Administrar aplicaciones y tareas de Forms en Bandeja de entrada AEM

Una de las muchas formas de iniciar o activar un flujo de trabajo centrado en Forms es mediante las aplicaciones en Bandeja de entrada AEM. Debe crear una aplicación de flujo de trabajo para que un flujo de trabajo de Forms esté disponible como aplicación en la bandeja de entrada. Para obtener más información sobre la aplicación de flujo de trabajo y otras formas de iniciar flujos de trabajo de Forms, consulte Iniciar un flujo de trabajo centrado en Forms en OSGi.

Además, Bandeja de entrada AEM consolida las notificaciones y tareas de varios componentes de AEM, incluidos los flujos de trabajo de Forms. Cuando se activa un flujo de trabajo de Forms que contiene una Etapa de tarea de asignación, la aplicación asociada aparece como una tarea en la bandeja de entrada del usuario asignado. Si el usuario asignado es un grupo, la tarea aparece en la bandeja de entrada de todos los miembros del grupo hasta que un individuo solicite o delegue la tarea.

La interfaz de usuario de la bandeja de entrada ofrece vistas de lista y calendario para ver las tareas. También puede configurar la configuración de vista. Puede filtrar las tareas en función de varios parámetros. Para obtener más información sobre las vistas y los filtros, consulte Su bandeja de entrada.

En resumen, la bandeja de entrada le permite crear una nueva aplicación y administrar las tareas asignadas.

NOTA

Debe ser miembro del grupo de usuarios del flujo de trabajo para poder utilizar AEM Bandeja de entrada.

Crear aplicación

  1. Vaya a AEM bandeja de entrada en https://[server]:[port]/aem/inbox.
  2. En la interfaz de usuario de la bandeja de entrada, pulse Crear > Aplicación. Aparece la página Seleccionar aplicación.
  3. Seleccione una aplicación y haga clic en Crear. Se abre el formulario adaptable asociado a la aplicación. Rellene los formularios y pulse Submit. Inicia el flujo de trabajo asociado y crea una tarea en la bandeja de entrada del usuario asignado.

Administrar tareas

Cuando se activa un flujo de trabajo de Forms y usted es un usuario asignado o parte del grupo de usuarios asignados, aparece una tarea en su bandeja de entrada. Puede ver los detalles de las tareas y realizar las acciones disponibles en la tarea desde la bandeja de entrada.

Reclamar o delegar tareas

Las tareas asignadas a un grupo aparecen en la bandeja de entrada de todos los miembros del grupo. Cualquier miembro del grupo puede reclamar esa tarea o delegarla a otro miembro del grupo. Para ello:

  1. Pulse para seleccionar la miniatura de la tarea. Las opciones para abrir o delegar la tarea aparecen en la parte superior.

    select-task

  2. Realice una de las acciones siguientes:

    • Para delegar la tarea, pulse Delegar. Se abre el cuadro de diálogo Delegar elemento. Seleccione un usuario, tiene la opción de añadir un comentario, y pulse OK.

    delegate

    • Para reclamar la tarea, pulse Abrir. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar a sí mismo. Pulse Continuar para reclamar la tarea. La tarea reclamada aparece con usted como el usuario asignado en su bandeja de entrada.

    claim

Ver detalles y realizar acciones en tareas

Al abrir una tarea, puede ver los detalles de la tarea y realizar las acciones disponibles. Las acciones disponibles para una tarea se definen en la Etapa de tarea de asignación del flujo de trabajo del formulario asociado.

  1. Pulse para seleccionar la miniatura de la tarea. Las opciones para abrir o delegar la tarea seleccionada aparecen en la parte superior.

  2. Pulse Abrir para ver los detalles de la tarea y realizar acciones. Se abre la vista de tareas detallada. En esta vista, puede ver los detalles de la tarea y realizar acciones respecto a ella.

    NOTA

    Si una tarea está asignada a un grupo, debe reclamarla para poder abrirla en vista detallada.

task-details

La vista de tareas detallada consta de las siguientes secciones:

  • Detalles de la tarea
  • Formulario
  • Detalles del flujo de trabajo
  • Barra de herramientas Acciones

Detalles de la tarea

La sección Detalles de la tarea muestra información sobre la tarea. La información mostrada depende de los ajustes de configuración de la Etapa de tarea de asignación en el flujo de trabajo. El ejemplo anterior muestra la descripción, el estado, la fecha de inicio y el flujo de trabajo utilizado para la tarea. También permite adjuntar un archivo a la tarea.

Formulario

La pestaña Formulario del área de contenido principal muestra los archivos adjuntos de formulario y de nivel de campo enviados, de haber.

Detalles del flujo de trabajo

La pestaña Detalles del flujo de trabajo de la parte superior muestra el progreso de la tarea mediante varias fases del flujo de trabajo. Muestra las fases completadas, actuales y pendientes de la tarea. Las fases para un flujo de trabajo se definen en la Etapa de tarea de asignación del flujo de trabajo asociado.

Además, la pestaña muestra el historial de tareas para cada fase completada en el flujo de trabajo. Puede pulsar Ver detalles en una fase completada para conocer los detalles de dicha fase. Muestra comentarios, archivos adjuntos de formularios y tareas, estado, fechas de inicio y finalización, etc., sobre la tarea.

workflow-details

Barra de herramientas Acciones

La barra de herramientas Acciones muestra todas las opciones disponibles para la tarea. Mientras que Guardar, Restablecer y Delegar son acciones predeterminadas, otras acciones disponibles se configuran en la Etapa de tarea de asignación. En el ejemplo anterior, se configura Aprobar y Rechazar en el flujo de trabajo.

A medida que realiza una acción sobre la tarea, esta continúa en el flujo de trabajo.

Ver tareas completadas

La Bandeja de entrada AEM solo muestra las tareas activas. Las tareas completadas no aparecen en la lista. Con todo, puede utilizar los filtros de la bandeja de entrada para filtrar las tareas según varios parámetros, como el tipo de tarea, el estado, las fechas de inicio y finalización, etc. Para ver las tareas completadas:

  1. En Bandeja de entrada AEM, pulse toggle-side-panel1 para abrir el selector de filtros.

  2. Pulse el acordeón Estado de la tarea y seleccione Completar. Se mostrarán todas las tareas completadas.

    filter-1

  3. Pulse para seleccionar una tarea y haga clic en Abrir.

La tarea se abre para mostrar el documento o el formulario adaptable asociado a la tarea. En el caso de los formularios adaptables, muestra el formulario adaptable de solo lectura o su documento de registro PDF, tal y como se ha configurado en la ficha Formulario/Documento de la Paso Asignar flujo de trabajo de tarea.

La sección de detalles de la tarea muestra información como la acción realizada, el estado de la tarea, la fecha de inicio y la fecha de finalización.

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La pestaña Detalles del flujo de trabajo muestra cada paso del flujo de trabajo. Pulse Ver detalles en un paso para obtener información detallada.

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