La página Ajustes del servidor proporciona acceso a varias opciones de configuración para el flujo de trabajo de formularios:
Puede especificar una cuenta de correo electrónico para el servidor de formularios, a través del cual se envían mensajes de correo electrónico a los usuarios y administradores de formularios AEM. Estos mensajes de correo electrónico se utilizan para notificar y recordar a los usuarios las tareas que deben completar, notificar al usuario las tareas que han alcanzado un plazo y notificar al administrador los errores de proceso que se produzcan.
Para habilitar el envío de mensajes de correo electrónico entre AEM formularios y usuarios, configure la configuración de correo electrónico saliente en la página Configuración de correo electrónico. El correo electrónico saliente debe utilizar un servidor SMTP.
Para permitir que AEM formularios reciban y gestionen mensajes de correo electrónico entrantes de los usuarios, cree un extremo de correo electrónico para el servicio de Tarea completa. (Consulte Creación de un extremo de correo electrónico para el servicio de Tarea completa).
Si los procesos están diseñados e implementados sin necesidad de enviar un correo electrónico, no es necesario configurar ninguna de las opciones de la página Configuración de correo electrónico.
En la consola de administración, haga clic en Servicios > Flujo de trabajo de formularios > Configuración del servidor > Configuración de correo electrónico.
Seleccione Habilitar mensajes salientes.
En el cuadro Servidor SMTP, escriba el nombre del servidor de correo electrónico o la dirección IP. Todos los mensajes de correo electrónico de notificación del flujo de trabajo de formularios se envían desde este servidor de correo electrónico.
En los cuadros Nombre de usuario y Contraseña, escriba el nombre de inicio de sesión y la contraseña que se utilizarán cuando el servidor SMTP requiera autenticación. Déjelas en blanco si se permite el inicio de sesión anónimo.
En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico que desea utilizar como dirección de retorno para los mensajes de correo electrónico que envía el flujo de trabajo de formularios.
Si utiliza Microsoft Exchange Server y la dirección de correo electrónico no es válida, el servidor de Microsoft Exchange no puede enviar un correo electrónico a las Listas de distribución. Para resolver el problema, seleccione la opción Habilitar comunicación externa por separado para cada Lista de distribución en el servidor de Microsoft Exchange.
Haga clic en Guardar.
Si introduce información incorrecta, puede hacer clic en Cancelar para volver a la página mostrada anteriormente.
Flex Workspace está obsoleto para AEM versión de formularios.
De forma predeterminada, los correos electrónicos enviados por AEM formularios contienen vínculos a Flex Workspace (obsoleto para AEM formularios en JEE). Puede configurar AEM formularios para enviar correos electrónicos con vínculos a AEM Forms Workspace. Para obtener más información sobre las ventajas de AEM Forms Workspace sobre (obsoleto para formularios AEM en JEE) Flex Workspace, consulte este artículo.
En la consola de administración, haga clic en Inicio > Servicios > Flujo de trabajo de formularios > Configuración del servidor > Notificaciones de Tarea.
Abra la plantilla de asignación de tareas.
Defina la plantilla de las notificaciones de tarea de la siguiente manera: https://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@
https://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@
En la página Notificación de Tarea, puede configurar plantillas que el flujo de trabajo de formularios utilizará para generar las notificaciones por correo electrónico que se envían a usuarios y grupos. Puede personalizar y dar formato a las notificaciones mediante variables de flujo de trabajo de formularios.
Puede configurar los siguientes tipos de notificaciones para usuarios y grupos:
Para generar notificaciones por correo electrónico para un grupo, especifique una dirección de correo electrónico para el grupo en Administración de usuarios. Cuando el flujo de trabajo de formularios envía una notificación por correo electrónico a un grupo, cada miembro del grupo que tenga una dirección de correo electrónico especificada recibe la notificación por correo electrónico. Cuando un miembro del grupo recibe una notificación por correo electrónico y desea solicitar la tarea, debe hacer clic en el vínculo de la notificación por correo electrónico, que abre la página de detalles de la tarea en Workspace. Desde allí, el miembro puede reclamar o reclamar y abrir el elemento de trabajo.
Flex Workspace está obsoleto para AEM versión de formularios.
Puede enviar notificaciones de recordatorio al usuario o grupo asignado cuando se aproxime la fecha límite para completar una tarea. El desarrollador del proceso determina las reglas para determinar exactamente cuándo se envía una notificación de recordatorio.
Puede enviar notificaciones de asignación de tareas a un usuario o grupo cuando se les asigne una tarea.
Puede enviar notificaciones de fecha límite a usuarios y grupos cuando haya transcurrido el plazo para actuar en función de una tarea asignada. Una notificación de fecha límite suele ser informativa porque el usuario ya no puede actuar en la tarea asignada.
Puede configurar el correo electrónico para que se oculte en la etiqueta de seguimiento DO NOT DELETE en todos los correos electrónicos enviados en un proceso centrado en el ser humano. Para obtener más información, consulte Cómo ocultar la etiqueta 'DO-NOT-DELETE' con CSS
Puede configurar plantillas que el flujo de trabajo de formularios utilizará para generar las notificaciones por correo electrónico que se envían a los administradores.
Los administradores pueden configurar los siguientes tipos de notificaciones:
Si una rama se detiene (deja de continuar deliberadamente o debido a un error), puede enviar una notificación por correo electrónico a un administrador u otro usuario, que luego puede investigar el problema.
