Crear y administrar directivas creating-and-managing-policies

A directiva define un conjunto de configuraciones de confidencialidad y usuarios que pueden acceder a un documento al que se aplica la política. A conjunto de directivas se usa para agrupar un conjunto de directivas que tienen un propósito comercial común. Estos conjuntos de políticas se ponen a disposición de un subconjunto de usuarios del sistema. Para obtener más información sobre las directivas, consulte Políticas y documentos protegidos por políticas.

Tipos de políticas types-of-policies

La seguridad de los documentos proporciona los siguientes tipos de directivas.

Políticas personales

Los usuarios pueden crear, editar, copiar, eliminar y aplicar sus propias directivas con una configuración adecuada para una situación concreta. Solo la persona que crea una directiva y los administradores pueden acceder a ella. Las políticas personales aparecen en la ficha Mis políticas de la página Políticas.

Los usuarios invitados también pueden crear, editar, copiar y eliminar directivas personales si el administrador habilita esta capacidad.

Políticas compartidas

Los administradores y los coordinadores de conjuntos de políticas crean políticas compartidas basadas en los requisitos de confidencialidad que su organización identifica para diferentes tipos de documentos y usuarios. Las políticas compartidas están incluidas en conjuntos de políticas y están disponibles para todos los usuarios autorizados (editores de documentos, coordinadores de conjuntos de políticas y destinatarios de documentos) para un conjunto de políticas determinado. Los administradores y los coordinadores de conjuntos de políticas pueden habilitar y deshabilitar las directivas compartidas. Las políticas compartidas aparecen en los conjuntos de directivas en la ficha Conjuntos de directivas de la página Directivas.

Al instalar por primera vez la seguridad de los documentos, contiene una directiva compartida, denominada Restringir a todos los principales. Cuando esta directiva se aplica a un documento, cualquier usuario que pueda iniciar sesión en document security puede acceder al documento. Esta directiva se encuentra en el conjunto de directivas denominado Conjunto de directivas globales. De forma predeterminada, esta directiva no está habilitada. Puede habilitarlo si se adapta a las necesidades de su organización.

Políticas generadas automáticamente en Microsoft Outlook

Con Acrobat, puede aplicar directivas a documentos que envíe como archivos adjuntos de correo electrónico en Microsoft Outlook. En Outlook, puede proteger un documento utilizando una directiva existente o utilizando una directiva generada automáticamente que Acrobat genera con la configuración de confidencialidad predeterminada y se aplica al documento adjunto a un mensaje de correo electrónico. (Consulte * Ayuda de Acrobat*.)

Quién puede crear y administrar políticas y conjuntos de políticas who-can-create-and-manage-policies-and-policy-sets

La forma en que interactúa con las políticas y los conjuntos de políticas depende de su función dentro de la organización:

Usuarios: Los usuarios pueden crear, editar y eliminar sus políticas personales. Los usuarios invitados también pueden crear políticas personales si el administrador habilita esta capacidad.

Coordinadores de conjuntos de políticas: Los coordinadores de los conjuntos de políticas pueden crear y administrar políticas compartidas dentro de los conjuntos de políticas donde se designan como coordinadores. Un coordinador de conjuntos de políticas suele ser un especialista de la organización que puede crear mejor las políticas en un conjunto de políticas determinado.

Administradores: Los administradores pueden editar las políticas personales de cualquier usuario. Pueden crear políticas compartidas. También pueden crear, editar y eliminar conjuntos de políticas y designar coordinadores de conjuntos de políticas.

Para obtener más información sobre las distintas funciones de seguridad del documento, consulte Acerca de los usuarios de seguridad de documentos.

Creación y edición de directivas creating-and-editing-policies

Los usuarios pueden crear o editar políticas personales para su propio uso. Los administradores y los coordinadores de conjuntos de políticas pueden crear o editar directivas compartidas para su organización.

