AEM インボックスでの Forms アプリケーションとタスクの管理

Forms 中心のワークフローを起動またはトリガする多くの方法の 1 つに、AEM インボックスのアプリケーションから行う方法があります。Forms ワークフローを使用できるようにするためのワークフローアプリケーションを、インボックス内のアプリケーションとして作成する必要があります。ワークフローアプリケーションおよびFormsワークフローを起動するその他の方法について詳しくは、OSGiでのForms中心のワークフローの起動を参照してください。

さらに、AEM インボックスは、Forms ワークフローを含む様々な AEM コンポーネントの通知やタスクを統合します。タスクの割り当て手順を含む Forms ワークフローがトリガされると、関連するアプリケーションが担当者のインボックスにタスクとしてリストされます。担当者がグループの場合、そのタスクは、個人が要求するまで、またはタスクを委任するまで、グループのメンバー全員のインボックスに表示されます。

インボックスのユーザーインターフェースでは、リストビューまたはカレンダービューでタスクを表示できます。ビューの設定も構成することができます。様々なパラメーターに基づいて、タスクをフィルターすることができます。表示とフィルターの詳細については、「受信トレイ」を参照してください。

要約すると、インボックスでは新しいアプリケーションを作成して割り当てタスクを管理することができます。

メモ

AEM インボックスを使用するには、ワークフローユーザーグループのメンバーである必要があります。

アプリケーションの作成

  1. https://[server]:[port]/aem/inboxのAEM受信トレイに移動します。
  2. インボックスUIで、作成/アプリケーション​をタップします。 [アプリの選択]ページが表示されます。
  3. アプリケーションを選択し、「作成」をクリックします。 アプリケーションに関連するアダプティブフォームが開きます。フォームに入力し、「送信」をタップします。 関連するワークフローが起動し、担当者のインボックスにタスクが作成されます。

タスクの管理

Forms ワークフローがトリガして、自分が担当者であるまたは担当者グループの一部である場合には、インボックスにタスクが表示されます。インボックス内のタスクについて、タスクの詳細を表示し使用可能なアクションを実行することができます。

タスクの要求または委任

グループに割り当てられたタスクは、グループのメンバー全員のインボックスに表示されます。グループのメンバーなら誰でも、タスクを要求したり他のグループメンバーに委任することができます。この作業を行うには:

  1. タスクのサムネイルをタップして選択します。タスクを開く、または委任するオプションが上部に表示されます。

    select-タスク

  2. 次のいずれかの操作をおこないます。

    • タスクを委任するには、「委任」をタップします。項目を委任ダイアログが開きます。ユーザーを選択し、必要に応じてコメントを追加して、「OK」をタップします。

    delegate

    • タスクを要求するには、「開く」をタップします。自分に割り当てダイアログが開きます。「続行」をタップして、タスクを要求します。要求したタスクが、自分が担当者としてインボックスに表示されます。

    claim

タスクの詳細の表示とアクションの実行

タスクを開くと、タスクの詳細を表示して使用可能なアクションを実行することができます。タスクで使用可能なアクションは、関連する Forms ワークフローのタスクの割り当て手順で定義できます。

  1. タスクのサムネイルをタップして選択します。選択したタスクを開く、または委任するオプションが上部に表示されます。

  2. 開く」をタップしてタスクの詳細を表示し、アクションを実行します。タスクの詳細表示が開きます。このビューでは、タスクの詳細を表示しアクションを実行することができます。

    メモ

    タスクがグループに割り当てられている場合、詳細表示を開くにはタスクを要求する必要があります。

タスクの詳細

タスクの詳細表示は、次のセクションで構成されます。

  • タスクの詳細
  • フォーム
  • ワークフローの詳細
  • アクションツールバー

タスクの詳細

タスクの詳細セクションは、タスクについての情報を表示します。表示される情報は、ワークフロー内のタスクの割り当て手順の設定によって異なります。 上記の例では、タスクの説明、状態、開始日、および使用されているワークフローが表示されています。また、タスクにファイルを添付することもできます。

フォーム

メインコンテンツ領域の「フォーム」タブには、送信されたフォームと、フィールドレベルの添付ファイル(存在する場合)が表示されます。

ワークフローの詳細

上部にある「ワークフローの詳細」タブには、ワークフロー全体を通してタスクの進捗が表示されます。これは、タスクの完了、現在、保留の段階を示します。ワークフローのステージは、関連付けられたワークフローのタスクの割り当て手順で定義されます。

さらに、タブはワークフローの完了した各段階ごとのタスクの履歴を表示します。完了した段階の「詳細を表示」をタップして、その段階の詳細を知ることができます。タスクに関するコメント、フォーム、タスクの添付ファイル、状態、開始日、終了日などが表示されます。

workflow-details

アクションツールバー

アクションツールバーは、タスクの使用可能なすべてのオプションを表示します。デフォルトのアクションは保存、リセット、委任です。その他のアクションは、タスクの割り当て手順で設定されます。上記の例では、ワークフローに承認と拒否が設定されています。

タスクに対してアクションを実行すると、ワークフローの次の段階に進みます。

完了したタスクの表示

AEM インボックスでは、アクティブなタスクのみ表示されます。完了したタスクはリストには表示されません。ただし、インボックスフィルターを使用して、いくつかのパラメーター(タスクのタイプ、状態、開始日と終了日など)に基づいてタスクをフィルターすることができます。完了したタスクを表示するには:

  1. AEMインボックスで、toggle-side-panel1をタップし、フィルターセレクターを開きます。

  2. タスクステータス」アコーディオンをタップし、「完了」を選択します。完了されたすべてのタスクが表示されます。

    filter-1

  3. をタップしてタスクを選択し、開く​をクリックします。

タスクが開き、タスクに関連するドキュメントまたはアダプティブフォームが表示されます。アダプティブフォームの場合、タスクの割り当てワークフロー手順の「フォーム/ドキュメント」タブで設定された、読み取り専用のアダプティブフォームまたはPDFドキュメントのレコードを表示します。

タスクの詳細セクションでは、実行済みアクション、タスクのステータス、開始日、終了日が表示されます。

タスク完了

ワークフローの詳細」タブには、ワークフローの各ステップが表示されます。 表示の詳細​をタップすると、詳細な情報が表示されます。

完了タスクワークフロー

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