Configuration de Workfront for Experience Manager enhanced connector

Un utilisateur disposant d’un accès administrateur dans Adobe Experience Manager configure le connecteur amélioré après son installation. Pour obtenir des instructions d’installation, consultez la section Installation du connecteur.

Configuration des abonnements aux événements

Les abonnements aux événements sont utilisés pour informer AEM des événements qui se produisent dans Adobe Workfront. Il existe trois fonctionnalités Workfront for Experience Manager enhanced connector qui nécessitent des abonnements aux événements pour fonctionner :

• Création automatique de dossiers liés au projet.
• Synchronisation des modifications des valeurs des formulaires personnalisés du document Workfront avec les métadonnées des ressources AEM.
• Publication automatique des ressources dans Brand Portal à la fin du projet.

Pour utiliser ces fonctionnalités, activez les abonnements aux événements.

• Modifiez la configuration Cloud Services des outils Workfront que vous avez créée à l’étape 5 et sélectionnez l’onglet Abonnements aux événements.

• Sélectionnez l’intégration personnalisée Workfront que vous avez créée dans la section 6.

• Cliquez sur Activation des abonnements aux événements Workfront.

  

Configuration des dossiers liés

Pour vous abonner aux événements, procédez comme suit :

1. Accédez à l’onglet Abonnements aux événements dans les services cloud.
2. Sélectionnez l’intégration personnalisée créée dans Workfront.
3. Cliquez sur Activation des abonnements aux événements Workfront.

Configuration de la structure de dossiers liés

1. Accédez à l’onglet Dossiers liés au projet dans les services cloud.
2. Chemin d’accès parent du dossier lié : sélectionnez un dossier dans la gestion des ressources numériques (DAM) où vous souhaitez créer les dossiers liés. Si ce paramètre n’est pas renseigné, il est défini par défaut sur /content/dam. Assurez-vous que le schéma de métadonnées des outils Workfront et le schéma de métadonnées du dossier Dossier lié Workfront ont été appliqués au dossier sélectionné.
3. Structure de dossiers liés : entrez des valeurs séparées par des virgules. Chaque valeur doit être DE:<some-project-custom-form-field>, Portfolio, Programme, Année, Nom ou une « valeur de chaîne littérale » (cette dernière avec des guillemets). Elle est actuellement définie sur Portfolio,Program,Year,DE:Project Type,Name.
4. Créez le titre du dossier lié dans Workfront à l’aide de la case à cocher Noms de structure de dossiers doit être cochée si le titre du dossier dans Workfront doit inclure tous les dossiers de la structure. Sinon, il s’agira du titre du dernier dossier.
5. Le multichamp Sous-dossiers permet de spécifier une liste de dossiers à créer en tant que dossier enfant du dossier lié.
6. État du projet : sélectionnez l’état sur lequel le projet doit être défini pour créer le dossier lié.
7. Créez un dossier lié dans les projets avec un portfolio : liste des Portfolios auxquels le projet doit appartenir pour créer le dossier lié. Laissez cette liste vide pour créer le dossier lié pour l’ensemble du portefeuille de projets.
8. Créez un dossier lié dans les projets avec un champ de formulaire personnalisé : champ de formulaire personnalisé et valeur correspondante que le projet doit avoir pour créer le dossier lié. Cette configuration sera ignorée si elle n’est pas renseignée. Sélectionnez CUSTOM FORMS: Create DAM Linked Folder pour le champ et saisissez Yes pour la valeur.
9. Cliquez sur Activer la création automatique de dossiers liés. Si vous revenez à l’onglet Abonnements aux événements, un événement de création est désormais disponible.

Mappage du schéma de métadonnées

Configuration du mappage des métadonnées de dossier

Le mappage des métadonnées entre les projets Workfront et les dossiers AEM est défini dans les schémas de métadonnées de dossier AEM. Les schémas de métadonnées de dossier doivent être créés et configurés comme vous le faites habituellement dans AEM. Les outils Workfront ajoutent une liste déroulante de saisie automatique à l’onglet Configuration des paramètres de chaque champ de formulaire de schéma de métadonnées de dossier. Ce menu déroulant de saisie automatique vous permet de spécifier le champ Workfront auquel chaque propriété de dossier AEM doit être mappée.

