. Especifique un nombre de archivo en el que guardar el formulario y haga clic en Guardar. El formulario asociado a la tarea se guardará localmente y la tarea permanecerá en la lista de tareas pendientes hasta que se envíe el formulario.

Trabajar con archivos adjuntos

Se le puede permitir agregar, actualizar, eliminar o guardar archivos adjuntos localmente.

Agregar un archivo adjunto

1. En la pestaña Archivos adjuntos, haga clic en Examinar para seleccionar el archivo que desea adjuntar.

2. Seleccione el nivel de Permisos para el archivo adjunto para otros usuarios que participan en el proceso. Si selecciona Lectura, otros usuarios podrán guardar el archivo localmente. Si selecciona uno de los permisos de edición, otros usuarios también podrán cargar un nuevo archivo para reemplazar el archivo adjunto.

   NOTA

   También puede agregar comentarios junto con los archivos adjuntos.

3. Haga clic en Cargar. El archivo de está adjunto al formulario.

Ver un archivo adjunto

1. En la pestaña Archivos adjuntos, haga clic en el nombre del archivo adjunto que desea ver.

Guardar un archivo adjunto localmente

1. Haga clic en un archivo adjunto para abrirlo. Guarde el archivo adjunto abierto localmente.

Actualizar un archivo adjunto

1. Haga clic en Editar en el archivo adjunto. Seleccione el archivo con el que desea reemplazar el archivo adjunto existente al hacer clic en Examinar.

Eliminar un archivo adjunto

1. Haga clic en Eliminar en un archivo adjunto.

Guardar el trabajo sin completar la tarea

1. En cualquier pestaña, pulse Guardar.

   Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como borrador. El nombre predeterminado del borrador será el nombre de la tarea de la plantilla de tarea.

   

   NOTA

   Puede configurar el espacio de trabajo para que, periódicamente, guarde automáticamente como borrador la información introducida por un usuario. Si el guardado automático está habilitado y un usuario trabaja en un borrador, este se guardará periódicamente. En caso de guardado automático, se tomará automáticamente el nombre predeterminado de la tarea.

   Para obtener más información, consulte Guardar borrador periódicamente en Preferencias de administración.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como borrador, especifique un nombre único para la tarea y pulse Aceptar.

   

   El borrador se guardará con el nombre especificado. La tarea permanecerá en la lista de tareas pendientes y los cambios realizados en el formulario se guardarán en la carpeta Borradores. Además, en la lista de tareas pendientes, puede buscar el borrador con el nombre del borrador para reanudar el trabajo en él.

   

Finalizar tareas

La forma de completar una tarea depende de la propia tarea y de su función en el proceso. Se le puede pedir que apruebe o rechace una solicitud, proporcione contenido, revise y compruebe la información, o que indique que ha actuado.

Puede completar una tarea de varias maneras:

• Al usar las acciones disponibles en cualquiera de las pestañas

• Al usar las acciones creadas en el propio formulario

• Desde la lista de tareas pendientes, sin abrir la tarea

  Nota: Esta opción está disponible si isMustOpenToComplete no está seleccionado en la variable Assign Task en Workbench, mientras diseña un proceso.

• Por correo electrónico, si recibe notificaciones por correo electrónico

Cuando complete una tarea, según la tarea, puede aparecer un cuadro de diálogo de confirmación que reafirme la acción. Por ejemplo, puede que aparezca un cuadro de diálogo que le pida que confirme la validez de la información proporcionada.

Completar una tarea

1. Realice uno de los siguientes pasos:

   • Seleccione la tarea y haga clic en el botón correspondiente para ir al paso siguiente requerido en el proceso en la parte inferior de la lista.
   • Si el formulario no tiene botones y el botón Completar de AEM Forms Workspace está disponible, haga clic en Completar.
   • Si el formulario tiene botones y el botón Completar AEM Forms Workspace no está disponible, haga clic en el botón correspondiente del formulario para ir al siguiente paso requerido en el proceso.