Consideraciones para editar políticas considerations-for-editing-policies

Cuando edita una directiva, los cambios afectan a los documentos que la directiva protege actualmente, así como a los documentos que la directiva protege posteriormente. Por ejemplo, si elimina los destinatarios de una directiva que se aplica actualmente a un documento, los destinatarios ya no podrán abrir el documento.

El estado del documento determina cuándo tiene efecto el cambio:

Cuando edita las directivas, se aplican estas restricciones:

Crear o editar una directiva

Usuarios y grupos users-and-groups

En el área Usuarios y grupos , especifique los usuarios que tienen acceso a los documentos protegidos con la directiva. Para cada usuario o grupo que especifique, también debe establecer los privilegios de uso del documento.

Agregar usuario o grupo: Para agregar un usuario o grupo de usuarios, haga clic en Agregar usuario o grupo y, a continuación, haga clic en Búsqueda avanzada para encontrar usuarios o grupos. Los usuarios incluyen a los usuarios internos de su organización y a los usuarios invitados que se han registrado con seguridad de documentos. Cuando selecciona esta opción, aparece la página Agregar usuario o grupo :

Invitar nuevo usuario: Para agregar un usuario invitado, haga clic en Invitar nuevo usuario, escriba la dirección de correo electrónico del usuario en el cuadro que aparece y haga clic en Invitar. Esta opción solo está disponible si el administrador la ha activado. Cuando se añaden nuevos usuarios invitados a una directiva, document security envía un correo electrónico de invitación de registro si los usuarios no están invitados a registrarse. Los usuarios deben utilizar el vínculo del correo electrónico para crear una cuenta y luego deben activarla.

Después de registrarse, los usuarios invitados pueden utilizar documentos protegidos por políticas para los que tienen autorización. Según las capacidades que habilite el administrador, los usuarios externos pueden tener permiso para aplicar directivas a documentos, crear, editar y eliminar directivas, y agregar otros usuarios externos a directivas.

Agregar usuario anónimo: Para permitir el acceso de usuarios anónimos, haga clic en Agregar usuario anónimo. Esta opción solo está disponible si el administrador ha habilitado el acceso de usuario anónimo para la seguridad de documentos. (Consulte Configuración del servidor de seguridad de documentos). Esta opción concede a todos el acceso a los documentos protegidos por esta directiva, independientemente de si tienen una cuenta de seguridad de documento. Si selecciona esta opción, no podrá agregar otros tipos de usuarios a la directiva.

Especificar los permisos del documento para usuarios y grupos specify-the-document-permissions-for-users-and-groups

Puede especificar permisos de documento para un usuario o grupo a la vez, o puede seleccionar varios usuarios y grupos de la lista y cambiar sus permisos mediante las opciones del área de encabezados de columna.

De forma predeterminada, todos los documentos protegidos por políticas tienen un permiso que permite a los usuarios abrirlos mientras están en línea.

La ficha Permisos y opciones se muestra en seguridad del documento.

Estos permisos de documento están disponibles en la ficha Permisos. Puede aplicar estos permisos a los archivos PDF, PTC Pro/E y Microsoft Office.

Imprimir: Permite al usuario imprimir un documento protegido con esta directiva. Para los archivos Office y Pro/E, puede seleccionar la casilla de verificación Imprimir para permitir la impresión, o borrarla para evitar la impresión. Si selecciona la casilla de verificación Mostrar permisos personalizados para PDF , puede seleccionar una de estas opciones:

No permitido: El usuario no puede imprimir el PDF.

Permitido: El usuario puede imprimir el PDF.

Baja resolución. solo: El usuario puede imprimir el PDF a baja resolución.

Modificar: Permite al usuario modificar un documento protegido con esta directiva. Para los archivos Office y Pro/E, puede seleccionar la casilla de verificación Modificar para permitir modificaciones o desactivarla para evitar modificaciones. Si selecciona la casilla de verificación Mostrar permisos personalizados para PDF , puede seleccionar una de estas opciones:

No permitido: El usuario no puede modificar el PDF.

