Administrar colecciones

Una colección es un conjunto de recursos dentro de Adobe Experience Manager Assets. Utilice las colecciones para compartir recursos entre los usuarios. El conjunto puede ser una colección estática o una colección dinámica basada en los resultados de la búsqueda.

A diferencia de las carpetas, una colección puede incluir recursos de distintas ubicaciones. Puede compartir colecciones con varios usuarios a los que se asignan distintos niveles de privilegios, como ver, editar, etc.

Puede compartir varias colecciones con un usuario. Cada colección contiene referencias a recursos. La integridad referencial de los recursos se mantiene entre colecciones.

Las colecciones son de los siguientes tipos, según la forma en que recopilan los recursos:

  • Colección que contiene una lista de referencia estática de recursos, carpetas y otras colecciones.
  • Colección inteligente que incluye recursos de forma dinámica en función de criterios de búsqueda.

Para abrir las Colecciones, toque o haga clic en el logotipo del Experience Manager. Desde la página de navegación, vaya a Assets > Colecciones.

Crear una colección

Puede crear una colección con referencias estáticas o basada en un filtro basado en criterios de búsqueda. También puede crear una colección a partir de un lightbox.

Crear una colección con referencias estáticas

Puede crear una colección con referencias estáticas, por ejemplo, una colección con referencias a recursos, carpetas, colecciones, conjuntos de giros y conjuntos de imágenes.

  1. Vaya a la consola Collections .

  2. En la barra de herramientas, pulse o haga clic en Crear.

  3. En la página Crear colección, introduzca un título y una descripción opcional para la colección.

  4. Agregue miembros a la colección y asigne los permisos correspondientes. Como alternativa, seleccione Colección pública para permitir que todos los usuarios tengan acceso a la colección.

    NOTA

    Para permitir que los miembros compartan colecciones con otros usuarios, proporcione los permisos de lectura del grupo dam-users en la ruta home/users. Otorgue permiso a los usuarios en la ubicación /content/dam/collections para que puedan ver las colecciones en listas emergentes. Como alternativa, haga que el usuario forme parte del grupo dam-users.

  5. (Opcional) Agregue una imagen en miniatura para la colección.

  6. Toque o haga clic en Crear y, a continuación, pulse o haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. En la consola Colecciones se abre una colección con el título y las propiedades especificados.

    NOTA

    Recursos de Experience Manager permite crear tareas de revisión para una colección de forma similar a como se crean tareas de revisión para una carpeta de recursos.

    Para añadir recursos a la colección, vaya a la interfaz de usuario de Assets. Para obtener más información, consulte Agregar recursos a una colección.

Crear colecciones utilizando dropzone

Puede arrastrar recursos de la interfaz de usuario de Assets a una colección. También puede crear una copia de una colección y arrastrar los recursos allí.

  1. En la interfaz de usuario de Assets, seleccione los recursos que desea agregar a una colección.

  2. Arrastre los recursos a la zona Colocar en la colección.

    drop_in_collection

    Suelte el botón del ratón cuando Dropzone se active y su etiqueta cambie a Drop to Add.

    drop_to_add

    También puede tocar o hacer clic en el icono To Collection de la barra de herramientas.

    chlimage_1-109

  3. En la página Agregar a la colección, pulse o haga clic en el icono Crear colección de la barra de herramientas.

    Si desea agregar los recursos a una colección existente, selecciónela en la página y pulse o haga clic en Agregar. De forma predeterminada, se selecciona la colección con la fecha de actualización más reciente.

  4. En el cuadro de diálogo Crear nueva colección, indique un nombre para la colección. Si desea que todos los usuarios tengan acceso a la colección, seleccione Colección pública.

  5. Toque o haga clic en Continue para crear la colección.

Crear una colección inteligente

Una colección inteligente usa criterios de búsqueda para rellenar recursos de forma dinámica. Puede crear una colección inteligente utilizando solo archivos y no carpetas o archivos y carpetas.

Para crear una colección inteligente, siga los pasos:

  1. Vaya a la interfaz de usuario de Assets y pulse o haga clic en el icono de búsqueda.

  2. Introduzca la palabra clave de búsqueda en el cuadro Omnisearch y pulse Intro. Abra el panel Filtros y aplique un filtro de búsqueda.

