控制對受策略保護文檔的訪問

無論您將受策略保護的文檔分發到多廣,您都可以控制收件人使用這些文檔的方式。

使用「文檔」頁,您可以執行以下任務:

  • 搜索並查看受策略保護文檔的詳細資訊。 您可以查看有關文檔名稱、發佈者名稱、策略名稱和應用策略的日期的資訊。 如果刪除了保護文檔的策略,您也可以在策略名稱下看到已刪除的策略ID。 用戶可以查看和管理自己的受策略保護的文檔。 管理員可以查看和管理所有受策略保護的文檔。
  • 更改應用於文檔的策略的詳細資訊。 用戶可以編輯自己的策略,管理員可以編輯共用策略和個人策略,策略集協調者可以編輯他們具有權限的策略集中的共用策略。 您可以直接從「文檔詳細資訊」頁訪問與文檔關聯的策略。
  • 撤消和恢復對受策略保護文檔的訪問。 管理員可以撤銷和恢復對任何文檔的訪問。 策略集協調員(有權管理文檔)可以撤消和恢復對使用共用策略的策略集的策略保護文檔的訪問。 如果用戶建立了保護文檔的策略,或者該策略是允許此功能的共用策略,則用戶可以撤消對其受策略保護文檔的訪問。
  • 切換應用到文檔的策略。 如果將策略應用到文檔,則用戶可以切換策略(如果他們已建立策略,或者該策略是啟用此功能的共用策略)。 策略集協調器可以從其策略集切換策略。 管理員可以切換應用於任何文檔的策略。

當文檔受策略保護,並且您撤消訪問權限或切換應用的策略時,更改將生效如下:

  • 如果文檔處於聯機狀態,則會立即應用更改,除非用戶已開啟該文檔。 在這種情況下,用戶必須關閉文檔,更改才會生效。
  • 如果收件者離線使用檔案(例如,在筆記型電腦上),變更會在下次收件者借由開啟任何受原則保護的檔案與檔案安全性同步時生效。

查看有關文檔的資訊

對於「文檔」頁上列出的每個文檔,您可以看到文檔名、發佈者名、策略名和文檔受保護的日期。 如果已刪除保護文檔的策略,則該策略ID將列在「策略名稱」下。

您還可以查看有關「文檔詳細資訊」頁上特定文檔的更多詳細資訊(如下所述):

注意

必須使用「文檔詳細資訊」頁上的「策略名稱」連結來訪問在Microsoft Outlook中為附加到電子郵件的文檔的收件人自動生成的策略。 這些原則不會出現在「原則」頁面上。

文檔名稱: 所選文檔的名稱。

文檔ID: 將策略應用於文檔時,文檔安全性指定的唯一標識符。文檔安全性使用此編號來跟蹤文檔。

文檔狀態: 文檔的狀態(例如,活動或撤消)。

發佈者: 將策略附加到文檔的用戶名。

策略名稱: 用於保護文檔的策略的名稱。您可以按一下名稱以開啟原則。 您必須使用此連結來訪問Acrobat為附加到Outlook電子郵件的文檔的收件人生成的策略。 這些策略不會出現在「策略」頁上。

策略類型: 應用於文檔的策略類型。

發佈日期: 將策略應用於文檔的日期。

相關小版本: 如果文檔具有相關小版本,則此項目也會出現在清單中。按一下連結可查看文檔的相關小版本清單。

用戶可以查看其受保護文檔的相關資訊。 管理員可以查看有關任何用戶已使用策略保護的文檔的資訊。 策略集協調者可以查看有關受策略保護的文檔的資訊,使其不受其策略集的保護。

  1. 在文檔安全頁上,按一下「文檔」。
  2. 在文檔清單中,按一下相應的文檔。 將開啟「文檔詳細資訊」頁,顯示有關文檔的詳細資訊。 此頁還提供了用於撤消文檔訪問、切換策略以及查看與此文檔相關的事件的選項。

如果啟用了跟蹤相關小版本,則可以跟蹤不同用戶已保存的文檔的版本。 只有某些應用程式(如PTC Pro/ENGINEER Wildfire)支援此功能。

當多個用戶協作並保存同一文檔的不同版本時,此功能非常有用。 文檔安全可以跟蹤各種迭代;因此,您可以輕鬆查看不同版本的文檔資訊。

如果啟用了此功能,則可以從「文檔」頁查看文檔的相關小版本。

  1. 查看文檔的「文檔詳細資訊」頁。 (請參閱查看有關文檔的資訊。)