Si una operación se detiene (deja de continuar deliberadamente o debido a un error), puede enviar una notificación por correo electrónico a un administrador u otro usuario, que puede investigar el problema.
Las páginas Notificaciones de Tarea y Notificaciones al administrador proporcionan varias funciones que le permiten personalizar los mensajes de notificación:
El área Plantilla de notificación es un editor de texto enriquecido que permite generar HTML para los mensajes de notificación por correo electrónico. Proporciona opciones de formato de fuente y párrafo, que se encuentran debajo del cuadro Plantilla de notificación. Las opciones incluyen tipo de fuente, tamaño, estilo y color, así como alineación de párrafo y viñetas.
Solo para notificaciones de Tarea, el flujo de trabajo de Forms incluye dos configuraciones de URL predefinidas que puede arrastrar desde la lista de generación de direcciones URL al cuadro Plantilla de notificación y, a continuación, personalizar:
OpenTask está disponible para los tipos de notificación Reminder y Asignación de Tarea. Esta URL proporciona un vínculo a la tarea en Workspace, lo que permite al usuario acceder rápidamente a la tarea desde la notificación por correo electrónico. Cuando arrastra la dirección URL OpenTask al cuadro Plantilla de notificación, la dirección URL tiene el siguiente formato:
https://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@
ClaimTask está disponible para los tipos de notificación Grupo - Recordatorio y Grupo - Asignación de Tarea. Esta URL proporciona un vínculo a la página de detalles de tarea en Workspace, donde el usuario puede reclamar o reclamar y abrir el elemento de trabajo. Cuando arrastra la URL de ClaimTask al cuadro Plantilla de notificación, la URL tiene el siguiente formato:
https://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@
Flex Workspace está obsoleto para AEM versión de formularios.
Si la solución está implementada en un entorno agrupado, reemplace @@notification-host@@
por la dirección del clúster.
<
** >
PORT es el número de puerto del listener HTTP para el servidor de aplicaciones. El puerto de escucha HTTP predeterminado para los servidores de aplicaciones admitidos es el siguiente:
JBoss: 8080
Oracle WebLogic Server: 7001
IBM WebSphere: 9080
Para que estas direcciones URL funcionen correctamente, reemplace <
PORT >
por el número de puerto adecuado para su entorno.
Si está utilizando una aplicación web personalizada que no sea Forms para proporcionar a los usuarios acceso a las tareas, debe utilizar en su lugar un formato URL adecuado para la aplicación personalizada.
La lista Selector de variables proporciona variables útiles que puede arrastrar y soltar en los cuadros Asunto o Plantilla de notificación. Cuando se coloca una variable en los cuadros Asunto o Plantilla de notificación, cambia al nombre real de la variable de flujo de trabajo de formularios con dos símbolos @ a ambos lados, por ejemplo, @@taskid@@
.
Para recordatorios, asignaciones de tarea y plazos para usuarios y grupos, puede utilizar las siguientes variables en los cuadros Asunto y Plantilla de notificación:
descriptionEl contenido de la propiedad Description, tal como se define en el paso del usuario (punto de inicio, operación Asignar Tarea o operación Asignar varias Tareas) del proceso en Workbench.
InstruccionesEl contenido de la propiedad Instrucciones de Tarea, tal como se define en el paso del usuario del proceso en Workbench.
notification- hostEl nombre de host del servidor de aplicaciones de formularios AEM.
process- name El nombre del proceso.
operation- name El nombre del paso.
taskidEl identificador único de la tarea actual.
accionesProduce una lista numerada de rutas válidas (por ejemplo, Aprobar, Rechazar) en las que el destinatario puede hacer clic.
Además, para recordatorios de grupo, asignaciones de tarea de grupo y fechas límite de grupo, también puede utilizar:
group- name El nombre del grupo al que se asigna el elemento de trabajo.
Si una variable no tiene ningún valor, no se devuelve nada.
En el caso de las ramas paralizadas, puede utilizar las siguientes variables en los cuadros Asunto y Plantilla de notificación:
branch- idIdentificador de rama.
process- idIdentificador de instancia de proceso.
notification- hostEl nombre de host del servidor de aplicaciones de formularios AEM.
Para las operaciones paralizadas, puede utilizar las siguientes variables en los cuadros Asunto y Plantilla de notificación:
action- idIdentificador de la operación.
branch- idIdentificador de rama.
process- idIdentificador de instancia de proceso.
notification- hostEl nombre de host del servidor de aplicaciones de formularios AEM.
Si escribe el siguiente texto en el cuadro Asunto para las notificaciones de asignación de Tarea:
Please complete task @@taskid@@
El usuario recibe un mensaje de correo electrónico con el siguiente asunto si se les asigna la tarea 376:
Please complete task 376
Si escribe el siguiente texto en el cuadro Plantilla de notificación para las notificaciones de ramificación paralizada:
Branch @@branch-id@@ has stalled! You have received this notification from @@notification-host@@.
El administrador recibe un mensaje de correo electrónico que contiene el siguiente contenido si el número de ramificación es 4868 y el nombre del servidor es ServerXYZ
:
Branch 4868 has stalled! You have received this notification from ServerXYZ.
El Monitoreo de la Actividad del negocio, un módulo opcional, proporciona un conjunto de paneles operacionales que proporcionan visibilidad en tiempo real de sus operaciones e indicadores de rendimiento clave.
En la página Configuración de BAM, configure las conexiones al servidor que ejecuta BAM para que los eventos relacionados con el proceso se puedan rastrear y transmitir a ese servidor.