Korrespondenz erstellen

Verwenden Sie zum Erstellen von Korrespondenz die Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“.

Nachdem eine Briefvorlage in Correspondence Management erstellt wurde, kann der Endbenutzer/Agent/Schadensregulierer den Brief in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"öffnen und durch Eingabe von Daten, Einrichten von Inhalten und Verwalten von Anlagen eine Korrespondenz erstellen. Schließlich kann der Schadensregulierer oder Agent den Inhalt im Vorschaumodus verwalten und den Brief senden.

Vorschau von Korrespondenz

Wählen Sie den Brief für die Vorschau wie folgt aus:

1. Tippen Sie auf der Seite "Briefe"auf Auswählen.

2. Wählen Sie den entsprechenden Brief aus, indem Sie darauf tippen.

   

   Brief auswählen

3. Wählen Sie für einen auf einem Datenwörterbuch basierenden Brief Vorschau > Vorschau aus. Oder wählen Sie für einen auf ein Nicht-Daten-Wörterbuch basierenden Brief Vorschau. Sie können auch die Maus über einen Brief bewegen (ohne ihn auszuwählen) und auf das Symbol „Briefvorschau“ tippen, um davon eine Vorschau anzuzeigen.

   HINWEIS

   Wenn kein Datenwörterbuch mit den Brief verknüpft ist, wird die Briefvorschau geöffnet. Wenn der Brief andernfalls auf einem Datenwörterbuch basiert, zeigt Correspondence Management im Menü "Vorschau"die Optionen "Vorschau"und "Benutzerdefiniert"an und Sie können eine der beiden Optionen auswählen. Sie können auch Testdaten mit einem Datenwörterbuch verknüpfen. Wenn das Datenwörterbuch Testdaten zugeordnet hat, wird bei Auswahl der Vorschauoption die normale Vorschau mit den ausgefüllten Testdaten geöffnet.

4. Um eine Korrespondenz während der Vorschau rendern zu können, sollten Sie entweder Administrator oder Teil einer der folgenden Gruppen sein:

   • forms-users (zur Vorschau auf der Autoreninstanz)
   • cm-agent-users (für Rendering auf Veröffentlichungsinstanz)

   Wenn Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, bitten Sie den Administrator um den entsprechenden Zugriff. Weitere Informationen zum Erstellen und Hinzufügen von Benutzern zu Gruppen finden Sie unter Hinzufügen von Benutzern oder Gruppen zu einer Gruppe. Wenn Sie versuchen, eine Korrespondenz zu rendern, ohne über die entsprechenden Berechtigungen zu verfügen, wird die Fehlerseite 404 angezeigt.

5. Wenn Sie Vorschau> Benutzerdefiniert wählen, wird ein Dialogfeld geöffnet. Wählen Sie im Dialogfeld eine dem Datenwörterbuch entsprechende Datendatei aus, mit der der Brief in der Vorschau angezeigt werden soll, und wählen Sie dann Vorschau aus. Eine Datendatei wird basierend auf einem Datenwörterbuch für einen bestimmten Brief erstellt: Weitere Informationen zur Datendatei finden Sie unter Datenwörterbuch.

   

6. Die HTML-Vorschau des Briefs (Vorschau für Formulare auf Mobilgeräten) wird geöffnet, wobei die Registerkarte „Daten“ standardmäßig aktiv ist.

   Weitere Informationen zu Mobile Forms und den unterstützten Funktionen finden Sie unter Funktionsunterschiede zwischen Mobile Forms und PDF forms.

   Es gibt drei Registerkarten: Daten, Inhalt und Anlagen. Wenn keine Datenelemente (Platzhaltervariablen und Layout-Felder) vorhanden sind, wird der Brief direkt in der Inhaltsansicht geöffnet. Die Registerkarte „Anlagen“ ist nur verfügbar, wenn Anlagen vorhanden sind oder der Bibliothekszugriff aktiviert ist.

