Habilite los flujos de trabajo de firma electrónica (Acrobat Sign) para un formulario adaptable a fin de automatizar los flujos de trabajo de firma, simplificar los procesos de firma única y múltiple y firmar electrónicamente formularios desde dispositivos móviles.
Acrobat Sign permite los flujos de trabajo de firma electrónica para formularios adaptables. Las firmas electrónicas mejoran los flujos de trabajo para procesar documentos para áreas legales, de ventas, de nómina, de administración de recursos humanos y más.
En un escenario típico de Acrobat Sign y formularios adaptables, un usuario rellena un formulario adaptable para solicitar un servicio. Por ejemplo, una solicitud de hipoteca y tarjeta de crédito requiere firmas legales de todos los prestatarios y cosolicitantes. Para habilitar los flujos de trabajo de firma electrónica para situaciones similares, puede integrar Acrobat Sign con AEM Forms. Algunos ejemplos más son:
La integración de Acrobat Sign con AEM Forms admite:
Conozca las prácticas recomendadas de uso de Acrobat Sign con formularios adaptables para crear mejores experiencias de firma.
Antes de usar Acrobat Sign en un formulario adaptable:
Siga estos pasos para configurar Acrobat Sign para un formulario adaptable:
Edición de las propiedades de formulario adaptables para Acrobat Sign
Seleccione el Cloud Service de Acrobat Sign para un formulario adaptable
Configure las propiedades de formulario adaptables para Acrobat Sign en un formulario adaptable existente o nuevo.
Creación de un formulario adaptable para Acrobat Sign describe los pasos para crear un formulario adaptable básico. Consulte Creación de un formulario adaptable para otras opciones disponibles al crear un formulario adaptable.
Siga estos pasos para crear un formulario adaptable para Acrobat Sign:
Vaya a Adobe Experience Manager > Forms > Formularios y documentos.
Pulse Crear y seleccione Formulario adaptable. Aparecerá una lista de plantillas. Seleccione la plantilla y pulse Siguiente.
En la pestaña Básico:
Especifique la variable Nombre y Título para el formulario adaptable.
Seleccione el contenedor de configuración creado al configurar Acrobat Sign con AEM Forms.
La variable Cloud Service de Acrobat Sign la lista desplegable muestra los servicios de nube que están configurados en el contenedor de configuración que seleccione en este campo. La variable Cloud Service de Acrobat Sign la lista desplegable está disponible en la Firma electrónica de las propiedades del formulario adaptable al seleccionar la Habilitar Acrobat Sign .
En la pestaña Modelo de formulario, seleccione una de las siguientes opciones:
Pulse Crear. Se crea un formulario adaptable con firma habilitada, que se puede utilizar para agregar campos de Acrobat Sign.
Siga estos pasos para utilizar Acrobat Sign en un formulario adaptable existente:
Vaya a Adobe Experience Manager > Forms > Formularios y documentos.
Seleccione el formulario adaptable y pulse Propiedades.
En el Básico , seleccione contenedor de configuración creado al configurar Acrobat Sign con AEM Forms.
En la pestaña Modelo de formulario, seleccione una de las siguientes opciones:
Pulse Guardar y cerrar. El formulario adaptable está habilitado para Acrobat Sign.
Acrobat Sign tiene varios campos que se pueden colocar en un formulario adaptable. Estos campos aceptan varios tipos de datos, como firmas, iniciales, empresa o título, y ayudan a recopilar información adicional durante la firma, junto con las firmas. Puede utilizar el componente Bloque de Acrobat Sign para colocar campos de Acrobat Sign en varias ubicaciones de un formulario adaptable.
Siga estos pasos para agregar campos a un formulario adaptable y personalizar diversas opciones relacionadas con estos campos:
Arrastrar y soltar Bloque de Acrobat Sign del navegador de componentes al formulario adaptable. El componente Bloque de Acrobat Sign tiene todos los campos de Acrobat Sign compatibles. De forma predeterminada, agrega un Firma al formulario adaptable.
