Senden einer Formularsendebestätigung per E-Mail

Senden der Daten adaptiver Formulare

Adaptive Formulare bieten mehrere standardmäßige Übermittlungsaktionen-Workflows, um die Formulardaten an verschiedene Endpunkte zu senden.

Beispielsweise sendet die Übermittlungsaktion E-Mail-Aktion eine E-Mail bei erfolgreicher Übermittlung eines adaptiven Formulars. Sie kann auch so konfiguriert werden, dass die Formulardaten und die PDF-Datei in der E-Mail gesendet werden.

In diesem Artikel werden die Schritte erläutert, mit denen die E-Mail-Aktion für ein adaptives Formular aktiviert wird, sowie die verschiedenen bereitgestellten Konfigurationen.

HINWEIS

Sie können auch die Aktion PDF-Datei per E-Mail versenden verwenden, um das ausgefüllte Formular per E-Mail als PDF-Anhang zu senden. Die für diese Aktion verfügbaren Konfigurationsoptionen sind mit den Optionen identisch, die für die E-Mail-Aktion verfügbar sind. Die E-Mail-PDF-Aktion ist nur für XFA-basierte adaptive Formulare verfügbar.

E-Mail-Aktion

Mit der E-Mail-Aktion kann ein Autor automatisch eine E-Mail an einen oder mehrere Empfänger senden, wenn das adaptive Formular erfolgreich gesendet wurde.

HINWEIS

Um die E-Mail-Aktion verwenden zu können, müssen Sie dem AEM-E-Mail-Dienst konfigurieren, wie in Konfigurieren des E-Mail-Diensts beschrieben.

Aktivieren der E-Mail-Aktion in einem adaptiven Formular

  1. Öffnen Sie ein adaptives Formular im Bearbeitungsmodus.

  2. Klicken Sie neben der Symbolleiste Beginn eines adaptiven Formulars auf Bearbeiten.

    Das Dialogfeld Komponente bearbeiten wird geöffnet.

    Dialogfeld „Komponente bearbeiten“ für ein adaptives Formular

  3. Wählen Sie die Registerkarte Übermittlungsaktionen und wählen Sie E-Mail-Aktion aus der Dropdown-Liste Übermittlungsaktion.

    Auf der Registerkarte werden die Optionen angezeigt, mit denen die E-Mail-Aktion für das aktuelle Formular konfiguriert werden.

    Registerkarte „Aktionen übermitteln“

  4. Geben Sie gültige E-Mail-IDs in den Feldern „Mailto“, „CC“ und „BCC“ an.

    Geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail in die entsprechenden Felder ein.

    Sie können auch variable Platzhalter in den Feldern angeben. In diesem Fall werden die Feldwerte verarbeitet, wenn das Formular erfolgreich von einem Endbenutzer gesendet wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Feldnamen in adaptiven Formularen, um E-Mail-Inhalte dynamisch zu erstellen.

    Aktivieren Sie „Anlagen einschließen“, wenn das Formular Dateianhänge enthält und Sie diese Dateien an die E-Mail anhängen möchten.

    HINWEIS

    Wenn Sie die E-Mail-PDF-Aktion auswählen, müssen Sie die Option „Anlagen einschließen“ aktivieren.

  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

Verwenden der Feldnamen in adaptiven Formularen, um E-Mail-Inhalte dynamisch zu erstellen

Die Feldnamen in einem adaptiven Formular werden als Platzhalter bezeichnet, die durch den Wert dieses Felds ersetzt werden, wenn ein Benutzer das Formular sendet.

In der Registerkarte „E-Mail-Aktion“ können Sie Platzhalter verwenden, die verarbeitet werden, wenn die Aktion ausgeführt wird. Das bedeutet, dass die Header der E-Mail (wie Mailto, CC, BCC, Betreff) erstellt werden, wenn der Benutzer das Formular sendet.

Um einen Platzhalter zu definieren, geben Sie ${<field name>} in ein Feld auf der Registerkarte "Übermittlungsaktionen"ein.

Beispiel: Wenn das Formular das Feld E-Mail-Adresse mit dem Namen email_addr zur Erfassung der E-Mail-ID eines Benutzers enthält, können Sie Folgendes im Feld „Mailto“, „CC“ oder „BCC“ angeben.

${email_addr}

Wenn ein Benutzer das Formular sendet, wird eine E-Mail an die E-Mail-Adresse gesendet, die in das Feld email_addr des Formulars eingegeben wurde.

HINWEIS

Sie finden den Namen eines Feldes im Dialogfeld Bearbeiten für das Feld.

Variable Platzhalter können auch in den Feldern Betreff und E-Mail-Vorlage verwendet werden.

Beispiel:

Hi ${first_name} ${last_name},

Your form has been received by our department. It usually takes ten business days to process the request.

Regards

Administrator

HINWEIS

Felder in wiederholbaren Bereichen können nicht als variable Platzhalter verwendet werden.

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