   HINWEIS

   Weitere Informationen zum Wechseln zwischen HTML- oder PDF-Ausgabedarstellungsmodus der Briefvorschau finden Sie unter Ändern des Ausgabedarstellungsmodus des Briefs. Weitere Informationen zur PDF-Unterstützung in Correspondence Management und AEM finden Sie unter Abbruch der NPAPI-Browser-Plug-ins und deren Auswirkungen und PDF forms in HTML5 Forms.

Daten eingeben

Füllen Sie auf der Registerkarte „Daten“ die verfügbaren Layout-Felder und Platzhalter aus.

1. Geben Sie die Daten und Inhaltsvariablen wie benötigt in den Feldern ein. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, um die Schaltfläche Submit zu aktivieren.

   Tippen Sie auf einen Datenfeldwert in der HTML-Briefvorschau, um das entsprechende Datenfeld in der Registerkarte „Daten“ zu markieren.

   

Inhalt verwalten

In der Registerkarte verwalten Sie den Inhalt, z. B. Dokumentfragmente und die Inhaltsvariablen im Brief.

1. Wählen Sie Inhalt. Correspondence Management zeigt die Registerkarte "Inhalt"des Briefs an.

   

2. Bearbeiten Sie auf der Registerkarte „Inhalt“ die Inhaltsmodule wie benötigt. Um den Fokus auf das relevante Inhaltsmodul in der Inhaltshierarchie zu verlegen, können Sie entweder auf die betreffende Zeile oder den betreffenden Absatz in der Briefvorschau oder direkt auf das Inhaltsmodul in der Inhaltshierarchie tippen.

   Beispielsweise ist die Zeile „Wir haben … geprüft“ in der unten stehenden Grafik ausgewählt und das zutreffenden Inhaltsmodul wird auf der Registerkarte „Inhalt“ ausgewählt.

   

   Auf der Registerkarte "Inhalt"oder "Daten"können Sie durch Tippen auf "Markieren Sie ausgewählte Module im Inhalt"( ) oben links in der HTML-Briefvorschau eine Funktion aktivieren oder deaktivieren, die bewirkt, dass beim Auswählen des relevanten Textes, Absatzes oder Datenfelds in der Briefvorschau das Inhalts-/Datenmodul aufgerufen wird.

   Weitere Informationen zu den Aktionen, die für verschiedene Module in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"verfügbar sind, finden Sie unter Aktionen und Informationen, die in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"verfügbar sind.

3. Verwenden Sie zum Suchen nach Inhaltsmodulen das Suchfeld. Geben den Namen oder Titel des Inhaltsmoduls ganz oder teilweise ein, um in der Korrespondenz nach diesem zu suchen.

4. Tippen Sie auf das Symbol Anzeigen ( ) vor einer Liste, einem Text, einer Bedingung oder einem Zielbereich, um sie im Brief ein- oder auszublenden.

5. Um ein Inline- oder bearbeitbares Textmodul zu bearbeiten, tippen Sie auf das relevante Symbol Bearbeiten ( ) oder doppelklicken Sie auf das relevante Textmodul in der Briefvorschau.

   Das System zeigt einen Texteditor zum Bearbeiten und Formatieren des Textes an.

   Die normale Rechtschreibprüfung Ihres Browsers überprüft die Rechtschreibung im Texteditor. Um die Rechtschreib- und Grammatikprüfung zu verwalten, können Sie die Einstellungen für die Rechtschreibprüfung in Ihrem Browser bearbeiten oder Browser-Plugins/-Addons für die Prüfung von Rechtschreibung und Grammatik installieren.

   Sie können auch die verschiedenen Tastaturbefehle im Texteditor verwenden, um Text zu verwalten, zu bearbeiten und zu formatieren. Weitere Informationen zu Texteditor Tastaturbefehlen in Correspondence Management-Tastaturbefehlen.

   

   Möglicherweise möchten Sie einen Absatz des Textes, der in einer anderen Anwendung des Dokuments vorhanden ist, wiederverwenden. Sie können Text direkt kopieren und einfügen, z. B. von MS Word, HTML-Seiten oder von einer anderen Anwendung.

