アダプティブフォームで電子署名(Adobe Sign)ワークフローを有効にすると、署名ワークフローが自動化され、単一署名プロセスと複数署名プロセスが簡素化されるほか、モバイルデバイスでフォームを電子的に署名できるようになります。
Adobe Sign を使用して、アダプティブフォームの電子署名ワークフローを実行することができます。電子署名を利用すると、法務、販売、給与、人事管理など分野でドキュメントを処理するワークフローを改善できます。
Adobe Sign とアダプティブフォームの一般的なシナリオでは、サービスを申し込むためのアダプティブフォームをユーザーが入力します。例えば、住宅ローンやクレジットカードの申請では、すべての借り手や共同申請者から、法的に有効な署名を取得する必要があります。これに類似したシナリオで電子署名ワークフローを有効にするには、Adobe Sign を AEM Forms に統合します。例えば、Adobe Sign を使用して、以下のような処理を実行することができます。
Adobe Sign と AEM Forms を統合することにより、次の機能がサポートされます。
アダプティブフォームで Adobe Sign を使用するためのベストプラクティスを確認して、より良い署名体験を作成してください。
アダプティブフォームで Adobe Sign を使用する前に、以下の点を確認してください。
アダプティブフォーム用に Adobe Sign を設定するには、以下の手順を実行します。
既存のアダプティブフォームまたは新しいアダプティブフォームに対して、Adobe Signのアダプティブフォームプロパティを設定します。
アダプティブフォームを Adobe Sign 用に作成するでは、基本的なアダプティブフォームを作成する手順を説明します。詳しくは、 アダプティブフォームの作成 アダプティブフォームの作成時に使用できるその他のオプションについては、を参照してください。
Adobe Sign用のアダプティブフォームを作成するには、以下の手順を実行します。
Adobe Experience Manager/Forms/フォームとドキュメントに移動します。
「作成」をタップして、「アダプティブフォーム」を選択します。テンプレートのリストが表示されます。テンプレートを選択して、「次へ」をタップします。
「基本」タブで次の操作を行います。
アダプティブフォームの名前とタイトルを指定します。
を選択します。 設定コンテナ AEM Formsと連携するAdobe Signの設定時に作成されました。
Adobe Sign Cloud Service ドロップダウンリストには、このフィールドで選択した設定コンテナで設定されたクラウドサービスが表示されます。Adobe Sign Cloud Service ドロップダウンリストは、「Adobe Signを有効にする」オプションを選択すると、アダプティブフォームプロパティの「電子署名」セクションで使用できます。
「フォームモデル」タブで、次のいずれかのオプションを選択します。
「作成」をタップします。 署名が有効なアダプティブフォームが作成され、Adobe Signフィールドを追加する際に使用できます。
既存のアダプティブフォームでAdobe Signを使用するには、以下の手順を実行します。
Adobe Experience Manager/Forms/フォームとドキュメントに移動します。
アダプティブフォームを選択し、プロパティをタップします。
内 基本 タブで、 設定コンテナ AEM Formsと連携するAdobe Signの設定時に作成されました。
「フォームモデル」タブで、次のいずれかのオプションを選択します。
「保存して閉じる」をタップします。アダプティブフォームがAdobe Signに対して有効になっている。
Adobe Sign には、アダプティブフォーム上に配置できるさまざまなフィールドが用意されています。これらのフィールドには、署名、イニシャル、会社名、タイトルなど、様々なタイプのデータを入力することができます。このため、署名が行われる際に署名だけでなく追加情報を収集できます。Adobe Sign ブロックコンポーネントを使用して、アダプティブフォームのさまざまな場所に Adobe Sign のフィールドを配置することができます。
アダプティブフォームにフィールドを追加し、それらのフィールドに関する各種のオプションをカスタマイズするには、以下の手順を実行します。
Adobe Sign ブロックコンポーネントを、コンポーネントブラウザーからアダプティブフォームにドラッグアンドドロップします。Adobe Sign ブロックコンポーネントには、サポート対象のすべての Adobe Sign フィールドが含まれています。デフォルトでは、署名フィールドがアダプティブフォームに追加されます。
デフォルトでは、発行済みアダプティブフォームに Adobe Sign ブロックは表示されません。Adobe Sign ブロックが表示されるのは、署名ドキュメントだけです。Adobe Sign ブロックの表示設定は、Adobe Sign ブロックコンポーネントのプロパティで変更することができます。
