生成最適化表單的記錄文檔

概覽

在提交表單後,您的客戶通常希望以打印或文檔格式記錄他們在表單中填寫的資訊,以供將來參考。 這稱為記錄檔案。

本文說明如何為最適化表單產生記錄檔案。

注意

基於XFA的最適化表單不支援自動產生記錄檔案。 不過,您可以使用用來建立最適化表單的XDP做為記錄檔案。

記錄的最適化表單類型及其文檔

建立最適化表單時,可以選取表單模型。 您的選項為:

  • 表單範本

    可讓您為最適化表單選取XFA範本。 當您選取XFA範本時,可以如上所述,將相關聯的XDP檔案用於記錄檔案。

  • XML架構

    可讓您為最適化表單選取XML架構定義。 為最適化表單選取XML架構時,您可以:

    • 為記錄文檔關聯XFA模板。 請確定相關聯的XFA範本使用與最適化表單相同的XML架構
    • 自動生成記錄文檔
  • 可讓您建立不含表單模型的最適化表單。 系統會自動為您的最適化表單產生記錄檔案。

選擇表單模型時,使用「記錄模板配置文檔」下的可用選項配置記錄文檔。 請參閱記錄模板配置文檔

自動生成記錄的文檔

記錄檔案可讓客戶保留已提交表單的副本,以供列印之用。 當您自動生成記錄文檔時,每次更改表單時,其記錄文檔都會立即更新。 例如,您會移除選擇「美利堅合眾國」作為其國家之客戶的年齡欄位。 當這些客戶生成記錄文檔時,記錄文檔中不會顯示年齡欄位。

自動生成的記錄檔案具有以下優點:

  • 它會處理資料系結。
  • 它會自動隱藏在提交時標籤為從記錄檔案中排除的欄位。 不需額外努力。
  • 它節省了設計記錄模板文檔的時間。
  • 它可讓您使用不同的基礎模板嘗試不同的樣式和外觀,並為記錄文檔選擇最佳樣式和外觀。 樣式外觀是可選的,如果未指定樣式,系統樣式將設定為預設樣式。
  • 它可確保在記錄檔案中立即反映任何形式的更改。

要自動生成記錄的文檔的元件

若要產生最適化表單的記錄檔案,您需要下列元件:

用性表單要為其生成記錄文檔的適用性表單。

在AEM Designer中建立的基本範本(建議) XFA範本(XDP檔案)。基礎模板用於為記錄模板的文檔指定樣式和品牌資訊。

請參閱記錄的文檔的基本模板

注意

記錄文檔的基模板也稱為記錄文檔的元模板。

從最適化 表單產生的記錄範本檔案XFA範本(XDP檔案)。

請參閱記錄模板配置文檔

單資料使用者在最適化表單中填入的資訊。它與記錄模板文檔合併,生成記錄文檔。

最適化表單元素的對應

以下各節說明最適化表單元素在記錄檔案中的顯示方式。

欄位

最適化表單元件 對應的XFA元件 是否預設包括在記錄模板的文檔中? 附註
按鈕 按鈕 false
核取方塊 核取方塊 true
日期選擇器 日期/時間欄位 true
下拉式清單 下拉式清單 true
草寫簽名 簽名手寫 true
數值方塊 數值欄位 true
密碼框 密碼欄位 false
選項按鈕 選項按鈕 true
文字方塊 文字欄位 true
重設按鈕 重設按鈕 false
提交按鈕

電子郵件提交按鈕

HTTP提交按鈕

false
條款與條件 true
檔案附件 false 在記錄模板的文檔中不可用。 僅可通過附件在記錄文檔中使用。

容器

最適化表單元件 對應的XFA元件 附註
面板
子表單
可重複面板對應至可重複的子表單。

靜態元件

最適化表單元件 對應的XFA元件 附註
影像 影像 TextDraw和Image元件(無論是綁定還是未綁定)始終出現在基於XSD的適用性表單的記錄文檔中,除非使用記錄設定文檔排除。
文字 文字
注意

在傳統UI中,您會收到用於編輯欄位屬性的不同標籤。

表格

適用性表單表格元件(例如頁首、頁尾和列對應至對應的XFA元件)。 您可以將可重複的面板對應至記錄檔案中的表格。

記錄的文檔的基模板

基礎模板為記錄文檔提供樣式和外觀資訊。 它允許您自定義自動生成的記錄文檔的預設外觀。 例如,您想在標題中新增公司標誌,並在記錄檔案的頁尾中新增版權資訊。 基礎模板中的母版頁用作記錄模板文檔的母版頁。 主版頁可以有頁首、頁尾和頁碼等資訊,您可以將這些資訊應用於記錄文檔。 您可以使用基本模板將此類資訊應用於記錄文檔,以自動生成記錄文檔。 使用基本模板可更改欄位的預設屬性。