   Sie können einen Textabsatz in ein Textmodul kopieren. Beispielsweise haben Sie ein MS-Word-Dokument mit einer Liste mit Aufzählungszeichen mit Aufenthaltsnachweisen:

   

   Sie können den Text direkt aus dem MS Word-Dokument in ein bearbeitbares Textmodul kopieren. Die Formatierung wie die Liste mit Aufzählungszeichen, die Schriftart und Textfarbe wird im Textmodul beibehalten.

   

   HINWEIS

   Die Formatierung des eingefügten Textes hat jedoch einige Einschränkungen.

   Sie können den Text und die Zahlen im Brief mithilfe der Tabulatortaste einziehen. Beispielsweise können Sie die Tabulatortaste verwenden, um mehrere Textspalten in einer Liste in einem tabellarischen Format auszurichten.

   

   Beispielsweise können Sie die Tabulatortaste verwenden, um mehrere Textspalten in einer Liste in einem tabellarischen Format auszurichten.

   HINWEIS

   Weitere Informationen zum Einrichten von Tabulatorabständen für Textmodule und Buchstaben finden Sie unter Weitere Informationen zur Verwendung von Tabulatorabständen zum Anordnen von Text.

6. Falls erforderlich, fügen Sie Sonderzeichen in die Korrespondenz ein. Beispielsweise können Sie über die Sonderzeichenpalette die folgenden Zeichen einfügen:

   • Währungssymbole wie €,¥ und £
   • Mathematische Symbole wie, Ö, % und ^
   • Satzzeichen wie ‟ und"

   

   Correspondence Management enthält integrierte Unterstützung für 210 Sonderzeichen. Der Administrator kann Unterstützung für mehr/benutzerdefinierte Sonderzeichen durch Anpassung hinzufügen.

7. Um Teile eines Textes in einem bearbeitbaren Inline-Modul hervorzuheben, wählen Sie den Text aus und tippen Sie auf „Hervorhebungsfarbe“.

   

   Sie können entweder direkt auf eine Grundfarbe [A] tippen, die in der Palette "Grundfarben"vorhanden ist, oder auf Auswählen, nachdem Sie den Schieberegler [B] verwendet haben, um die gewünschte Farbschattierung auszuwählen.

   Optional können Sie auch auf der Registerkarte "Erweitert"die gewünschte Farbe für Farbton, Helligkeit und Sättigung [C] auswählen und dann auf [D] tippen, um die Farbe anzuwenden und den Text zu markieren.

   

8. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen an Inhalt und Format vor und tippen Sie auf Speichern. Tippen Sie auf ( ), um zwischen bearbeitbaren Textmodulen zu wechseln, oder tippen Sie auf Speichern und Weiter, um die Änderungen zu speichern und zum nächsten bearbeitbaren Textmodul zu wechseln.

9. Das System zeigt auch die nicht ausgefüllten Variablen für jeden der Zweige an. Wenn es keine nicht ausgefüllten Variablen gibt, werden nicht ausgefüllte Variablen als „0“ angegeben. Wenn eine nicht ausgefüllte Variable vorhanden ist, können Sie auf einen Zweig tippen, um ihn zu erweitern und die nicht ausgefüllte Variable zu finden. Verwenden Sie die Inhaltssymbolleiste, um Inhalte zu löschen, den Einzug des Inhalts zu erhöhen/zu verringern und Seitenumbrüche vor/nach dem Inhalt einzufügen.

   Sie können Seitenumbrüche sowohl vor als auch nach den Datenmodulen einfügen, selbst wenn sie Teil von Listen und Bedingungen sind.

10. Tippen Sie auf Inhaltsvariable öffnen/schließen ( ) , um die Inhaltsvariablen zu öffnen und sie entsprechend zu füllen.

11. Nachdem Sie die nicht ausgefüllte Variable korrekt ausgefüllt haben, wird die Anzahl der nicht ausgefüllten Variablen auf „0“ eingestellt.