Adobe Sign ブロックコンポーネントを選択し、「編集 」アイコンをタップします。フィールドを追加するためのオプションと、フィールドの外観を設定するためのオプションが表示されます。
A. Adobe Signフィールドを選択して追加します。 B. Adobe Signブロックを全画面表示に展開します。
「Adobe Sign フィールド 」アイコンをタップします。 Adobe Sign のフィールドの選択オプションと追加オプションが表示されます。
を展開します。 タイプ ドロップダウンフィールドでAdobe Signフィールドを選択し、「完了」をタップします。 アイコンをクリックして、選択したフィールドをAdobe Signブロックに追加します。 「タイプ」ドロップダウンフィールドには、「署名」タイプ、「署名者の情報」タイプ、「データフィールド」タイプが表示されます。Adobe Sign が AEM Forms に統合されている場合、「タイプ」ドロップダウンボックスに表示されているフィールド以外のフィールドは使用できません。Adobe Sign フィールドについて詳しくは、Adobe Sign のドキュメントを参照してください。
フィールドには、必ず一意の名前を指定する必要があります。フィールドを必須フィールドとしてマークするための必須オプションを選択することもできます。Adobe Sign の一部のフィールドには、「名前」オプションと「必須」オプションのほかに、追加のオプションが用意されています。例えば、マスクや複数行のオプションなどです。また、フィールドが Adobe Sign の同じブロック内に存在するか別のブロック内に存在するかを問わず、Adobe Sign の各フィールドに一意の名前を指定できます。
初期状態の Adobe Sign は、アダプティブフォームに対して有効になっていません。Adobe Sign を有効にするには、以下の手順を実行します。
AEM Forms の 1 つのインスタンスに対して、複数の Adobe Sign サービスを設定することができます。人事や財務などの部門ごとに個別のサービスセットを設定することをお勧めします。こうすることにより、署名済みドキュメントの追跡とレポート処理が容易になります。例えば、銀行には複数の部署があります。これらの部署ごとに個別の設定を指定することで、ドキュメントを正しくトラッキングできるようになります。
また、1 つのドキュメントに対して複数の署名者を設定できます。例えば、複数のユーザーがクレジットカードを申し込む場合があります。銀行は、これらの申し込みの処理を開始する前に、すべての申請者の署名を取得する必要があります。このように複数の署名者を処理するシナリオの場合、各ドキュメントを順に署名することも、順不同で同時に署名することもできます。
クラウドサービスと署名順を選択するには、以下の手順を実行します。
コンテンツブラウザーで「フォームコンテナ」をタップし、設定アイコン()をタップします。この操作により、アダプティブフォームのコンテナプロパティを表示するプロパティブラウザーが開きます。
このプロパティブラウザーで「電子サイン」アコーディオンを展開し、「Adobe Sign を有効にする」オプションを選択します。この操作により、アダプティブフォームに対して Adobe Sign が有効になります。
既に設定されている Adobe Sign クラウドサービスのリストで、任意のクラウドサービスを選択します。
この Adobe Sign Cloud Service リストが空です。 AEM FormsとのAdobe Signの設定 サービスを設定する記事です。
ドロップダウンリストには、ツール/Cloud Services/Adobe Sign の global
フォルダーに存在するクラウドサービスが表示されます。また、このドロップダウンには、アダプティブフォームの作成時に「設定コンテナ」フィールドで選択したフォルダーに存在するクラウドサービスも表示されます。
「署名者は署名できます」ダイアログボックスで、署名順序を選択します。Adobe Sign の署名者は、アダプティブフォームを連続して(署名者順に)署名することも、「同時」に(順不同で)署名することもできます。
順に署名する場合は、1 人の署名者が、署名用のフォームを一度に 1 つずつ受け取ります。最初の署名者によるフォームの署名が完了すると、フォームが次の署名者に送信され、最後の署名者になるまでこの手順が繰り返されます。
同時に署名する場合は、複数の署名者がフォームを同時に署名することができます。
アダプティブフォームに署名者を追加する 「完了」アイコンをタップして、変更を保存します。
1 つのアダプティブフォームに対して、署名者を 1 人だけ設定することも、複数の署名者を設定することもできます。署名者を追加する際に、その署名者の詳細な認証情報を設定することもできます。また、フォームの入力者と署名者を同じユーザーにするかどうかを選択することもできます。署名者に関する各種の詳細情報の追加と指定を行うには、以下の手順を実行します。
