プロセスの開始 starting-processes
AEM Forms workspace は、管理者またはプロセスデザイナーが設定したカテゴリ別にプロセスを整理します。 頻繁に使用するプロセスをお気に入りカテゴリに配置して、すばやく見つけられるようにすることもできます。
プロセスを開始する際に、AEM Formsのワークフローが制御するビジネスプロセスを開始するためのフォームへの入力が必要になる場合があります。 フォームでデータ準備プロセスを使用する場合、新しいプロセスが開始されると、空白のフォームに一部の情報を事前入力できます。
例えば、新しいコンピューターモニターを購入する必要があるので、「購買注文」という名前のプロセスを開始するとします。プロセスを開始すると、フォームが開き、注文する項目の詳細を入力するよう求められます。 名前、従業員番号、管理者名は、既にフォーム上で事前入力されている場合があります。 リクエストを送信すると、ビジネスプロセスが開始されます。 プロセス定義に基づいて、サーバーは自動的にリクエストをマネージャーにルーティングします。 管理者の TODO リストにタスクが表示され始めます。 管理者がリクエストを承認すると、Forms ワークフローによってリクエストが購買部門にルーティングされ、電子メール通知が送信されます。
開始するプロセスの選択 selecting-processes-to-start
プロセスを選択して開始したり、プロセスに関する詳細を表示したりできます。
開始するプロセスを選択する際に、そのプロセスに関連付けられたフォームに入力する必要が生じる場合があります。 フォームを送信すると、プロセスが開始されます。
Formsは、Adobe PDF、HTML、SWFファイルなど、様々な種類のファイル形式でサポートされています。 フォームは、従来の印刷可能なフォームや Web ベースのフォームに似ている場合や、一連のウィザード形式のパネルを通じてユーザーに情報を収集させる場合があります。
フォームとプロセスで許可されている場合は、フォームをオフラインで保存し、入力してから送信してタスクを完了することもできます。 フォームが送信されると、電子メールエンドポイントが設定されている場合は、適切なサーバーの電子メールアドレスを使用して電子メールクライアントが起動します。 その後、完成したフォームを電子メールでサーバーに送信できます。
プロセスを選択すると、「フォーム」タブと「詳細」タブが表示されます。 プロセスでメモまたは添付ファイルの追加が許可されている場合は、「添付ファイル」タブと「メモ」タブも表示されます。 プロセスでサマリー URL も設定している場合は、「サマリー」タブも表示されます。 「Forms」タブには関連フォームが表示され、「詳細」タブには現在のタスクとそのタスクが含まれているプロセスに関する情報が表示されます。
ビジネスプロセスの開始 start-a-business-process
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「開始プロセス」ページの左側のリストで、カテゴリを選択します。 カテゴリ内でアクセス権を持つすべてのプロセスが右側に表示されます。
note note NOTE カテゴリパネルが折りたたまれている場合は、AEM Forms Workspace の左上の領域にある「カテゴリを開く」をクリックして、パネルを開きます。 -
タスクをクリックしてプロセスを選択します。 プロセスに関連付けられているフォームが「フォーム」タブに開きます。
プロセス内の各フォームには一意の URL が割り当てられます。この一意の URL を使用すると、特定のプロセスとフォームで HTML Workspace を直接起動できます。URL の形式は https://<server>:<port>/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/<ApplicationName>%2F<ProcessName> です。この <applicationname>%2F<processname> 文字列は常に URL エンコードされます。URL の例は http://localhost:8080/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/MyApplication%2FNewProcess です。この例の ApplicationName%2FProcessName 文字列は URL エンコードされています。
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フォームと共に表示される指示に従ってフォームに入力します。必要に応じて、「最大化」をクリックして、フォームの表示可能な領域を拡大します。
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「添付ファイル」タブが使用可能な場合は、必要に応じて添付ファイルを追加します。
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「メモ」タブが使用可能な場合は、必要に応じてメモを入力します。
