サーバー設定ページから、forms ワークフローの様々な設定にアクセスできます。
Forms サーバーの電子メールアカウントを指定できます。この電子メールアカウントを通じて、AEM Forms ユーザーおよび管理者に電子メールメッセージの送信が行われます。これらの電子メールは、完了する必要があるタスクをユーザーに通知したり、タスクが期限切れになったことをユーザーに通知したり、発生したプロセスエラーを管理者に通知したりする際に使用されます。
AEM Forms とユーザーの間で電子メールメッセージを送信できるようにするには、電子メールの設定ページで送信メールの設定を行います。送信メールは、SMTP サーバーを使用する必要があります。
AEM forms でユーザーからの電子メールメッセージを受信して処理するには、タスクの完了サービスの電子メールエンドポイントを作成します。(Complete Task サービス用の電子メールエンドポイントの作成を参照)。
設計および実装するプロセスで電子メールが不要な場合は、電子メールの設定ページのオプションを設定する必要はありません。
管理コンソールで、サービス/forms ワークフロー/サーバー設定/電子メールの設定をクリックします。
「送信メッセージを有効化」を選択します。
「SMTP サーバー」ボックスに、電子メールサーバーの名前または IP アドレスを入力します。forms ワークフローからのすべての電子メール通知メッセージが、この電子メールサーバーから送信されます。
「ユーザー名」ボックスと「パスワード」ボックスに、SMTP サーバーが認証を要求する場合に使用するログイン名とパスワードを入力します。匿名ログインを許可する場合は、これらを空白のままにします。
「電子メールアドレス」ボックスに、forms ワークフローが送信する電子メールの返信者アドレスとして使用する電子メールアドレスを入力します。
Micfosoft Exchange Server を使用していて、電子メールアドレスが無効なアドレスの場合、Micfosoft Exchange Server は電子メールを配信リストに送信できません。この問題を解決するには、Microsoft Exchange Server 上の配信リスト毎に「外部コミュニケーションを有効化」オプションを選択します。
「保存」をクリックします。
間違った情報を入力した場合は、「キャンセル」をクリックして、前に表示したページに戻ります。
AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。
デフォルトでは、AEM forms によって送信される電子メールは Flex Workspace(JEE 上の AEM forms では廃止されています)へのリンクを含みます。AEM forms によって送信される電子メールが AEM Forms Workspace へのリンクを含むように設定できます。Flex Workspace(JEE 上の AEM forms では廃止されています)を上回る AEM Forms Workspace のメリットについて詳しくは、こちらの記事を参照してください。
管理コンソールで、ホーム/サービス/forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。
タスクの割り当てテンプレートを開きます。
タスク通知のテンプレートを次のとおりに設定します。 https://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@
https://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@
タスク通知ページでは、forms ワークフローがユーザーとグループに送信する電子メール通知を生成する際に使用するテンプレートを設定できます。forms ワークフロー変数を使用して、通知をカスタマイズおよび書式化できます。
ユーザーとグループには、次の種類の通知を設定できます。
グループへの電子メール通知を生成するには、User Management でそのグループの電子メールアドレスを指定しますForms Workflow によって電子メール通知がグループに送信されると、そのグループ内の、電子メールアドレスが指定されている各メンバーがその電子メール通知を受け取ります。電子メール通知を受信したグループのメンバーがタスクを要求する場合、その電子メール通知に記載されている要求リンクをクリックして、Workspace のタスクの詳細ページを開く必要があります。メンバーは、このページから、作業項目を要求または要求して開くことができます。
AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。
タスク完了のデッドラインが近づいてきたら、割り当てられているユーザーまたはグループにリマインダー通知を送信することができます。リマインダー通知の正確な送信時刻を決定するルールは、プロセス開発者が決定します。
ユーザーまたはグループにタスクが割り当てられたときに、それぞれにタスクの割り当て通知を送信することができます。
割り当てられたタスクの実行デッドラインを過ぎた場合、ユーザーおよびグループにデッドライン通知を送信することができます。ユーザーは割り当てられたタスクを実行できないので、デッドライン通知は情報を提供するためのものに過ぎません。
人間中心のプロセスで送信されたすべての電子メールで、DO NOT DELETE 追跡タグを非表示にするよう電子メールを設定できます。
forms ワークフローが、管理者に送信される電子メール通知を生成する際に使用するテンプレートを設定できます。
管理者には、次の種類の通知を設定できます。
ブランチが停止した場合(意図的またはエラーが原因で停止した場合)、管理者または問題を調査できる別のユーザーに電子メール通知を送信することができます。
操作が停止した場合(意図的またはエラーが原因で停止した場合)、管理者または問題を調査できる別のユーザーに電子メール通知を送信することができます。
タスク通知ページと管理者通知ページには、次に示すような、通知メッセージをカスタマイズするための様々な機能があります。