コンテンツブラウザーで「フォームコンテナ」をタップし、設定 アイコンをタップします。この操作により、アダプティブフォームのコンテナプロパティを表示するプロパティブラウザーが開きます。
このプロパティブラウザーで「電子サイン」アコーディオンを展開し、「Adobe Sign を有効にする」オプションを選択します。この操作により、アダプティブフォームに対して Adobe Sign が有効になります。
「署名者設定」で「署名者を追加」をタップします。アダプティブフォームに署名者が追加されます。1 つのアダプティブフォームに複数のAdobe Sign署名者を追加することができます。
「編集 」アイコンをクリックして、署名者に関する以下の情報を指定します。
上の画像には、Personal-Information と Office-details という 2 つのサンプルの Adobe Sign ブロックが表示されています。
「完了 」アイコンをタップします。署名者が追加され、設定が完了します。
Adobe Sign フィールドをアダプティブフォームに追加したら、フォームコンテナで Adobe Sign を有効にし、Adobe Sign クラウドサービスを選択して、Adobe Sign の署名者を追加します。その後、アダプティブフォームに対して、適切な送信アクションを選択します。アダプティブフォームの送信アクションについて詳しくは、送信アクションの設定を参照してください。
また、Adobe Sign が有効になっているアダプティブフォームは、すべての署名者がフォームに署名するまで送信されないことに注意してください。一部の署名者しか署名していないフォームは、フォームポータルの「保留中の署名」セクションで表示されます。Adobe Sign 設定サービスは、一定の間隔で Adobe Sign サーバーをポーリングすることにより、署名のステータスを確認します。すべての署名者がフォームの署名を完了すると、送信アクションサービスが起動してフォームが送信されます。Adobe Sign を使用するフォームでカスタムの送信アクションを実行する場合は、送信アクションサービスを使用するように、そのカスタム送信アクションを設定する必要があります。
アダプティブフォームのデータは、一時的にフォームポータルに保存されます。次を使用することをお勧めします。 Forms Portal のカスタムストレージ. これにより、PII(Personally Identifiable Information:個人を特定できる情報)データが AEM サーバーに保存されるのを防ぐことができます。
これで、フォームに署名するための準備が整いました。フォームのプレビューを表示して、署名の方法を確認することができます。署名者が電子メールで署名用のフォームを受信すると、発行済みフォーム上に Adobe Sign ブロックのフィールドが表示されます。この動作を、フォーム外署名機能といいます。最初の署名者に対して、フォーム内署名機能を設定することもできます。詳しい手順については、「フォーム内署名機能の設定」を参照してください。
クラウドベースのデジタル署名(リモート署名)は、デスクトップ、モバイル、web 上で機能する新世代のデジタル署名で、署名者の認証に関する最高レベルのコンプライアンスと保証を満たします。クラウドベースのデジタル署名を使用してアダプティブフォームに署名できます。
Adobe Sign 用にアダプティブフォームプロパティを編集した後、次の手順を実行してアダプティブフォームにクラウド署名フィールドを追加します。
Adobe Sign ブロックコンポーネントを、コンポーネントブラウザーからアダプティブフォームにドラッグアンドドロップします。Adobe Sign ブロックコンポーネントには、サポート対象のすべての Adobe Sign フィールドが含まれています。デフォルトでは、署名フィールドがアダプティブフォームに追加されます。
Adobe Sign ブロックコンポーネントを選択し、「編集 」アイコンをタップします。フィールドを追加するためのオプションと、フィールドの外観を設定するためのオプションが表示されます。
A. Adobe Signフィールドを選択して追加します。 B. Adobe Signブロックを全画面表示に展開します。
「Adobe Sign フィールド 」アイコンをタップします。 Adobe Sign のフィールドの選択オプションと追加オプションが表示されます。
を展開します。 タイプ 選択するドロップダウンフィールド 電子署名 「完了」をタップします。 アイコンをクリックして、選択したフィールドをAdobe Signブロックに追加します。
フィールドには、必ず一意の名前を指定する必要があります。
次を使用して、アダプティブフォームにデジタル署名を適用します。
クラウド署名フィールドをアダプティブフォームに追加した後、次の手順を実行して設定プロセスを完了します。
