Votre boîte de réception

Vous pouvez recevoir des notifications de diverses sections d’AEM, y compris des workflows et des projets. Ces notifications peuvent par exemple concerner les éléments suivants :

• Tâches :

  • ces notifications peuvent également être créées à différents endroits de l’interface utilisateur AEM, par exemple, sous Projets ;
  • elles peuvent être générées par l’étape Créer une tâche ou Créer une tâche de projet d’un workflow.

• Workflows :

  • tâches correspondant à des opérations que vous devez exécuter sur le contenu de la page ;

    • ces notifications sont générées par l’étape Participant des workflows

  • éléments d’échec, pour permettre aux administrateurs de relancer l’étape qui a échoué.

Vous recevez ces notifications dans votre propre boîte de réception où vous pouvez les visualiser et effectuer des actions.

Boîte de réception dans l’en-tête

Dans les deux consoles, le nombre actuel d’éléments présents dans votre boîte de réception est indiqué dans l’en-tête. Vous pouvez également ouvrir l’indicateur pour accéder rapidement aux pages nécessitant une ou plusieurs opérations ou pour accéder à la boîte de réception :

Tâches administratives prêtes à l’emploi

AEM est fourni avec quatre tâches prêtes à l’emploi attribuées au groupe d’utilisateurs administrateurs.

• Configurer Analytics et Targeting
• Appliquer la liste de contrôle de sécurité AEM
• Autoriser la collecte de statistiques d’utilisation agrégées
• Configurer HTTPS

Ouverture de la boîte de réception

Pour ouvrir la boîte de réception des notifications AEM :

1. Cliquez/appuyez sur l’indicateur dans la barre d’outils.

2. Sélectionnez Afficher tout. La boîte de réception AEM s’ouvre. La boîte de réception affiche les éléments des workflows, des projets et des tâches.

3. La vue par défaut est Liste, mais vous pouvez également passer à la Vue Calendrier. Pour ce faire, utilisez le sélecteur de vue (barre d’outils, en haut à droite).

   Vous pouvez également définir les paramètres d’affichage pour ces deux modes ; les options disponibles dépendent du mode actif.

   

Boîte de réception – Mode Liste

Ce mode affiche tous les éléments, ainsi que les principales informations clés :

Boîte de réception – Mode Calendrier

Ce mode affiche les éléments en fonction de leur position dans le calendrier et du mode d’affichage que vous avez sélectionné :

Vous pouvez :

• sélectionner un mode d’affichage spécifique (Chronologie, Colonne, Liste) ;

• spécifier les tâches à afficher (Planification, Tous, Planifiés, En cours, Échéance proche et Échéance dépassée) ;

• descendre dans la hiérarchie pour obtenir plus d’informations sur un élément ;

• sélectionner une période sur laquelle cibler la vue :

Boîte de réception – Paramètres d’affichage

Vous pouvez définir des paramètres d’affichage pour les deux modes (Liste et Calendrier) :

• Vue Calendrier

  Pour le mode Calendrier, vous pouvez configurer les paramètres suivants :

  • Regrouper par
  • Planification ou Aucun
  • Taille des cartes

  

• Mode Liste

  Pour le mode Liste, vous pouvez configurer le mécanisme de tri :

  • Tri par
  • Ordre de tri

  

Action sur un élément

1. Pour agir sur un élément, sélectionnez la miniature de l’élément souhaité. Les icônes des actions applicables à cet élément apparaissent dans la barre d’outils :

   

   Les actions disponibles varient selon l’élément et incluent les opérations suivantes :

   • Terminer l’action; par exemple, une tâche ou un élément de processus.

   • Réaffecter/Déléguer un élément.

   • Ouvrir un élément ; selon le type d’élément, cette action permet d’effectuer les opérations suivantes :

     • Afficher les propriétés de l’élément.
     • Ouvrir un tableau de bord ou un assistant pour effectuer d’autres actions.
     • Ouvrir la documentation associée.

   • Revenir à une étape précédente.

   • Afficher la charge utile pour un workflow.

   • Créer un projet à partir de l’élément.

   REMARQUE

   Pour plus d’informations, voir :

   • Éléments de workflow – Participation aux workflows

2. Une action démarre en fonction de l’élément sélectionné ; par exemple :

   • Une boîte de dialogue correspondant à l’opération s’ouvre.
   • Un assistant d’action démarre.
   • Une page de documentation s’ouvre.

   Par exemple, Réaffecter ouvre une boîte de dialogue :

   

   Selon qu’une boîte de dialogue, une page de documentation ou un assistant a été ouvert, vous pouvez :

   • Confirmer l’action appropriée, par exemple Réaffecter.
   • Annuler l’action.
   • Cliquer sur la flèche Précédent ; par exemple, si une page de documentation ou un assistant d’action a été ouvert, vous pouvez revenir à la boîte de réception.

Création d’une tâche

Vous pouvez créer des tâches directement à partir de la boîte de réception :

1. Sélectionnez Créer, puis Tâche.

2. Renseignez les champs nécessaires dans les onglets De base et Avancé ; seul le champ Titre est obligatoire, tous les autres sont facultatifs :

   • De base :

     • Titre
     • Projet
     • Cessionnaire
     • Contenu : similaire à Charge utile ; il s’agit d’une référence de la tâche à un emplacement dans le référentiel
     • Description
     • Priorité de la tâche
     • Date de début
     • Échéance

   

   • Avancé

     • Nom : ce champ est utilisé pour former l’URL ; s’il est vide, le nom est basé sur le champ Titre.

   

3. Sélectionnez Envoyer.

Création d’un projet

Pour certaines tâches, vous pouvez créer un projet basé sur cette tâche :

1. Sélectionnez la tâche appropriée en appuyant/cliquant sur la miniature.

   REMARQUE

   Seules les tâches créées à l’aide de l’option Créer de la boîte de réception peuvent être utilisées pour créer un projet.

   Les éléments de travail (d’un workflow) ne peuvent pas être utilisés pour créer un projet.

2. Sélectionnez Créer un projet depuis la barre d’outils pour ouvrir l’assistant.

3. Sélectionnez le modèle approprié, puis Suivant.

4. Spécifiez les propriétés requises :

   • De base

     • Titre
     • Description
     • Date de début
     • Échéance
     • Utilisateur et rôle

   • Avancé

     • Nom
   REMARQUE

   Pour plus d’informations, voir Création d’un projet.

5. Sélectionnez Créer pour confirmer l’action.

Filtrage des éléments dans la boîte de réception AEM

Vous pouvez filtrer les éléments répertoriés :

1. Ouvrez la boîte de réception AEM.

2. Ouvrez le sélecteur de filtre :

   

3. Vous pouvez filtrer les éléments répertoriés en fonction d’une série de critères, pouvant pour la plupart être affinés, par exemple :

   

   REMARQUE

   En mode Liste, vous pouvez également configurer l’ordre de tri dans les paramètres d’affichage.