Pour configurer les mappages, procédez comme suit :

1. Accédez à Outils > Ressources > Schémas de métadonnées de dossier.

2. Sélectionnez le formulaire de schéma de métadonnées de dossier que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.

3. Sélectionnez le champ de formulaire de schéma de métadonnées de dossier que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez l’onglet Paramètres dans le panneau de droite.

4. Dans le champ Mappé depuis le champ Workfront, sélectionnez le nom du champ Workfront que vous souhaitez mapper à la propriété du dossier AEM sélectionné. Les options disponibles sont les suivantes :

   • Champs de formulaire personnalisé du projet
   • Champs de présentation du projet (ID, nom, description, numéro de référence, date d’achèvement prévue, propriétaire du projet, parrain du projet, Portfolio ou programme)

Configuration du mappage des métadonnées des ressources

Le mappage des métadonnées entre les documents Adobe Workfront et les ressources est défini dans les schémas de métadonnées AEM. Les schémas de métadonnées doivent être créés et configurés comme vous le faites habituellement dans AEM. Les outils Workfront ajoutent des options de configuration à l’onglet Configuration des paramètres de chaque champ de formulaire de schéma de métadonnées. Ces options vous permettent de spécifier le champ Workfront auquel chaque propriété AEM doit être mappée.

Pour configurer les mappages, procédez comme suit :

1. Accédez à Outils > Ressources > Schémas de métadonnées.

2. Sélectionnez le formulaire du schéma de métadonnées que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier ou créez un schéma de métadonnées entièrement nouveau.

3. Sélectionnez le champ de formulaire de schéma de métadonnées que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez l’onglet Paramètres dans le panneau de droite.

4. Dans Champ de formulaire personnalisé Workfront, sélectionnez le nom du champ Workfront que vous souhaitez mapper à la propriété AEM sélectionnée. Les options disponibles sont les suivantes :

   • Champs de formulaire personnalisé du document
   • Champs de formulaire personnalisé du projet
   • Champs de formulaire personnalisé du problème
   • Champs de formulaire personnalisé de la tâche
   • Champs de présentation du projet (ID, nom, description ou numéro de référence)

5. Dans le cas où le champ Workfront sélectionné dans le champ de formulaire personnalisé Workfront est un champ de saisie semi-automatique des utilisateurs Workfront, il sera nécessaire de préciser quel champ Utilisateur Workfront vous souhaitez mapper. Pour ce faire, cochez la case Obtenir la valeur du champ d’objet référencé de Workfront, puis indiquez le nom du Champ de formulaire personnalisé Utilisateur Workfront à partir duquel récupérer la valeur à mapper.

   

Propriété de mappage

Cette étape du workflow permet à l’utilisateur de mapper une propriété à une formulaire personnalisé Workfront sur un projet, une tâche, un problème ou un document. L’artefact Workfront concerné par cette étape est recherché à l’aide d’un chemin d’accès relatif à partir de la payload. Les propriétés à mapper sont contrôlées à partir de la configuration de la boîte de dialogue des étapes.

Type : ce champ vous permet de sélectionner le type d’objet Workfront auquel les propriétés doivent être mappées.

Propriété d’ID : ce champ vous permet de spécifier le chemin d’accès à l’identifiant de l’objet Workfront auquel les propriétés doivent être mappées. Le chemin d’accès spécifié dans ce champ doit être relatif à la payload du workflow.

Affectations de propriété : ce multichamp permet de spécifier les mappages entre les propriétés AEM et les champs Workfront. Chaque élément du champ multiple spécifie un mappage. Chaque mappage doit être au format <workfront-field>=<aem-mapped-property>.

• Le workfront-field peut être

  • Un champ de formulaire personnalisé identifié par le préfixe DE:.
  • Un champ modifiable identifié par son nom. Les noms des champs se trouvent dans l’Workfront explorateur d’API.

• Le aem-mapped-property peut être :

  • Une valeur littérale. Ils doivent être entourés de guillemets.
  • Une propriété AEM. Cette référence doit être relative à la payload du workflow.
  • Une valeur nommée. Ils doivent être entourés de crochets.
  • Une concaténation des 3 éléments ci-dessus. Spécifiez-la à l’aide de {+}.
  • Modification des 3 éléments ci-dessus en entourant la valeur avec {replace(<value>,”old-char”,”new-char”)}.

