Uso do Adobe Sign em um formulário adaptável

Habilite fluxos de trabalho de assinatura eletrônica (Adobe Sign) para um formulário adaptável para automatizar fluxos de trabalho de assinatura, simplificar processos de assinatura única e múltipla e assinar eletronicamente formulários de dispositivos móveis.

O Adobe Sign habilita fluxos de trabalho de assinatura eletrônica para formulários adaptáveis. As assinaturas eletrônicas melhoram os fluxos de trabalho para processar documentos para áreas legais, de vendas, de folha de pagamento, de gerenciamento de recursos humanos e outras.

Em um cenário típico de Adobe Sign e formulários adaptáveis, um usuário preenche um formulário adaptável para se candidatar a um serviço. Por exemplo, um pedido de hipoteca e de cartão de crédito requer assinaturas legais de todos os mutuários e co-requerentes. Para ativar workflows de assinatura eletrônica para cenários semelhantes, você pode integrar o Adobe Sign com o AEM Forms. Mais alguns exemplos são: você pode usar o Adobe Sign para:

  • Feche negócios de qualquer dispositivo com processos de proposta, cotação e contrato totalmente automatizados.
  • Termine os processos de recurso humano mais rapidamente e dê aos seus funcionários as experiências digitais.
  • Reduza mais rapidamente os tempos de ciclo do contrato e integre seus fornecedores.
  • Crie workflows digitais que automatizam processos comuns.

A integração do Adobe Sign com o AEM Forms é compatível com:

  • Fluxos de trabalho de assinatura de um e vários usuários
  • Fluxos de trabalho de assinatura sequenciais e simultâneos
  • Experiências de assinatura no formulário e fora do formulário
  • Assinar formulários como um usuário anônimo ou conectado
  • Processos de assinatura dinâmica (integração com o fluxo de trabalho do AEM Forms)
  • Autenticação por meio de uma base de conhecimento, telefone e perfis sociais

Saiba mais sobre as práticas recomendadas de uso do Adobe Sign com formulários adaptáveis para criar experiências de assinatura melhores.

Pré-requisitos

Antes de usar o Adobe Sign em um formulário adaptável:

  • Verifique se o serviço de nuvem da AEM Forms está configurado para usar o Adobe Sign. Para obter detalhes, consulte Integrar o Adobe Sign com o AEM Forms.
  • Mantenha a lista de signatários pronta. Você precisa de pelo menos um endereço de email para cada assinante.

Configurar o Adobe Sign para um formulário adaptável

Execute as seguintes etapas para configurar o Adobe Sign para um formulário adaptável:

  1. Editar propriedades de formulário adaptável para sinal de Adobe

  2. Adicionar campos Adobe Sign a um formulário adaptável

  3. Ativar o Adobe Sign para um formulário adaptável

  4. Selecione Adobe Sign Cloud Service para um formulário adaptável

  5. Adicionar signatários do Adobe Sign a um formulário adaptável

  6. Selecione Enviar ação para um formulário adaptável

assinante-detalhes

Editar propriedades de formulário adaptável para Adobe Sign

Configure as propriedades de formulário adaptável para o Adobe Sign para um formulário adaptável existente ou novo.

Crie um formulário adaptável para Adobe Signal descreve as etapas para criar um formulário adaptável básico. Consulte Criação de um formulário adaptável para obter outras opções disponíveis ao criar um formulário adaptável.

Criar um formulário adaptável para o Adobe Sign

Execute as seguintes etapas para criar um formulário adaptável para o Adobe Sign:

  1. Navegue até Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documents.

  2. Toque em Criar e selecione Formulário adaptável. Uma lista de modelos é exibida. Selecione o modelo e toque em Next.

  3. Na guia Basic:

    1. Especifique o Nome e Título para o formulário adaptável.

    2. Selecione o contêiner de configuração criado ao configurar o Adobe Sign com AEM Forms.

      OBSERVAÇÃO

      A lista suspensa Adobe Sign Cloud Service exibe os serviços de nuvem configurados no contêiner de configuração selecionado neste campo. A lista suspensa Adobe Sign Cloud Service está disponível na seção Electronic Signature das propriedades do formulário adaptável ao selecionar a opção Ativar Adobe Sign.

