Creación y administración de revisiones para recursos en formularios

Crítica

Una revisión es un mecanismo que permite a uno o más revisores comentar un recurso que está disponible en un formulario.

Configuración de una revisión

1. Vaya a la ficha Forms y seleccione un formulario.

2. Si el recurso no tiene una revisión en curso, aparecerá un icono de Inicio Review en la barra de acciones. Haga clic en el icono Inicio Review .

3. Indique la siguiente información:

   • Nombre de revisión: Obligatorio, puede contener caracteres alfanuméricos, guiones o subrayado.
   • Revisar descripción: Opcional, descripción del propósito/contenido que se va a revisar.
   • Plazo de revisión: Opcional: la fecha en la que finaliza la revisión. Cuando se ha superado el plazo, la tarea aparece como 'Vencido'.
   • Revisores: Un mínimo de uno es obligatorio. Utilice el cuadro combinado para agregar revisores. Escribir un nombre lista todos los nombres coincidentes; seleccione un nombre y haga clic en Añadir.

4. Complete todos los detalles restantes y haga clic en Inicio.

Acciones que se producen cuando se configura una revisión

Esta sección describe lo que sucede cuando se crea o configura una revisión.

1. Se crea una nueva tarea de revisión y se asigna al iniciador de la revisión.

2. A todos los revisores se les asigna una tarea de revisión. La tarea aparece en la sección Notificaciones. Un revisor puede hacer clic en una notificación o ir a la Bandeja de entrada para realizar la vista de la tarea. Un revisor puede hacer clic para abrir la tarea de revisión, para vista del formulario y para agregar comentarios en inicio.

   
   Figura:Alerta de notificación del revisor

3. El cuadro de comentarios está disponible para el iniciador y los revisores del recurso. Otros pueden vista los comentarios, pero no pueden escribirlos.

Administración de una revisión

1. Vaya a la ficha Forms y seleccione un formulario.

2. Si un recurso tiene una revisión en curso y usted es el iniciador de la revisión, aparecerá un icono Administrar revisión en la barra de acciones. Solo el iniciador de revisión puede administrar (actualizar/finalizar) la revisión.

   Haga clic en el icono Administrar revisión .

   Para usuarios que no sean el iniciador, el icono Administrar revisión está deshabilitado.

3. Se obtiene una pantalla que muestra información:

   • Nombre de revisión: No se puede editar.
   • Revisar descripción: Disponible para edición.
   • Plazo de revisión: Disponible para edición. Se puede modificar la fecha y la hora límite para cualquier fecha y hora posteriores a la fecha y hora actuales.
   • Revisores: Disponible para edición. Puede agregar o eliminar revisores. Si una tarea ha vencido, puede agregar revisores sólo después de extender la fecha límite más allá de la fecha actual.

4. Edite los campos necesarios y haga clic en Actualizar.

   
   Figura: Revisar estado actualizado en el Administrador de Tareas

5. Para finalizar la revisión, haga clic en Finalizar.

Acciones que se producen cuando se modifica una revisión

En esta sección se describe lo que sucede con la modificación o finalización de la revisión:

1. Si se modifica la descripción de la revisión, se actualiza la tarea correspondiente de los revisores y del iniciador.

2. Si se modifica el plazo de revisión, la tarea correspondiente para los revisores se actualiza con la nueva fecha.

3. Si se elimina un revisor:

   
   Figura: Eliminación de un revisor

   1. Si está incompleta, la tarea asignada termina.
   2. El revisor ya no puede realizar comentarios sobre el recurso.

4. Si se agrega un revisor:

   
   Figura: Añadir un revisor

   1. Se crea una tarea de revisión y se asigna al revisor recién agregado.
   2. El revisor recién agregado puede agregar comentarios para el recurso.

5. Cuando finaliza una revisión:

   1. Revisores: Para cada revisor, se da por terminada la tarea incompleta relacionada con la revisión. La tarea ya no aparece como 'Pendiente' en la sección Notificaciones del revisor.
   2. Iniciador: La tarea asignada al iniciador de la revisión se marca como completada. La tarea se elimina de la sección Notificación del iniciador de la revisión.
   3. Todo: La revisión aparece en la sección Reseñas anteriores. No se pueden añadir más comentarios.