De forma predeterminada, el bloque de Acrobat Sign no está visible en el formulario adaptable publicado. Solo se ve en los documentos de firma. Puede cambiar la visibilidad del bloque de Acrobat Sign desde las propiedades del componente Bloque de Acrobat Sign.
Seleccione el Bloque de Acrobat Sign y toque el Editar icono. Muestra las opciones para agregar campos y formatear la apariencia de un campo.
A. Seleccione y añada campos de Acrobat Sign . B. Expanda el bloque Acrobat Sign a la vista de pantalla completa
Toque . Campo Acrobat Sign icono. Muestra las opciones para seleccionar y añadir campos de Acrobat Sign.
Expanda el Tipo campo desplegable para seleccionar un campo de Acrobat Sign y pulsar el botón Listo para añadir el campo seleccionado al bloque de Acrobat Sign. La variable Tipo el campo desplegable incluye los tipos de campo Firma, Información del firmante y Datos. Integración de Acrobat Sign con los campos de asistencia de AEM Forms enumerados solo en el cuadro desplegable Tipo . Para obtener información detallada sobre los campos de Acrobat Sign, consulte Documentación de Acrobat Sign.
Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo. También puede seleccionar la opción necesaria para marcar un campo como obligatorio. Además del Nombre y Requerido , algunos campos de Acrobat Sign tienen más opciones. Por ejemplo, máscara y líneas múltiples. Además, especifique un nombre único para cada campo de Acrobat Sign, independientemente de si los campos residen en bloques de Acrobat Sign iguales o diferentes.
De serie, Acrobat Sign no está habilitado para un formulario adaptable. Siga estos pasos para habilitarlo:
Puede configurar varios servicios de Acrobat Sign para una instancia de AEM Forms. Es aconsejable tener un conjunto de servicios separados para cada función (Recursos Humanos, Finanzas, etc.). Facilita el seguimiento y la creación de informes de documentos firmados. Por ejemplo, un banco tiene varios departamentos. Puede tener una configuración separada para cada departamento para realizar un mejor seguimiento de los documentos.
Un documento también puede tener varios firmantes. Por ejemplo, una solicitud de tarjeta de crédito puede tener varios solicitantes. Un banco requiere firmas de todos los solicitantes antes de iniciar la solicitud de procesamiento. En el caso de los casos de multifirmante, puede seleccionar firmar el documento en orden secuencial o simultáneo.
Siga estos pasos para seleccionar un servicio en la nube y el orden de firma:
En el navegador de contenido, pulse Contenedor de formulario y haga clic en el icono Configurar . Se abrirá el explorador de propiedades, donde verá las propiedades del contenedor de formularios adaptables.
En el navegador de propiedades, expanda el Firma electrónica y seleccione el Habilitar Acrobat Sign . Habilita Acrobat Sign para un formulario adaptable.
Seleccione un servicio de nube de la lista de Cloud Services de Acrobat Sign ya configurada.
Si la variable Cloud Service de Acrobat Sign está vacía, siga la Configuración de Acrobat Sign con AEM Forms Artículo para configurar el servicio.
La lista desplegable muestra los servicios de nube que existen en la global
carpeta en Herramientas > Cloud Services > Acrobat Sign. Además, la lista desplegable también enumera los servicios de nube que existen en la carpeta seleccionada en la Contenedor de configuración al crear un formulario adaptable.
Seleccione el orden de firma de la lista Los firmantes pueden firmar para abrir el Navegador. Los cantantes de Acrobat Sign pueden firmar un formulario adaptable Secuencialmente - uno tras otro firmante, o Simultáneamente - en cualquier orden.
En orden secuencial, un firmante recibe el formulario para firmar a la vez. Una vez que un firmante completa la firma del documento, el formulario se envía al siguiente firmante, etc.
En orden simultáneo, varios firmantes pueden firmar un formulario a la vez.
Agregar firmantes a un formulario adaptable y pulse el icono Listo para guardar los cambios.
Solo se puede tener un firmante o varios firmantes para un formulario adaptable. Al agregar un firmante, también puede configurar los detalles de autenticación del firmante. También puede seleccionar si el usuario que rellena el formulario y el cantante son la misma persona. Realice los siguientes pasos para agregar y proporcionar varios detalles sobre un firmante:
En el navegador de contenido, pulse Contenedor de formulario y haga clic en el icono Configurar . Se abrirá el explorador de propiedades con las propiedades del contenedor de formularios adaptables.