フォームの入力時に、アダプティブフォームに署名することもできます。この動作を、フォーム内署名機能といいます。フォーム内署名機能は、複数の署名者が存在する場合に、最初の署名者のみ使用することができます。アダプティブフォームに対してフォーム内署名機能を設定するには、以下の手順を実行します。
署名ステップコンポーネントを使用して、入力済みのフォームに電子的に署名するための領域を指定します。署名ステップコンポーネントが含まれているセクションをレンダリングすると、入力済みフォームの署名可能な PDF バージョンが表示されます。署名ステップコンポーネントは、フォームの幅いっぱいに表示されます。そのため、署名ステップコンポーネントが含まれているセクションに他のコンポーネントを配置しないようにすることをお勧めします。
署名ステップコンポーネントを設定するには、以下の手順を実行します。
署名ステップコンポーネントを、コンポーネントブラウザーからフォームにドラッグアンドドロップします。
新しく追加された署名ステップコンポーネントを選択し、「設定 」アイコンをタップします。この操作により、署名ステップのプロパティを表示するプロパティブラウザーが開きます。以下のプロパティを設定します。
完了()アイコンをタップして、変更を保存します。
概要ステップコンポーネントにより、フォームが自動的に送信され、カスタマイズ後の概要ページに情報が取り込まれ、送信されたフォームの概要情報が表示されます。また、リターンマップ内の必須情報も取得されます。概要ステップコンポーネントは、フォームの幅いっぱいに表示されます。そのため、概要ステップコンポーネントが含まれているセクションに他のコンポーネントを配置しないようにすることをお勧めします。
これで、フォーム内署名機能を使用するための準備が整いました。フォームのプレビューを表示して、署名の方法を確認することができます。
Q:特定のアダプティブフォームを別のアダプティブフォームに埋め込むことができますが、埋め込まれたアダプティブフォームで Adobe Sign を有効にすることはできますか?
回答: いいえ。AEM Formsは、Adobe Sign対応のアダプティブフォームを埋め込んだアダプティブフォームの署名に使用することはできません。
Q:高度なテンプレートを使用してアダプティブフォームを作成し、編集用に開くと、「電子署名または署名者が正しく設定されていません」というエラーメッセージが表示されます。 表示されます。このエラーメッセージを解決するにはどうすればよいですか?
A:拡張テンプレートを使用して作成されたアダプティブフォームは、Adobe Sign を使用するように設定されています。このエラーを修正するには、Adobe Sign のクラウド設定を作成して選択し、アダプティブフォーム用の Adobe Sign 署名者を設定してください。
Q: アダプティブフォームの静的テキストコンポーネントで Adobe Sign のテキストタグを使用することはできますか?
A: はい。テキストコンポーネントでテキストタグを使用して、Adobe Sign のフィールドをレコードのドキュメント(「自動生成されたレコードのドキュメント」オプション)が有効になっているアダプティブフォームに追加することができます。テキストタグを作成する手順とルールについては、Adobe Sign のドキュメントを参照してください。アダプティブフォームでは、テキストタグを使用する場合に制限があることにも注意してください。テキストタグを使用して作成できるのは、Adobe Sign ブロックがサポートされているフィールドだけです。
Q: AEM Forms には、Adobe Sign ブロックと署名ステップコンポーネントの両方が用意されていますが、アダプティブフォームで両方を同時に使用することはできますか?
A:はい。フォーム内で両方のコンポーネントを同時に使用することができます。これらのコンポーネントを使用する場合は、以下の推奨事項を参照してください。
Adobe Sign ブロック: Adobe Sign ブロックを使用すると、アダプティブフォームの任意の場所に Adobe Sign フィールドを追加することができます。また、特定のフィールドを署名者に割り当てることもできます。アダプティブフォームのプレビュー時と公開時には、Adobe Sign ブロックがデフォルトで非表示になります。これらのブロックは、署名ドキュメント内でのみ使用することができます。署名ドキュメント内では、署名者に割り当てられているフィールド以外は使用できません。Adobe Sign ブロックは、最初の署名者だけでなく、後続の署名者も使用することができます。
署名ステップコンポーネント:署名ステップコンポーネントを使用すると、フォーム内署名機能を設定することができます。この機能では、最初の署名者のみ、フォームの入力時に署名を行うことができます。署名ステップコンポーネントが含まれているセクションをレンダリングすると、フォームの署名可能な PDF バージョンが表示されます。これは通常、最後のセクションか、最後から 2 番目のセクションになります。このセクションの後に、フォームの概要コンポーネントが表示されます。