  3. En la lista Files & Folders, seleccione Files.

    files_option

  4. Toque o haga clic en Guardar colecciones inteligentes.

  5. Especifique un nombre para la colección. Seleccione Public para añadir el grupo Usuarios de DAM con la función Visualizador a la colección inteligente.

    save_collection

    NOTA

    Si selecciona Public, la colección inteligente estará disponible para todos los usuarios con la función de propietario después de crearla. Si anula la selección de la opción Public, el grupo de usuarios DAM ya no está asociado a la colección inteligente.

  6. Pulse o haga clic en Guardar para crear la colección inteligente y, a continuación, cierre el cuadro de mensaje para completar el proceso.

    La nueva colección inteligente también se agrega a la lista Búsquedas guardadas.

    collection_listing

    La etiqueta del botón Crear selección inteligente cambia a Editar selección inteligente. Para editar la configuración de la colección inteligente, seleccione Archivos en la lista Archivos y carpetas. A continuación, pulse o haga clic en el botón Editar selección inteligente.

    chlimage_1-112

Agregar recursos a una colección

Puede agregar recursos a una colección que contenga una lista de recursos o carpetas a los que se hace referencia. Las colecciones inteligentes utilizan una consulta de búsqueda para rellenar recursos. Por lo tanto, las referencias estáticas a recursos y carpetas no son aplicables a ellos.

  1. En la interfaz de usuario de Assets, seleccione el recurso y pulse o haga clic en el icono To Collection de la barra de herramientas.

    chlimage_1-113

    También puede arrastrar el recurso al área Colocar en colección de la interfaz. Agregue los recursos cuando la etiqueta de la región cambie a Drop to Add.

  2. En la página Agregar a la colección, seleccione la colección a la que desea agregar el recurso.

  3. Toque o haga clic en Agregar y cierre el mensaje de confirmación. El recurso se agrega a la colección.

Editar una colección inteligente

Las colecciones inteligentes se crean guardando una búsqueda para que pueda modificar su contenido modificando los parámetros de búsqueda de la búsqueda guardada.

  1. En la interfaz de usuario de Assets, pulse o haga clic en el icono de búsqueda de la barra de herramientas.

    chlimage_1-115

  2. Con el cursor en el cuadro Omnisearch , pulse la tecla Return .

  3. Toque o haga clic en el icono de navegación global para mostrar el panel Filtros .

  4. En la lista Búsquedas guardadas, seleccione la colección inteligente que desee modificar. El panel Buscar aparecen los filtros configurados para la búsqueda guardada.

    select_smart_collection

  5. En la lista Files & Folders, seleccione Files.

  6. Modifique uno o más filtros según sea necesario. Toque o haga clic en Editar colección inteligente.

    También puede editar el nombre de la colección inteligente.

    edit_smart_collect_dialog

  7. Toque o haga clic en Guardar. Aparece el cuadro de diálogo Editar colección inteligente.

  8. Toque o haga clic en Sobrescribir para reemplazar la colección inteligente original por la colección editada. Como alternativa, seleccione Guardar como para guardar la colección editada por separado.

  9. En el cuadro de diálogo de confirmación, pulse o haga clic en Guardar para completar el proceso.

Ver y editar metadatos de colección

Los metadatos de la colección comprenden datos sobre la colección, incluidas las etiquetas que se agreguen.

  1. En la consola Colecciones , seleccione una colección y pulse o haga clic en el icono Propiedades de la barra de herramientas.
  2. En la página Metadatos de la colección, consulte los metadatos de la colección desde las pestañas Básico y Avanzado.
  3. Modifique los metadatos según sea necesario y, a continuación, toque o haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas para guardar los cambios.

Editar metadatos de varias colecciones de forma masiva

Puede editar los metadatos de varias colecciones simultáneamente. Esta funcionalidad le ayuda a duplicar rápidamente metadatos comunes en varias colecciones.

