Creación y administración de revisiones para recursos de formularios

Revisión

Una revisión es un mecanismo que permite a uno o más revisores realizar comentarios sobre un recurso disponible en un formulario.

Configurar una revisión

1. Vaya a la pestaña Formularios y seleccione un formulario.

2. Si el recurso no tiene ninguna revisión en curso, aparecerá el icono Iniciar revisión en la barra de acciones. Haga clic en el icono Iniciar revisión .

3. Especifique la siguiente información:

   • Nombre de la revisión: obligatorio. Puede contener caracteres alfanuméricos, guiones o guiones bajos.
   • Descripción de la revisión: opcional, la descripción del objetivo/contenido de la revisión.
   • Fecha límite de la revisión: opcional: la fecha en la que finaliza la revisión. Si se sobrepasa la fecha límite, la tarea aparece como “Vencida”.
   • Revisores: es obligatorio especificar al menos uno. Utilice el cuadro combinado para añadir revisores. Al escribir un nombre, se muestran todos los nombres coincidentes; seleccione uno y haga clic en Agregar.

4. Rellene todos los detalles restantes y haga clic en Iniciar.

Acciones asociadas a la configuración de una revisión

Esta sección describe lo que sucede cuando se crea o configura una revisión.

1. Se crea una nueva tarea de revisión y se asigna al iniciador de la revisión.

2. A todos los revisores se les asigna una tarea de revisión. La tarea aparece en la sección Notificaciones. Un revisor puede hacer clic en una notificación o ir a la Bandeja de entrada para ver la tarea. Un revisor puede hacer clic en para abrir la tarea de revisión, ver el formulario y empezar a añadir comentarios.

   
   Figura: Alerta de notificación del revisor

3. El cuadro de comentarios está disponible para el iniciador y para los revisores del recurso. Otros usuarios pueden ver los comentarios, pero no pueden agregar nuevos.

Administrar una revisión

1. Vaya a la pestaña Formularios y seleccione un formulario.

2. Si un recurso tiene una revisión en curso y usted es el iniciador de la revisión, aparece el icono Administrar revisión en la barra de acciones. Solo el iniciador de revisión puede administrar (actualizar/finalizar) la revisión.

   Haga clic en el icono Administrar revisión .

   El icono Administrar revisión está deshabilitado para los usuarios distintos del iniciador.

3. Aparece una pantalla que muestra información:

   • Nombre de la revisión: no se puede editar.
   • Descripción de la revisión: disponible para edición.
   • Fecha límite de la revisión: disponible para edición. Se puede modificar la fecha límite para establecer cualquier fecha y hora posterior a la fecha y la hora actuales.
   • Revisores: disponible para edición. Puede agregar o quitar revisores. Si una tarea ha vencido, solo podrá agregar revisores una vez que amplíe la fecha límite hasta pasada la fecha actual.

4. Edite los campos necesarios y, a continuación, haga clic en Actualizar.

   
   Figura: Revisar estado actualizado en el Administrador de tareas

5. Para finalizar la revisión, haga clic en Finalizar.

Acciones asociadas a la modificación de una revisión

Esta sección describe lo que sucede cuando se modifica o finaliza una revisión:

1. Si se modifica la descripción de la revisión, se actualiza la tarea correspondiente de los revisores y el iniciador.

2. Si se modifica la fecha límite de la revisión, se actualiza la tarea correspondiente de los revisores a la nueva fecha.

3. Si se quita un revisor:

   
   Figura: Eliminación de un revisor

   1. Si la tarea asignada está incompleta, finaliza.
   2. El revisor ya no puede realizar comentarios en el recurso.

4. Si se agrega un revisor:

   
   Figura: Adición de un revisor

   1. Se crea una tarea de revisión y se asigna al revisor que se acaba de agregar.
   2. El revisor que se acaba de agregar puede añadir comentarios en el recurso.

5. Cuando finaliza una revisión:

   1. Revisores: se finaliza la tarea incompleta relacionada con la revisión de cada uno de los revisores. La tarea ya no aparece como “Pendiente” en la sección Notificaciones del revisor.
   2. Iniciador: la tarea asignada al iniciador de la revisión se marca como completada y se quita de la sección Notificación del iniciador de la revisión.
   3. Todos: la revisión se muestra en la sección Revisiones anteriores. No se pueden añadir más comentarios.

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