Iniciando procesos

El espacio de trabajo de AEM Forms organiza los procesos según las categorías que el administrador o el diseñador de procesos configuran. También puede colocar procesos que utilice con frecuencia en la categoría Favoritos para que pueda encontrarlos rápidamente.

Cuando inicio un proceso, es posible que tenga que rellenar un formulario para inicio de un proceso empresarial que controla el flujo de trabajo de AEM Forms. Si un formulario utiliza Preparar proceso de datos, parte de la información se puede rellenar previamente en un formulario en blanco cuando se inicia un nuevo proceso.

Por ejemplo: desea comprar un nuevo monitor de equipo y, por lo tanto, inicio un proceso denominado Orden de compra. Cuando se inicio el proceso, se abre un formulario y se le solicita información detallada sobre el elemento que se va a ordenar. Es posible que el nombre, el número de empleado y el nombre del administrador ya estén rellenados previamente en el formulario. Al enviar la solicitud, se inicia un proceso comercial. En función de la definición del proceso, el servidor redirecciona automáticamente la solicitud a su administrador. Inicios de tarea que aparecen en la lista de tareas pendientes del administrador. Cuando el administrador aprueba la solicitud, el flujo de trabajo de formularios envía la solicitud al departamento de compras y le envía una notificación por correo electrónico.

Selección de procesos para inicio

Puede seleccionar un proceso para inicio o para vista de más información sobre él.

Al seleccionar un proceso de inicio, es posible que deba rellenar un formulario asociado a dicho proceso. El envío del formulario inicio el proceso.

Se admite Forms en varios tipos de formatos de archivo, incluidos Adobe PDF, HTML y archivos SWF. Un formulario puede parecer un formulario tradicional imprimible o basado en Web o puede guiarlo a través de una serie de paneles de estilo asistente para recopilar información.

Si el formulario y el proceso lo permiten, también puede guardarlo sin conexión, rellenarlo y enviarlo para completar la tarea. Cuando se envía el formulario, el cliente de correo electrónico se inicia con la dirección de correo electrónico del servidor correspondiente, si se ha configurado el punto final del correo electrónico. A continuación, puede enviar el formulario completado al servidor por correo electrónico.

Al seleccionar un proceso, aparecen la ficha Formulario y la ficha Detalles. Si el proceso le permite agregar notas o archivos adjuntos, también aparecen la ficha Archivos adjuntos y la ficha Notas. Si también ha configurado la URL de resumen con el proceso, también aparecerá la ficha Resumen. La ficha Forms muestra el formulario asociado y la ficha Detalles muestra información sobre la tarea actual y el proceso del que forma parte.

Inicio de un proceso de negocios

1. En la página Proceso de Inicio, en la lista de la izquierda, seleccione una categoría. Todos los procesos a los que tiene acceso en la categoría aparecen a la derecha.

   NOTA

   Si el panel Categorías está contraído, haga clic en 'Abrir Categorías, en el área superior izquierda del espacio de trabajo de AEM Forms, para abrir el panel.

2. Seleccione un proceso haciendo clic en una tarea. El formulario asociado al proceso se abre en la ficha Formulario.

   Cada formulario de un proceso tiene una dirección URL única. Puede utilizar la dirección URL única para iniciar directamente el espacio de trabajo HTML con el proceso y el formulario específicos. El formato de la dirección URL es https://<server>:<port>/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/<ApplicationName>%2F<ProcessName>. La cadena <ApplicationName>%2F<ProcessName> siempre está codificada en la dirección URL. Una URL de ejemplo es http://localhost:8080/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/MyApplication%2FNewProcess. La cadena ApplicationName%2FProcessName del ejemplo está codificada con dirección URL.

3. Rellene el formulario según las instrucciones proporcionadas. Si es necesario, haga clic en Maximizar para aumentar el área visible del formulario.

4. Si la ficha Archivos adjuntos está disponible, agregue los archivos adjuntos según sea necesario.

5. Si la ficha Notas está disponible, proporcione las notas necesarias.

6. Realice uno de estos pasos:

   • Haga clic en el botón Enviar del formulario, si el formulario tiene un botón Enviar.
   • Haga clic en Completar debajo del formulario, si éste no tiene un botón Enviar.