• Voici quelques exemples :

  • status="INP"
  • DE:Asset Type=jcr:content/metadata/assetType
  • DE:Path={path}
  • URL=”https://my-aem-author/assets.html”{+}{path}

Définir le statut

Dans l’éditeur de workflow, modifiez les propriétés de Workfront - Définir le statut dans l’onglet Arguments.

Synchronisation des commentaires

1. Dans Experience Manager, accédez à Outils > Services cloud > Configuration des outils Workfront, sélectionnez la configuration, puis sélectionnez Propriétés.

   

2. Sélectionnez l’onglet Abonnements aux événements, cliquez sur Activer la synchronisation des commentaires dans l’option Envoyer les commentaires de Workfront vers AEM.

   

Pour tester la synchronisation des commentaires de Workfront vers AEM, procédez comme suit :

1. Accédez à un document lié dans Workfront et ajoutez un commentaire dans l’onglet Mises à jour.

   

2. Accédez au même document lié dans AEM, sélectionnez le document et ouvrez l’option Chronologie dans le volet de navigation gauche, puis sélectionnez Commentaires. La barre latérale gauche affiche les commentaires synchronisés à partir de Workfront.

Versions des ressources

Pour conserver l’historique des versions des ressources dans AEM, configurez le contrôle de version des ressources dans AEM.

1. Dans Experience Manager, accédez à Outils > Services cloud > Configuration des outils Workfront, puis ouvrez l’onglet Avancé.

2. Sélectionnez l’option Stocker les ressources portant le même nom que les versions de la ressource existante. Lorsque cette option est cochée, elle permet de stocker les ressources chargées avec le même nom et au même emplacement que la version de la ressource existante. Si cette option n’est pas cochée, une nouvelle ressource est créée avec un nom différent (par exemple, asset-name.pdf et asset-name-1.pdf).

3. Sélectionnez l’option Mise à jour des métadonnées de ressource lors de la création d’une version. Lorsque cette option est cochée, les métadonnées de la ressource sont mises à jour chaque fois qu’une nouvelle version de la ressource est créée. Si cette option n’est pas cochée, la ressource conserve les métadonnées qu’elle possédait avant de créer la nouvelle version.

Joindre des formulaires personnalisés

Cette étape de workflow permet aux utilisateurs de joindre un formulaire personnalisé à un artefact Workfront. Cette étape de workflow peut être ajoutée à n’importe quel modèle de workflow. L’artefact Workfront concerné par cette étape sera recherché à l’aide d’un chemin d’accès relatif à partir de la payload.

Dans l’éditeur de workflow d’Experience Manager, modifiez les propriétés de l’étape de workflow Workfront - Joindre un formulaire personnalisé.

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Publication automatique de ressources

1. Dans Experience Manager, accédez à Outils > Services cloud > Configuration des outils Workfront, puis ouvrez l’onglet Avancé.

2. Sélectionnez Publier automatiquement les ressources lorsqu’elles sont envoyées depuis Workfront. Cette option permet la publication automatique des ressources lorsqu’elles sont envoyées de Workfront vers AEM. Cette fonctionnalité peut être activée de manière conditionnelle en spécifiant un champ de formulaire personnalisé Workfront et la valeur sur laquelle elle doit être définie. Chaque fois qu’un document est envoyé à AEM, s’il satisfait à la condition, la ressource est automatiquement publiée.

3. Sélectionnez Publier toutes les ressources du projet sur Brand Portal à la fin du projet. Cette option permet la publication automatique des ressources sur Brand Portal lorsque le statut du projet Workfront auquel elles appartiennent passe sur Complete.

Mises à jour des formulaires personnalisés du document Workfront

Pour vous abonner aux modifications des formulaires personnalisés du document Workfront, sélectionnez l’option correspondante dans l’onglet Avancé. Lorsque vous vous abonnez à ces mises à jour, les champs de métadonnées Experience Manager mappés sont mis à jour lorsque le champ correspondant dans le formulaire personnalisé du document Workfront est modifié.

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