設計基礎模板時,請遵循基礎模板約定

基本模板約定

基本模板用於定義記錄文檔的頁眉、頁腳、樣式和外觀。 頁首和頁尾可包含公司標誌和版權文字等資訊。 基本模板中的第一個母版頁被複製,並用作記錄文檔的母版頁,該母版頁包含標題、頁尾、頁碼或應出現在記錄文檔中所有頁上的任何其他資訊。 如果使用的基礎模板不符合基礎模板約定,則基礎模板的第一個主版頁仍用於記錄模板的文檔。 強烈建議您根據基本模板的慣例設計基礎模板,並將其用於自動生成記錄文檔。

主版頁面慣例

  • 在基礎範本中,您應將根子表單命名為AF_METATEMPLATE,將主版頁面命名為AF_MASTERPAGE

  • 位於AF_METATEMPLATE根子表單下的主版頁面具有AF_MASTERPAGE名稱,該主版頁面具有提取頁首、頁尾和樣式資訊的首選項。

  • 如果AF_MASTERPAGE不存在,則使用基本模板中出現的第一個首頁。

欄位的樣式慣例

  • 要對記錄文檔中的欄位應用樣式,基礎模板提供位於AF_METATEMPLATE根子表單下AF_FIELDSSUBFORM子表單中的欄位。

  • 這些欄位的屬性將應用於記錄文檔中的欄位。 這些欄位應遵循AF_<name of field in all caps>_XFO命名慣例。 例如,核取方塊的欄位名稱應為AF_CHECKBOX_XFO

要建立基本模板,請在AEM Designer中執行以下操作。

  1. 按一下「檔案>新建」。

  2. 選擇​基於模板​選項。

  3. 選擇​Forms — 記錄文檔​類別。

  4. 選擇​DoR基模板

  5. 按一下​Next​並提供所需資訊。

  6. (可選)修改要應用於記錄文檔中欄位的欄位的樣式和外觀。

  7. 儲存表單。

您現在可以將保存的表單用作記錄文檔的基礎模板。
請勿修改或移除基本範本中存在的任何指令碼。

修改基礎模板

  • 如果您未對基本模板中的欄位應用任何樣式,建議從基本模板中刪除這些欄位,以便自動提取對基本模板的任何升級。
  • 修改基本模板時,請勿刪除、添加或修改指令碼。
注意

使用慣例設計基礎模板,並嚴格遵循上述步驟。

記錄範本文件配置

設定表單的記錄範本檔案,讓客戶下載已提交表單的易記副本。 XDP檔案可作為記錄範本的檔案。 記錄客戶下載的文檔根據XDP檔案中指定的佈局進行格式化。

執行下列步驟來設定最適化表單的記錄檔案:

  1. 在AEM製作例項中,按一下​Forms > Forms和檔案。

  2. 選擇表單,然後按一下​查看屬性

  3. 在「屬性」窗口中,點選「表單模型」。

    建立表單時,也可以選取表單模型。

    注意

    在「表單模型」頁簽中,確保從​Select from​下拉清單中選擇​Schema​或​None以「表單範本」為表單模型的XFA型或最適化表單不支援記錄檔案。

  4. 在「表單模型」頁簽的「記錄模板配置文檔」部分,選擇以下選項之一。

    ​無如果您不想為表單配置記錄文檔,請選擇此選項。

    將表單模板與記錄模板關 聯如果您有要用作記錄文檔模板的XDP檔案,請選擇此選項。選取此選項時,會顯示AEM Forms存放庫中可用的所有XDP檔案。 選取適當的檔案。

    選取的XDP檔案會與最適化表單相關聯。

    生成記 錄文檔選擇此選項,以將XDP檔案用作定義記錄文檔的樣式和外觀的基本模板。選取此選項時,會顯示AEM Forms存放庫中可用的所有XDP檔案。 選取適當的檔案。

    選擇此選項可將XDP檔案用作記錄文檔的樣式和外觀的基本模板。選取此選項時,會顯示AEM Forms存放庫中可用的所有XDP檔案。 選擇相應的檔案。

    選擇「Forms模板」作為生成記錄文檔的基 本模板選擇此選項可將XDP檔案用作定義記錄文檔的樣式和外觀的基本模板。選取此選項時,會顯示AEM Forms存放庫中可用的所有XDP檔案。 選取適當的檔案。

    注意

    若發生下列情況,請確定用來建立XFA表單的適用性表單和架構(資料架構)的架構相同:

    • 最適化表單以結構為基礎
    • 您正在將​關聯表單模板用作記錄文檔的記錄模板文檔​選項
  5. 按一下​完成。

自定義記錄中的品牌資訊

在生成記錄文檔時,您可以在「記錄文檔」頁簽上更改記錄文檔的品牌資訊。 「記錄文檔」頁簽包含標誌、外觀、佈局、頁眉和頁腳、免責聲明,以及是否要包括未選定的複選框和單選按鈕選項等選項。

要本地化您在「記錄文檔」頁簽中輸入的品牌資訊,必須確保瀏覽器的區域設定正確。 要自定義記錄文檔的品牌資訊,請完成以下步驟:

