Controle de acesso a documentos protegidos por políticas

Você pode controlar a maneira como os recipients usam seus documentos protegidos por políticas, independentemente de quão amplamente você os distribua.

Na página Documentos, é possível realizar as seguintes tarefas:

  • Procure e visualize os detalhes de documentos protegidos por políticas. Você pode ver informações sobre o nome do documento, o nome do editor, o nome da política e a data em que a política foi aplicada. Se a política que protegeu um documento for excluída, você também poderá ver a ID da política excluída sob o nome da política. Os usuários podem visualizar e gerenciar seus próprios documentos protegidos por políticas. Os administradores podem visualizar e gerenciar todos os documentos protegidos por políticas.
  • Altere os detalhes da política aplicada a um documento. Os usuários podem editar suas próprias políticas, os administradores podem editar políticas compartilhadas e pessoais e os coordenadores de conjunto de políticas podem editar políticas compartilhadas nos conjuntos de políticas para os quais têm permissões. Você pode acessar a política associada a um documento diretamente da página Detalhes do documento.
  • Revogar e restabelecer o acesso a um documento protegido por políticas. Os administradores podem revogar e restabelecer o acesso a qualquer documento. Os coordenadores de conjunto de políticas (que têm permissão para gerenciar documentos) podem revogar e restabelecer o acesso a documentos protegidos por políticas que usam políticas compartilhadas de seus conjuntos de políticas. Os usuários podem revogar o acesso a seus documentos protegidos por políticas se tiverem criado a política que está protegendo o documento ou se a política for compartilhada que permita esse recurso.
  • Alterne a política aplicada a um documento. Os usuários que aplicam políticas a documentos podem alternar uma política se ela foi criada ou se é uma política compartilhada que ativa esse recurso. Os coordenadores de definição de políticas podem mudar as políticas dos seus conjuntos de políticas. Os administradores podem alternar as políticas aplicadas a qualquer documento.

Quando um documento é protegido por uma política e você revoga privilégios de acesso ou alterna a política aplicada, as alterações entrarão em vigor da seguinte maneira:

  • Se o documento estiver online, as alterações serão aplicadas imediatamente, a menos que o usuário tenha o documento aberto. Nesse caso, o usuário deve fechar o documento para que as alterações tenham efeito.
  • Se um destinatário estiver usando o documento offline (por exemplo, em um laptop), as alterações entrarão em vigor na próxima vez que o destinatário sincronizar com a segurança do documento, abrindo qualquer documento protegido por política.

Exibir informações sobre um documento

Para cada documento listado na página Documentos, é possível visualizar o nome do documento, o nome do editor, o nome da política e a data em que o documento foi protegido. Se a política que protegeu um documento tiver sido excluída, a ID da política será listada em Nome da Política.

Você também pode exibir mais detalhes, descritos abaixo, sobre um documento específico na página Detalhes do documento:

OBSERVAÇÃO

Você deve usar o link Nome da Política na página Detalhes do Documento para acessar as políticas geradas automaticamente no Microsoft Outlook para destinatários de um documento anexado a uma mensagem de email. Essas políticas não aparecem na página de políticas.

Nome do documento: o nome do documento selecionado.

ID do documento: um identificador exclusivo que a segurança do documento atribui quando uma política é aplicada ao documento. a segurança do documento usa esse número para rastrear o documento.

Status do Documento: Status do documento (por exemplo, ativo ou revogado).

Editor: Nome do usuário que anexou a política ao documento.

Nome da política: o nome da política usada para proteger o documento. Você pode clicar no nome para abrir a política. Você deve usar esse link para acessar as políticas geradas pelo Acrobat para recipients de um documento anexado a uma mensagem de email no Outlook. Essas políticas não aparecem na página Políticas .

Tipo de política: o tipo de política que foi aplicada ao documento.

Data de publicação: a data em que a política foi aplicada ao documento.

Iterações relacionadas: se o documento tiver iterações relacionadas, esse item também aparecerá na lista. Clique no link para exibir a lista de iterações relacionadas do documento.

Os usuários podem exibir informações sobre seus documentos protegidos. Os administradores podem exibir informações sobre documentos que qualquer usuário protegeu com uma política. Os coordenadores do conjunto de políticas podem exibir informações sobre documentos protegidos por políticas a partir de seus conjuntos de políticas.

  1. Na página de segurança do documento, clique em Documentos.
  2. Na lista de documentos, clique no documento apropriado. A página Detalhes do documento é aberta, exibindo informações detalhadas sobre o documento. Esta página também fornece opções para revogar o acesso ao documento, alternar a política e exibir eventos relacionados a este documento.

Se o rastreamento de iterações relacionadas estiver ativado, é possível rastrear versões de um documento que vários usuários salvaram. Esse recurso é suportado apenas por determinados aplicativos, como PTC Pro/ENGINEER Wildfire.

Esse recurso é útil quando vários usuários estão colaborando e salvando diferentes versões do mesmo documento. a segurança do documento pode acompanhar as várias iterações; portanto, você pode exibir facilmente as informações do documento para as diferentes versões.