  4. Na guia Modelo de formulário, selecione uma das seguintes opções:

    • Selecione a opção Associar modelo de formulário como o modelo de Documento de registro e selecione um modelo de Documento de registro. Se você usar um formulário adaptável baseado em modelo de formulário, os documentos enviados para assinatura exibirão apenas os campos que se baseiam no modelo de formulário associado. Não exibe todos os campos do formulário adaptável.
    • Selecione a opção Generate Document of Record. Se você usar uma opção Documento de registro ativada no formulário adaptável, o documento enviado para assinatura exibirá todos os campos do formulário adaptável.
  5. Toque em Criar. É criado um formulário adaptável habilitado para assinatura, que pode ser usado para adicionar campos Adobe Sign.

Editar um formulário adaptável para Adobe Sign

Execute as seguintes etapas para usar o Adobe Sign em um formulário adaptável existente:

  1. Navegue até Adobe Experience Manager > Forms> Forms & Documents.

  2. Selecione o formulário adaptável e toque em Propriedades.

  3. Na guia Basic, selecione o contêiner de configuração criado ao configurar o Adobe Sign com o AEM Forms.

  4. Na guia Modelo de formulário, selecione uma das seguintes opções:

    • Selecione a opção Associar modelo de formulário como o modelo de Documento de registro e selecione um modelo de Documento de registro. Se você usar um formulário adaptável baseado em modelo de formulário, os documentos enviados para assinatura exibirão apenas os campos que se baseiam no modelo de formulário associado. Não exibe todos os campos do formulário adaptável.
    • Selecione a opção Generate Document of Record. Se você usar uma opção Documento de registro ativada no formulário adaptável, o documento enviado para assinatura exibirá todos os campos do formulário adaptável.
  5. Toque em Salvar e fechar. O formulário adaptável está habilitado para o Adobe Sign.

Adicionar campos Adobe Sign a um formulário adaptável

O Adobe Sign tem vários campos que podem ser colocados em um formulário adaptável. Esses campos aceitam vários tipos de dados, como assinaturas, iniciais, empresa ou título, e ajudam a coletar informações adicionais durante a assinatura, juntamente com as assinaturas. Você pode usar o componente Adobe Sign Block para colocar campos Adobe Sign em vários locais em um formulário adaptável.

Execute as etapas a seguir para adicionar campos a um formulário adaptável e personalizar várias opções relacionadas a esses campos:

  1. Arraste e solte o componente Adobe Sign Block do navegador de componentes para o formulário adaptável. O componente Adobe Sign Block tem todos os campos Adobe Sign compatíveis. Por padrão, ele adiciona um campo Signature ao formulário adaptável.

    sign-block

    Por padrão, o Bloco Adobe Sign não está visível no formulário adaptável publicado. Ela é visível somente nos documentos de assinatura. Você pode alterar a visibilidade do Adobe Sign Block a partir das propriedades do componente Adobe Sign Block.

    OBSERVAÇÃO
    • O uso do bloco Adobe Sign não é obrigatório para usar o Adobe Sign em um formulário adaptável. Se você não usar o bloco Adobe Sign e adicionar campos para os signatários, o campo de assinatura padrão será exibido na parte inferior dos documentos de assinatura.
    • Use o bloco Adobe Sign somente para os formulários adaptáveis que geram automaticamente o Documento de registro. Se você estiver usando um XDP personalizado para gerar o Documento de registro ou um formulário adaptável baseado em modelo de formulário, o bloco Adobe Sign não será necessário.
  2. Selecione o componente Adobe Sign Block e toque no ícone Edit aem_6_3_edit. Ele exibe opções para adicionar campos e formatar a aparência de um campo.

