Uso de Adobe Sign en un formulario adaptable

Habilite flujos de trabajo de firma electrónica (Adobe Sign) para un formulario adaptable a fin de automatizar los flujos de trabajo de firma, simplificar los procesos de firma única y múltiple y firmar electrónicamente formularios desde dispositivos móviles.

Adobe Sign permite flujos de trabajo de firma electrónica para formularios adaptables. Las firmas electrónicas mejoran los flujos de trabajo para procesar documentos para áreas legales, de ventas, de nómina, de gestión de recursos humanos y más.

En un escenario típico de Adobe Sign y formularios adaptables, un usuario rellena un formulario adaptable para aplicar a un servicio. Por ejemplo, una solicitud de hipoteca y tarjeta de crédito requiere firmas legales de todos los prestatarios y cosolicitantes. Para habilitar flujos de trabajo de firma electrónica para situaciones similares, puede integrar Adobe Sign con AEM Forms. Algunos ejemplos más son: puede usar Adobe Sign para:

• Cierre las operaciones desde cualquier dispositivo con procesos de propuesta, presupuesto y contrato completamente automatizados.
• Finalice los procesos de Recursos Humanos más rápido y dé a sus empleados las experiencias digitales.
• Recorte los tiempos del ciclo de contratos y encargue a sus proveedores más rápido.
• Cree flujos de trabajo digitales que automaticen procesos comunes.

La integración de Adobe Sign con AEM Forms es compatible con:

• Flujos de trabajo de firma de un solo usuario y de varios usuarios
• Flujos de trabajo de firma secuenciales y simultáneas
• Experiencias de firma dentro y fuera de formulario
• Firma de formularios como un usuario anónimo o que ha iniciado sesión
• Procesos de firma dinámica (integración con el flujo de trabajo de AEM Forms)
• Autenticación a través de una base de conocimiento, un teléfono y perfiles sociales

Requisitos previos

Antes de usar Adobe Sign en un formulario adaptable:

• Asegúrese de que el servicio en la nube de AEM Forms esté configurado para usar Adobe Sign. Para obtener más información, consulte Integración de Adobe Sign con AEM Forms.
• Mantenga la lista de firmantes lista. Se requiere al menos una dirección de correo electrónico para cada firmante.

Configurar Adobe Sign para un formulario adaptable

Realice los siguientes pasos para configurar Adobe Sign para un formulario adaptable:

1. Editar propiedades de formulario adaptable para el signo de Adobe

2. Añadir campos de Adobe Sign en un formulario adaptable

3. Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable

4. Seleccionar Cloud Service de Adobe Sign para un formulario adaptable

5. Añadir firmantes de Adobe Sign a un formulario adaptable

6. Seleccionar acción de envío para un formulario adaptable

Editar propiedades de formularios adaptables para Adobe Sign

Configure propiedades de formulario adaptables para Adobe Sign para un formulario adaptable existente o nuevo.

Crear un formulario adaptable para señales de Adobe describe los pasos para crear un formulario adaptable básico. Consulte Creación de un formulario adaptable para ver otras opciones disponibles al crear un formulario adaptable.

Crear un formulario adaptable para Adobe Sign

Siga estos pasos para crear un formulario adaptable para Adobe Sign:

1. Vaya a Adobe Experience Manager > Forms > Forms y Documentos.

2. Toque Crear y seleccione Formulario adaptable. Aparece una lista de plantillas. Seleccione la plantilla y toque Siguiente.

3. En la ficha Basic:

   1. Especifique el Nombre y Título para el formulario adaptable.

   2. Seleccione el contenedor de configuración creado al configurar Adobe Sign con AEM Forms.

      NOTA

      La lista desplegable Cloud Service de Adobe Sign muestra los servicios en la nube configurados en el contenedor de configuración que seleccione en este campo. La lista desplegable Cloud Service de Adobe Sign está disponible en la sección Firma electrónica de las propiedades del formulario adaptable al seleccionar la opción Habilitar Adobe Sign.