Cualquiera: El usuario puede modificar el PDF.

Colaborar: El usuario puede colaborar con otros mediante las opciones Colaborar de Adobe Acrobat. Este permiso permite que el usuario copie los datos del formulario aunque el permiso Copiar no esté especificado explícitamente en la directiva.

Modificar páginas: El usuario puede agregar y eliminar páginas y editar contenido en el PDF.

Fill & Sign: El usuario puede rellenar los campos del formulario en el PDF y firmarlo.

Copiar: Permite al usuario copiar texto de un documento protegido con esta directiva.

Reader de pantalla: Este permiso se muestra si selecciona la casilla de verificación Mostrar permisos personalizados para PDF . Cuando se selecciona esta opción, Adobe Acrobat tiene permiso para añadir etiquetas temporales al PDF para mejorar su legibilidad con un lector de pantalla.

Estos permisos de documento están disponibles en la ficha Opciones. Puede aplicar estos permisos a los archivos PDF, PTC Pro/E y Microsoft Office:

Sin conexión: Permite al usuario ver un documento sin conexión protegido con esta directiva.

Validez del permiso: Seleccione Permisos siempre válidos o establezca un periodo de validez de permisos del documento. Si selecciona un periodo de validez, haga clic en los iconos del calendario para seleccionar una fecha y utilice las flechas para especificar la hora en formato de 24 horas.

En el caso de las directivas compartidas, los administradores pueden desactivar los siguientes privilegios para el editor del documento (el usuario que aplica la directiva a un documento):

Revocar: Permite que el editor del documento revoque los privilegios de acceso al documento.

Cambiar: Permite que el editor del documento cambie los privilegios de directiva.

Configuración general general-settings

El área Configuración general contiene los siguientes ajustes:

Periodo de validez: Período de tiempo durante el cual los destinatarios autorizados pueden acceder al documento protegido por políticas. Puede elegir entre estas opciones de periodo de validez:

El documento no será válido después de: Se puede acceder al documento durante el número especificado de días a partir de la fecha en que se protegió el documento.

El documento no será válido después de esta fecha: El documento es válido desde la fecha en que se aplica la política al documento hasta la fecha de finalización especificada.

Válido de, a: El documento es válido durante las fechas especificadas. Puede utilizar el calendario para seleccionar una fecha, si corresponde, haciendo clic en el icono de calendario.

El documento siempre es válido: El periodo de validez del documento no caduca.

Auditoría: Habilite o deshabilite la auditoría de los eventos asociados a un documento protegido por políticas. Por ejemplo, la seguridad de los documentos puede registrar eventos como intentos de abrir un documento. Los eventos auditados aparecen en la lista de la página Eventos . Si no selecciona esta opción, document security no registra eventos para documentos asociados a la directiva.

Seguimiento de uso extendido: Habilite o deshabilite el seguimiento de uso extendido. la seguridad del documento admite el seguimiento de eventos de usuario asociados con diversas operaciones realizadas en un archivo de PDF. Se puede acceder al objeto de seguridad del documento mediante un JavaScript. Un clic en un botón, un archivo multimedia que se está reproduciendo o el guardado de un archivo son algunos ejemplos de eventos que se pueden activar desde un PDF protegido por políticas. Con el objeto de seguridad del documento, también se puede recuperar información de usuario. El seguimiento de eventos puede habilitarse desde el servidor de seguridad de documentos a nivel global o a nivel de directiva.

Período de arrendamiento sin conexión automática: El número máximo de días que el destinatario puede utilizar el documento protegido por políticas sin conexión (sin una conexión activa a Internet o a la red). Cuando caduca el periodo de arrendamiento, el destinatario debe sincronizar de nuevo el documento para seguir utilizándolo.