   Si el formulario no tiene botones y el botón Completar de AEM Forms Workspace no está disponible, aparecerá un mensaje que indica que el formulario no se puede enviar.

2. Si aparece un cuadro de diálogo de confirmación, realice una de estas acciones:

   • Haga clic en Aceptar si ha completado la tarea y está lista para desconectarla.
   • Haga clic en Cancelar si desea volver a la tarea y no está listo para desconectarla.

Aprobar tareas de forma masiva

Puede enviar varias tareas desde la lista Tareas pendientes. Solo se pueden enviar juntas las tareas del mismo proceso, con los mismos nombres de tarea y las mismas opciones de ruta.

1. En la página Tareas pendientes, en el panel izquierdo, seleccione la lista Tareas pendientes individuales. Todas las tareas se muestran en el panel central.

2. Seleccione Habilitar modo masivo. Las casillas de verificación aparecerán delante de las tareas de la lista.

   NOTA

   Esta opción no está disponible para tareas para las que está seleccionado el campo isMustOpenToComplete en el paso Asignar tarea del área de trabajo, mientras se diseña un proceso. Las casillas de verificación de dichas tareas en la lista de tareas pendientes de ejecución permanecerán deshabilitadas siempre.

3. Seleccione tareas para la aprobación masiva. Se pueden seleccionar varias tareas del mismo proceso, con los mismos nombres y las mismas opciones de ruta. Una vez que seleccione una tarea para aprobarla, solo permanecerán habilitadas las tareas con el mismo proceso, con los mismos nombres y las mismas opciones de ruta. El resto se deshabilitarán.

   

4. Haga clic en la opción Enviar. Se enviarán las tareas seleccionadas.

   

Participar en tareas a través del correo electrónico

Puede recibir y completar tareas por correo electrónico. Al participar en tareas a través de correos electrónicos, no es necesario comprobar rutinariamente la lista de tareas pendientes para ver si hay nuevas ni consultar la página Seguimiento para ver el estado de una tarea.

En primer lugar, configure las preferencias de su espacio de trabajo de AEM Forms para recibir notificaciones por correo electrónico. El espacio de trabajo de AEM Forms puede enviar notificaciones por correo electrónico para tareas de la lista de tareas pendientes o de cualquier grupo al que pertenezca. El administrador determina cuándo se envían los mensajes de notificación por correo electrónico y quién los recibe.

Los mensajes de correo electrónico pueden contener un vínculo que abra la tarea en AEM Forms Workspace, un archivo adjunto del formulario que se utiliza para la tarea o acciones para completar la tarea por correo electrónico. Si se incluye un formulario en el mensaje de correo electrónico, se puede abrir y completar la tarea si los botones para completarla están creados en el formulario. Si las acciones para completar la tarea se incluyen en el mensaje de correo electrónico, puede completar la tarea al hacer clic en las acciones del correo electrónico o al responder al correo electrónico con la acción escrita como primera línea en el cuerpo del correo electrónico.

Cuando complete una tarea por correo electrónico, esta se eliminará de la lista de tareas pendientes en AEM Forms Workspace.

Recibir mensajes de notificación por correo electrónico

1. Haga clic en Preferencias.
2. En la lista Notificar eventos de tarea por correo electrónico, seleccione Sí.
3. Para incluir el formulario y los datos con el mensaje de correo electrónico, en la lista Adjuntar formularios en correo electrónico, seleccione Sí.

Participar en tareas a través de dispositivos móviles

Puede utilizar la aplicación de AEM Forms Workspace para participar en tareas desde su dispositivo móvil. Antes de instalar la aplicación, póngase en contacto con el administrador de sistemas para asegurarse de que su organización admite el uso de la aplicación de AEM Forms Workspace.