4. En la ficha Modelo de formulario, seleccione una de las siguientes opciones:

   • Seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como Documento de plantilla de registro y seleccione un Documento de plantilla de registro. Si utiliza un formulario adaptable basado en una plantilla de formulario, las documentos enviadas para firmar solo mostrarán los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.
   • Seleccione la opción Generar Documento de registro. Si utiliza una opción Documento de registro activado en un formulario adaptable, el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.

5. Toque Crear. Se crea un formulario adaptable con firma, que puede utilizarse para agregar campos de Adobe Sign.

Editar un formulario adaptable para Adobe Sign

Siga estos pasos para utilizar Adobe Sign en un formulario adaptable existente:

1. Vaya a Adobe Experience Manager > Forms> Forms y Documentos.

2. Seleccione el formulario adaptable y toque Propiedades.

3. En la ficha Básico, seleccione el contenedor de configuración creado al configurar Adobe Sign con AEM Forms.

4. En la ficha Modelo de formulario, seleccione una de las siguientes opciones:

   • Seleccione la opción Asociar plantilla de formulario como Documento de plantilla de registro y seleccione un Documento de plantilla de registro. Si utiliza un formulario adaptable basado en una plantilla de formulario, las documentos enviadas para firmar solo mostrarán los campos basados en la plantilla de formulario asociada. No muestra todos los campos del formulario adaptable.
   • Seleccione la opción Generar Documento de registro. Si utiliza una opción Documento de registro activado en un formulario adaptable, el documento enviado para firmar muestra todos los campos del formulario adaptable.

5. Toque Guardar y cerrar. El formulario adaptable está habilitado para Adobe Sign.

Añadir campos de Adobe Sign a un formulario adaptable

Adobe Sign tiene varios campos que se pueden colocar en un formulario adaptable. Estos campos aceptan varios tipos de datos, como firmas, iniciales, compañía o título, y ayudan a recopilar información adicional durante la firma, junto con las firmas. Puede utilizar el componente Bloque de Adobe Sign para colocar los campos de Adobe Sign en varias ubicaciones en un formulario adaptable.

Siga estos pasos para agregar campos a un formulario adaptable y personalizar diversas opciones relacionadas con estos campos:

1. Arrastre y suelte el componente Bloque de Adobe Sign desde el navegador de componentes al formulario adaptable. El componente Bloque de Adobe Sign tiene todos los campos de Adobe Sign admitidos. De forma predeterminada, agrega un campo Signature al formulario adaptable.

   

   De forma predeterminada, el bloque de Adobe Sign no está visible en el formulario adaptable publicado. Solo está visible en los documentos de firma. Puede cambiar la visibilidad de Adobe Sign Block desde las propiedades del componente Adobe Sign Block.

   NOTA

   • El uso del bloque Adobe Sign no es obligatorio para utilizar Adobe Sign en un formulario adaptable. Si no utiliza el bloque Adobe Sign y agrega campos para los firmantes, el campo de firma predeterminado se muestra en la parte inferior de los documentos de firma.
   • Utilice el bloque Adobe Sign solo para aquellos formularios adaptables que generen automáticamente Documento de registro. Si utiliza un XDP personalizado para generar Documentos de registro o un formulario adaptable basado en plantillas de formulario, no es necesario el bloque Adobe Sign.

2. Seleccione el componente Bloque de Adobe Sign y toque el icono Editar . Muestra opciones para agregar campos y dar formato al aspecto de un campo.

   

   R. Seleccione y agregue campos de Adobe Sign. B. Expanda el bloque Adobe Sign a la vista de pantalla completa

3. Toque el icono Campo de Adobe Sign . Muestra las opciones para seleccionar y agregar campos de Adobe Sign.

   Expanda el campo desplegable Tipo para seleccionar un campo de Adobe Sign y toque el icono Listo para agregar el campo seleccionado al bloque de Adobe Sign. El campo desplegable Tipo incluye los tipos de campo Firma, Información del firmante y Datos. La integración de Adobe Sign con AEM Forms solo aparece en el cuadro desplegable Tipo. Para obtener información detallada sobre los campos de Adobe Sign, consulte Documentación de Adobe Sign.