  1. 在記錄檔案中選取面板(根面板),然後點選configure

  2. 點選dortab。 此時將顯示「記錄文檔」頁簽。

  3. 選擇預設模板或自定義模板以呈現記錄文檔。 如果選擇預設模板,記錄文檔的縮圖預覽將顯示在「模板」(Template)下拉清單下方。

    品牌範本

    如果您選擇選取自訂範本,請在AEM Forms伺服器上瀏覽選取XDP。 如果您想使用AEM Forms伺服器上尚未存在的範本,必須先將XDP上傳至AEM Forms伺服器。

  4. 根據您是選擇預設模板還是自定義模板,以下部分或全部屬性將出現在「記錄文檔」頁簽中。 適當地指定下列項目:

    • 徽標影像:您可以選擇從最適化表單使用標誌影像、從DAM中選擇一個,或從電腦上傳一個。
    • 表單標題
    • 頁首文字
    • 免責聲明標籤
    • 免責聲明
    • 免責聲明文字
    • 重音顏色:在文檔或記錄PDF中呈現標題文本和分隔符行的顏色
    • 字型系列:記錄PDF文檔中文本的字型系列
    • 對於核取方塊和選項按鈕元件,僅顯示選取的值
    • 所選多個值的分隔符號
    • 包括未綁定到資料模型的表單對象
    • 從記錄文檔中排除隱藏的欄位
    • 隱藏面板描述
    注意

    如果您使用的適用性表單範本是以6.3之前的設計器版本建立,則要使用「重音顏色」和「字型系列」屬性,請確定根子表單下的適用性表單範本中存在下列項目:

    <proto>
    <font typeface="Arial"/>
    <fill>
    <color value="4,166,203"/>
    </fill>
    <edge>
    <color value="4,166,203"/>
    </edge>
    </proto>
    
  5. 若要儲存品牌變更,請點選「完成」。

記錄文檔中面板的表和列佈局

您的最適化表單可能會是一個包含數個表單欄位的冗長表單。 您可能不想將記錄檔案儲存為最適化表單的確切副本。 現在,您可以選擇表格或欄版面,以將一或多個最適化表單面板儲存在記錄PDF的檔案中。

在生成記錄文檔之前,在面板的設定中,選擇該面板的「記錄文檔佈局」作為「表」或「列」。 在記錄檔案中會據以組織面板中的欄位。

在記錄文檔的表佈局中呈現的面板中的欄位

在記錄文檔的表佈局中呈現的面板中的欄位

在記錄文檔的列佈局中呈現的面板中的欄位

在記錄文檔的列佈局中呈現的面板中的欄位

記錄設定文檔

記錄文檔設定允許您選擇要包含在記錄文檔中的選項。 例如,銀行接受表單中的姓名、年齡、社會保障號碼和電話號碼。 此表單會生成銀行帳號和分行詳細資訊。 您可以選擇在記錄檔中只顯示姓名、社保號碼、銀行帳戶和分行詳細資訊。

元件的記錄設定文檔在其屬性下可用。 若要存取元件的屬性,請選取元件,然後按一下覆蓋圖中的cmppr。 屬性會列在側欄中,您可以在其中找到下列設定。

欄位層級設定

  • 從記錄檔案中排除:將屬性設定為true會從記錄檔案中排除欄位。這是名為excludeFromDoR的可指令碼的屬性。 如果隱藏​表單層級屬性,其行為取決於​從DoR排除欄位。

  • 將面板顯示為表格: 如果面板中的欄位少於6個,則設定屬性會將面板顯示為記錄檔案中的表格。僅適用於面板。

  • 從記錄檔中排除標題: 設定屬性時,會從記錄檔中排除面板/表格的標題。僅適用於面板和表格。

  • 從記錄檔案中排除說明: 設定屬性會從記錄檔案中排除面板/表格的說明。僅適用於面板和表格。

表單層級設定

  • 在DoR中包括未綁定欄位: 設定屬性時,記錄文檔中包括來自基於架構的最適化表單的未綁定欄位。預設為true。
  • 如果隱藏,則從DoR排除欄位: 設定屬性會覆寫「從記錄檔案排除」欄位層級屬性的行為(若非true)。如果欄位在表單提交時隱藏,如果屬性設定為true,則這些欄位將從記錄檔案中排除,前提是未設定「從記錄檔案中排除」屬性。

使用記錄的文檔時的主要考量事項

處理最適化表單的記錄檔案時,請記住下列考量事項和限制。

  • 記錄模板的文檔不支援RTF。 因此,靜態適用性表單或最終用戶填入的資訊中的任何RTF都將在記錄文檔中顯示為純文字檔案。
  • 最適化表單中的檔案片段不會出現在記錄檔案中。 不過,支援最適化表單片段。
  • 記錄檔案僅用於打印。
  • 不支援為基於XML架構的最適化表單生成的記錄文檔中的內容綁定。
  • 不支援為基於XML架構的最適化表單生成的記錄文檔中的內容綁定。
  • 當用戶請求呈現記錄文檔時,根據區域設定的要求建立記錄文檔的本地化版本。 記錄文檔的本地化伴隨著最適化表單的本地化。 有關記錄和最適化表單文檔本地化的詳細資訊,請參閱使用AEM翻譯工作流程將最適化表單和記錄文檔本地化

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