    In der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ wird die Anzahl nicht ausgefüllter Variablen auf jeder Ebene der Hierarchie der Module angezeigt, die mindestens eine Variable enthalten. Wenn ein Modul nicht ausgefüllte Variablen enthält, wird deren Anzahl auf Variablen-, Modul-, Zielbereichs- und Briefvorlagenebene angezeigt.

    Die Anzahl der nicht ausgefüllten Variablen umfasst:

    • Nur ungeschützte Datenwörterbuch und Platzhaltervariablen. Die Variablenanzahl umfasst nicht Layout- oder geschützte Datenwörterbuchvariablen.
    • Obligatorische Felder.
    • Layout-Felder, wenn sie obligatorisch und an den Benutzer gebunden sind.
    • Nur eindeutige Variableninstanzen. Wenn ein Modul, Zielbereich oder eine Briefvorlage zwei oder mehr Instanzen derselben Variable enthält, wird die Anzahl als „1“ (eins) angezeigt. Allerdings wird für jede der Instanzen „1“ als Anzahl angezeigt.

    Die Anzahl der nicht ausgefüllten Variablen umfasst keine deaktivierten Module. Wenn ein Modul in einer Briefvorlage aber nicht im Brief enthalten ist, wird die Anzahl der nicht ausgefüllten Variablen in diesem Modul nicht angezeigt.

    Für Zielbereich, Modul und Variable wird die Anzahl auf der rechten Seite jedes Objekts in der Briefvorlage angezeigt. Für die gesamte Vorlage wird die Anzahl jedoch in der Statusleiste "Korrespondenz erstellen"angezeigt.

    Die Module in einer Briefvorlage zeigen die Anzahl nicht ausgefüllter Variable an wie folgt:

    • ​​TextZeigt die Summe der eindeutigen nicht ausgefüllten Platzhaltervariablen und Datenwörterbuchelemente an, die im Textmodul enthalten sind.
    • ​​BedingungZeigt die Summe der eindeutigen nicht ausgefüllten Bedingungsvariablen an, die in der Bedingung enthalten sind, sowie die Variablen, die in den resultierenden Modulen enthalten sind.
    • ​​ListZeigt die Summe aller eindeutigen nicht ausgefüllten Variablen an, die in den der Liste zugewiesenen Modulen enthalten sind.
    • Zielbereich Zeigt die Summe aller eindeutigen nicht ausgefüllten Variablen an, die in den Modulen enthalten sind, die dem Zielbereich zugewiesen sind.

    Beachten Sie Folgendes zu Variablen mit Standardwerten:

    • Ein boolesches Variablenfeld ergibt standardmäßig false. Die Variable wird jedoch als nicht ausgefüllt erfasst. Dies bedeutet, dass die Variablenanzahl alle booleschen Variablenfelder mit dem Wert false enthält.
    • Ein numerisches Variablenfeld ergibt standardmäßig 0 (Null). Die Variable wird jedoch als nicht ausgefüllt erfasst. Dies bedeutet, dass die Variablenanzahl alle numerischen Variablenfelder mit dem Wert 0 (Null) umfasst.

Aktionen und Informationen auf der Registerkarte „Inhalt“ in „Korrespondenz erstellen“

Zielbereich

• Leere Linie einfügen: Fügt eine neue leere Linie ein.
• Inline-Text einfügen: Fügt neues Textmodul ein.
• Reihenfolge sperren (Info): Gibt an, dass die Reihenfolge der Inhalte nicht geändert werden kann.
• Nicht ausgefüllte Werte (Info): Gibt die Anzahl der nicht ausgefüllten Variablen im Zielbereich an.

Modul

• Auswahl (Augenauswahl): Schließt Modul aus dem Brief ein oder aus.
• Aufzählungszeichen überspringen (gilt für Listenmodule und ihre untergeordneten Module): Überspringt Aufzählungszeichen in einem bestimmten Modul.
• Seitenumbruch bevor (anwendbar für untergeordnete Module des Zielbereichs): Fügt Seitenumbruch vor dem Modul ein.
• Seitenumbruch nach (gilt für untergeordnete Module des Zielbereichs): Fügt Seitenumbruch vor dem -Modul ein.
• Nicht ausgefüllte Werte (Info): Gibt die Anzahl der nicht ausgefüllten Variablen im Zielbereich an.
• Bearbeiten (nur Textmodule): Öffnen Sie den Rich-Text-Editor zum Bearbeiten des Textmoduls.
• Datenformat (Text- und Bedingungsmodule): Öffnen Sie alle Variablen des Moduls.

