启动进程

AEM Forms工作区按管理员或流程设计人员设置的类别组织流程。 您还可以将经常使用的流程放入“收藏夹”类别,以便快速找到它们。

在开始流程时,可能需要填写表单以开始AEM Forms工作流控制的业务流程。 如果表单使用“准备数据处理”,则在启动新流程时,某些信息可以预填充为空白表单。

例如,您要购买新的计算机显示器,因此需要开始一个名为​Purchase Order​的进程。 在开始该过程时,将打开一个表单,提示您输入有关要排序的项目的详细信息。 您的姓名、员工编号和经理的姓名可能已预填在表单上。 在您提交请求时,将启动业务流程。 根据流程定义,服务器会自动将请求路由到您的管理者。 任务开始显示在您经理的待办事项列表中。 经理批准请求后,表单工作流会将请求路由到采购部门并向您发送电子邮件通知。

选择要开始的进程

您可以选择一个流程来开始它或视图有关它的更多信息。

选择要开始的流程时,可能需要填写与该流程关联的表单。 提交表单将开始该过程。

支持各种类型的Forms文件格式,包括Adobe PDF、HTML和SWF文件。 表单可能看起来像传统的可打印或基于Web的表单,也可能会引导您完成一系列向导式面板以收集信息。

如果表单和流程允许,您还可以脱机保存表单,填写表单,然后提交表单以完成任务。 提交表单后,如果配置了电子邮件端点,则电子邮件客户端会使用相应的服务器电子邮件地址启动。 然后,您可以通过电子邮件将填写好的表单发送到服务器。

选择流程时,将显示“表单”选项卡和“详细信息”选项卡。 如果该流程允许您添加附注或附件,则还会显示“附件”标签和“附注”标签。 如果您还为流程配置了摘要url,则还会显示摘要选项卡。 “Forms”选项卡显示关联的表单,“详细信息”选项卡显示有关当前任务及其所属流程的信息。

开始业务流程

  1. 在“开始流程”页面左侧的列表中,选择一个类别。 您有权在类别中访问的所有进程都显示在右侧。

    注意

    如果类别窗格已折叠,请单击AEM Forms工作区左上角的“打开类别”以打开窗格。

  2. 通过单击任务选择流程。 与流程关联的表单将在表单选项卡上打开。

    流程中的每个表单都有唯一的URL。 您可以使用唯一的URL直接在特定流程和表单中启动HTML工作区。 URL的格式为https://<server>:<port>/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/<ApplicationName>%2F<ProcessName>。 <ApplicationName>%2F<ProcessName>字符串始终采用URL编码。 示例URL为http://localhost:8080/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/MyApplication%2FNewProcess。 该示例中的ApplicationName%2FProcessName字符串是URL编码的。

  3. 根据随表单提供的说明填写表单。 如有必要,单击​最大化​以增加表单的可见区域。

  4. 如果“附件”选项卡可用,请根据需要添加附件。

  5. 如果“备注”选项卡可用,请根据需要提供任何备注。

  6. 执行以下步骤之一:

    • 如果表单有“提交”按钮,请单击表单上的“提交”按钮。
    • 如果表单没有“提交”按钮,请单击表单下方的“完成”。

    流程管理开始流程,并将表单发送给相应人员的待办事项列表,这些人员需要在流程中完成下一个任务。

    如果您必须在提交表单之前关闭表单并且不丢失您输入的数据,请保存草稿并在流程允许的情况下稍后完成它。 如果表单和流程允许,您还可以单击​Offline,稍后从Adobe®Reader®或Adobe®Acrobat®专业版或Acrobat Standard提交。

    注意

    脱机选项仅对PDF forms可用。

添加附注和附件

如果流程允许,您可以向流程添加注释和文件附件。 您可以为参与流程的其他用户提供视图、更新和删除附注或附件的权限。

添加注释

您可以添加多个备注、编辑已写入的备注并删除它们。 每个备注都有标题、说明和与其关联的访问权限。 您可以在备注上设置下列访问权限之一:

  • 只读(默认权限)
  • 读取/编辑/删除
  • 读取/编辑
  • 读取/删除
  • 无法访问
  1. 打开任务,然后单击​Notes​选项卡(如果该过程允许)。
  2. 在​Title​框中键入备注的标题,并在​Note​框中键入备注的文本。
  3. 为参加该过程的其他用户选择​权限​级别。
  4. 单击​确定。包含注释的文本文件将附加到表单。 您可以通过单击注释并直接修改文本来更新注释。 可以通过单击备注旁边的​删除​按钮垃圾桶的图像来删除备注。

添加附件

您还可以添加有关附件的注释。 您可以在附件上设置下列访问权限之一:

  • 只读(默认权限)
  • 读取/编辑/删除
  • 读取/编辑
  • 读取/删除
  • 无法访问
  1. 单击​附件​选项卡,然后选择​附件
  2. 单击​浏览​以选择要附加的文件。
  3. 为参加该过程的其他用户选择附件的​权限​级别。 如果选择​读取,则其他用户可以将文件保存在本地。 如果您选择某个编辑权限,其他用户也可以上传新文件以替换您的附件。
  4. 单击​确定。文件已附加到表单。 单击附件旁边的​删除​按钮垃圾桶图像可删除文件。

保存表单的草稿副本

如果您必须稍后完成并提交表单,则可以保存表单的草稿副本,这样您就不会丢失现有工作。 草稿副本将添加到“待办事项”页面的“草稿”类别。

重新打开并提交草稿表单后,草稿将从“草稿”类别中删除。

此外,还可以将工作区配置为自动保存用户输入的信息作为草稿。 有关详细信息,请参阅管理首选项

注意

“保存”按钮对于某些表单不可用,具体取决于它所关联的过程。

保存草稿副本

  1. 单击任意选项卡左下角的​保存。 表单将添加到“待办事项”页面的草稿类别。 将保存您对表单所做的所有更改。

重新打开草稿副本

  1. 在“待办事项”页面上,选择​草稿​队列,然后单击表单的草稿副本。

    如果表单包含一系列面板,则可能需要转到上次会话结束的面板。

将进程添加到收藏夹类别

您可以将任何进程添加到收藏夹类别。 通过设置收藏夹,您可以将您经常开始的所有进程分组到单个类别中,以便快速找到它们。

注意

如果您通常在使用AEM Forms工作区时开始进程,则可以设置“开始位置”首选项,以在开始AEM Forms工作区时自动显示“收藏夹”类别。 有关详细信息,请参阅AEM Forms工作区入门中的管理首选项。

要将某个进程标记为收藏,请在其类别中选择该任务,然后单击空心星形。 星星变金。 要取消将进程标记为收藏,请再次单击“金星”。

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