AEM インボックスでの Forms アプリケーションとタスクの管理

Forms 中心のワークフローを起動またはトリガーする多くの方法の 1 つに、AEM インボックスのアプリケーションから行う方法があります。Forms ワークフローを使用できるようにするためのワークフローアプリケーションを、インボックス内のアプリケーションとして作成する必要があります。ワークフローアプリケーションおよび Forms ワークフローを起動するためのその他の方法について詳しくは、「OSGi 上での Forms 中心のワークフローの起動」を参照してください。

さらに、AEM インボックスは、Forms ワークフローを含む様々な AEM コンポーネントの通知やタスクを統合します。タスクを割り当てステップを含む Forms ワークフローがトリガーされると、関連するアプリケーションが担当者のインボックスにタスクとしてリストされます。担当者がグループの場合、そのタスクは、個人が要求するまで、またはタスクを委任するまで、グループのメンバー全員のインボックスに表示されます。

インボックスのユーザーインターフェイスでは、リストビューまたはカレンダービューでタスクを表示できます。ビューの設定もできます。様々なパラメーターに基づいて、タスクをフィルターできます。ビューとフィルターについて詳しくは、「インボックス」を参照してください。

要約すると、インボックスでは新しいアプリケーションを作成して割り当てタスクを管理できます。

メモ

AEM インボックスを使用するには、workflow-users グループのメンバーである必要があります。

アプリケーションの作成

  1. AEM Inbox(https://[server]:[port]/aem/inbox)に移動します。
  2. インボックスの UI で、作成/アプリケーション​をタップします。アプリケーションを選択ページが表示されます。
  3. アプリケーションを選択してから、「作成」をクリックします。アプリケーションに関連するアダプティブフォームが開きます。フォームに入力して「送信」をタップします。 関連するワークフローが起動し、担当者のインボックスにタスクが作成されます。

タスクの管理

Forms ワークフローがトリガーされ、自分が担当者であるまたは担当者グループの一部である場合には、インボックスにタスクが表示されます。インボックス内のタスクについて、タスクの詳細を表示し、使用可能なアクションを実行できます。

タスクの要求または委任

グループに割り当てられたタスクは、グループのメンバー全員のインボックスに表示されます。グループのメンバーなら誰でも、タスクを要求したり他のグループメンバーに委任したりできます。この作業を行うには、以下の手順を実行します。

  1. タスクのサムネールをタップして選択します。タスクを開く、または委任するオプションが上部に表示されます。

    select-task

  2. 以下のいずれかの操作を行います。

    • タスクを委任するには、「委任」をタップします。項目を委任ダイアログが開きます。ユーザーを選択し、任意でコメントを追加して、「OK」をタップします。

    委任

    • タスクを要求するには、「開く」をタップします。自分に割り当てダイアログが開きます。「続行」をタップして、タスクを要求します。要求したタスクが、自分が担当者としてインボックスに表示されます。

    claim

タスクの詳細の表示とアクションの実行

タスクを開くと、タスクの詳細を表示して使用可能なアクションを実行できます。タスクで使用可能なアクションは、関連する Forms ワークフローのタスクを割り当てステップで定義できます。

  1. タスクのサムネールをタップして選択します。選択したタスクを開く、または委任するオプションが上部に表示されます。

  2. 開く」をタップしてタスクの詳細を表示し、アクションを実行します。タスクの詳細表示が開きます。このビューでは、タスクの詳細を表示したり、アクションを実行したりできます。

    メモ

    タスクがグループに割り当てられている場合、詳細表示を開くにはタスクを要求する必要があります。

タスクの詳細

タスクの詳細表示は、以下のセクションで構成されます。

  • タスクの詳細
  • フォーム
  • ワークフローの詳細
  • アクションツールバー

タスクの詳細

タスクの詳細セクションは、タスクについての情報を表示します。表示される情報は、ワークフローのタスクを割り当てステップの設定によって異なります。上記の例では、タスクの説明、状態、開始日および使用されているワークフローが表示されています。また、タスクにファイルを添付することもできます。

フォーム

メインコンテンツ領域の「フォーム」タブには、送信されたフォームと、フィールドレベルの添付ファイル(存在する場合)が表示されます。

ワークフローの詳細

上部にある「ワークフローの詳細」タブには、ワークフロー全体を通してタスクの進捗が表示されます。タスクの完了、現在、保留の各段階を示します。ワークフローの各段階は、関連するワークフローのタスクを割り当てステップで定義されます。

さらに、タブはワークフローの完了した各段階ごとのタスクの履歴を表示します。完了した段階の「詳細を表示」をタップして、その段階の詳細を知ることができます。タスクに関するコメント、フォーム、タスクの添付ファイル、状態、開始日、終了日などが表示されます。

workflow-details

アクションツールバー

アクションツールバーは、タスクの使用可能なすべてのオプションを表示します。デフォルトのアクションは、保存、リセット、委任です。その他のアクションは、タスクを割り当てステップで設定されます。上記の例では、ワークフローに承認と拒否が設定されています。

タスクに対してアクションを実行すると、ワークフローの次の段階に進みます。

完了したタスクの表示

AEM インボックスでは、アクティブなタスクのみが表示されます。完了したタスクはリストには表示されません。ただし、インボックスフィルターを使用して、いくつかのパラメーター(タスクのタイプ、状態、開始日と終了日など)に基づいてタスクをフィルターできます。完了したタスクを表示するには、以下の手順を実行します。

  1. AEM インボックスで、toggle-side-panel1 をタップしてフィルターセレクターを開きます。

  2. タスクステータス」アコーディオンをタップして、「完了」を選択します。完了されたすべてのタスクが表示されます。

    filter-1

  3. タップしてタスクを選択し、「開く」をクリックします。

タスクが開き、タスクに関連するドキュメントまたはアダプティブフォームが表示されます。アダプティブフォームの場合は、タスクの割り当てワークフロー手順の「フォーム/ドキュメント」タブで設定した読み取り専用のアダプティブフォームまたはレコードのPDFドキュメントが表示されます。

「タスクの詳細」セクションでは、実行済みアクション、タスクのステータス、開始日、終了日が表示されます。

タスク完了

ワークフローの詳細」タブには、ワークフローの各ステップが表示されます。ステップの詳細を表示するには、「詳細を表示」をタップします。

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