Listenmodul

• Leere Linie einfügen: Fügt eine neue leere Linie ein.
• Inhaltsbibliothek: Öffnet die Inhaltsbibliothek, um der Liste Module hinzuzufügen.
• Liste einrichten (nur verschachtelte Liste):
• Reihenfolge sperren (Info): Gibt an, dass die Reihenfolge der Listenelemente nicht geändert werden kann.

Anlagen verwalten

1. Wählen Sie Anlagen. Correspondence Management zeigt die verfügbaren Anlagen an, wie sie beim Erstellen der Briefvorlage eingerichtet wurden.

2. Sie können festlegen, dass keine Anhänge mit dem Brief versendet werden sollen, indem Sie auf das Symbol für Anzeige tippen, und Sie können auf das Kreuz im Anhang tippen, um ihn aus dem Brief zu entfernen. Für Anhänge, die beim Erstellen der Briefvorlage als Obligatorisch definiert wurden, sind die Symbole „Anzeigen“ und „Löschen“ deaktiviert.

3. Tippen Sie auf das Symbol Bibliothekszugriff ( ), um auf die Inhaltsbibliothek zuzugreifen und DAM-Assets als Anhänge einzufügen.

   HINWEIS

   Das Symbol „Bibliothekszugriff“ ist nur verfügbar, wenn der Bibliothekszugriff beim Verfassen des Briefes aktiviert wurde.

4. Wenn die Reihenfolge der Anlagen beim Erstellen der Korrespondenz nicht gesperrt war, können Sie die Reihenfolge der Anlagen neu anordnen, indem Sie eine Anlage auswählen und auf die Pfeile nach unten oder nach oben tippen.

   Weitere Informationen finden Sie unter Anlagenübermittlung.

Inhalte in der Vorschau verwalten und Brief übermitteln

Sie können Ihren Zwecken entsprechende Änderungen an Layout und Inhalt des Briefs vornehmen und diesen an verschiedene nachfolgende Prozesse übermitteln.

1. Um den gesamten bearbeitbaren Inhalt im Brief hervorzuheben, tippen Sie auf Bearbeitbare Abschnitte markieren.

   Die bearbeitbaren Inhalte des Briefs werden mit grauem Hintergrund markiert.

   

2. Bearbeiten Sie auf der Registerkarte „Inhalt“ die Inhaltsmodule wie benötigt. Um den Fokus auf das relevante Inhaltsmodul in der Inhaltshierarchie zu verlegen, können Sie entweder auf die betreffende Zeile oder den betreffenden Absatz in der Briefvorschau oder direkt auf das Inhaltsmodul in der Inhaltshierarchie tippen.

   Beispielsweise wurde in der unten gezeigten Abbildung auf die Zeile „Um uns Zugriff zu gewähren…“ ausgewählt und das dazugehörige Inhaltsmodul auf der Registerkarte „Inhalt“ ausgewählt.

   Durch Tippen auf "Markieren Sie ausgewählte Module im Inhalt"( ) können Sie Funktionen deaktivieren oder aktivieren, um das Inhaltsmodul auf der Registerkarte "Inhalt"zu markieren, wenn in der Briefvorschau auf den relevanten Text, Absatz oder Datenfeld getippt wird.

   Weitere Informationen zu den Aktionen, die für verschiedene Module in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"verfügbar sind, finden Sie unter Aktionen und Informationen, die in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"verfügbar sind.

3. Um dem Brief einen Seitenumbruch hinzuzufügen, tippen Sie auf die Stelle, an der Sie einen Seitenumbruch einfügen möchten, und wählen Sie "Seitenumbruch vor"oder "Seitenumbruch nach"( ).