   Process Management inicio el proceso y enruta el formulario a las listas de tareas pendientes de las personas adecuadas que necesiten completar la siguiente tarea del proceso.

   Si debe cerrar un formulario antes de enviarlo y sin perder los datos introducidos, guarde un borrador y rellénelo más tarde si el proceso lo permite. Si el formulario y el proceso lo permiten, también puede hacer clic en Sin conexión y enviarlo posteriormente desde Adobe® Reader® o Adobe® Acrobat® Professional o Acrobat Standard.

   NOTA

   La opción sin conexión solo está disponible para PDF forms.

Añadiendo notas y anexos

Puede agregar notas y archivos adjuntos a un proceso si el proceso lo permite. Puede proporcionar permisos a otros usuarios que participen en el proceso para la vista, actualización y eliminación de notas o archivos adjuntos.

Añadir una nota

Puede agregar varias notas, editarlas y eliminarlas. Cada nota tiene un título, una descripción y un permiso de acceso asociado. Puede definir uno de los siguientes permisos de acceso en una nota:

• Solo lectura (el permiso predeterminado)
• Leer/Editar/Eliminar
• Leer/Editar
• Leer/Eliminar
• Sin acceso

1. Abra una tarea y haga clic en la ficha Notas, si el proceso lo permite.
2. Escriba un título para la nota en el cuadro Título y escriba el texto de la nota en el cuadro Nota.
3. Seleccione el nivel Permisos para la nota para otros usuarios que participen en el proceso.
4. Haga clic en Aceptar. Se adjunta al formulario un archivo de texto que contiene la nota. Puede actualizar una nota haciendo clic en ella y modificando directamente el texto. Puede eliminar una nota haciendo clic en el botón Eliminar al lado de la nota.

Añadir un archivo adjunto

También puede agregar sus comentarios sobre el archivo adjunto. Puede definir uno de los siguientes permisos de acceso en un archivo adjunto:

• Solo lectura (el permiso predeterminado)
• Leer/Editar/Eliminar
• Leer/Editar
• Leer/Eliminar
• Sin acceso

1. Haga clic en la ficha Datos adjuntos y seleccione Datos adjuntos.
2. Haga clic en Examinar para seleccionar el archivo que desea adjuntar.
3. Seleccione el nivel Permisos para los datos adjuntos de otros usuarios que participen en el proceso. Si selecciona Leer, otros usuarios pueden guardar el archivo localmente. Si selecciona uno de los permisos de edición, otros usuarios también pueden cargar un nuevo archivo para reemplazar los datos adjuntos.
4. Haga clic en Aceptar. El archivo se adjunta al formulario. Puede eliminar un archivo haciendo clic en el botón Eliminar al lado del archivo adjunto.

Guardar copias preliminares de formularios

Si debe completar y enviar un formulario más adelante, puede guardar una copia borrador de un formulario para que no pierda el trabajo existente. Los borradores se agregan a la categoría Borradores de la página Tareas pendientes.

Después de volver a abrir y enviar un borrador de formulario, el borrador se elimina de la categoría Borradores.

Además, puede configurar el espacio de trabajo para guardar automáticamente la información introducida por un usuario como borrador. Para obtener más información, consulte Administración de preferencias.

Guardar una copia de borrador

1. Haga clic en Guardar en la esquina inferior izquierda de cualquier ficha. El formulario se agrega a la categoría Borradores de la página Tareas pendientes. Se guardarán todos los cambios realizados en el formulario.

Volver a abrir una copia de borrador

1. En la página Tareas pendientes, seleccione la cola Borradores y haga clic en el borrador del formulario.

   Si el formulario contiene una serie de paneles, es posible que tenga que ir al panel donde finalizó la última sesión.

Añadir procesos a la categoría Favoritos

Puede agregar cualquier proceso a la categoría Favoritos. Al configurar los favoritos, puede agrupar todos los procesos que inicio con frecuencia en una sola categoría para que pueda encontrarlos rápidamente.

Para marcar un proceso como favorito, seleccione la tarea en su categoría y haga clic en la estrella hueca. La estrella se vuelve dorada. Para desmarcar un proceso como favorito, vuelva a hacer clic en la estrella dorada.