   

   Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo. También puede seleccionar la opción necesaria para marcar un campo como obligatorio. Además de la opción Nombre y Requerido, algunos campos de Adobe Sign tienen más opciones. Por ejemplo, máscara y líneas múltiples. Además, especifique un nombre único para cada campo de Adobe Sign, ya sea que los campos residan en bloques de Adobe Sign iguales o diferentes.

Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable

De forma predeterminada, Adobe Sign no está habilitado para un formulario adaptable. Realice los siguientes pasos para habilitarlo:

1. En el navegador de contenido, toque Contenedor de formulario y el icono Configurar . Abre el navegador de propiedades y muestra las propiedades del contenedor de formulario adaptable.
2. En el navegador de propiedades, expanda el acordeón Firma electrónica y seleccione la opción Habilitar Adobe Sign. Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.

Seleccione el Cloud Service de Adobe Sign y el orden de firma

Puede configurar varios servicios de Adobe Sign para una instancia de AEM Forms. Es aconsejable contar con un conjunto de servicios separados para cada función (Recursos Humanos, Finanzas, etc.). Facilita el seguimiento y el sistema de informes de documentos firmados. Por ejemplo, un banco tiene múltiples departamentos. Puede tener una configuración separada para cada departamento para un mejor seguimiento de los documentos.

Un documento también puede tener varios firmantes. Por ejemplo, una solicitud de tarjeta de crédito puede tener varios solicitantes. Un banco requiere la firma de todos los solicitantes antes de iniciar la solicitud de procesamiento. En los escenarios con varios firmantes, puede seleccionar firmar el documento en orden secuencial o simultáneo.

Realice los siguientes pasos para seleccionar un servicio en la nube y el orden de firma:

1. En el navegador de contenido, toque Contenedor de formulario y el icono Configurar . Abre el navegador de propiedades y muestra las propiedades del contenedor de formulario adaptable.

2. En el navegador de propiedades, expanda el acordeón Firma electrónica y seleccione la opción Habilitar Adobe Sign. Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.

3. Seleccione un servicio en la nube de la lista ya configurada de Cloud Services de Adobe Sign.

   Si la lista Adobe Sign Cloud Service está vacía, siga el artículo Configurar Adobe Sign con AEM Forms para configurar el servicio.

   La lista desplegable lista los servicios en la nube que existen en la carpeta global en Herramientas > Cloud Services > Adobe Sign. Además, el menú desplegable también lista los servicios en la nube que existen en la carpeta seleccionada en el campo Contenedor de configuración al crear un formulario adaptable.

4. Seleccione el orden de firma en el cuadro de diálogo Los firmantes pueden firmar. Los cantantes de Adobe Sign pueden firmar un formulario adaptable Secuencialmente - uno tras otro firmante o Simultáneamente - en cualquier orden.

   En orden secuencial, un firmante recibe el formulario para firmar por vez. Una vez que un firmante completa la firma del documento, el formulario se envía al siguiente firmante, etc.

   En orden simultáneo, varios firmantes pueden firmar un formulario a la vez.

5. Añada Firmantes en un formulario adaptable y toque el icono Listo para guardar los cambios.

Añadir firmantes a un formulario adaptable

Solo puede tener un firmante o varios para un formulario adaptable. Al agregar un firmante, también puede configurar los detalles de autenticación para el firmante. También puede seleccionar si la persona que rellena el formulario y la cantante son la misma. Realice los siguientes pasos para agregar y proporcionar varios detalles sobre un firmante:

1. En el navegador de contenido, toque Contenedor de formulario y el icono Configurar . Abre el navegador de propiedades con propiedades de contenedor de formulario adaptable.

2. En el navegador de propiedades, expanda el acordeón Firma electrónica y seleccione la opción Habilitar Adobe Sign. Habilita Adobe Sign para un formulario adaptable.