   Ein Platzhalter für einen expliziten Seitenumbruch wird in den Brief eingefügt. Sie können die Wirkung eines expliziten Seitenumbruchs anzeigen, indem Sie die reduzierte PDF-Vorschau aufrufen.

   HINWEIS

   Da Mobile Forms Seitenumbrüche nicht unterstützen, werden Kopf- und Fußzeilen nur einmal angezeigt. Es ist allerdings möglich, Kopf- und Fußzeilen explizit im Layout (pro Seite) festzulegen, sodass sie in der Mobile Forms-Vorschau angezeigt werden. Auch leere Seiten im Brief (falls vorhanden) werden nicht in der Vorschau für Mobile Forms angezeigt.

   

4. Um den Brief als Entwurf zu speichern, an dem Sie später weiter arbeiten können, tippen Sie auf „Als Entwurf speichern“. Diese Option können Sie nur verwenden, wenn der Brief veröffentlicht werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Speichern von Entwürfen und Einreichen von Entwurfsinstanzen.

   

   Das Dialogfeld „Entwurfsbriefname“ wird mit der Briefinstanz-ID angezeigt. Sie können optional diese ID bearbeiten. Notieren Sie sich die Brief-ID und tippen Sie anschließend auf Fertig. Sie können diese ID später verwenden, um den Briefentwurf neu zu laden.

5. Um den Brief als reduzierte PDF-Datei mit exaktem Layout und Seitenumbrüchen anzuzeigen, wie er gesendet werden soll, tippen Sie auf ( ) Vorschau.

   Der Brief wird als reduzierte PDF-Datei angezeigt. Das reduzierte PDF ist die genaue Darstellung des Briefs mit den richtigen Schriftarten, Umbrüchen und dem Layout in der Form, in der er gesendet wird.

   HINWEIS

   Wenn Sie Mozilla Firefox und den HTML-Darstellungstyp verwenden, achten Sie für die Vorschau des Briefs als reduzierte PDF-Datei darauf, nicht das Acrobat-Plugin, sondern das native Browser-Plugin zu verwenden. Um das native Browser-Plugin auszuwählen, wählen Sie in den Einstellungen von Mozilla Firefox die Option „Vorschau in Firefox“ für den PDF-Inhaltstyp.

6. Wenn die reduzierte PDF-Vorschau Ihren Vorstellungen entspricht, tippen Sie auf Senden, um den Brief zu senden. Um Änderungen am Brief vorzunehmen, tippen Sie auf Vorschau beenden, um zur Vorschau des Briefs in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"zurückzukehren und dort Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie auf "Senden"tippen und die Konfiguration "Briefinstanz verwalten"in der Veröffentlichungsinstanz aktiviert ist, wird die Briefinstanz "Senden"generiert.

   Weitere Informationen finden Sie unter Speichern von Entwürfen und Einreichen von Entwurfsinstanzen.

   Sie können den Brief auch als Entwurf speichern, um später Änderungen daran vorzunehmen.

   Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, können Sie den Brief von der HTML5-Vorschau aus senden oder erneut auf „Vorschau“ klicken, um die reduzierte PDF-Ausgabe zu prüfen.

   Informationen zu Unterschieden zwischen HTML5-Formularen und PDF forms finden Sie unter Funktionsunterschiede zwischen HTML5-Formularen und PDF forms.

Speichern von Entwürfen und Senden von Briefinstanzen

Wenn ein Brief in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"gerendert wird, können Sie den Brief als Ansicht speichern.

Es gibt zwei Arten von Briefinstanzen, die gespeichert werden können: Entwurfsinstanz und Sendeinstanz.