En el navegador de propiedades, expanda el Firma electrónica y seleccione el Habilitar Acrobat Sign . Habilita Acrobat Sign para un formulario adaptable.
Toque Agregar firmante under Configuración del firmante. Agrega un firmante al formulario adaptable. Puede agregar varios firmantes de Acrobat Sign a un formulario adaptable.
Haga clic en el Editar para especificar la siguiente información sobre el firmante:
La imagen anterior tiene dos ejemplos de bloques de Acrobat Sign: Información personal y detalles de Office
Puntee en Listo icono. Se agrega y configura el firmante.
Después de agregar los campos de Acrobat Sign a un formulario adaptable, activar Acrobat Sign desde el contenedor de formularios, seleccionar el Cloud Service de Acrobat Sign y agregar firmantes de Acrobat Sign, seleccionar una acción de envío adecuada para el formulario adaptable. Para obtener información detallada sobre las acciones de envío de formularios adaptables, consulte Configuración de la acción Enviar.
Además, un formulario adaptable habilitado para Acrobat Sign solo se envía después de que todos los firmantes firmen el formulario. Puede encontrar formularios parcialmente firmados en la sección Firma pendiente del portal de formularios. El servicio de configuración de Acrobat Sign sigue sondeando el servidor de Acrobat Sign en intervalos regulares para verificar el estado de las firmas. Si todos los firmantes completan la firma del formulario, se inicia el servicio de acción de envío y se envía el formulario. Si utiliza una acción de envío personalizada y el formulario utiliza Acrobat Sign, actualice la acción de envío personalizada para utilizar el servicio de envío.
Los datos del formulario adaptable se almacenan temporalmente en Forms Portal. Se recomienda utilizar almacenamiento personalizado para Forms Portal. Garantiza que los datos PII (información de identificación personal) no se almacenen en servidores AEM.
La experiencia de firma de formularios está lista. Puede obtener una vista previa del formulario para comprobar la experiencia de firma. En el formulario publicado, los campos Bloque de Acrobat Sign se muestran cuando un firmante recibe el formulario para firmar por correo electrónico. Esta experiencia también se conoce como experiencia de firma fuera de formulario. También puede configurar una experiencia de firma en el formulario para el primer firmante; para ver los pasos detallados, consulte Crear experiencia de firma en formularios.
Las firmas digitales o remotas basadas en la nube son una nueva generación de firmas digitales que funcionan en equipos de escritorio, dispositivos móviles y la web, y cumplen con los niveles más altos de cumplimiento y seguridad para la autenticación de firmantes. Puede firmar un formulario adaptable con firmas digitales basadas en la nube.
Después edición de propiedades de formulario adaptables para Acrobat Sign, realice los siguientes pasos para agregar el campo de firma en la nube a un formulario adaptable:
Arrastrar y soltar Bloque de Acrobat Sign del navegador de componentes al formulario adaptable. El componente Bloque de Acrobat Sign tiene todos los campos de Acrobat Sign compatibles. De forma predeterminada, agrega un Firma al formulario adaptable.
Seleccione el Bloque de Acrobat Sign y toque el Editar icono. Muestra las opciones para agregar campos y formatear la apariencia de un campo.
A. Seleccione y añada campos de Acrobat Sign . B. Expanda el bloque Acrobat Sign a la vista de pantalla completa
Toque . Campo Acrobat Sign icono. Muestra las opciones para seleccionar y añadir campos de Acrobat Sign.
Expanda el Tipo campo desplegable que desea seleccionar Firma digital y pulse Listo para añadir el campo seleccionado al bloque de Acrobat Sign.
Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo.
