啟動進程

AEM Forms工作區依管理員或流程設計人員設定的類別來組織流程。 您也可以將經常使用的程式放入「我的最愛」類別中,以便快速找到它們。

當您啟動程式時,可能需要填寫表單,以啟動AEM Forms工作流程控制的商業程式。 如果表單使用「準備資料處理」,在啟動新流程時,某些資訊可以預先填入空白表單。

例如,您想要購買新的電腦螢幕,因此啟動名為​Purchase Order​的程式。 啟動流程時,會開啟一個表單,提示您輸入有關要訂購的項目的詳細資訊。 您的姓名、員工編號和經理姓名可能已預先填入表單。 當您提交請求時,會啟動業務流程。 根據流程定義,伺服器會自動將請求路由至您的管理員。 該任務開始出現在管理員的待辦事項清單中。 當您的經理核准請求時,表單工作流程會將請求傳送至採購部門,並傳送電子郵件通知給您。

選擇要啟動的進程

您可以選擇要啟動的進程或查看其詳細資訊。

當您選擇要啟動的流程時,您可能需要填寫與該流程關聯的表單。 提交表格會啟動程式。

支援各種檔案格式的表單,包括Adobe PDF、HTML和SWF檔案。 表單看起來可像傳統的可列印或網頁型表單,或可引導您進行一系列精靈式面板以收集資訊。

如果表單和流程允許,您也可以離線儲存表單、填寫表單,然後送出表單以完成工作。 提交表單時,如果已設定電子郵件端點,您的電子郵件用戶端會以適當的伺服器電子郵件地址啟動。 然後,您可以透過電子郵件將填寫好的表格傳送至伺服器。

選擇流程時,將顯示「表單」頁籤和「詳細資訊」頁籤。 如果流程允許您添加附註或附件,則也會顯示「附件」頁籤和「附註」頁籤。 如果您也已配置了該進程的摘要URL,則還會顯示「摘要」頁籤。 「表單」頁籤顯示關聯的表單,「詳細資訊」頁籤顯示有關當前任務及其所屬的流程的資訊。

啟動業務流程

  1. 在「開始流程」頁面的左側清單中,選擇一個類別。 在類別中您有權存取的所有程式都會顯示在右側。

    注意

    如果「類別」窗格已收合,請按一下「AEM Forms工作區左上角區域的「開啟類別」,以開啟此窗格。

  2. 通過按一下任務選擇進程。 與流程關聯的表單將在「表單」頁籤上開啟。

    流程中的每個表單都有唯一的URL。 您可以使用唯一的URL,以特定的程式和表單直接啟動HTML工作區。 URL的格式為https://<server>:<port>/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/<ApplicationName>%2F<ProcessName>。 <ApplicationName>%2F<ProcessName>字串一律是URL編碼。 範例URL為http://localhost:8080/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/MyApplication%2FNewProcess。 範例中的ApplicationName%2FProcessName字串是URL編碼。

  3. 根據隨附的指示填寫表格。 如有必要,按一下​最大化​以增加表單的可見區域。

  4. 如果「附件」頁籤可用,請根據需要添加附件。

  5. 如果「附註」標籤可用,請視需要提供任何附註。

  6. 執行下列步驟之一:

    • 如果表單有「提交」按鈕,請按一下表單上的「提交」按鈕。
    • 如果表單沒有「提交」按鈕,請按一下表單下方的「完成」。

    流程管理會啟動流程,並將表單路由到需要完成流程中下一個任務的適當人員的待辦事項清單。

    如果您必須先關閉表單才能提交表單,而且不會遺失您輸入的資料,請儲存草稿並稍後在程式允許的情況下完成。 如果表單和程式允許,您也可以按一下​Offline,然後從Adobe® Reader®或Adobe® Acrobat® Professional或Acrobat Standard送出。

    注意

    離線選項僅適用於PDF表格。

添加附註和附件

如果流程允許,您可以向流程添加附註和檔案附件。 您可以為參與流程的其他使用者提供檢視、更新和刪除附註或附件的權限。

新增附註

您可以新增多個附註、編輯已寫入的附註,並加以刪除。 每個附註都有與其關聯的標題、說明和存取權限。 您可以對附註設定下列其中一項存取權限:

  • 唯讀(預設權限)
  • 讀取/編輯/刪除
  • 讀取/編輯
  • 讀取/刪除
  • 無權存取
  1. 開啟任務並按一下​Notes​頁籤(如果進程允許)。
  2. 在​Title​方塊中鍵入附註標題,並在​Note​方塊中鍵入附註文字。
  3. 為參與進程的其他用戶選擇​權限​級別的注釋。
  4. 按一下​「確定」。包含附註的文字檔案會附加至表單。 您可以按一下注釋並直接修改文本來更新注釋。 您可以按一下附註旁的​Delete​按鈕垃圾桶影像來刪除附註。

添加附件

您也可以新增您對附件的註解。 您可以對附件設定下列訪問權限之一:

  • 唯讀(預設權限)
  • 讀取/編輯/刪除
  • 讀取/編輯
  • 讀取/刪除
  • 無權存取
  1. 按一下​附件​頁籤,然後選擇​附件
  2. 按一下​瀏覽​以選擇要附加的檔案。
  3. 為參與進程的其他用戶選擇附件的​權限​級別。 如果您選擇​Read,其他使用者可將檔案儲存在本機。 如果您選取其中一個編輯權限,其他使用者也可以上傳新檔案以取代您的附件。
  4. 按一下​「確定」。檔案將附加到表單。 您可以按一下附件旁的​Delete​按鈕垃圾桶影像來刪除檔案。

保存表單的草稿副本

如果您必須稍後完成並送出表格,則可儲存表格的草稿副本,以免遺失現有的工作。 草稿復本會新增至「待辦事項」頁面的「草稿」類別。

在您重新開啟並送出草稿表單後,草稿會從「草稿」類別中移除。

此外,您也可以設定工作區,將使用者輸入的資訊自動儲存為草稿。 如需詳細資訊,請參閱管理偏好設定

注意

「儲存」按鈕對於某些表單無法使用,視其關聯的程式而定。

保存草稿副本

  1. 按一下任何頁籤左下角的​保存。 表單會新增至「待辦事項」頁面的「草稿」類別。 您對表單所做的所有變更都會儲存。

重新開啟草稿副本

  1. 在「待辦事項」頁面上,選擇​Drafts​佇列,然後按一下表單的草稿副本。

    如果表單包含一系列面板,您可能需要移至上次作業結束的面板。

將進程添加到收藏夾類別

您可以將任何程式添加到「收藏夾」類別。 通過設定收藏夾,可以將您經常啟動的所有進程分組到單個類別中,以便快速找到它們。

注意

如果您通常在使用AEM Forms工作區時啟動程式,可以設定「開始位置」偏好設定,在啟動AEM Forms工作區時自動顯示「我的最愛」類別。 如需詳細資訊,請參閱AEM Forms工作區快速入門中的「管理偏好設定」。

要將進程標籤為收藏夾,請選擇其類別中的任務,然後按一下空心星形。 這顆星變黃了。 要取消將進程標籤為收藏,請再次按一下金色星形。

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