• Entwurfsinstanz: Entwurfsinstanz erfasst den aktuellen Status des Briefs, den Sie in der Vorschau anzeigen. Um eine Entwurfsinstanz zu speichern, muss zuerst sichergestellt werden, dass der Brief und alle Assets, die der Brief referenziert im Status „Veröffentlicht“ sind. Weitere Informationen zum Veröffentlichen eines Briefs finden Sie unter Veröffentlichen von Assets. Sie müssen einen Brief veröffentlichen, bevor Sie ihn als Entwurf speichern können, da Sie, wenn Sie einen Brief veröffentlichen, eine Version des Briefs, der abhängige Assets und Daten erstellen. Die veröffentlichte Version eines Briefs kann nicht von Ihnen oder einem anderen Benutzer bearbeitet werden und kann ohne unerwartete Diskrepanzen von der veröffentlichten Version zu einem späteren Zeitpunkt wiederhergestellt werden. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt zu dieser Instanz zurückkehren und von Ihrem Schritt aus fortfahren.

• Sendeinstanz: Sendeinstanzen erfassen den Status des Briefes zum Sendezeitpunkt. Die Sendeinstanz speichert den PDF-Status der Briefinstanz, nachdem sie zusammen mit den vom Benutzer in der Benutzeroberfläche "Korrespondenz erstellen"eingegebenen Daten nachbearbeitet wurde.

Solche Instanzen können nur gespeichert werden, wenn der Brief in der öffentlichen Instanz angezeigt wird. Das Speichern von Instanzen ist standardmäßig deaktiviert. Führen Sie die folgenden Schritte durch, um das Speichern von Briefinstanzen zu aktivieren.

1. Öffnen Sie AEM die Adobe Experience Manager Web Console Configuration für Ihren Server mithilfe der folgenden URL: https://<Server>:<Port>/<Kontextpfad>/system/console/configMgr
2. Suchen Sie Correspondence Management-Konfigurationen und klicken Sie darauf.
3. Überprüfen Sie die Konfiguration Briefinstanzen im Veröffentlichungsmodus verwalten und klicken Sie dann auf Speichern.

Wenn das Speichern von Briefinstanzen gespeichert ist, können Sie wählen, wo Sie die Briefinstanzen speichern möchten. Zum Speichern der Briefinstanzen gibt es zwei Optionen: „Lokal speichern“ oder „Remote speichern“.

Lokal speichern

Briefinstanzen werden in der Veröffentlichungsinstanz gespeichert und in der Autorinstanz rückwärtsrepliziert.

Remote Speichern

Diese Option ist für Personen vorgesehen, die bezüglich des Speicherns von Daten in Veröffentlichungsinstanzen haben, die sich normalerweise außerhalb der Firewall des Unternehmens befinden. Wenn die Option „Remote Speichern“ aktiviert ist, werden die Instanzen nicht in der Veröffentlichungsoptionen gespeichert. Sie werden remote vom verarbeitenden Autor gespeichert, der über die LiveCycle Client SDK-Konfigurationen angegeben wird.

Aktivieren von „Remote Speichern“

1. Öffnen Sie AEM die Adobe Experience Manager Web Console Configuration für Ihren Server mithilfe der folgenden URL: https://<server>:<port>/<contextpath>/system/console/configMgr
2. Suchen Sie nach Correspondence Management-Konfigurationen und klicken Sie darauf.
3. Suchen Sie die Konfiguration Remote Speichern, überprüfen Sie sie und klicken Sie auf Speichern.

Angeben der Einstellungen für Prozessautor

1. Öffnen Sie AEM die Adobe Experience Manager Web Console Configuration für Ihren Server mithilfe der folgenden URL: https://<server>:<port>/<contextpath>/system/console/configMgr

   

2. Suchen Sie auf dieser Seite Adobe LiveCycle Client SDK-Konfiguration und erweitern Sie sie durch Klicken auf.

3. Geben Sie in die URL für den Verarbeitungsserver den Namen Ihres LiveCycle-Servers ein, geben Sie die Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf Speichern.

