Gestion des collections

Une collection est un ensemble de ressources dans Adobe Experience Manager Assets. Vous pouvez utiliser des collections pour partager des ressources entre utilisateurs. Il peut s’agir d’une collection statique ou dynamique basée sur les résultats de la recherche.

Contrairement aux dossiers, une collection peut comporter des ressources provenant de différents emplacements. Vous pouvez partager des ressources avec plusieurs utilisateurs dont les niveaux de privilèges sont différents (modification, affichage, etc.).

Vous pouvez partager plusieurs collections avec un utilisateur. Chaque collection contient des références aux ressources. L’intégrité du référentiel des ressources est préservée dans les collections.

Selon la façon dont elles rassemblent les ressources, les collections sont des types suivants :

  • Collection contenant une liste de référence statique de ressources, dossiers et autres collections
  • Collection dynamique qui rassemble de manière dynamique des ressources selon des critères de recherche

Pour ouvrir la console Collections, appuyez ou cliquez sur le logo d’Experience Manager. Sur la page de navigation, accédez à Ressources > Collections.

Création d’une collection

Vous pouvez créer une collection contenant des références statiques ou reposant sur un filtre de critères de recherche. Vous pouvez également créer une collection à partir d’une Lightbox.

Création d’une collection avec des références statiques

Vous pouvez créer une collection avec des références statiques, par exemple, une collection avec des références aux ressources, aux dossiers, aux collections, aux visionneuses à 360° et aux visionneuses d’images.

  1. Accédez à la console Collections.

  2. Dans la barre d’outils, appuyez/cliquez sur Créer.

  3. Sur la page Créer une collection, saisissez un titre et une description facultative pour la collection.

  4. Ajoutez des membres à la collection et affectez les autorisations appropriées. Vous pouvez également sélectionner Collection publique pour permettre à tous les utilisateurs d’accéder à la collection.

    REMARQUE

    Pour permettre aux membres de partager des collections avec d’autres utilisateurs, vous devez accorder les autorisations de lecture au groupe dam-users dans le chemin home/users. Donnez l’autorisation aux utilisateurs à l’emplacement /content/dam/collections afin de leur permettre d’afficher les collections dans les listes contextuelles. Vous pouvez également intégrer l’utilisateur au groupe dam-users.

  5. (Facultatif) Ajoutez une image de miniature pour la collection.

  6. Appuyez/cliquez sur Créer, puis sur OK pour fermer la boîte de dialogue. Une collection avec le titre et les propriétés spécifiés s’ouvre dans la console Collections.

    REMARQUE

    Experience Manager Assets vous permet de créer des tâches de révision pour une collection de la même façon que vous créez des tâches de révision pour un dossier de ressources.

    Pour ajouter des ressources à la collection, accédez à l’interface utilisateur Assets. Pour plus d’informations, voir Ajout de ressources à une collection.

Création de collections à l’aide de la zone de dépôt

Vous pouvez faire glisser des ressources de l’interface utilisateur Assets jusqu’à une collection. Vous pouvez également créer une copie d’une collection et faire glisser les ressources jusqu’à celle-ci.

  1. Dans l’IU Assets, sélectionnez les ressources à ajouter à une collection.

  2. Faites glisser les ressources jusqu’à la zone Déposer dans la collection.

    drop_in_collection

    Relâchez le bouton de la souris lorsque la zone de dépôt devient principale et que son libellé devient Déposer pour Ajouter.

    drop_to_add

    Vous pouvez également appuyer/cliquer sur l’icône À la collection de la barre d’outils.

    chlimage_1-109

  3. Sur la page Ajouter à la collection, appuyez/cliquez sur l’icône Créer une collection dans la barre d’outils.

    Si vous souhaitez ajouter les ressources à une collection existante, sélectionnez-la dans la page, puis appuyez/cliquez sur Ajouter. Par défaut, la collection la plus récemment mise à jour est sélectionnée.

  4. Dans la boîte de dialogue Créer une collection, indiquez le nom de la collection. Si vous souhaitez que la collection soit accessible à tous les utilisateurs, sélectionnez Collection publique.

  5. Appuyez/cliquez sur Continuer pour créer la collection.

Création d’une collection dynamique

Une collection dynamique utilise des critères de recherche pour rassembler les ressources de manière dynamique. Vous pouvez créer une collection dynamique en utilisant uniquement des fichiers ou en utilisant des fichiers et des dossiers.

Pour créer une collection dynamique, procédez comme suit :

  1. Accédez à l’interface utilisateur Ressources et appuyez/cliquez sur l’icône de recherche.

  2. Saisissez le mot-clé de recherche dans la zone Omnisearch et appuyez sur Entrée. Ouvrez le panneau Filtres et appliquez un filtre de recherche.