Aplique firmas digitales al formulario adaptable utilizando:
Después de agregar el campo de firma de nube al formulario adaptable, realice los siguientes pasos para completar el proceso de configuración:
Un usuario también puede firmar un formulario adaptable mientras lo rellena. Esta experiencia también se conoce como experiencia de firma en formularios. La experiencia de firma en el formulario solo está disponible para el primer cantante en un entorno de varios firmantes. Siga estos pasos para crear una experiencia de firma en formularios para un formulario adaptable:
Utilice el componente Paso de firma para proporcionar un área donde firmar electrónicamente el formulario rellenado. Cuando se representa la sección que contiene el componente Paso de firma, muestra una versión PDF identificable del formulario rellenado. El componente Paso de firma ocupa el ancho completo disponible en el formulario. Se recomienda no colocar ningún otro componente en la sección que contiene el componente Paso de firma.
Realice los siguientes pasos para configurar el componente Paso de firma:
Arrastre y suelte la Paso de firma del explorador de componentes al formulario.
Seleccione el componente del paso Firma recién agregado y pulse el botón Configurar icono. Se abrirá el explorador de propiedades, donde verá las propiedades del Paso de firma. Configure las siguientes propiedades:
Puntee en Listo para guardar los cambios.
El componente Paso de resumen envía automáticamente el formulario, rellena la información dentro de la página Resumen personalizada y muestra el resumen del formulario enviado. También obtiene la información necesaria en el mapa de retorno. El componente Paso de resumen ocupa el ancho completo disponible para el formulario. Se recomienda no tener ningún otro componente en la sección que contenga el componente Paso de resumen.
Ahora, la experiencia de firma de formularios en está lista. Puede obtener una vista previa del formulario para comprobar la experiencia de firma.
P: Puede incrustar un formulario adaptable en otro formulario adaptable. ¿Puede habilitarse Acrobat Sign en el formulario adaptable incrustado?
Ans: No, AEM Forms no admite el uso de un formulario adaptable que incruste un formulario adaptable habilitado para Acrobat Sign para firmar.
P: Cuando creo un formulario adaptable utilizando la plantilla avanzada y lo abro para editarlo, aparece un mensaje de error "Las firmas electrónicas o los firmantes no están correctamente configurados". . ¿Cómo se resuelve el mensaje de error?
Ans: El formulario adaptable creado con la plantilla avanzada está configurado para utilizar Acrobat Sign. Para resolver el error, cree y seleccione una configuración de nube de Acrobat Sign y configure un firmante de Acrobat Sign para el formulario adaptable.
P: ¿Puedo utilizar etiquetas de texto de Acrobat Sign en un componente de texto estático de un formulario adaptable?
Ans: Sí, puede utilizar etiquetas de texto en un componente de texto para añadir campos de Acrobat Sign a un Documento de registro (Solo la opción de documento de registro generado automáticamente) se ha habilitado el formulario adaptable. Para obtener más información sobre el procedimiento y las reglas para crear una etiqueta de texto, consulte Documentación de Acrobat Sign. Tenga en cuenta también que los formularios adaptables tienen una compatibilidad limitada con las etiquetas de texto. Puede utilizar las etiquetas de texto para crear solo los campos que admite Acrobat Sign Block.
P: AEM Forms proporciona componentes de paso de bloque y firma de Acrobat Sign. ¿Se pueden utilizar simultáneamente en una forma adaptativa?
Ans: Puede utilizar ambos componentes simultáneamente en un formulario. Estas son algunas recomendaciones para utilizar estos componentes:
Bloque de Acrobat Sign: Puede utilizar el bloque de Acrobat Sign para agregar campos de Acrobat Sign en cualquier parte del formulario adaptable. También ayuda a asignar campos específicos a los firmantes. De forma predeterminada, cuando un formulario adaptable se previsualiza o se publica, Acrobat Sign Block no está visible. Estos bloques solo están habilitados en el documento de firma. En el documento de firma, solo se activan los campos asignados a un firmante. El bloque Acrobat Sign se puede utilizar con los firmantes primero y siguientes.
Componente del paso de firma: Puede utilizar el componente paso de firma para crear una experiencia de firma en el formulario. Solo permite que el primer firmante firme mientras se rellena el formulario. Cuando se representa la sección que contiene el componente Paso de firma, muestra una versión del formulario con PDF que se puede firmar. Generalmente es la última o la penúltima sección seguida del componente de resumen de un formulario.