3. Toque Añadir firmante en Configuración del firmante. Agrega un firmante al formulario adaptable. Puede agregar varios firmantes de Adobe Sign a un formulario adaptable.

4. 

   Haga clic en el icono Editar para especificar la siguiente información sobre el firmante:

   • Título: especifique un título para identificar exclusivamente a un firmante.
   • ¿Son iguales el firmante y la persona que rellena el formulario?: Seleccione Sí, si el usuario que rellena el formulario y el primer firmante son la misma persona. Si la opción está establecida en No, no utilice el componente de paso de firma en el formulario adaptable. Si el formulario contiene un componente Paso de firma, el campo se establece automáticamente en Sí.
   • Dirección de correo electrónico del firmante: especifique la dirección de correo electrónico del firmante. El firmante recibe documentos/formulario firmados en la dirección de correo electrónico especificada. Puede elegir utilizar una dirección de correo electrónico proporcionada en un campo de formulario, en AEM perfil de usuario del usuario que ha iniciado sesión o introducir manualmente una dirección de correo electrónico. Es un paso obligatorio. Además, tenga en cuenta que, si solo ha configurado un firmante, asegúrese de que la dirección de correo electrónico del firmante no es idéntica a la cuenta de Adobe Sign utilizada para configurar los servicios de nube de AEM.
   • Método de autenticación del firmante: especifique el método para autenticar a un usuario antes de abrir un formulario para firmar. Puede elegir entre teléfono, base de conocimientos y autenticación social basada en la identidad.
   NOTA

   • De forma predeterminada, la autenticación social basada en la identidad proporciona una opción para autenticarse con Facebook, Google y LinkedIn. Puede ponerse en contacto con la asistencia de Adobe Sign para habilitar otros proveedores de autenticación social.
   • Campos de Adobe Sign para rellenar o firmar: seleccione los campos de Adobe Sign para el firmante. Un formulario adaptable puede tener varios campos de Adobe Sign. Puede elegir habilitar campos específicos para un firmante. El campo muestra todos los bloques de Adobe Sign disponibles. Cuando se selecciona un bloque, se seleccionan todos los campos del bloque. Puede utilizar el icono X para anular la selección de un campo.

   

   La imagen anterior tiene dos ejemplos de Bloques de Adobe Sign: Información personal y detalles de Office

   Toque el icono Listo . Se agrega y configura el firmante.

Seleccione Enviar acción para un formulario adaptable

Después de agregar campos de Adobe Sign a un formulario adaptable, activar Adobe Sign desde el contenedor del formulario, seleccionar Cloud Service de Adobe Sign y agregar firmantes de Adobe Sign, seleccionar una acción de envío adecuada para el formulario adaptable. Para obtener información detallada sobre las acciones de envío de formularios adaptables, consulte Configuración de la acción Enviar.

Además, un formulario adaptable habilitado para Adobe Sign se envía solamente después de que todos los firmantes firmen el formulario. Puede encontrar un formulario parcialmente firmado en la sección Firma pendiente del portal de formularios. El servicio de configuración de Adobe Sign sigue sondeando el servidor de Adobe Sign a intervalos regulares para verificar el estado de las firmas. Si todos los firmantes completan la firma del formulario, se inicia el servicio de acción de envío y se envía el formulario. Si está utilizando una acción de envío personalizada y el formulario utiliza Adobe Sign, actualice la acción de envío personalizada para utilizar el servicio de acción de envío.

La experiencia de firma de formularios está lista. Puede previsualización del formulario para comprobar la experiencia de firma. En el formulario publicado, los campos Bloque de Adobe Sign se muestran cuando un firmante recibe el formulario para firmar por correo electrónico. Esta experiencia también se conoce como experiencia de firma fuera de formulario. También puede configurar una experiencia de firma en el formulario para el primer firmante; para obtener más información, consulte Creación de una experiencia de firma en el formulario.