    adobe-sign-block-select-fields

    A. Selecione e adicione campos de Adobe Sign. B. Expanda o bloco do Adobe Sign para a exibição em tela cheia

  3. Toque no ícone Adobe Sign Field aem_6_3_adobesign. Ele exibe opções para selecionar e adicionar campos Adobe Sign.

    Expanda o campo suspenso Type para selecionar um campo Adobe Sign e toque no ícone Concluído aem_6_3_forms_save para adicionar o campo selecionado ao bloco Adobe Sign. O campo suspenso Type inclui os tipos de campos Assinatura, Assinatura e Dados. Integração do Adobe Sign com campos de suporte do AEM Forms listados somente na caixa suspensa Tipo . Para obter informações detalhadas sobre campos do Adobe Sign, consulte a documentação do Adobe Sign.

    adobe-sign-block-fields-options

    É obrigatório fornecer um nome exclusivo para um campo. Também é possível selecionar a opção obrigatória para marcar um campo como obrigatório. Além da opção Name e Required, alguns campos do Adobe Sign têm mais opções. Por exemplo, máscara e várias linhas. Além disso, especifique um nome exclusivo para cada campo do Adobe Sign se os campos residem no mesmo ou em blocos Adobe Sign diferentes.

Ativar o Adobe Sign para um formulário adaptável

Pronto para uso, o Adobe Sign não está habilitado para um formulário adaptável. Execute as seguintes etapas para habilitá-lo:

  1. No navegador Conteúdo, toque em Contêiner de formulário e toque no ícone Configurar configurar. Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades do contêiner do Formulário adaptável.
  2. No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Ativar Adobe Sign. Ela habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.

Selecionar o Cloud Service Adobe Sign e a ordem de assinatura

Você pode configurar vários serviços da Adobe Sign para uma instância do AEM Forms. É aconselhável ter um conjunto separado de serviços para cada função (Recursos Humanos, Finanças e muito mais). Isso facilita o rastreamento e o relatório de documentos assinados. Por exemplo, um banco tem vários departamentos. Você pode ter uma configuração separada para cada departamento para melhorar o rastreamento dos documentos.

Um documento também pode ter vários signatários. Por exemplo, um aplicativo de cartão de crédito pode ter vários candidatos. Um banco requer assinaturas de todos os candidatos antes de iniciar o processamento do pedido. Em cenários com vários signatários, você pode optar por assinar o documento em ordem sequencial ou simultânea.

Execute as seguintes etapas para selecionar um serviço em nuvem e a ordem de assinatura:

cloud-service

  1. No navegador Conteúdo, toque em Contêiner de formulário e toque no ícone Configurar configurar. Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades do contêiner do Formulário adaptável.

  2. No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Ativar Adobe Sign. Ela habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.

  3. Selecione um serviço em nuvem na lista de Cloud Services do Adobe Sign já configurados.

    Se a lista Adobe Sign Cloud Service estiver vazia, siga o artigo Configurar Adobe Sign com AEM Forms para configurar o serviço.

    A lista suspensa lista os serviços de nuvem que existem na pasta global em Ferramentas > Cloud Services > Adobe Sign. Além disso, a lista suspensa também lista os serviços de nuvem que existem na pasta selecionada no campo Contêiner de configuração ao criar um formulário adaptável.

  4. Selecione a ordem de assinatura na caixa de diálogo Os assinantes podem Assinar. Os cantores do Adobe Sign podem assinar um formulário adaptável Sequencialmente - um após o outro assinante, ou Simultaneamente - em qualquer ordem.

    Em ordem sequencial, um assinante recebe o formulário para assinatura, de cada vez. Depois que um assinante concluir a assinatura do documento, o formulário será enviado para o assinante seguinte e assim por diante.

    Em ordem simultânea, vários signatários podem assinar um formulário de cada vez.

  5. Adicione Assinantes a um formulário adaptável e toque no ícone Concluído para salvar as alterações.

Adicionar signatários a um formulário adaptável

Você pode ter apenas um ou vários signatários para um formulário adaptável. Ao adicionar um assinante, você também pode configurar os detalhes de autenticação do assinante. Você também pode selecionar se o usuário e o cantor do formulário são a mesma pessoa. Execute as seguintes etapas para adicionar e fornecer vários detalhes sobre um assinante:

  1. No navegador Conteúdo, toque em Contêiner de formulário e toque no ícone Configurar configurar. Ele abre o navegador de propriedades com as propriedades do contêiner de Formulário adaptativo.

  2. No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Ativar Adobe Sign. Ela habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.