  3. Dans la liste Fichiers et dossiers, sélectionnez Fichiers.

    files_option

  4. Appuyez/cliquez sur Enregistrer la collection dynamique.

  5. Spécifiez le nom de la collection. Sélectionnez Public pour ajouter le groupe Utilisateurs DAM avec le rôle Observateur à la collection dynamique.

    save_collection

    REMARQUE

    Si vous sélectionnez Public, la collection dynamique devient disponible pour tous les utilisateurs ayant le rôle de propriétaire après sa création. Si vous désactivez la case à cocher Public, le groupe Utilisateurs DAM n’est plus associé à la collection dynamique.

  6. Appuyez/cliquez sur Enregistrer pour créer la collection dynamique, puis fermez le message afin de terminer le processus.

    La nouvelle collection dynamique est également ajoutée à la liste Recherches enregistrées.

    collection_listing

    Le libellé du bouton Créer une collection dynamique se transforme en Modifier la collection dynamique. Pour modifier les paramètres de la collection dynamique, sélectionnez Fichiers dans la liste Fichiers et dossiers. Ensuite, appuyez/cliquez sur le bouton Modif. collection dynam.

    chlimage_1-112

Ajout de ressources à une collection

Vous pouvez ajouter des ressources à une collection qui comporte une liste de ressources ou de dossiers référencés. Les collections dynamiques utilisent une requête de recherche pour rassembler les ressources. Pour cette raison, les références statiques aux ressources et dossiers ne s’appliquent pas à celles-ci.

  1. Dans l’interface utilisateur Ressources, sélectionnez la ressource, puis appuyez/cliquez sur l’icône Vers la collection de la barre d’outils.

    chlimage_1-113

    Vous pouvez également faire glisser la ressource vers la zone Déposer dans la collection de l’interface. Ajoutez les ressources lorsque le libellé de la région devient Déposez pour Ajouter.

  2. Sur la page Ajouter à la collection, sélectionnez la collection à laquelle vous souhaitez ajouter la ressource.

  3. Appuyez/cliquez sur Ajouter, puis fermez le message de confirmation. La ressource est ajoutée à la collection.

Modification d’une collection dynamique

Les collections dynamiques sont créées en enregistrant une recherche afin que vous puissiez modifier leur contenu en changeant les paramètres de recherche de la recherche enregistrée.

  1. Dans l’interface utilisateur Assets, appuyez/cliquez sur l’icône de recherche de la barre d’outils.

    chlimage_1-114

  2. Placez le curseur dans la zone Omni-recherche et appuyez sur la touche Entrée.

  3. Appuyez/cliquez sur l’icône de navigation globale pour afficher le panneau Filtres.

  4. Dans la liste Recherches enregistrées, sélectionnez la collection dynamique que vous souhaitez modifier. Le panneau de recherche affiche les filtres configurés pour la recherche enregistrée.

    select_smart_collection

  5. Dans la liste Fichiers et dossiers, sélectionnez Fichiers.

  6. Modifiez un ou plusieurs filtres selon vos besoins. Appuyez/cliquez sur Modif. collection dynam.

    Vous pouvez également modifier le nom de la collection dynamique.

    edit_smart_collection_dialog

  7. Appuyez/cliquez sur Enregistrer. La boîte de dialogue Modif. collection dynam. s’affiche.

  8. Appuyez/cliquez sur Remplacer pour remplacer la collection dynamique d’origine par la collection modifiée. Sinon, sélectionnez Enregistrer sous pour enregistrer la collection modifiée séparément.

  9. Dans la boîte de dialogue de confirmation, appuyez/cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus.

Affichage et modification des métadonnées

Les métadonnées de collection incluent les données sur la collection, notamment toute balise qui est ajoutée.

  1. Dans la console Collections, sélectionnez une collection, puis appuyez/cliquez sur l’icône Propriétés dans la barre d’outils.
  2. Sur la page Métadonnées de collection, affichez les métadonnées de collection à partir des onglets De base et Avancé.
  3. Modifiez les métadonnées suivant les besoins, puis appuyez/cliquez sur l’icône Enregistrer et fermer de la barre d’outils pour enregistrer les modifications.

Modifier les métadonnées de plusieurs collections en bloc

Vous pouvez modifier simultanément les métadonnées de plusieurs collections. Cette fonctionnalité vous aide à répliquer rapidement des métadonnées communes dans plusieurs collections.