Configurar firmas de nube para un formulario adaptable

Las firmas digitales basadas en la nube o las firmas remotas son una nueva generación de firmas digitales que funcionan en el escritorio, los dispositivos móviles y la web: y cumplir los niveles más altos de cumplimiento y seguridad para la autenticación de firmantes. Puede firmar un formulario adaptable con firmas digitales basadas en la nube.

Después de editar las propiedades del formulario adaptable para el signo de Adobe, lleve a cabo los siguientes pasos para agregar el campo de firma en la nube a un formulario adaptable:

1. Arrastre y suelte el componente Bloque de Adobe Sign desde el navegador de componentes al formulario adaptable. El componente Bloque de Adobe Sign tiene todos los campos de Adobe Sign admitidos. De forma predeterminada, agrega un campo Signature al formulario adaptable.

   

2. Seleccione el componente Bloque de Adobe Sign y toque el icono Editar . Muestra opciones para agregar campos y dar formato al aspecto de un campo.

   

   R. Seleccione y agregue campos de Adobe Sign. B. Expanda el bloque Adobe Sign a la vista de pantalla completa

3. Toque el icono Campo de Adobe Sign . Muestra las opciones para seleccionar y agregar campos de Adobe Sign.

   Expanda el campo desplegable Tipo para seleccionar Firma digital y toque el icono Listo para agregar el campo seleccionado al bloque Adobe Sign.

   

   Es obligatorio proporcionar un nombre único para un campo.

   Aplicar firmas digitales al formulario adaptable mediante:

   • Firmas de nube: Firme con un ID digital alojado por un proveedor de servicio de confianza.
   • Adobe Acrobat o Reader: Descargue y abra el documento con Adobe Acrobat o Reader para firmar con una tarjeta inteligente, un token USB o un ID digital basado en archivos.

   Después de agregar el campo de firma en la nube al formulario adaptable, realice los siguientes pasos para completar el proceso de configuración:

   • Habilitar Adobe Sign para un formulario adaptable
   • Seleccionar Cloud Service de Adobe Sign para un formulario adaptable
   • Añadir firmantes de Adobe Sign a un formulario adaptable
   • Seleccionar acción de envío para un formulario adaptable

Crear experiencia de firma en el formulario

Un usuario también puede firmar un formulario adaptable mientras lo rellena. Esta experiencia también se conoce como experiencia de firma en el formulario. La experiencia de firma en el formulario solo está disponible para el primer cantante en un entorno de varios firmantes. Realice los siguientes pasos para crear una experiencia de firma en formularios para un formulario adaptable:

1. Añada y configure el componente Paso de firma.
2. Añada el componente Paso de resumen.

Añadir y configurar el componente Paso de firma

Utilice el componente Paso de firma para proporcionar un área donde firmar electrónicamente el formulario rellenado. Cuando se representa la sección que contiene el componente Paso de firma, muestra una versión en PDF que se puede firmar del formulario rellenado. El componente Paso de firma ocupa toda la anchura disponible para el formulario. Se recomienda no tener ningún otro componente en la sección que contenga el componente Paso de firma.

Realice los siguientes pasos para configurar el componente Paso de firma:

1. Arrastre y suelte el componente Paso de firma desde el navegador de componentes al formulario.

2. Seleccione el componente de paso Firma recién agregado y toque el icono Configurar . Abre el navegador de propiedades y muestra las propiedades del paso Firma. Configure las siguientes propiedades:

   • Nombre del elemento: Especifique el nombre del componente.
   • Título: especifique el título exclusivo del componente.
   • Mensaje de plantilla: especifique el mensaje que se mostrará mientras se carga el PDF de firma. Los servicios de Adobe Sign tardan algún tiempo en preparar y cargar archivos PDF de firma.
   • Servicio de firma: seleccione la opción Adobe Signoption.
   • Usar componente de firma electrónica heredado: Si está utilizando el formulario adaptable correspondiente en AEM Forms Workspace, la aplicación de AEM Forms o el formulario adaptable subyacente tiene un componente de firma electrónica heredado, seleccione la opción Usar componente de firma electrónica heredado.
   • Configuración: Seleccione una configuración (Cloud Service de Adobe Sign). El cuadro desplegable solo está disponible si la opción Usar componente de firma electrónica heredado está habilitada.