  2. 按一下「查看相關小版本」(View Related Iterations)。 只有在啟用功能時,選項才可用。 相關小版本的清單隨即出現。 對於每個小版本,可以查看以下資訊:

    • 迭代: 檔案名。它可能與原始檔案名不同,其結尾處附加了版本號。
    • 發佈者: 原始文檔的發佈者。
    • 建立者: 儲存小版本的使用者。
    • 建立日期: 儲存小版本的日期和時間。
    • 策略: 保護迭代的策略。不同的迭代可以受不同策略的保護。
  3. 要顯示該小版本的「文檔詳細資訊」(Document Detail)頁,請按一下小版本的檔案名。

撤消和恢復對文檔的訪問

您可以撤消並恢復對受策略保護文檔的訪問:

用戶: 可以撤消或恢復對使用其個人策略或共用策略保護的文檔的訪問,其撤消功能已針對應用該策略的用戶啟用。無法撤消對文檔的訪問或切換策略的用戶需要與管理員聯繫。

管理員: 可以撤銷或恢復對任何受策略保護的文檔(包括受個人或共用策略保護的文檔)的訪問權限。如果管理員撤消對受共用策略保護的文檔的訪問,則只有管理員才能恢復該文檔的訪問權限。

策略集協調者: 可以撤消或恢復策略集所保護的文檔的訪問權限。

當您撤消或恢復文檔訪問權限時,此更改將在以下時間生效:

  • 如果文檔處於聯機狀態並關閉狀態,則更改將在下次收件人通過開啟受策略保護的文檔與文檔安全同步時生效。
  • 如果文檔處於聯機狀態並開啟,則更改將在收件人關閉文檔時生效。
  • 如果文檔處於離線狀態(在使用時沒有網際網路連接,例如在筆記型電腦上),則更改將在接收者下次與文檔安全性同步時生效。

撤消對受策略保護文檔的訪問

  1. 在文檔安全頁上,按一下「文檔」。

  2. 選中相應文檔旁邊的複選框,然後按一下「撤消」(Revoke)。 您可以一次撤銷對多個檔案的存取權。

  3. 選擇要向嘗試在撤消文檔後開啟文檔的用戶顯示的消息:

    • 一般訊息: 指出作者撤銷了檔案
    • 已終止的文檔: 表示作者終止了文檔
    • 修訂的文檔:指出作者修訂了該檔案
  4. (可選)如果文檔有較新版本,請輸入URL,然後按一下「測試」以驗證URL。

  5. 按一下「確定」,然後再次按一下「確定」以返回「文檔」頁。

恢復文檔訪問權限

  1. 在文檔安全頁上,按一下「文檔」。
  2. 在文檔清單中,按一下相應的文檔。
  3. 按一下「取消撤銷」 ,然後按一下「確定」。

切換應用到文檔的策略

用戶、策略集協調員和管理員可以切換應用到受策略保護文檔的策略(一次只能將一個策略應用到文檔)。 如果用戶建立了策略,或者該策略是啟用了此功能的共用策略,則用戶可以切換應用到其自身受策略保護文檔的策略。 否則,管理員或策略集協調器必須切換策略。 管理員可以為任何用戶的策略保護文檔切換策略。 策略集協調器可以從其策略集切換策略。

切換策略時,新策略將強制執行如下:

  • 如果文檔處於聯機狀態並關閉狀態,則此更改將通過聯機開啟任何受策略保護的文檔而在接收者下一次與文檔安全同步時生效。
  • 如果文檔處於聯機狀態並開啟,則更改將在用戶關閉文檔時生效。
  • 如果文檔處於離線狀態(在使用時沒有活動的Internet或網路連接,例如在筆記型電腦上),則在用戶下次通過聯機開啟受策略保護的文檔與文檔安全同步時應用更改。
注意

要允許匿名訪問當前沒有此訪問權限的受策略保護文檔,請刪除客戶端應用程式中的現有策略,然後應用允許匿名訪問的策略。 如果切換策略,則用戶仍必須登錄才能訪問該文檔。

  1. 在文檔安全頁上,按一下「文檔」。
  2. 在文檔清單中,按一下相應的文檔。
  3. 按一下「切換策略」。 最多將顯示100個策略的清單。
  4. 如果未顯示所需的策略,請從「查找」清單中選擇「策略名稱」或「策略ID」,鍵入名稱或ID,然後按一下「查找」。
  5. 按一下清單中的新原則。
  6. 按一下「切換策略」,然後按一下「確定」返回「文檔」頁。