Proveedores de autorización externa external-authorization-providers

Seleccione los proveedores de autenticación externos si ya ha configurado alguno. Se muestran los proveedores disponibles.

Configuración de autenticación authentication-settings

Puede anular la configuración de autenticación que configuró en el servidor y especificar las opciones de autenticación relevantes para esta directiva. Seleccione Omitir configuración de autenticación global y, a continuación, seleccione las opciones de autenticación relevantes para esta directiva. Estas son las opciones de autenticación disponibles:

Permitir autenticación de contraseña de nombre de usuario: Seleccione esta opción para permitir que las aplicaciones cliente utilicen la autenticación de nombre de usuario/contraseña al conectarse al servidor.

Permitir autenticación Kerberos: Seleccione esta opción para permitir que las aplicaciones cliente utilicen la autenticación Kerberos al conectarse al servidor.

Permitir autenticación de certificado de cliente: Seleccione esta opción para permitir que las aplicaciones cliente utilicen la autenticación de certificado al conectarse al servidor.

Permitir autenticación extendida Seleccione para habilitar la autenticación extendida. Al seleccionar esta opción, las aplicaciones cliente pueden utilizar la autenticación extendida. La autenticación extendida proporciona procesos de autenticación personalizados y diferentes opciones de autenticación configuradas en el servidor de seguridad de documentos

Si anula la configuración de autenticación global, puede elegir las opciones de autenticación relevantes para esta directiva. Por ejemplo, si ha habilitado tres opciones de autenticación (nombre de usuario y contraseña, certificado de cliente y autenticación extendida) en el servidor, puede anular esa configuración global y seleccionar solo autenticación extendida para esta directiva. Debe asegurarse de que la opción de autenticación que selecciona aquí ya esté configurada en el servidor. En este ejemplo, no se puede seleccionar Kerberos como opción de autenticación porque no está configurada en el servidor.

Configuración avanzada advanced-settings

El área Configuración avanzada contiene los siguientes ajustes:

Marca de agua dinámica: Seleccione una marca de agua para que se muestre dinámicamente en las páginas de un documento (por ejemplo, cuando un destinatario imprima el documento). Las marcas de agua dinámicas identifican de forma exclusiva un documento, lo que contribuye a garantizar la confidencialidad del documento y a evitar la infracción de los derechos de autor. Por ejemplo, el administrador puede configurar una marca de agua dinámica que muestre la fecha actual, el nombre de usuario o el identificador de la persona que utiliza el documento o el nombre de la política utilizada para protegerlo. Una marca de agua también puede mostrar texto personalizado o elementos gráficos si está configurada. Los administradores configuran las opciones de marcas de agua, y los administradores y usuarios pueden aplicarlas a las políticas.

(Consulte Configuración de marcas de agua dinámicas.)

Si está editando una directiva y el administrador ha eliminado una marca de agua configurada que seleccionó anteriormente para esta directiva, aparecerá una nota en la página Editar directiva . En este caso, si está guardando el documento editado, seleccione una nueva marca de agua si desea que aparezca en el documento.

Usar solo complementos certificados de Acrobat para PDF: Cuando se selecciona para una directiva, esta opción especifica que Acrobat 8.0 y las versiones posteriores deben ejecutarse en modo certificado al abrir documentos protegidos con la directiva. Cuando Acrobat se ejecuta en modo certificado, no carga ningún complemento de terceros.

Seleccione esta opción si le preocupa que un destinatario de un documento escriba un complemento que pueda eludir cualquiera de las protecciones de documento en Acrobat 8.0 y posteriores. No seleccione esta opción si los destinatarios del documento necesitan utilizar complementos de terceros en Acrobat para interactuar con documentos.

Esta opción solo habilita el modo certificado en Acrobat 8.0 o posterior; el administrador debe desactivar el acceso para Acrobat 7.0.

(Consulte Configuración del servidor de seguridad de documentos.)

Esta opción no se aplica a Adobe Reader.

