Experience Manager en best practices voor Creative Cloud integratie

Adobe Experience Manager Assets is een DAM-oplossing (Digital Asset Management) die met Adobe Creative Cloud kan worden geïntegreerd om DAM-gebruikers te helpen samen te werken met creatieve teams en de samenwerking bij het maken van inhoud te stroomlijnen.

Adobe Creative Cloud biedt creatieve teams een ecosysteem van oplossingen en services om ze te helpen digitale middelen te maken. Het omvat desktop- en mobiele toepassingen, cloudservices zoals opslag met desktopsynchronisatie of webervaring, en markten zoals Adobe Stock.

Lees verder om te weten welke integraties u kunt kiezen tussen desktop en DAM op bedrijfsniveau op basis van uw gebruiksscenario en wat de bijbehorende beste werkwijzen zijn voor de verbindingsworkflows.

De behoeften van de samenwerking van creatieven, verkopers, en gebruikers DAM

Adobe-aanbod ter ondersteuning van de behoefte aan samenwerking

Dit artikel richt zich hoofdzakelijk op de eerste twee aspecten van de samenwerkingsbehoeften. Distributie en sourcing van assets op schaal wordt kort als gebruiksscenario genoemd. Overweeg Adobe Brand Portal of Asset Share Commons voor dergelijke oplossingen. Alternatieve oplossingen zoals Brand Portal, oplossingen die kunnen worden gebouwd op Commons voor het delen van bedrijfsmiddelen componenten, Share koppelen, die Experience Manager Assets gebruiken, moeten op basis van specifieke vereisten worden beoordeeld.

Toewijzing van gebruiksgevallen

De legenda voor de symbolen:

• ✔ ✔: voorkeursoplossing
• ✔: aanvaardbare oplossing
• ✘: moet niet worden gebruikt voor de gebruikszaak

Aanvullende opmerkingen:

• (1) Kleiner aantal activa: bijvoorbeeld een kleine set elementen die verband houden met een project of campagne
• (2) Groter aantal activa: bijvoorbeeld alle goedgekeurde elementen in de organisatie
• (3) Gebruik Experience Manager mapfunctie voor uploaden bureaubladtoepassing

Om het gebruik van middelen te steunen, zouden andere oplossingen moeten worden overwogen:

• Merk Portalfor een configureerbare, SaaS-invoegtoepassing op Experience Manager Middelen om elementen te publiceren.
• De oplossingen van de douane worden gecreeerd gebaseerd op Commons van het Aandeel van activa codebasis.
• Experience Manager link shareto om assets ad hoc te delen via koppelingen .
• Experience Manager Middelen web interface met gebieden voor externe partijen die door de opstelling van het Experience Manager Toegangsbeheer en met noodzakelijke aanpassingen van IT/netwerk worden beveiligd, die deze externe gebruikers toegang tot Experience Manager.

Belangrijkste concepten en gebruiksgevallen

Verklarende woordenlijst

• Werk in uitvoering of creatief werk in uitvoering (WIP): Een fase in de levenscyclus van assets waarbij een asset meerdere wijzigingen ondergaat en doorgaans nog niet klaar is om te worden gedeeld met grotere teams.
• Creatieve assets: Assets die klaar zijn om te worden gedeeld met een groter team, of die zijn geselecteerd/goedgekeurd door het creatieve team om te delen met marketing- of LOB-teams.
• Goedkeuring van assets: Het goedkeuringsproces dat wordt uitgevoerd voor assets die reeds naar DAM zijn geüpload, en dat typisch merkgoedkeuringen, wettelijke goedkeuringen, enz. omvat.
• Definitieve asset: Een asset die alle goedkeuringen/metadatatagging heeft doorlopen en klaar is om door het grotere team te worden gebruikt. Een dergelijke asset wordt opgeslagen in DAM en beschikbaar gesteld aan alle (geïnteresseerde) gebruikers. Deze kan in marketingkanalen of door creatieve teams worden gebruikt om ontwerpen te maken.
• Kleine update/wijziging van assets: Een snelle en kleine wijziging in een digitale asset. Deze wordt vaak uitgevoerd als reactie op een retoucheerverzoek of een verzoek om kleine bewerkingen, een assetrevisie of goedkeuring (bijvoorbeeld om de positie te wijzigen, de tekstgrootte te wijzigen, de verzadiging/helderheid en kleur aan te passen, enz.).
• Belangrijke update/wijziging van assets: Een verandering in een digitale asset die aanzienlijk werk vereist, en soms over een langere periode moet worden uitgevoerd. Dit omvat doorgaans meerdere wijzigingen. De asset moet tijdens het bijwerken meerdere keren worden opgeslagen. De belangrijkste assetupdates leiden er doorgaans toe dat de asset een WIP-status krijgt.
• DAM: Beheer van digitale assets. In dit document is dit gelijk aan Experience Manager Assets, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
• Creatieve gebruiker: Een creatieve professional die digitale assets maakt met Creative Cloud-apps en -services. In sommige gevallen is een creatieve gebruiker lid van een creatief team dat mogelijk Creative Cloud gebruikt, maar geen digitale assets maakt (zoals een creatieve directeur of een creatieve teammanager).
• DAM-gebruiker: Een typische gebruiker van een DAM-systeem. Afhankelijk van de organisatie kan een DAM-gebruiker een marketing- of niet-marketinggebruiker zijn, bijvoorbeeld een LOB-gebruiker (Line-of-Business), bibliothecaris, verkoopmedewerker, enz. zijn.