搜索文檔

您可以使用清單中可用的日期範圍條件和搜索條件的組合,在「文檔」頁上搜索文檔。 這些標準包括文檔名稱、策略名稱或所有文檔。

有些額外的搜尋選項僅供管理員使用:

文檔ID: 應用策略時,文檔安全性為文檔分配的唯一ID號。

檔案名稱: 檔案的名稱。

發佈者名稱: 將策略附加到文檔的用戶名。您可以從所有網域或指定的網域中選取使用者。

策略ID: 附加到文檔的策略的ID號。

策略名稱: 附加到文檔的策略的名稱。

所有檔案: 受管理員和使用者保護的所有檔案。使用「所有文檔」選項進行搜索可返回一長串文檔。

  1. 在文檔安全頁上,按一下「文檔」。

  2. 在「查找」清單中,選擇所需的搜索標準。

    您可以將條件指定為文檔ID、文檔名稱、發佈者名稱、策略ID、策略名稱或所有文檔。

    如果指定發佈商名稱,請按一下「通訊簿」表徵圖並指定要搜索用戶的域,然後按一下「確定」返回「文檔」搜索頁。

  3. (選用)在「日期」清單中,選取日期範圍選項。 如果您選取「自訂日期」,請在顯示的方塊中輸入yyyy/mm/dd格式的日期,或使用「日期選擇器」來指定日期範圍:

    • 按一下日曆以開啟「日期選擇器」。
    • 使用箭頭來查找年份和月份。
    • 按一下日曆上月份的某天。
    • 按一下「確定」以關閉日期選擇器。
  4. 按一下「查找」。

對文檔清單排序

您可以按列標題對文檔清單進行排序。 欄標題旁的三角形圖示表示目前要排序的欄。 向上指向的三角形表示升序,而向下指向的三角形表示降序。

  1. 在文檔安全頁上,按一下「文檔」。
  2. 按一下適當的欄標題。
  3. 要更改排序順序,請再次按一下列。

將封面添加到受策略保護的文檔

對於大多數非Adobe PDF查看器,如果開啟受文檔安全保護的文檔,則第一頁將顯示為空白頁,或者應用程式將中止,而不開啟文檔。

您可以使用「頁面0(包裝文檔)」支援來允許非Adobe PDF查看器開啟受保護的文檔並在文檔中顯示封面。

注意

在Adobe Reader/Acrobat或行動Reader中檢視這類檔案(包含頁面0)時,受保護的檔案會依預設開啟。

向受策略保護的文檔添加封面

在Workbench中使用下列程式:

Protect檔案(含封面): 使用指定的原則保護PDF檔案,並在檔案中新增封面

解壓受保護的檔案: 從包含封面的PDF檔案中擷取受政策保護的PDF檔案

使用下列檔案安全性API:

protectDocumentWithCoverPage: 使用指定的策略保護給定PDF,並將包含封面的文檔和作為附件的受保護文檔返回
//Create a ServiceClientFactory instance ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Create a RightsManagementClient object RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Reference a PDF document to which a policy is applied FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\testFile.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Reference a Cover Page document FileInputStream coverPageInputStream = new FileInputStream("C:\\CoverPage.pdf"); Document inCoverDoc = new Document(coverPageInputStream); //Create a Document Manager object DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Apply a policy to the PDF document RMSecureDocumentResult rmSecureDocument = documentManager.protectDocumentWithCoverPage( inPDF, "ProtectedPDF.pdf", "PolicySetName", "PolicyName", null, null, inCoverDoc, true); //Retrieve the policy-protected PDF document Document protectPDF = rmSecureDocument.getProtectedDoc(); //Save the policy-protected PDF document File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); protectPDF.copyToFile(myFile); extractProtectedDocument: 提取受保護文檔,該文檔是包含封面的文檔中的附件。使用protectDocumentWithCoverPage方法可建立包含首頁的文檔
//Create a ServiceClientFactory instance ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Create a RightsManagementClient object RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Reference a protected PDF document with a Cover Page FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\policyProtectedDocWithCoverPage.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Create a Document Manager object DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Apply a policy to the PDF document Document extractedDoc = documentManager.extractProtectedDocument(inPDF); //Save the policy-protected PDF document File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); extractedDoc.copyToFile(myFile);

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