  1. Dans la console Collections, sélectionnez au moins deux collections dont vous souhaitez modifier les métadonnées.

  2. Dans la barre d’outils, appuyez/cliquez sur Propriétés.

  3. Sur la page Métadonnées de collection, modifiez les métadonnées sous De base et Avancé, selon les besoins.

  4. Pour afficher les propriétés de métadonnées associées à une collection spécifique, désélectionnez les autres collections dans la liste des collections. Les champs de l’éditeur de métadonnées sont renseignés avec les métadonnées de la collection particulière.

    REMARQUE
    • Dans la page des propriétés de collection, vous pouvez supprimer des collections de la liste des collections en les désélectionnant. La liste des collections contient toutes les collections sélectionnées par défaut. Les métadonnées des collections que vous supprimez ne sont pas mises à jour.
    • En haut de la liste, cochez la case située en regard de l’option Titre pour passer de la sélection des collections à l’effacement de la liste, et inversement.
  5. Appuyez/cliquez sur Enregistrer et fermer dans la barre d’outils, puis fermez la boîte de dialogue de confirmation pour terminer le processus.

  6. Pour ajouter les nouvelles métadonnées aux métadonnées existantes, sélectionnez Mode d’ajout. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les nouvelles métadonnées remplacent les métadonnées existantes dans les champs. Appuyez/cliquez sur Envoyer.

    REMARQUE

    Les métadonnées que vous ajoutez pour les collections sélectionnées remplacent les métadonnées précédentes pour ces collections. Utilisez le mode Ajout pour ajouter de nouvelles valeurs aux métadonnées existantes dans les champs qui peuvent contenir plusieurs valeurs. Les champs à valeur unique sont toujours remplacés. Toutes les balises que vous ajoutez dans le champ Balises sont ajoutées à la liste existante des balises dans les métadonnées.

Pour personnaliser la page Propriétés de métadonnées, notamment ajouter, modifier et supprimer des propriétés de métadonnées, utilisez l’éditeur de schéma.

CONSEIL

La méthode de modification en masse fonctionne pour les ressources disponibles dans une collection. Pour les fichiers disponibles dans plusieurs dossiers ou qui correspondent à un critère commun, il est possible de mettre à jour en masse les métadonnées après avoir recherché ces fichiers.

Recherche de collections

Vous pouvez effectuer des recherches dans des collections à partir de la console Collections. Lorsque vous effectuez des recherches avec des mots-clés dans la zone Omnisearch, AEM Assets recherche les noms des collections, les métadonnées et les balises ajoutées aux collections.

Si vous recherchez des collections à partir du niveau supérieur, seules les collections individuelles sont renvoyées dans les résultats de recherche. Les ressources ou dossiers à l’intérieur des collections sont exclus. Dans tous les autres cas (par exemple, dans une collection individuelle ou dans une hiérarchie de dossiers), tous les fichiers, dossiers et collections appropriés sont renvoyés.

Rechercher dans les collections

Dans la console Collections, appuyez/cliquez sur une collection pour l’ouvrir.

Dans une collection, la recherche AEM Assets se limite aux ressources (ainsi qu’aux balises et métadonnées) de la collection en cours d’affichage. Lorsque vous effectuez une recherche dans un dossier, toutes les ressources correspondantes et les dossiers enfants du dossier actif sont renvoyés. Lorsque vous effectuez une recherche dans une collection, seuls les ressources, dossiers et autres collections correspondant aux membres directs de la collection sont renvoyés.

Modification des paramètres d’une collection

Vous pouvez modifier les paramètres d’une collection, tels que le titre et la description, ou ajouter des membres à une collection.

  1. Sélectionnez une collection et appuyez/cliquez sur l’icône Paramètres dans la barre d’outils. Vous pouvez également utiliser l’action rapide Paramètres à partir de la miniature de la collection.

  2. Modifiez les paramètres de collection dans la page Paramètres de collection. Par exemple, modifiez le titre, les descriptions, les membres et les autorisations de la collection, comme expliqué dans Ajouter les collections.

  3. Pour enregistrer les modifications, appuyez/cliquez sur Enregistrer.

Suppression d’une collection

  1. Dans la console Collections, sélectionnez une ou plusieurs collections, puis appuyez/cliquez sur l’icône de suppression dans la barre d’outils.

  2. Dans la boîte de dialogue, appuyez/cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression.

    REMARQUE

    Vous pouvez également supprimer des collections dynamiques en supprimant les recherches enregistrées.

Téléchargement d’une collection

Lorsque vous téléchargez une collection, la hiérarchie complète des ressources dans la collection est téléchargée, y compris les dossiers et les collections enfants.