  3. Toque em Adicionar Assinante em Configuração do Assinante. Ele adiciona um assinante ao formulário adaptável. É possível adicionar vários signatários do Adobe Sign a um formulário adaptável.

  4. detalhes de telefone

    Clique no ícone Edit aem_6_3_edit para especificar as seguintes informações sobre o assinante:

    • Título: especifique um título para identificar exclusivamente um assinante.
    • O assinante e a pessoa que preenche o formulário são iguais?: Selecione Sim, se o usuário e o primeiro assinante forem a mesma pessoa. Se a opção estiver definida como Não, então não use o componente etapa de assinatura no formulário adaptável. Se o formulário contiver um componente Etapa de assinatura, o campo será automaticamente definido como Sim.
    • Endereço de email do assinante: especifique o endereço de email do assinante. O signatário recebe para ser documentos/formulários assinados no endereço de email especificado. Você pode optar por usar um endereço de email fornecido em um campo de formulário, AEM perfil de usuário do usuário conectado ou inserir manualmente um endereço de email. É uma etapa obrigatória. Além disso, observe que, se você configurou apenas um assinante, verifique se o endereço de email do assinante não é idêntico à conta do Adobe Sign usada para configurar os serviços em nuvem do AEM.
    • Método de autenticação de assinante: especifique o método para autenticar um usuário antes de abrir um formulário para assinatura. Você pode escolher entre telefone, base de conhecimento e autenticação baseada em identidade social.
    OBSERVAÇÃO
    • Por padrão, a autenticação baseada em identidade social fornece uma opção para autenticação usando Facebook, Google e LinkedIn. Você pode entrar em contato com o suporte da Adobe Sign para ativar outros provedores de autenticação social.
    • Campos Adobe Sign para preencher ou assinar: selecione campos Adobe Sign para o assinante. Um formulário adaptável pode ter vários campos Adobe Sign. Você pode optar por ativar campos específicos para um assinante. O campo exibe todos os Blocos do Adobe Sign disponíveis. Ao selecionar um bloco, todos os campos do bloco são selecionados. Você pode usar o ícone X para desmarcar um campo.

    signer-details-1

    A imagem acima tem dois exemplos de Blocos Adobe Sign: Informações pessoais e detalhes do escritório

    Toque no ícone Concluído aem_6_3_forms_save. O assinante é adicionado e configurado.

Selecione Enviar ação para um formulário adaptável

Depois de adicionar campos Adobe Sign a um formulário adaptável, ativar o Adobe Sign a partir de um contêiner de formulário, selecionar Adobe Sign Cloud Service e adicionar Adobe Sign Signers, selecione uma ação de envio apropriada para o formulário adaptável. Para obter informações detalhadas sobre ações de envio de formulários adaptáveis, consulte Configuração da ação Enviar.

Além disso, um formulário adaptável habilitado para Adobe Sign é enviado somente após todos os signatários assinarem o formulário. Você pode encontrar formulários parcialmente assinados na seção Assinatura pendente do portal de formulários. O Adobe Sign Configuration Service mantém o servidor do Adobe Sign de pesquisa em intervalos regulares para verificar o status das assinaturas. Se todos os signatários concluírem a assinatura do formulário, o serviço de ação de envio será iniciado e o formulário será enviado. Se você estiver usando uma ação de envio personalizado e o formulário usar o Adobe Sign, atualize sua ação de envio personalizado para usar o serviço de envio de ação.

OBSERVAÇÃO

Os dados do formulário adaptável são armazenados temporariamente no Forms Portal. É recomendável usar armazenamento personalizado para o Forms Portal. Ela garante que os dados PII (informações de identificação pessoal) não sejam armazenados em servidores AEM.

Sua experiência de assinatura de formulário está pronta. É possível visualizar o formulário para verificar a experiência de assinatura. No formulário publicado, os campos Adobe Sign Block são exibidos quando um assinante recebe o formulário para assinatura por meio de um email. Essa experiência também é conhecida como experiência de assinatura fora de formulário. Você também pode configurar uma experiência de assinatura no formulário para o primeiro assinante, para etapas detalhadas, consulte Criar experiência de assinatura no formulário.