Acerca de los plazos y recordatorios

Existe un límite que determina la fecha y la hora en la que debe completar una tarea. Cuando pasa la fecha límite, el servidor enruta la tarea al siguiente paso del proceso (que puede ser la lista de tareas pendientes de otro usuario) y, a continuación, aparece el icono de fecha límite en la tarea. El icono de fecha límite aparece independientemente de las reglas asociadas al proceso.

Un recordatorio le notificará que una tarea requiere su atención. Los recordatorios se producen en un momento predeterminado y luego a intervalos regulares hasta que se completa la tarea asociada. Cuando recibe un recordatorio, el icono del recordatorio aparece en la tarea.

El proceso empresarial determina el comportamiento y el tiempo de los plazos y recordatorios. No todos los procesos tienen plazos y recordatorios. El administrador especifica si las notificaciones por correo electrónico se envían para los plazos y recordatorios. Puede establecer sus preferencias sobre si desea recibir notificaciones por correo electrónico.

Trabajar con tareas de grupos y colas compartidas

Todas las tareas asignadas aparecerán en la lista de tareas pendientes (cola).

Cualquier grupo y lista de tareas pendientes compartidas a las que tenga acceso también aparecerán en el panel izquierdo de la página de tareas pendientes. Puede completar tareas desde cualquier lista de tareas pendientes a la que tenga acceso.

Una lista de tareas pendientes de grupo puede tener más de un miembro. Un administrador configura listas de tareas pendientes de grupo en función de los requisitos específicos de su organización. Las listas de tareas pendientes de grupo ofrecen una forma de distribuir el trabajo entre varias personas que comparten responsabilidades similares.

Por ejemplo, cada miembro del equipo procesa los formularios de solicitud de préstamos. Todas estas tareas se envían a una lista de tareas pendientes de grupo a la que todos los miembros tienen acceso. Cada miembro del grupo puede acceder a las tareas desde esa lista de tareas pendientes.

Se mostrará una lista de tareas pendientes compartidas cuando otro usuario comparta con usted su lista de tareas pendientes o comparta explícitamente una tarea con usted. A continuación, puede ver las tareas de la lista de tareas pendientes de ese usuario y completarlas en su nombre. Por ejemplo, si está de vacaciones, puede optar por compartir la lista de tareas pendientes con un compañero que complete sus tareas mientras está fuera.

Para trabajar en una tarea desde un grupo o una lista de tareas pendientes compartida, primero debe reclamar la tarea. A continuación, pase a ser el propietario de la tarea hasta que la complete o la reenvíe a otro usuario.

Compartir colas

Puede compartir la lista de tareas pendientes con otro usuario, que puede ver las tareas nuevas en la lista de tareas pendientes y actuar en consecuencia por usted. Si existen tareas en la lista de tareas pendientes antes de compartir la lista de tareas pendientes, el otro usuario no podrá verlas. El usuario podrá ver y reclamar solamente las tareas que lleguen a su lista de tareas pendientes después de conceder acceso a ella.

Tenga en cuenta que para que un usuario vea una tarea en una cola compartida, el diseñador de procesos debe habilitar la opción Agregar ACL para colas compartidas en la pestaña Lista de control de acceso a tareas (ACL) del servicio de usuario.

Compartir la cola

1. En la pestaña Colas, en la pestaña Preferencias, haga clic en el icono “+” para “Usuarios que comparten mi cola”.

2. Busque y seleccione el nombre del usuario.

3. Haga clic en el botón Compartir para compartir la cola con el usuario seleccionado.

4. Seleccione el nombre del usuario y haga clic en Compartir.

   NOTA

   Puede quitar un usuario para que no comparta su lista de tareas pendientes al hacer clic en el icono X al final de la fila en la que aparece el usuario.

Acceder a otras colas

Puede solicitar acceso a la lista de tareas pendientes de otro usuario para ver y reclamar cualquier tarea nueva de la lista de tareas pendientes del usuario.

Cuando solicita acceso a la lista de tareas pendientes de otro usuario, el usuario recibirá una tarea en la lista de tareas pendientes para aprobar o denegar la solicitud. Una vez que el usuario haya completado la tarea, recibirá una notificación en la lista de tareas pendientes.

