Ative workflows de assinatura eletrônica (Adobe Sign) para um formulário adaptável para automatizar workflows de assinatura, simplificar processos de assinatura única e múltipla e assinar eletronicamente formulários de dispositivos móveis.
A Adobe Sign habilita workflows de assinatura eletrônica para formulários adaptáveis. As assinaturas eletrônicas melhoram os workflows para processar documentos para áreas legais, de vendas, de folha de pagamento, de gerenciamento de recursos humanos e outras.
Em um cenário típico de formulários adaptáveis e Adobe Sign, um usuário preenche um formulário adaptável para solicitar um serviço. Por exemplo, um pedido de hipoteca e de cartão de crédito requer assinaturas legais de todos os mutuários e co-requerentes. Para habilitar workflows de assinatura eletrônica para cenários semelhantes, é possível integrar o Adobe Sign ao AEM Forms. Mais alguns exemplos são: você pode usar o Adobe Sign para:
A integração do Adobe Sign com o AEM Forms suporta:
Antes de usar o Adobe Sign em um formulário adaptável:
Execute as seguintes etapas para configurar o Adobe Sign para um formulário adaptável:
Editar propriedades de formulário adaptável para sinal de Adobe
Selecione o Cloud Service Adobe Sign para um formulário adaptável
Adicionar signatários do Adobe Sign a um formulário adaptável
Configure as propriedades de formulário adaptável para Adobe Sign para um formulário adaptável existente ou novo.
Crie um formulário adaptável para Adobe Signature descreve as etapas para criar um formulário adaptável básico. Consulte Criar um formulário adaptável para obter outras opções disponíveis ao criar um formulário adaptável.
Execute as seguintes etapas para criar um formulário adaptável para Adobe Sign:
Navegue até Adobe Experience Manager > Forms > Forms & Documentos.
Toque em Criar e selecione Formulário adaptável. Uma lista de modelos é exibida. Selecione o modelo e toque em Next.
Na guia Basic:
Especifique Name e Title para o formulário adaptável.
Selecione o container de configuração criado ao configurar o Adobe Sign com o AEM Forms.
A lista suspensa Adobe Sign Cloud Service exibe os serviços em nuvem configurados no container de configuração selecionado neste campo. A lista suspensa Adobe Sign Cloud Service está disponível na seção Assinatura Eletrônica das propriedades de formulário adaptável quando você seleciona a opção Ativar Adobe Sign.
Na guia Modelo de formulário, selecione uma das seguintes opções:
Toque em Criar. É criado um formulário adaptável habilitado para assinatura, que pode ser usado para adicionar campos do Adobe Sign.
Execute as seguintes etapas para usar o Adobe Sign em um formulário adaptável existente:
Navegue até Adobe Experience Manager > Forms> Forms & Documentos.
Selecione o formulário adaptável e toque em Propriedades.
Na guia Basic, selecione o container de configuração criado ao configurar o Adobe Sign com o AEM Forms.
Na guia Modelo de formulário, selecione uma das seguintes opções:
Toque em Salvar e fechar. O formulário adaptável está habilitado para Adobe Sign.
O Adobe Sign tem vários campos que podem ser colocados em um formulário adaptável. Esses campos aceitam vários tipos de dados, como assinaturas, iniciais, empresa ou título, e ajudam a coletar informações extras durante a assinatura, juntamente com as assinaturas. Você pode usar o componente Adobe Sign Block para colocar campos Adobe Sign em vários locais em um formulário adaptável.
Execute as seguintes etapas para adicionar campos a um formulário adaptável e personalizar várias opções relacionadas a esses campos:
Arraste e solte o componente Adobe Sign Block do navegador de componentes para o formulário adaptável. O componente Adobe Sign Block tem todos os campos do Adobe Sign suportados. Por padrão, adiciona um campo Signature ao formulário adaptável.
Por padrão, o Adobe Sign Block não fica visível no formulário adaptável publicado. Ela é visível somente nos documentos de assinatura. Você pode alterar a visibilidade do Adobe Sign Block das propriedades do componente Adobe Sign Block.