Configurar assinaturas em nuvem para um formulário adaptável

Assinaturas digitais baseadas em nuvem ou assinaturas remotas são uma nova geração de assinaturas digitais que funcionam em computadores, dispositivos móveis e na Web — e atendem aos mais altos níveis de conformidade e garantia para autenticação de assinante. Você pode assinar um formulário adaptável com assinaturas digitais baseadas em nuvem.

Depois de editar as propriedades adaptáveis do formulário para Adobe sign, execute as seguintes etapas para adicionar o campo de assinatura da nuvem a um formulário adaptável:

  1. Arraste e solte o componente Adobe Sign Block do navegador de componentes para o formulário adaptável. O componente Adobe Sign Block tem todos os campos Adobe Sign compatíveis. Por padrão, ele adiciona um campo Signature ao formulário adaptável.

    sign-block

  2. Selecione o componente Adobe Sign Block e toque no ícone Edit aem_6_3_edit. Ele exibe opções para adicionar campos e formatar a aparência de um campo.

    adobe-sign-block-select-fields

    A. Selecione e adicione campos de Adobe Sign. B. Expanda o bloco do Adobe Sign para a exibição em tela cheia

  3. Toque no ícone Adobe Sign Field aem_6_3_adobesign. Ele exibe opções para selecionar e adicionar campos Adobe Sign.

    Expanda o campo suspenso Type para selecionar Assinatura digital e toque no ícone Concluído aem_6_3_forms_save para adicionar o campo selecionado ao bloco Adobe Sign.

    assinaturas_digitais

    É obrigatório fornecer um nome exclusivo para um campo.

    Aplique assinaturas digitais ao formulário adaptável usando:

    • Assinaturas da nuvem: Faça logon com uma ID digital hospedada por um provedor de serviços de confiança.
    • Adobe Acrobat ou Reader: Baixe e abra o documento com Adobe Acrobat ou Reader para assinar usando um cartão inteligente, um token USB ou uma ID digital baseada em arquivo.

    Depois de adicionar o campo de assinatura da nuvem ao formulário adaptável, execute as seguintes etapas para concluir o processo de configuração:

Criar experiência de assinatura no formulário

Um usuário também pode assinar um formulário adaptável durante o preenchimento do formulário. Essa experiência também é conhecida como experiência de assinatura no formulário. A experiência de assinatura no formulário está disponível somente para o primeiro cantor em um ambiente com vários signatários. Execute as seguintes etapas para criar uma experiência de assinatura no formulário para um formulário adaptável:

  1. Adicione e configure o componente Etapa de assinatura.
  2. Adicione o componente Etapa de resumo .

experiência de assinatura no formulário

Adicionar e configurar o componente Etapa de assinatura

Use o componente Etapa de assinatura para fornecer uma área para assinar eletronicamente o formulário preenchido. Quando a seção que contém o componente Etapa de assinatura é renderizada, ela exibe uma versão PDF assinável do formulário preenchido. O componente Etapa de assinatura ocupa a largura total disponível para o formulário. É recomendável não ter nenhum outro componente na seção que contenha o componente Etapa de assinatura.

Execute as seguintes etapas para configurar o componente Etapa de assinatura:

  1. Arraste e solte o componente Etapa de assinatura do navegador Componentes para o formulário.

  2. Selecione o componente da etapa Assinatura recém-adicionado e toque no ícone Configurar configurar. Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades da etapa Assinatura. Configure as seguintes propriedades:

    • Nome do elemento: Especifique o nome do componente.
    • Título: especifique o título exclusivo do componente.
    • Mensagem de modelo: Especifique a mensagem a ser exibida enquanto o PDF de assinatura estiver sendo carregado. Os serviços da Adobe Sign levam algum tempo para preparar e carregar um PDF de assinatura.
    • Serviço de assinatura: selecione a assinatura Adobe .
    • Usar componente herdado de assinatura eletrônica: Se você estiver usando o respectivo formulário adaptável no AEM Forms Workspace, no aplicativo AEM Forms ou se o formulário adaptável subjacente tiver o componente de assinatura eletrônica herdado, selecione a opção Usar componente de assinatura eletrônica herdado.
    • Configuração: Selecione uma configuração (Adobe Sign Cloud Service). A caixa suspensa só estará disponível se a opção Usar componente E-sign herdado estiver ativada.