Si se le concede acceso a la lista de tareas pendientes de otro usuario, no podrá ver ninguna tarea que existiera antes de que se le concediera el acceso. Solo puede ver las tareas que lleguen a la lista de tareas pendientes del usuario después de que se le haya concedido el acceso.

Acceder a otra cola

1. En la pestaña Preferencias, abra la pestaña Colas.

2. Haga clic en “+” para las “colas de usuario a las que tengo acceso”. Busque el nombre del usuario en el cuadro de diálogo emergente.

3. Seleccione el nombre del usuario y haga clic en Solicitar.

   NOTA

   Puede quitar el acceso a otra lista de tareas pendientes al seleccionar el nombre de un usuario en la lista Colas de usuarios a las que tengo acceso y al hacer clic en X al final de la fila que menciona el nombre del usuario. No puede quitar el acceso a otra lista de tareas pendientes cuando la solicitud de acceso a la lista de tareas pendientes sigue pendiente.

Configurar las preferencias fuera de la oficina

Si planea estar fuera de la oficina, puede especificar qué sucederá con las tareas que se le hayan asignado durante ese período.

Tiene la opción de especificar una fecha y una hora de inicio y una fecha y una hora de finalización para aplicar la configuración de Fuera de la oficina. Si se encuentra en una zona horaria diferente de la del servidor, la zona horaria utilizada será la del servidor.

Puede establecer la persona predeterminada a la que se enviarán todas las tareas. También puede especificar excepciones para que las tareas de procesos específicos se envíen a un usuario diferente o se mantengan en la Lista de pendientes hasta que vuelva. Si la persona designada también está fuera de la oficina, la tarea se dirigirá al usuario que haya designado. Si la tarea no se puede asignar a un usuario que no esté fuera de la oficina, permanecerá en la Lista de pendientes.

Establecer preferencias fuera de la oficina

1. Haga clic en Preferencias y haga clic en Fuera de la oficina.

2. Para especificar cuándo estará fuera de la oficina, realice uno de estos pasos:

   • Para especificar que ahora está fuera de la oficina por un período de tiempo indefinido, en la lista Actualmente, seleccionar Fuera de la oficina pero no agregue un intervalo de fechas.
   • Para especificar la fecha y hora de inicio en las que se encontrará fuera de la oficina, haga clic en “+” para la Programación fuera de la oficina. Utilice el calendario y la lista de tiempo para especificar la fecha y la hora de inicio. Si no especifica una fecha y una hora de finalización, se considerará que está fuera de la oficina indefinidamente desde la fecha y hora de inicio hasta que cambie sus preferencias.

3. Para especificar cómo se van a administrar las tareas de forma predeterminada, seleccione una de estas opciones de la lista Fuera de la oficina: usuario predeterminado para tareas fuera de la oficina:

   • Seleccione No asignar para mantener las tareas en la lista de tareas pendientes hasta que vuelva.
   • Seleccione Buscar usuario para buscar un usuario al que asignar sus tareas. Al seleccionar un usuario, también puede ver su programación fuera de la oficina.

4. Para establecer excepciones a la opción predeterminada, haga clic en + para Excepciones de procesos, seleccione el proceso para crear una excepción y, a continuación, seleccione un usuario diferente o No asignar de la lista asignar a.

   NOTA

   El diseñador de procesos puede especificar que las tareas de algunos procesos siempre se mantengan privadas y no se reenvíen a otros usuarios. Esta configuración anula cualquier configuración que realice.

5. Cuando termine de configurar las preferencias, haga clic en Guardar. Si la configuración indica que actualmente está fuera de la oficina, los cambios entrarán en vigor inmediatamente. De lo contrario, se aplicarán en la fecha y la hora de inicio especificadas. Si inicia sesión mientras está fuera de la oficina, no se considerará que ha vuelto hasta que cambie la configuración.

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