   

4. Legen Sie bei Bedarf den Benutzernamen und das Kennwort fest, mit dem Sie auf den Server zugreifen möchten.

Anlagenübermittlung

• Die Briefanlagen sind verfügbare Nachbearbeitungen in der PDF-Datei, die nach der Briefsendung erstellt wird.
• Wenn der Brief mit serverseitigen APIs als interaktive oder nicht interaktive PDF gerendert wird, enthält er PDF-Anlagen.
• Wenn ein mit einer Briefvorlage verknüpfter Nachbearbeitungsprozess beim Senden oder Abschließen der Korrespondenz in der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ aufgerufen wird, werden die Anlagen als Parameter List<com.adobe.idp.Document> in AttachmentDocs übergeben.
• Vordefinierte Übermittlungsmechanismen, wie z. B. E-Mail und Drucken, übermitteln Anhänge zusammen mit einer PDF der generierten Korrespondenz.

Darstellungsmodi der Briefvorschau: Mobile Forms- und PDF-Vorschau

AEM Forms Correspondence Management zeigt Briefe in der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ im HTML-Format an. Correspondence Management unterstützt jedoch weiterhin die Wiederherstellung der PDF-Vorschau anstelle der HTML-Vorschau. Weitere Informationen zum Wechseln zwischen HTML- und PDF-Modus für die Vorschau finden Sie unter Ändern des Darstellungsmodus des Briefs.

Die folgenden Vorteile und Funktionen stehen jeweils bei der HTML- und PDF-Vorschau zur Verfügung.

Vorteile der Mobile Forms-/HTML-Vorschau

• Markieren des zugehörigen Datenfelds durch Tippen auf einen Datenfeldwert: Indem Sie in der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ auf den Wert eines Datenfelds im Brief tippen, können Sie das dazugehörige Datenfeld auf der Registerkarte „Daten“ markieren. Weitere Informationen finden Sie unter Daten eingeben.

• Browserunterstützung: In Browsern wird NPAPI immer weniger unterstützt, was sich auf die PDF-Vorschau von Briefen auswirkt. Die HTML-/Mobile Forms-Vorschau von Briefen ist davon nicht betroffen.

• Markieren bearbeitbarer Inhalte in einem Brief: In der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ können Sie durch Klicken auf „Bearbeitbare Inhalte markieren“ den gesamten bearbeitbaren Inhalt in Grau hervorheben. Weitere Informationen finden Sie unter Inhalt verwalten.

Vorteile der PDF-Vorschau

• Seitenumbruch: In der PDF-Vorschau eine Vorschau können Sie genau erkennen, wie die Seitenumbrüche im Brief sich auf dessen Ausgabe auswirken.
• Abschließende Vorschau: In der PDF-Vorschau können die genaue Formatierung und das Erscheinungsbild des Briefs für die Ausgabe angezeigt werden.

Weitere Informationen zur Skriptunterstützung in PDF-Formularen finden Sie unter Skriptunterstützung.

Weitere Informationen zur Skriptunterstützung in HTML5-Formularen finden Sie unter Skriptunterstützung für HTML5-Formulare.

Ändern des Darstellungsmodus des Briefs

In der Benutzeroberfläche „Korrespondenz erstellen“ wird standardmäßig HTML oder Mobile Forms zum Rendern der Briefvorschau verwendet. Die Mobile Forms-Vorschau kann in beliebigen Browsern problemlos gerendert werden, da sie das native Plugin des Browsers verwendet und daher keine zusätzlichen Plugins benötigt werden. Sie können zum Briefvorschaumodus PDF wechseln. Allerdings können aufgrund von Browserbeschränkungen Probleme bei verschiedenen Funktionen der interaktiven PDF-Vorschau des Briefs auftreten.

Weitere Informationen zur Browserkompatibilität mit der Briefvorschau finden Sie unter Abbruch der NPAPI-Browser-Plug-ins und deren Auswirkungen.

Um den Vorschaumodus des Briefs zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu https://[system]:[port]/system/console/configMgr und melden Sie sich bei Bedarf als Administrator an.
2. Gehen Sie zu Correspondence Management-Konfigurationen > Ausgabedarstellungstyp und wählen Sie HTML-Ausgabe (Standard) oder PDF-Ausgabe aus.
3. Klicken Sie auf Speichern.