Se esse recurso estiver ativado, você poderá exibir as iterações relacionadas de um documento na página Documentos .

  1. Exiba a página Detalhes do documento de um documento. (Consulte Exibir informações sobre um documento.)

  2. Clique em Exibir iterações relacionadas. A opção só estará disponível se o recurso estiver ativado. A lista de iterações relacionadas é exibida. Para cada iteração, você pode exibir as seguintes informações:

    • Iteração: O nome do arquivo. Pode ser diferente do nome do arquivo original e tem um número de versão anexado ao final.
    • Editor: o editor do documento original.
    • Criado por: o usuário que salvou a iteração.
    • Data de criação: a data e a hora em que a iteração foi salva.
    • Política: A política que protege a iteração. Diferentes iterações podem ser protegidas por diferentes políticas.
  3. Para exibir a página Detalhes do documento para essa iteração, clique no nome do arquivo de uma iteração.

Revogando e reinstalando o acesso aos documentos

Você pode revogar e restabelecer o acesso a documentos protegidos por políticas:

Usuários: pode revogar ou restabelecer o acesso a documentos que protegem com suas próprias políticas pessoais ou com políticas compartilhadas para as quais o recurso de revogação está habilitado para o usuário que aplica a política. Os usuários que não podem revogar o acesso a um documento ou alternar uma política precisam entrar em contato com o administrador.

Administradores: podem revogar ou restabelecer privilégios de acesso a qualquer documento protegido por políticas, incluindo aqueles protegidos por políticas pessoais ou compartilhadas. Se um administrador revogar o acesso a um documento protegido por uma política compartilhada, somente um administrador poderá restabelecer os privilégios de acesso desse documento.

Coordenadores de conjunto de políticas: podem revogar ou restabelecer privilégios de acesso para documentos protegidos por políticas de seus conjuntos de políticas.

Quando você revoga ou reinstala privilégios de acesso a documentos, a alteração entra em vigor nesses momentos:

  • Se o documento estiver online e fechado, a alteração entrará em vigor na próxima vez que o recipient sincronizar com a segurança do documento abrindo um documento protegido por política.
  • Se o documento estiver online e aberto, a alteração entrará em vigor quando o recipient fechar o documento.
  • Se o documento estiver offline (em uso sem uma conexão com a Internet, como em um laptop), a alteração entrará em vigor na próxima vez que o recipient sincronizar com a segurança do documento.

Revogar acesso a um documento protegido por política

  1. Na página de segurança do documento, clique em Documentos.

  2. Marque a caixa de seleção ao lado do documento apropriado e clique em Revogar. Você pode revogar o acesso a vários documentos de cada vez.

  3. Selecione uma mensagem a ser exibida para os usuários que tentarem abrir o documento depois que ele for revogado:

    • Mensagem geral: indica que o autor revogou o documento
    • Documento encerrado: indica que o autor encerrou o documento
    • Documento revisado: Indica que o autor revisou o documento
  4. (Opcional) Se uma versão mais recente do documento estiver disponível, insira o URL e clique em Testar para verificar o URL.

  5. Clique em OK e em OK novamente para retornar à página Documentos.

Reinstalar privilégios de acesso a documentos

  1. Na página de segurança do documento, clique em Documentos.
  2. Na lista de documentos, clique no documento apropriado.
  3. Clique em Cancelar revogação e em OK.

Alternar uma política aplicada a um documento

Usuários, coordenadores de conjuntos de políticas e administradores podem alternar a política aplicada a um documento protegido por políticas (você pode aplicar somente uma política de cada vez a um documento). Os usuários podem alternar políticas que são aplicadas a seus próprios documentos protegidos por políticas se tiverem criado a política ou se a política for compartilhada e tiver esse recurso ativado. Caso contrário, o administrador ou o coordenador do conjunto de políticas deve mudar a política. Os administradores podem alternar políticas para quaisquer documentos protegidos por políticas de usuários. Os coordenadores de definição de políticas podem mudar as políticas dos seus conjuntos de políticas.

Quando você alterna uma política, a nova política é aplicada da seguinte maneira:

  • Se o documento estiver online e fechado, a alteração entrará em vigor na próxima vez que o recipient sincronizar com a segurança do documento, abrindo qualquer documento protegido por política online.
  • Se o documento estiver online e aberto, a alteração entrará em vigor quando o usuário fechar o documento.
  • Se o documento estiver offline (em uso sem uma conexão ativa de Internet ou rede, como em um laptop), a alteração será aplicada na próxima vez que o usuário sincronizar com a segurança do documento, abrindo um documento protegido por política online.
OBSERVAÇÃO

Para permitir o acesso anônimo a um documento protegido por políticas que atualmente não tem esse acesso, remova a política existente no aplicativo cliente e aplique uma política que permita acesso anônimo. Se você alternar a política, os usuários ainda deverão fazer logon para acessar o documento.

