È possibile utilizzare documenti protetti da policy ricevuti da un utente per la sicurezza dei documenti, anche se si è esterni all'organizzazione dell'utente. Per utilizzare un documento protetto da policy, è necessario registrarsi con la protezione del documento. Se non si è stati precedentemente invitati a registrarsi, la sicurezza dei documenti avvia il processo di registrazione quando si verificano questi eventi:
Un utente che desidera inviare un documento protetto da policy ti aggiunge a un criterio.
Un amministratore della sicurezza dei documenti crea un account.
Dopo la registrazione e l'attivazione dell'account, puoi utilizzare documenti protetti da policy che ti sono autorizzati a utilizzare tramite un criterio. Se l'amministratore della sicurezza dei documenti abilita le seguenti funzionalità per gli utenti invitati, è possibile disporre dell'autorizzazione necessaria per eseguire le operazioni seguenti:
Documenti Protect utilizzando i criteri di protezione dei documenti.
Creare criteri utente personalizzati da applicare ai documenti.
Invita altri utenti esterni a utilizzare un documento protetto da policy tramite l'aggiunta di tali documenti al criterio.
Inoltre, al momento della registrazione, non è necessario registrarsi nuovamente per utilizzare altri documenti protetti da policy. L'account rimane attivo finché un amministratore dei criteri non lo disabilita o lo elimina.
Se ricevi un documento protetto da policy ma non ricevi un invito e-mail di registrazione, contatta la persona che ti ha inviato il documento per ulteriori informazioni.
Se sei un utente invitato e ricevi un messaggio di registrazione via e-mail da Document Security, puoi registrarti utilizzando l’URL nel messaggio per aprire la pagina di registrazione online. Dopo la registrazione, riceverai un secondo avviso sull’attivazione dell’account.
Dopo la registrazione, la sicurezza dei documenti invia un messaggio e-mail di attivazione. Devi attivare il tuo account utilizzando l’URL nel messaggio. È quindi possibile accedere a Document Security per utilizzare documenti protetti da policy a cui si ha accesso. A seconda delle funzioni abilitate dall'amministratore per gli utenti esterni, è possibile disporre delle autorizzazioni necessarie per creare criteri, applicare criteri ai documenti e aggiungere altri utenti esterni ai criteri.
L’account rimane attivo finché l’amministratore non lo disattiva o lo elimina.
Se dimentichi la password, l'amministratore dei criteri può reimpostarla automaticamente. La reimpostazione di una password genera un messaggio e-mail che ti invita ad accedere utilizzando una password temporanea. Puoi quindi creare una nuova password.
Per informazioni su come contattare un amministratore della sicurezza dei documenti per ottenere una nuova password, controlla l’avviso e-mail di attivazione o altri avvisi dell’organizzazione che ti ha invitato a registrarti.