Selecione o componente Adobe Sign Block e toque no ícone Editar . Exibe opções para adicionar campos e formatar a aparência de um campo.
A. Selecione e adicione campos do Adobe Sign. B. Expanda o bloco Adobe Sign para a visualização em tela cheia
Toque no ícone Campo do Adobe Sign . Ele exibe opções para selecionar e adicionar campos do Adobe Sign.
Expanda o campo suspenso Tipo para selecionar um campo Adobe Sign e toque no ícone Concluído para adicionar o campo selecionado ao bloco Adobe Sign. O campo suspenso Tipo inclui os tipos de campos Assinatura, Informações do assinante e Dados. Integração do Adobe Sign com os campos de suporte do AEM Forms listados somente na caixa suspensa Tipo. Para obter informações detalhadas sobre campos do Adobe Sign, consulte Documentação do Adobe Sign.
É obrigatório fornecer um nome exclusivo para um campo. Você também pode selecionar a opção necessária para marcar um campo como obrigatório. Além das opções Name e Required, alguns campos do Adobe Sign têm mais opções. Por exemplo, máscara e várias linhas. Além disso, especifique um nome exclusivo para cada campo do Adobe Sign se os campos residem no mesmo bloco do Adobe Sign ou em blocos diferentes.
A Adobe Sign não está ativada para um formulário adaptável. Execute as seguintes etapas para ativá-la:
Você pode configurar vários serviços Adobe Sign para uma instância do AEM Forms. É aconselhável ter um conjunto separado de serviços para cada função (Recursos Humanos, Finanças e muito mais). Facilita o rastreamento e o relatórios de documentos assinados. Por exemplo, um banco tem vários departamentos. Você pode ter uma configuração separada para cada departamento para melhor rastreamento dos documentos.
Um documento também pode ter vários signatários. Por exemplo, uma solicitação de cartão de crédito pode ter vários candidatos. Um banco requer assinaturas de todos os candidatos antes de iniciar o processamento do pedido. Para cenários com vários signatários, você pode optar por assinar o documento em ordem sequencial ou simultânea.
Execute as seguintes etapas para selecionar um serviço em nuvem e a ordem de assinatura:
No navegador de conteúdo, toque em Container de formulário e toque no ícone Configurar . Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades do container de formulário adaptável.
No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Habilitar Adobe Sign. Ele habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.
Selecione um serviço em nuvem na lista já configurada dos Cloud Services Adobe Sign.
Se a lista Adobe Sign Cloud Service estiver vazia, siga o artigo Configure o Adobe Sign com o AEM Forms para configurar o serviço.
A lista suspensa lista os serviços em nuvem existentes na pasta global
em Ferramentas > Cloud Services > Adobe Sign. Além disso, o menu suspenso também lista os serviços em nuvem existentes na pasta selecionada no campo Container de configuração ao criar um formulário adaptável.
Selecione a ordem de assinatura na caixa de diálogo Os assinantes podem assinar. Os cantores Adobe Sign podem assinar um formulário adaptável Sequencialmente - um após outro assinante, ou Simultaneamente - em qualquer ordem.
Em ordem sequencial, um assinante recebe o formulário para assinatura, de cada vez. Depois que um assinante concluir a assinatura do documento, o formulário será enviado para o próximo assinante e assim por diante.
Em ordem simultânea, vários signatários podem assinar um formulário de cada vez.
Adicione signatários a um formato adaptável e toque no ícone Concluído para salvar as alterações.
Você pode ter apenas um ou vários signatários para um formulário adaptável. Ao adicionar um assinante, você também pode configurar detalhes de autenticação para o assinante. Também é possível selecionar se o usuário e o cantor do formulário são a mesma pessoa. Execute as seguintes etapas para adicionar e fornecer vários detalhes sobre um assinante:
No navegador de conteúdo, toque em Container de formulário e toque no ícone Configurar . Ele abre o navegador de propriedades com as propriedades do container de formulário adaptável.
