El espacio de trabajo de AEM Forms organiza los procesos según las categorías que el administrador o el diseñador de procesos configuran. También puede colocar procesos que utilice con frecuencia en la categoría Favoritos para que pueda encontrarlos rápidamente.
Cuando inicio un proceso, es posible que tenga que rellenar un formulario para inicio de un proceso empresarial que controla el flujo de trabajo de AEM Forms. Si un formulario utiliza Preparar proceso de datos, parte de la información se puede rellenar previamente en un formulario en blanco cuando se inicia un nuevo proceso.
Por ejemplo: desea comprar un nuevo monitor de equipo y, por lo tanto, inicio un proceso denominado Orden de compra. Cuando se inicio el proceso, se abre un formulario y se le solicita información detallada sobre el elemento que se va a ordenar. Es posible que el nombre, el número de empleado y el nombre del administrador ya estén rellenados previamente en el formulario. Al enviar la solicitud, se inicia un proceso comercial. En función de la definición del proceso, el servidor redirecciona automáticamente la solicitud a su administrador. Inicios de tarea que aparecen en la lista de tareas pendientes del administrador. Cuando el administrador aprueba la solicitud, el flujo de trabajo de formularios envía la solicitud al departamento de compras y le envía una notificación por correo electrónico.
Puede seleccionar un proceso para inicio o para vista de más información sobre él.
Al seleccionar un proceso de inicio, es posible que deba rellenar un formulario asociado a dicho proceso. El envío del formulario inicio el proceso.
Se admite Forms en varios tipos de formatos de archivo, incluidos Adobe PDF, HTML y archivos SWF. Un formulario puede parecer un formulario tradicional imprimible o basado en Web o puede guiarlo a través de una serie de paneles de estilo asistente para recopilar información.
Si el formulario y el proceso lo permiten, también puede guardarlo sin conexión, rellenarlo y enviarlo para completar la tarea. Cuando se envía el formulario, el cliente de correo electrónico se inicia con la dirección de correo electrónico del servidor correspondiente, si se ha configurado el punto final del correo electrónico. A continuación, puede enviar el formulario completado al servidor por correo electrónico.
Al seleccionar un proceso, aparecen la ficha Formulario y la ficha Detalles. Si el proceso le permite agregar notas o archivos adjuntos, también aparecen la ficha Archivos adjuntos y la ficha Notas. Si también ha configurado la URL de resumen con el proceso, también aparecerá la ficha Resumen. La ficha Forms muestra el formulario asociado y la ficha Detalles muestra información sobre la tarea actual y el proceso del que forma parte.
En la página Proceso de Inicio, en la lista de la izquierda, seleccione una categoría. Todos los procesos a los que tiene acceso en la categoría aparecen a la derecha.
Si el panel Categorías está contraído, haga clic en 'Abrir Categorías, en el área superior izquierda del espacio de trabajo de AEM Forms, para abrir el panel.
Seleccione un proceso haciendo clic en una tarea. El formulario asociado al proceso se abre en la ficha Formulario.
Cada formulario de un proceso tiene una dirección URL única. Puede utilizar la dirección URL única para iniciar directamente el espacio de trabajo HTML con el proceso y el formulario específicos. El formato de la dirección URL es https://<server>:<port>/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/<ApplicationName>%2F<ProcessName>. La cadena <ApplicationName>%2F<ProcessName> siempre está codificada en la dirección URL. Una URL de ejemplo es http://localhost:8080/lc/libs/ws/index.html#/startprocess/MyApplication%2FNewProcess. La cadena ApplicationName%2FProcessName del ejemplo está codificada con dirección URL.
Rellene el formulario según las instrucciones proporcionadas. Si es necesario, haga clic en Maximizar para aumentar el área visible del formulario.
Si la ficha Archivos adjuntos está disponible, agregue los archivos adjuntos según sea necesario.
Si la ficha Notas está disponible, proporcione las notas necesarias.
Realice uno de estos pasos:
Process Management inicio el proceso y enruta el formulario a las listas de tareas pendientes de las personas adecuadas que necesiten completar la siguiente tarea del proceso.
Si debe cerrar un formulario antes de enviarlo y sin perder los datos introducidos, guarde un borrador y rellénelo más tarde si el proceso lo permite. Si el formulario y el proceso lo permiten, también puede hacer clic en Sin conexión y enviarlo posteriormente desde Adobe® Reader® o Adobe® Acrobat® Professional o Acrobat Standard.
La opción sin conexión solo está disponible para PDF forms.
Puede agregar notas y archivos adjuntos a un proceso si el proceso lo permite. Puede proporcionar permisos a otros usuarios que participen en el proceso para la vista, actualización y eliminación de notas o archivos adjuntos.
Puede agregar varias notas, editarlas y eliminarlas. Cada nota tiene un título, una descripción y un permiso de acceso asociado. Puede definir uno de los siguientes permisos de acceso en una nota:
También puede agregar sus comentarios sobre el archivo adjunto. Puede definir uno de los siguientes permisos de acceso en un archivo adjunto:
Si debe completar y enviar un formulario más adelante, puede guardar una copia borrador de un formulario para que no pierda el trabajo existente. Los borradores se agregan a la categoría Borradores de la página Tareas pendientes.
Después de volver a abrir y enviar un borrador de formulario, el borrador se elimina de la categoría Borradores.
Además, puede configurar el espacio de trabajo para guardar automáticamente la información introducida por un usuario como borrador. Para obtener más información, consulte Administración de preferencias.
El botón Guardar no está disponible para algunos formularios, según el proceso con el que esté asociado.
En la página Tareas pendientes, seleccione la cola Borradores y haga clic en el borrador del formulario.
Si el formulario contiene una serie de paneles, es posible que tenga que ir al panel donde finalizó la última sesión.
Puede agregar cualquier proceso a la categoría Favoritos. Al configurar los favoritos, puede agrupar todos los procesos que inicio con frecuencia en una sola categoría para que pueda encontrarlos rápidamente.
Si normalmente realiza inicios en los procesos al utilizar el espacio de trabajo de AEM Forms, puede definir la preferencia Ubicación de Inicio para que muestre automáticamente la categoría Favoritos al inicio del espacio de trabajo de AEM Forms. Para obtener más información, consulte Administración de preferencias en Introducción al área de trabajo de AEM Forms.
Para marcar un proceso como favorito, seleccione la tarea en su categoría y haga clic en la estrella hueca. La estrella se vuelve dorada. Para desmarcar un proceso como favorito, vuelva a hacer clic en la estrella dorada.