   Toque el icono Listo para guardar los cambios.

   

   NOTA

   • Cuando arrastra y suelta el componente Paso de firma en el formulario, el ¿Son iguales el firmante y la persona que rellena el formulario? se establece automáticamente en Sí. Es necesario mantener el formulario en funcionamiento.
   • Los formularios adaptables activados por Adobe Sign no son compatibles con el uso del botón Enviar de la sección o del panel mediante el componente Paso de firma. Puede agregar un paso de resumen después del paso Firma para el envío manual o se activa un envío automático después del conjunto de intervalos mediante el servicio de configuración de Adobe Sign.

Configurar la página de agradecimiento o el componente de paso de resumen

El componente Paso de resumen envía automáticamente el formulario, rellena la información dentro de la página de resumen personalizada y muestra el resumen del formulario enviado. También obtiene la información requerida en el mapa de retorno. El componente Paso de resumen ocupa toda la anchura disponible para el formulario. Se recomienda no tener ningún otro componente en la sección que contenga el componente Paso de resumen.

Ahora, la experiencia de firma de formularios en curso está lista. Puede previsualización del formulario para comprobar la experiencia de firma.

Preguntas frecuentes

P: Puede incrustar un formulario adaptable en otro formulario adaptable. ¿Se puede habilitar Adobe Sign en el formulario adaptable incrustado?

Ans: No, AEM Forms no admite el uso de un formulario adaptable que incruste un formulario adaptable Adobe Sign habilitado para firmar.

P: Al crear un formulario adaptable con la plantilla avanzada y abrirlo para editarlo, aparece un mensaje de error "Las firmas electrónicas o los firmantes no están configurados correctamente". aparece. ¿Cómo se resuelve el mensaje de error?

Ans:El formulario adaptable creado con la plantilla avanzada está configurado para utilizar Adobe Sign. Para resolver el error, cree y seleccione una configuración de nube de Adobe Sign y configure un firmante de Adobe Sign para el formulario adaptable.

P: ¿Puedo utilizar etiquetas de texto de Adobe Sign en un componente de texto estático de un formulario adaptable?

Ans: Sí, se pueden utilizar etiquetas de texto en un componente de texto para agregar campos de Adobe Sign a un Documento de registro (solo opción de documento de registro generado automáticamente) de un formulario adaptable habilitado. Para obtener más información sobre el procedimiento y las reglas para crear una etiqueta de texto, consulte Documentación de Adobe Sign. Además, los formularios adaptables tienen una compatibilidad limitada con las etiquetas de texto. Puede utilizar las etiquetas de texto para crear solo los campos que admite Adobe Sign Block.

P: AEM Forms proporciona componentes de paso Bloque Adobe Sign y Firma. ¿Pueden utilizarse simultáneamente en un formulario adaptable?

Ans: puede utilizar ambos componentes simultáneamente en un formulario. Estas son algunas recomendaciones para usar estos componentes:

Bloque de Adobe Sign: puede usar el Bloque de Adobe Sign para agregar campos de Adobe Sign en cualquier parte del formulario adaptable. También ayuda a asignar campos específicos a los firmantes. De forma predeterminada, cuando se realiza una vista previa de un formulario adaptable o se publica un bloque de Adobe Sign no está visible. Estos bloques solo se activan en el documento de firma. En el documento de firma, solo se activan los campos asignados a un firmante. El bloque Adobe Sign se puede utilizar con los firmantes primero y posteriores.

Componente de paso de firma: puede utilizar el componente de paso de firma para crear una experiencia de firma en el formulario. Solo permite que el primer firmante firme mientras se rellena el formulario. Cuando se representa la sección que contiene el componente Paso de firma, muestra una versión en PDF del formulario que se puede firmar. Generalmente es la última o penúltima sección seguida de un componente de resumen de un formulario.