No navegador de propriedades, expanda a opção Assinatura eletrônica e selecione a opção Habilitar Adobe Sign. Ele habilita o Adobe Sign para um formulário adaptável.
Toque em Adicionar assinante em Configuração do assinante. Ele adiciona um signatário ao formulário adaptativo. É possível adicionar vários signatários do Adobe Sign a um formulário adaptável.
Clique no ícone Editar para especificar as seguintes informações sobre o assinante:
A imagem acima tem dois blocos Adobe Sign de exemplo: Informações pessoais e detalhes do escritório
Toque no ícone Concluído . O assinante é adicionado e configurado.
Depois que você adicionar campos Adobe Sign a um formulário adaptável, ativar o Adobe Sign a partir do container de formulário, selecionar Adobe Sign Cloud Service e adicionar Adobe Sign Signers, selecione uma ação de envio apropriada para o formulário adaptável. Para obter informações detalhadas sobre ações de envio de formulários adaptáveis, consulte Configuração da ação Enviar.
Além disso, um formulário adaptativo habilitado para Adobe Sign é enviado somente depois que todos os assinantes assinam o formulário. Você pode encontrar um formulário parcialmente assinado na seção Assinatura pendente do portal de formulários. O Adobe Sign Configuration Service continua a pesquisar o servidor Adobe Sign em intervalos regulares para verificar o status das assinaturas. Se todos os signatários concluírem a assinatura do formulário, o serviço de ação de envio será iniciado e o formulário será enviado. Se você estiver usando uma ação de envio personalizada e o formulário usar a Adobe Sign, atualize sua ação de envio personalizada para usar o serviço de ação de envio.
Os dados do formulário adaptável são armazenados temporariamente no Forms Portal. É recomendável usar armazenamento personalizado para o Forms Portal. Ela garante que os dados de PII (informações de identificação pessoal) não sejam armazenados em servidores AEM.
Sua experiência de assinatura de formulário está pronta. Você pode pré-visualização o formulário para verificar a experiência de assinatura. No formulário publicado, os campos Adobe Sign Block são exibidos quando um assinante recebe o formulário para assinatura por meio de um email. Essa experiência também é conhecida como experiência de assinatura fora de forma. Você também pode configurar uma experiência de assinatura no formulário para o primeiro assinante, para obter etapas detalhadas, consulte Criar experiência de assinatura no formulário.
Assinaturas digitais ou remotas baseadas em nuvem são uma nova geração de assinaturas digitais que funcionam em computadores, dispositivos móveis e na Web. e atender aos mais altos níveis de conformidade e garantia para autenticação de assinante. Você pode assinar um formulário adaptável com assinaturas digitais baseadas em nuvem.
Depois de editar as propriedades do formulário adaptável para o sinal de Adobe, execute as seguintes etapas para adicionar o campo de assinatura na nuvem a um formulário adaptável:
Arraste e solte o componente Adobe Sign Block do navegador de componentes para o formulário adaptável. O componente Adobe Sign Block tem todos os campos do Adobe Sign suportados. Por padrão, adiciona um campo Signature ao formulário adaptável.
Selecione o componente Adobe Sign Block e toque no ícone Editar . Exibe opções para adicionar campos e formatar a aparência de um campo.
A. Selecione e adicione campos do Adobe Sign. B. Expanda o bloco Adobe Sign para a visualização em tela cheia
Toque no ícone Campo do Adobe Sign . Ele exibe opções para selecionar e adicionar campos do Adobe Sign.
Expanda o campo suspenso Type para selecionar Assinatura Digital e toque no ícone Concluído para adicionar o campo selecionado ao bloco Adobe Sign.
É obrigatório fornecer um nome exclusivo para um campo.