Mensaje de error de acceso denegado: Mensaje que aparece para cualquiera que intente abrir un documento protegido por políticas sin permiso. Este mensaje aparece en Acrobat. Los clientes que no pueden mostrar este mensaje muestran un mensaje predeterminado para indicar que se ha denegado el acceso.

Configuración avanzada inmodificable unchangeable-advanced-settings

El área Configuración avanzada inmodificable contiene las siguientes opciones de configuración. No puede cambiar esta configuración después de guardar la directiva.

Algoritmo de codificación y longitud de clave: Se utiliza para proteger los documentos. Puede elegir entre estas opciones:

Restricciones de documentos: Seleccione los componentes del documento del PDF que desea codificar. Otras aplicaciones cliente cifran todo el documento, pero no los archivos vinculados o incrustados. Puede elegir entre estas opciones:

Habilitar o deshabilitar directivas compartidas enable-or-disable-shared-policies

Para que una directiva compartida esté disponible, el administrador o el coordinador del conjunto de políticas deben habilitarla. Puede habilitar directivas nuevas o directivas deshabilitadas anteriormente. Una directiva compartida que deshabilite seguirá aplicándose a los documentos protegidos con esa directiva.

Aparece una X roja junto a una directiva deshabilitada.

Ver información sobre una directiva view-information-about-a-policy

Con la pestaña Mis políticas , puede buscar políticas personales.

Los conjuntos de directivas que crean los administradores se enumeran en la ficha Conjuntos de directivas de la página Directivas con información sobre el conjunto de directivas, incluido su nombre, la fecha de creación y modificación y una descripción. Haga clic en el nombre de un conjunto de directivas para ver sus detalles. Los coordinadores de conjuntos de políticas que tienen permiso para administrar políticas pueden crear políticas compartidas dentro de un conjunto de políticas en particular.

Cuando crea o edita una directiva, se muestra una página en la que puede configurar detalles como el nombre de la directiva, los niveles de permisos, la configuración de confidencialidad y los destinatarios que desea incluir en la directiva.

El administrador puede configurar las siguientes opciones de confidencialidad para una directiva:

Los usuarios pueden ver las políticas que han creado y las políticas compartidas a las que tienen acceso. Los administradores pueden ver todas las directivas personales y compartidas que se encuentran en seguridad de documentos.

Puede ver información más detallada sobre una directiva que aparece en la lista, incluidos los usuarios o grupos que están incluidos en la directiva y la configuración de confidencialidad especificada para esos usuarios.

Buscar directivas search-for-policies

Los administradores pueden buscar políticas compartidas y políticas personales creadas por otros usuarios.

Copiar una directiva copy-a-policy

Puede copiar una directiva existente y guardarla con un nombre y una descripción nuevos. Copiar directivas es una forma eficaz de crear nuevas directivas mediante la configuración existente.

Los usuarios externos solo pueden copiar directivas si el administrador habilita esta capacidad. Si no puede crear directivas, la opción Copiar no estará disponible.

Eliminar una directiva delete-a-policy

Puede eliminar directivas que haya creado. Los administradores pueden eliminar directivas que cualquier usuario haya creado. Los coordinadores de conjuntos de políticas pueden eliminar directivas en sus conjuntos de políticas. Una directiva que elimine seguirá aplicándose a los documentos protegidos con esa directiva. Puede eliminar varias directivas a la vez.

Los usuarios invitados solo pueden eliminar directivas si el administrador habilita esta capacidad. Si no puede eliminar directivas, la opción eliminar no estará disponible.

Ordenar la lista de directivas sort-the-policy-list

Puede ordenar la lista de directivas por encabezado de columna para encontrar las directivas más fácilmente. Un icono de triángulo junto al encabezado de la columna indica qué columna se utiliza actualmente para ordenar. Un triángulo que señala hacia arriba indica el orden ascendente, mientras que un triángulo que señala hacia abajo indica el orden descendente.