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次のいずれかの手順を実行します。
- フォームに「送信」ボタンがある場合は、フォームの「送信」ボタンをクリックします。
- フォームに「送信」ボタンがない場合は、フォームの下の「完了」をクリックします。
Process Management がプロセスを開始し、プロセスの次のタスクを完了する必要がある適切な担当者の TODO リストにフォームをルーティングします。
送信前にフォームを閉じる必要があり、入力したデータが失われない場合は、ドラフトを保存し、プロセスで許可されている場合は後で完了します。 フォームとプロセスで許可されている場合は、「オフライン」をクリックして、Adobe® Reader®、Adobe® Acrobat® Professional または Acrobat Standard から送信することもできます。
note note NOTE 「オフライン」オプションは、PDF formsでのみ使用できます。
メモと添付ファイルの追加 adding-notes-and-attachments
プロセスで許可されている場合は、プロセスにメモと添付ファイルを追加できます。 プロセスに参加している他のユーザーに対して、メモや添付ファイルの表示、更新、削除の権限を付与できます。
メモを追加 add-a-note
複数のメモを追加し、書き込まれたメモを編集し、削除することができます。 各メモには、タイトル、説明、および関連付けられたアクセス権が付与されます。 メモに次のいずれかのアクセス権限を設定できます。
- 読み取り専用（デフォルトの権限）
- 読み取り/編集/削除
- 読み取り/編集
- 読み取り/削除
- アクセスなし
- タスクを開いて「メモ」タブをクリックします（プロセスが許可している場合）。
- 「タイトル」ボックスにメモのタイトルを入力し、「メモ」ボックスにメモの内容を入力します。
- プロセスに参加している他のユーザーに許可する、メモに対する権限レベルを選択します 。
- 「OK」をクリックします。メモを含むテキストファイルがフォームに添付されます。 メモをクリックし、テキストを直接変更することで、メモを更新できます。 メモを削除するには、メモの横にある「削除」ボタン
添付ファイルを追加 add-an-attachment
添付ファイルに関するコメントを追加することもできます。 添付ファイルに対して、次のいずれかのアクセス権限を設定できます。
- 読み取り専用（デフォルトの権限）
- 読み取り/編集/削除
- 読み取り/編集
- 読み取り/削除
- アクセスなし
- 「添付ファイル」タブをクリックして、「添付ファイル」を選択します。
- 「参照」をクリックして、添付するファイルを選択します。
- プロセスに参加している他のユーザーに許可する、添付ファイルに対する権限レベルを選択します 。 次を選択した場合、 読み取り そうでない場合、他のユーザーはファイルをローカルに保存できます。 いずれかの編集権限を選択した場合、他のユーザーも新しいファイルをアップロードして、添付ファイルを置き換えることができます。
- 「OK」をクリックします。ファイルがフォームに添付されます。 ファイルを削除するには、 添付ファイルの横にある「削除」ボタン
フォームのドラフトコピーの保存 saving-draft-copies-of-forms
後でフォームに入力して送信する必要がある場合は、フォームのドラフトコピーを保存して、既存の作業内容が失われないようにすることができます。 ドラフトコピーは、TODO ページのドラフトカテゴリに追加されます。
ドラフトフォームを再度開いて送信すると、そのドラフトは「ドラフト」カテゴリから削除されます。
また、ユーザーが入力した情報をドラフトとして自動保存するように Workspace を設定することもできます。 詳しくは、 環境設定の管理.
ドラフトコピーを保存 save-a-draft-copy
- 任意のタブの左下にある「保存」をクリックします。フォームが TODO ページのドラフトカテゴリに追加されます。 フォームに加えた変更がすべて保存されます。
下書きコピーを再度開く reopen-a-draft-copy
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TODO ページで、 ドラフト キューに入れ、フォームの下書きコピーをクリックします。
フォームに一連のパネルが含まれている場合は、最後のセッションを終了したパネルに移動する必要が生じる場合があります。
お気に入りカテゴリへのプロセスの追加 adding-processes-to-the-favorites-category
お気に入りカテゴリには、任意のプロセスを追加できます。 お気に入りを設定すると、頻繁に開始するすべてのプロセスを 1 つのカテゴリにグループ化して、すばやく見つけられるようにすることができます。
プロセスをお気に入りに登録するには、そのカテゴリのタスクを選択し、中空の星をクリックします。 星が金色に変わる。 プロセスのお気に入りのマークを解除するには、黄金色の星を再度クリックします。