通知テンプレート領域はリッチテキストエディターなので、これを使用して電子メール通知メッセージの HTML を生成することができます。「通知テンプレート」ボックスの下に、フォントと段落の書式設定オプションがあります。フォントタイプ、サイズ、スタイル、カラーのほか、段落の配置と箇条書きについてのオプションがあります。
タスク通知の場合のみ、Forms ワークフローには事前定義された 2 つの URL 設定が表示されます。これらの設定を URL 生成リストから「通知テンプレート」ボックスにドラッグしてカスタマイズすることができます。
OpenTask は、「リマインダー」と「タスクの割り当て」の通知タイプで使用できます。この URL は Workspace 内のタスクへのリンクで、ユーザーは電子メール通知からタスクに簡単にアクセスできます。OpenTask URL を「通知テンプレート」ボックスにドラッグすると、URL は次の形式で表示されます。
https://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@
ClaimTask は、「グループ - リマインダー」および「グループ - タスクの割り当て」の通知タイプで使用できます。この URL は Workspace のタスクの詳細ページへのリンクです。このページから、ユーザーは作業項目を要求または要求して開くことができます。ClaimTask URL を「通知テンプレート」ボックスにドラッグすると、URL は次の形式で表示されます。
https://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@
AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。
ソリューションをクラスター環境にデプロイする場合は、@@notification-host@@
をクラスターアドレスに置き換えます。
<
PORT >
はアプリケーションサーバーの HTTP リスナーのポート番号です。サポートされるアプリケーションサーバーのデフォルトの HTTP リスナーポートは、以下のとおりです。
JBoss: 8080
Oracle WebLogic Server: 7001
IBM WebSphere: 9080
これらの URL を正しく機能させるには、<
PORT >
を環境に適したポート番号に置き換えます。
Forms 以外のカスタム Web アプリケーションを使用して、タスクへのアクセスをユーザーに提供する場合は、そのカスタムアプリケーションに適した URL 形式を使用する必要があります。
変数選択リストには便利な変数があり、「件名」ボックスまたは「通知テンプレート」ボックスにドラッグアンドドロップできます。「件名」ボックスまたは「通知テンプレート」ボックスに変数をドロップすると、実際の Forms ワークフローの変数名の両端に 2 つの @ 記号が付いたものに変わります(「@@taskid@@
.@@」など)。
ユーザーまたはグループへのリマインダー、タスクの割り当て、およびデッドラインの場合、「件名」ボックスと「通知テンプレート」ボックスで以下の変数を使用できます。
description Workbench 内のプロセスのユーザー手順で定義された説明プロパティの内容。ユーザー手順は、開始ポイント、タスクの割り当て操作、または複数のタスクの割り当て操作です。
instructions Workbench 内のプロセスのユーザー手順で定義された、タスクの手順プロパティの内容。
notification-host AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。
process-name プロセスの名前。
operation-name 手順の名前。
taskid 現在のタスクの一意の ID。
actions 受信者がクリックできる有効なルート(承認、却下など)の番号付きリストを作成します。
グループリマインダー、グループタスクの割り当て、グループのデッドラインの場合、次の変数も使用できます。
group-name 作業項目に割り当てられたグループの名前。
変数に値が設定されていない場合は、何も返されません。
停止したブランチの場合は、次の変数を「件名」ボックスおよび「通知テンプレート」ボックスで使用できます。
branch-id 分岐の識別子。
process-id プロセスインスタンスの識別子。
notification-host AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。
停止した操作の場合は、次の変数を「件名」ボックスおよび「通知テンプレート」ボックスで使用できます。
action-id 操作の識別子。
branch-id 分岐の識別子。
process-id プロセスインスタンスの識別子。
notification-host AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。
タスクの割り当て通知の「件名」ボックスに、次のテキストを入力するとします。
Please complete task @@taskid@@
タスク 376 が割り当てられると、ユーザーは次の件名のメールを受け取ります。
Please complete task 376
停止したブランチの通知の「通知テンプレート」ボックスに、次のテキストを入力するとします。
Branch @@branch-id@@ has stalled! You have received this notification from @@notification-host@@.
ブランチ番号が 4868 で、サーバー名が ServerXYZ
の場合、管理者は次の内容の電子メールを受け取ります。
Branch 4868 has stalled! You have received this notification from ServerXYZ.
オプションで提供されるモジュールである Business Activity Monitoring(BAM)では、操作と主要なパフォーマンスインジケーターのリアルタイムでの表示を可能にする、一連の操作ダッシュボードを使用できます。
BAM の設定ページでは、BAM を実行するサーバーへの接続を設定して、プロセス関連のイベントを追跡し、そのサーバーに送信できます。