Aplique assinaturas digitais ao formulário adaptável usando:
Depois de adicionar o campo de assinatura na nuvem ao formulário adaptável, execute as seguintes etapas para concluir o processo de configuração:
Um usuário também pode assinar um formulário adaptável enquanto preenche o formulário. Essa experiência também é conhecida como experiência de assinatura no formulário. A experiência de assinatura no formulário está disponível somente para o primeiro cantor em um ambiente com vários signatários. Execute as seguintes etapas para criar uma experiência de assinatura no formulário para um formulário adaptável:
Use o componente Etapa de assinatura para fornecer uma área para assinar eletronicamente o formulário preenchido. Quando a seção que contém o componente Etapa de assinatura é renderizada, ela exibe uma versão PDF assinável do formulário preenchido. O componente Etapa de assinatura ocupa a largura total disponível para o formulário. É recomendável não ter nenhum outro componente na seção que contém o componente Etapa de assinatura.
Execute as seguintes etapas para configurar o componente Etapa de assinatura:
Arraste e solte o componente Etapa de assinatura do navegador Componentes para o formulário.
Selecione o componente de etapa de assinatura recém-adicionado e toque no ícone Configurar . Ele abre o navegador de propriedades e exibe as propriedades da etapa de assinatura. Configure as seguintes propriedades:
Toque no ícone Concluído para salvar as alterações.
O componente Etapa de resumo envia automaticamente o formulário, preenche as informações dentro da página de Resumo personalizada e exibe o resumo do formulário enviado. Ele também obtém as informações necessárias no mapa de retorno. O componente Etapa de resumo ocupa a largura total disponível para o formulário. É recomendável não ter nenhum outro componente na seção que contenha o componente de Etapa de resumo.
Agora, a experiência de assinatura no formulário está pronta. Você pode pré-visualização o formulário para verificar a experiência de assinatura.
P: É possível incorporar um formulário adaptável em outra forma adaptável. O formulário adaptativo incorporado pode ser habilitado para Adobe Sign?
Ans: Não, a AEM Forms não suporta o uso de um formulário adaptável que incorpora um formulário adaptável habilitado para assinatura pela Adobe Sign.
P: Quando eu crio um formulário adaptável usando o modelo avançado e o abro para edição, uma mensagem de erro "Assinaturas eletrônicas ou signatários não estão configurados corretamente." é exibido. Como resolver a mensagem de erro?
Ans:O formulário adaptativo criado usando o modelo avançado está configurado para usar o Adobe Sign. Para resolver o erro, crie e selecione uma configuração em nuvem do Adobe Sign e configure um assinante do Adobe Sign para o formulário adaptável.
P: É possível usar tags de texto Adobe Sign em um componente de texto estático de um formulário adaptável?
Ans: Sim, você pode usar tags de texto em um componente de texto para adicionar campos do Adobe Sign a um formulário adaptável habilitado para o Documento de Registro (documento gerado automaticamente somente da opção de registro). Para saber mais sobre o procedimento e as regras para criar uma tag de texto, consulte Documentação do Adobe Sign. Observe também que os formulários adaptativos têm suporte limitado para tags de texto. Você pode usar as tags de texto para criar apenas os campos compatíveis com o Adobe Sign Block.
P: A AEM Forms fornece componentes de bloqueio e etapa de assinatura do Adobe Sign. Eles podem ser usados simultaneamente em um formulário adaptável?
Ans: É possível usar ambos os componentes simultaneamente em um formulário. Estas são algumas recomendações para o uso desses componentes:
Adobe Sign Block: você pode usar o Adobe Sign Block para adicionar campos do Adobe Sign em qualquer lugar do formulário adaptável. Também ajuda a atribuir campos específicos a signatários. Por padrão, quando um formulário adaptável é visualizado ou publicado, o Adobe Sign Block não fica visível. Esses blocos são ativados somente no documento de assinatura. No documento de assinatura, somente os campos atribuídos a um assinante são ativados. O bloco Adobe Sign pode ser usado com o primeiro e os signatários subsequentes.
Componente de etapa de assinatura: você pode usar o componente de etapa de assinatura para criar uma experiência de assinatura no formulário. Ela permite que somente o primeiro assinante assine enquanto o formulário está sendo preenchido. Quando a seção que contém o componente Etapa de assinatura é renderizada, exibe uma versão PDF assinável do formulário. Geralmente, é a última ou penúltima seção seguida do componente de resumo de um formulário.