  1. Dans la console Collections, sélectionnez une ou plusieurs collections à télécharger.

  2. Dans la barre d’outils, appuyez/cliquez sur l’icône de téléchargement.

  3. Dans la boîte de dialogue Télécharger, appuyez/cliquez sur Télécharger. Si vous souhaitez télécharger les rendus des ressources dans la collection, sélectionnez Rendus. Sélectionnez l’option Courrier électronique pour envoyer une notification électronique au propriétaire de la collection.

    Lorsque vous sélectionnez une collection à télécharger, l’ensemble de la hiérarchie de dossiers sous cette collection est téléchargé. Pour inclure chaque collection que vous téléchargez (y compris les ressources figurant dans des collections enfant imbriquées dans la collection parent) dans un dossier individuel, sélectionnez Créer un dossier distinct pour chaque ressource.

Création de collections imbriquées

Vous pouvez ajouter une collection à une autre collection, créant ainsi une collection imbriquée.

  1. Depuis la console Collections, sélectionnez la collection ou le groupe de collections désiré, et appuyez ou cliquez sur l’icône À la collection dans la barre d’outils.

    chlimage_1-117

  2. Sur la page Ajouter à la collection, sélectionnez la collection à laquelle vous souhaitez ajouter la collection.

    REMARQUE

    La collection mise le plus récemment à jour est sélectionnée par défaut sur la page Ajouter à la collection.

  3. Appuyez/cliquez sur Ajouter. Un message confirme l’ajout de la collection à la collection cible sur la page Sélectionner la destination. Fermez le message pour terminer le processus.

REMARQUE

Les collections dynamiques ne peuvent pas être imbriquées. En d’autres termes, elles ne peuvent pas comporter d’autres collections.

Recherches enregistrées

Dans l’interface utilisateur d’Assets, vous pouvez rechercher ou filtrer des ressources selon des règles, critères de recherche ou facettes de recherche personnalisées. Si vous enregistrez ces éléments en tant que recherches enregistrées, vous pouvez y accéder ultérieurement à partir de la liste Recherches enregistrées du panneau Filtrer. La création d’une recherche enregistrée entraîne celle d’une collection dynamique.

save_searches_liste

Créer des recherches enregistrées

Les recherches enregistrées sont créées lorsque vous créez une collection dynamique. Les collections dynamiques sont automatiquement ajoutées à la liste Recherches enregistrées. La requête Recherches enregistrées pour la collection est enregistrée dans la propriété dam:query de crxde à l'emplacement relatif /content/dam/collections/. Les recherches que vous pouvez enregistrer et les recherches enregistrées affichées dans la liste ne sont pas limitées.

REMARQUE

Vous pouvez partager les collections dynamiques comme s’il s’agissait de collections statiques.

Modifier les recherches enregistrées

La modification des recherches enregistrées est identique à celle des collections dynamiques. Pour plus d’informations, voir Modification d’une collection dynamique.

Supprimer les recherches enregistrées

  1. Dans l’interface utilisateur Assets, appuyez/cliquez sur l’icône de recherche de la barre d’outils.

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  2. Placez le curseur dans le champ Omni-recherche et appuyez sur la touche Entrée.

  3. Appuyez ou cliquez sur l’icône de navigation globale afin d’afficher le panneau Filtres.

  4. Dans la liste Recherches enregistrées, appuyez/cliquez sur l'icône Supprimer en regard de la collection dynamique à supprimer.

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  5. Dans la boîte de dialogue, appuyez/cliquez sur Supprimer pour supprimer la recherche enregistrée.

Exécution d’un workflow sur une collection

Vous pouvez exécuter un workflow pour les ressources d’une collection. Si la collection contient des collections imbriquées, le workflow s’exécute également sur les ressources de ces dernières. Toutefois, si la collection et les collections imbriquées contiennent des ressources en double, le workflow ne s’exécute qu’une seule fois pour ces ressources.

  1. Dans la console Collections, sélectionnez une collection sur laquelle exécuter un workflow.

  2. Appuyez/cliquez sur l’icône de navigation globale, puis sélectionnez Chronologie dans la liste.

  3. Dans la chronologie, cliquez ou appuyez sur l’icône en forme de signe d’insertion en bas, puis appuyez/cliquez sur Démarrer le workflow.

    chlimage_1-119

  4. Dans la section Démarrer le workflow, sélectionnez un modèle de workflow dans la liste. Par exemple, sélectionnez le modèle Ressources de mise à jour de DAM.

  5. Saisissez un titre pour le workflow, puis appuyez/cliquez sur Démarrer.

  6. Dans la boîte de dialogue, appuyez/cliquez sur Poursuivre. Le workflow s’exécute sur toutes les ressources de la collection.

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