  1. En la consola Colecciones , seleccione dos o más colecciones para las que desee editar metadatos.

  2. En la barra de herramientas, pulse o haga clic en Propiedades.

  3. En la página Metadatos de la colección, edite los metadatos en las pestañas Básico y Avanzado, según sea necesario.

  4. Para ver las propiedades de metadatos de una colección específica, anule la selección de las colecciones restantes de la lista de colecciones. Los campos del editor de metadatos se rellenan con los metadatos de la colección en particular.

    NOTA
    • En la página de propiedades de la colección, puede quitar colecciones de la lista de colecciones anulándolas la selección. La lista de colecciones tiene todas las colecciones seleccionadas de forma predeterminada. Los metadatos de las colecciones que elimine no se actualizarán.
    • En la parte superior de la lista, active la casilla de verificación situada cerca de Title para alternar entre la selección de las colecciones y la eliminación de la lista.
  5. Pulse o haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo de confirmación para completar el proceso.

  6. Para anexar los nuevos metadatos con los metadatos existentes, seleccione Append mode. Si no selecciona esta opción, los metadatos nuevos sustituirán a los metadatos existentes en los campos. Pulse o haga clic en Enviar.

    NOTA

    Los metadatos que agregue para las colecciones seleccionadas sobrescriben los metadatos anteriores para estas colecciones. Utilice el modo Anexar para agregar nuevos valores a los metadatos existentes en los campos que pueden contener varios valores. Los campos de un solo valor siempre se sobrescriben. Las etiquetas que agregue en el campo Etiquetas se anexan a la lista de etiquetas existente en los metadatos.

Para personalizar la página Properties de metadatos, incluyendo la adición, modificación y eliminación de propiedades de metadatos, utilice el editor de esquemas.

CONSEJO

El método de edición masiva funciona para los recursos disponibles en una colección. Para los recursos disponibles en todas las carpetas o que coinciden con criterios comunes, es posible actualizar los metadatos de forma masiva después de buscar en estos recursos.

Buscar colecciones

Puede buscar colecciones desde la consola Colecciones . Al buscar con palabras clave en el cuadro Omnisearch , AEM Assets busca los nombres de las colecciones, los metadatos y las etiquetas añadidas a las colecciones.

Si busca colecciones del nivel superior, solo se devolverán colecciones individuales en los resultados de búsqueda. Se excluyen los recursos o carpetas de las colecciones. En todos los demás casos (por ejemplo, dentro de una colección individual o en una jerarquía de carpetas), se devuelven todos los recursos, carpetas y colecciones relevantes.

Buscar en colecciones

En la consola Colecciones , toque o haga clic en una colección para abrirla.

Dentro de una colección, AEM búsqueda de recursos está restringida a recursos (y sus etiquetas y metadatos) dentro de la colección que está viendo. Al buscar dentro de una carpeta, se devuelven todos los recursos coincidentes y las carpetas secundarias de la carpeta actual. Al buscar dentro de una colección, solo se devuelven los recursos, carpetas y otras colecciones que coinciden con los miembros directos de la colección.

Editar configuración de colección

Puede editar la configuración de la colección, como el título y la descripción, o agregar miembros a una colección.

  1. Seleccione una colección y pulse o haga clic en el icono Settings de la barra de herramientas. También puede utilizar la acción rápida Settings de la miniatura de la colección.

  2. Modifique la configuración de la colección en la página Configuración de la colección. Por ejemplo, modifique el título de la colección, las descripciones, los miembros y los permisos tal como se describe en Añadir colecciones.

  3. Para guardar los cambios, pulse o haga clic en Guardar.

Eliminar una colección

  1. En la consola Colecciones , seleccione una o varias colecciones y pulse o haga clic en el icono Eliminar de la barra de herramientas.

  2. En el cuadro de diálogo, pulse o haga clic en Eliminar para confirmar la acción de eliminar.

    NOTA

    También puede eliminar colecciones inteligentes eliminando búsquedas guardadas.

Descargar una colección

Cuando descarga una colección, se descarga toda la jerarquía de recursos de la colección, incluidas las carpetas y las colecciones secundarias.

  1. En la consola Colecciones , seleccione una o varias colecciones para descargar.

  2. En la barra de herramientas, pulse o haga clic en el icono de descarga.

  3. En el cuadro de diálogo Descargar, pulse o haga clic en Descargar. Si desea descargar las representaciones de los recursos dentro de la colección, seleccione Representaciones. Seleccione la opción Email para enviar una notificación por correo electrónico al propietario de la colección.