    Toque no ícone Concluído aem_6_3_forms_save para salvar as alterações.

    etapa de assinatura

    OBSERVAÇÃO
    • Quando você arrasta e solta o componente Etapa de assinatura no formulário, o É o assinante e a pessoa que preenche o formulário a mesma coisa? é automaticamente definida como Sim. É necessário manter o funcionamento do formulário.
    • Os formulários adaptáveis habilitados para Adobe Sign não são compatíveis com o uso do botão Enviar na seção ou no painel usando o componente Etapa de assinatura. Você pode adicionar uma etapa de resumo após a etapa Assinatura para o envio manual ou um envio automático é acionado após o conjunto de intervalos usando o Serviço de Configuração do Adobe Sign.

Configurar a página de agradecimento ou o componente da etapa de resumo

O componente Etapa de resumo envia automaticamente o formulário, preenche as informações dentro da página de Resumo personalizada e exibe o resumo do formulário enviado. Também obtém as informações necessárias no mapa de retorno. O componente Etapa de resumo ocupa a largura total disponível para o formulário. É recomendável não ter nenhum outro componente na seção que contém o componente Etapa de resumo .

Agora, a experiência de assinatura no formulário está pronta. É possível visualizar o formulário para verificar a experiência de assinatura.

Perguntas frequentes

P: É possível incorporar um formulário adaptável em outro formulário adaptável. O formulário adaptável incorporado pode ser habilitado para Adobe Sign?

Ans: Não, a AEM Forms não suporta o uso de um formulário adaptável que incorpora um formulário adaptável habilitado para Adobe Sign para assinatura.

P: Quando eu crio um formulário adaptável usando o modelo avançado e o abro para edição, uma mensagem de erro "Assinaturas ou signatários eletrônicos não estão configurados corretamente". é exibido. Como resolver a mensagem de erro?

Ans: O formulário adaptável criado usando o modelo avançado é configurado para usar o Adobe Sign. Para resolver o erro, crie e selecione uma configuração de nuvem do Adobe Sign e configure um assinante do Adobe Sign para o formulário adaptável.

P: Posso usar tags de texto Adobe Sign em um componente de texto estático de um formulário adaptável?

Ans: Sim, você pode usar tags de texto em um componente de texto para adicionar campos do Adobe Sign a um formulário adaptável habilitado para Documento de registro (Somente no documento gerado automaticamente da opção de registro). Para saber mais sobre o procedimento e as regras para criar uma tag de texto, consulte Documentação do Adobe Sign. Além disso, observe que os formulários adaptáveis têm suporte limitado para tags de texto. Você pode usar as tags de texto para criar apenas os campos compatíveis com o Adobe Sign Block.

P: O AEM Forms fornece componentes de etapa de bloqueio e assinatura do Adobe Sign. Eles podem ser usados simultaneamente em um formulário adaptável?

Ans: é possível usar ambos os componentes simultaneamente em um formulário. Estas são algumas recomendações para usar esses componentes:

Bloco Adobe Sign: você pode usar o Bloco Adobe Sign para adicionar campos Adobe Sign em qualquer lugar do formulário adaptável. Também ajuda a atribuir campos específicos aos signatários. Por padrão, quando um formulário adaptável é visualizado ou publicado, o Bloco do Adobe Sign não fica visível. Esses blocos são ativados somente no documento de assinatura. No documento de assinatura, somente os campos atribuídos a um assinante são ativados. O bloco Adobe Sign pode ser usado com assinantes originais e subsequentes.

Componente etapa de assinatura: você pode usar o componente etapa de assinatura para criar uma experiência de assinatura no formulário. Ele permite que somente o primeiro assinante assine enquanto o formulário está sendo preenchido. Quando a seção que contém o componente Etapa de assinatura é renderizada, ela exibe uma versão PDF assinável do formulário. Geralmente, é a última ou penúltima seção seguida pelo componente de resumo de um formulário.

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