  1. Na página de segurança do documento, clique em Documentos.
  2. Na lista de documentos, clique no documento apropriado.
  3. Clique em Alternar política. Uma lista de até 100 políticas é exibida.
  4. Se a política desejada não for exibida, selecione Nome da política ou ID da política na lista Localizar, digite o nome ou ID e clique em Localizar.
  5. Clique em uma nova política na lista.
  6. Clique em Alterar política e em OK para retornar à página Documentos.

Procurar um documento

Você pode pesquisar documentos na página Documentos usando uma combinação dos critérios do intervalo de datas e dos critérios de pesquisa que estão disponíveis na lista. Esses critérios incluem o nome do documento, o nome da política ou todos os documentos.

Algumas opções de pesquisa adicionais estão disponíveis apenas para administradores:

ID do documento: número de ID exclusivo que a segurança do documento atribui ao documento quando a política é aplicada.

Nome do documento: Nome do documento.

Nome do editor: Nome do usuário que anexou a política ao documento. Você pode selecionar o usuário de todos os domínios ou de um domínio especificado.

ID da política: número da ID da política anexada ao documento.

Nome da política: Nome da política anexada ao documento.

Todos os documentos: todos os documentos protegidos por administradores e usuários. O uso da opção Todos os documentos para pesquisar pode retornar uma longa lista de documentos.

  1. Na página de segurança do documento, clique em Documentos.

  2. Na lista Localizar, selecione os critérios de pesquisa necessários.

    Você pode especificar os critérios como ID do documento, nome do documento, nome do editor, ID da política, nome da política ou todos os documentos.

    Se você especificar o nome do editor, clique no ícone Catálogo de Endereços e especifique o domínio em que deseja pesquisar o usuário, e clique em OK para retornar à página de pesquisa Documentos.

  3. (Opcional) Na lista Data, selecione uma opção de intervalo de datas. Se você selecionar Datas personalizadas, digite a data no formato aaaa/mm/dd nas caixas que aparecem ou use o Seletor de datas para especificar o intervalo de datas:

    • Clique no calendário para abrir o Seletor de datas.
    • Use as setas para encontrar um ano e mês.
    • Clique em um dia do mês no calendário.
    • Clique em OK para fechar o Seletor de datas.
  4. Clique em Localizar.

Classifique a lista de documentos

Você pode classificar a lista de documentos por cabeçalho de coluna. Os ícones de triângulo ao lado do cabeçalho da coluna indicam qual coluna está sendo usada para classificar no momento. Um triângulo apontando para cima indica ordem crescente, enquanto um triângulo apontando para baixo indica ordem decrescente.

  1. Na página de segurança do documento, clique em Documentos.
  2. Clique no cabeçalho apropriado da coluna.
  3. Para alterar a ordem de classificação, clique na coluna novamente.

Adicionar a folha de rosto aos documentos protegidos por política

No caso da maioria dos visualizadores que não são da Adobe PDF, se você abrir um documento protegido pela segurança do documento, a primeira página será exibida como uma página em branco ou o aplicativo será abortado sem abrir o documento.

Você pode usar o suporte para Página 0 (Documento do Wrapper) para permitir que visualizadores que não sejam Adobe PDF abram um documento protegido e exibam uma página de capa no documento.

OBSERVAÇÃO

Ao visualizar esses documentos (contendo uma Página 0) no Adobe Reader/Acrobat ou no Mobile Reader, o documento protegido é aberto por padrão.

Para adicionar a folha de rosto a um documento protegido por política

Use os seguintes processos no workbench:

Documento Protect com página de capa: protege um documento PDF com a política especificada e adiciona uma página de capa ao documento

Extrair documento protegido: extrai o documento PDF protegido por política do documento PDF com a folha de rosto

Use as seguintes APIs de segurança de documento:

secureDocumentWithCoverPage: protege um determinado PDF com a política especificada e retorna um documento com uma folha de rosto e o documento protegido como um anexo
//Create a ServiceClientFactory instance ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Create a RightsManagementClient object RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Reference a PDF document to which a policy is applied FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\testFile.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Reference a Cover Page document FileInputStream coverPageInputStream = new FileInputStream("C:\\CoverPage.pdf"); Document inCoverDoc = new Document(coverPageInputStream); //Create a Document Manager object DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Apply a policy to the PDF document RMSecureDocumentResult rmSecureDocument = documentManager.protectDocumentWithCoverPage( inPDF, "ProtectedPDF.pdf", "PolicySetName", "PolicyName", null, null, inCoverDoc, true); //Retrieve the policy-protected PDF document Document protectPDF = rmSecureDocument.getProtectedDoc(); //Save the policy-protected PDF document File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); protectPDF.copyToFile(myFile); extractProtectedDocument: Extrai o documento protegido que é um anexo no documento com a folha de rosto. O documento com a folha de rosto pode ser criado usando o método secureDocumentWithCoverPage
//Create a ServiceClientFactory instance ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Create a RightsManagementClient object RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Reference a protected PDF document with a Cover Page FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\policyProtectedDocWithCoverPage.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Create a Document Manager object DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Apply a policy to the PDF document Document extractedDoc = documentManager.extractProtectedDocument(inPDF); //Save the policy-protected PDF document File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); extractedDoc.copyToFile(myFile);

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