    Cuando selecciona una colección para descargar, se descarga la jerarquía completa de carpetas bajo la colección. Para incluir cada colección que descargue (incluidos los recursos de colecciones secundarias anidadas en la colección principal) en una carpeta individual, seleccione Crear carpeta independiente para cada recurso.

Crear colecciones anidadas

Puede agregar una colección a otra colección, creando así una colección anidada.

  1. En la consola Colecciones , seleccione la colección o el grupo de colecciones que desee y pulse o haga clic en el icono Para la colección de la barra de herramientas.

    chlimage_1-117

  2. En la página Agregar a la colección, seleccione la colección en la que desea agregar la colección.

    NOTA

    La colección actualizada más recientemente está seleccionada de forma predeterminada en la página Agregar a la colección.

  3. Toque o haga clic en Agregar. Un mensaje confirma que la colección se agrega a la colección de destino en la página Seleccionar destino. Cierre el mensaje para completar el proceso.

NOTA

Las colecciones inteligentes no se pueden anidar. En otras palabras, las colecciones inteligentes no pueden contener ninguna otra colección.

Búsquedas guardadas

En la interfaz de usuario de Assets, puede buscar o filtrar recursos en función de determinadas reglas, criterios de búsqueda o facetas de búsqueda personalizadas. Si los guarda como Búsquedas guardadas, puede acceder a ellos más adelante desde la lista Búsquedas guardadas del panel Filtro. Al crear una búsqueda guardada también se crea una colección inteligente.

saved_searches_list

Crear búsquedas guardadas

Las búsquedas guardadas se crean al crear una colección inteligente. Las colecciones inteligentes se agregan automáticamente a la lista Búsquedas guardadas. La consulta Búsquedas guardadas para la colección se guarda en la propiedad dam:query en crxde en la ubicación relativa /content/dam/collections/. No existen límites a las búsquedas que se pueden guardar ni a las búsquedas guardadas que se muestran en la lista.

NOTA

Puede compartir colecciones inteligentes del mismo modo que comparte colecciones estáticas.

Editar búsquedas guardadas

Editar búsquedas guardadas es lo mismo que editar colecciones inteligentes. Para obtener más información, consulte Edición de una colección inteligente.

Eliminar búsquedas guardadas

  1. En la interfaz de usuario de Assets, pulse o haga clic en el icono de búsqueda de la barra de herramientas.

    chlimage_1-118

  2. Con el cursor en el campo Omnisearch , pulse la tecla Intro.

  3. Toque o haga clic en el icono de navegación global para mostrar el panel Filtros .

  4. En la lista Búsquedas guardadas, pulse o haga clic en el icono de eliminación situado junto a la colección inteligente que desea eliminar.

    select_smart_collection-1

  5. En el cuadro de diálogo, pulse o haga clic en Eliminar para eliminar la búsqueda guardada.

Ejecutar un flujo de trabajo en una colección

Puede ejecutar un flujo de trabajo para los recursos de una colección. Si la colección contiene colecciones anidadas, el flujo de trabajo también se ejecuta en los recursos de las colecciones anidadas. Sin embargo, si la colección y la colección anidada contienen recursos duplicados, el flujo de trabajo solo se ejecuta una vez para estos recursos.

  1. En la consola Colecciones , seleccione una colección en la que desee ejecutar un flujo de trabajo.

  2. Pulse o haga clic en el icono de navegación global y elija Línea de tiempo en la lista.

  3. En la cronología, pulse o haga clic en el icono del circunflejo invertido en la parte inferior y, a continuación, pulse o haga clic en Iniciar flujo de trabajo.

    chlimage_1-119

  4. En la sección Iniciar flujo de trabajo, seleccione un modelo de flujo de trabajo de la lista. Por ejemplo, seleccione el modelo Recurso de actualización DAM.

  5. Introduzca un título para el flujo de trabajo y pulse o haga clic en Inicio.

  6. En el cuadro de diálogo, pulse o haga clic en Continuar. El flujo de trabajo se ejecuta en todos los recursos de la colección.

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