Overwegingen bij het gebruik van Experience Manager en Creative Cloud-integratie

• Zie Aanbevolen werkwijzen voor bureaubladtoepassing
• Zie Adobe Stock-integratie
• Zie Adobe Asset Link

Dit is een korte samenvatting van beste praktijken voor Experience Manager en Creative Cloud integratie. Lees de rest van dit document voor een gedetailleerd begrip hiervan.

• Voor creatieve gebruikers die in Photoshop, InDesign of Illustrator werken: Adobe Asset Link biedt de beste gebruikerservaring, zoals een schone verwerking van het werk in uitvoering op assets die zijn uitgecheckt bij Experience Manager
• Voor het vereenvoudigen van toegang tot middelen van desktop voor elke algemene bestandsindeling of toepassing: gebruik Experience Manager bureaubladtoepassing
• Begrijpen waarom en wanneer assets in DAM moeten worden opgeslagen: Updates die ter beschikking moeten worden gesteld aan een groter team in uw organisatie
• Houd rekening met het volume van de gedeelde assets: Als u gebruikmaakt van assetdistributie, kunnen governance en beveiliging de belangrijkste aspecten zijn. Overweeg om tools te gebruiken die bedoeld zijn om governance en beveiliging op grote schaal toe te passen, zoals de Brand Portal.
• De levenscyclus van assets begrijpen: Begrijp hoe assets in uw organisatie worden verwerkt door verschillende teams
• Correct en regelmatig opslaan van assets: Adobe Asset Link doet dit voor u met PS, AI, ID. Voer voor andere applicaties geen taken in uitvoering uit in een toegewezen/gedeelde map, tenzij u alle wijzigingen in DAM nodig hebt

Toegang tot Adobe Stock-middelen van Assets

Experience Manager en Adobe Stock- integratie biedt Experience Manager gebruikers de mogelijkheid om middelen van Adobe Stock naar te zoeken, voor te vertonen, te licentiëren en op te slaan Experience Manager. Bij gelicentieerde en opgeslagen Adobe Stock-elementen zijn de metagegevens van de Stock geselecteerd. Deze kunnen worden gebruikt om met extra filters naar deze elementen te zoeken.

Een paar belangrijke punten over deze integratie:

• Wanneer elementen uit Adobe-voorraad worden opgeslagen naar Experience Manager, worden ze een gewone Experience Manager-bron, met binair opgeslagen naar de Experience Manager-opslagplaats. Sommige metagegevens die betrekking hebben op Adobe Stock, worden voor het element opgeslagen in Experience Manager, anders ziet het innameproces er hetzelfde uit als voor elk ander bestand. Als slimme tags bijvoorbeeld actief zijn, worden de tags bij het opslaan aan deze elementen toegevoegd.
• Het middel dat wordt opgeslagen naar Experience Manager is een kopie en geen koppeling die weer wordt opgeslagen naar Adobe Stock.

Werken met middelen die van Adobe Stock zijn opgeslagen Experience Manager in Creative Cloud. Deze integratie is onafhankelijk van Adobe Asset Link, maar Adobe Asset Link herkent deze elementen die op die manier uit Stock zijn opgeslagen en geeft aanvullende metagegevens en voorraadpictogrammen voor deze elementen weer in de UI voor de uitbreiding van de Adobe Asset Link in Photoshop, Illustrator of InDesign. De bestanden zijn beschikbaar voor bladeren, openen, enzovoort, omdat het normale Experience Manager-elementen zijn wanneer deze worden opgeslagen op Experience Manager.
Creatieve gebruikers die werken in Creative Cloud-apps met de extensie Adobe Asset Link kunnen niet alleen toegang krijgen tot middelen waarvoor al een licentie is verleend vanuit Adobe Stock naar Experience Manager, maar kunnen ook het deelvenster Creative Cloud-bibliotheken gebruiken om Adobe Stock-middelen te zoeken, voor te vertonen en in licentie te geven.
Middelen van Adobe Stock die in licentie zijn gegeven en in Experience Manager zijn opgeslagen, worden beschikbaar voor bredere teams die toegang hebben tot Experience Manager-middelenimplementatie, terwijl creatieve licenties van Adobe Stock via het deelvenster Creative Cloud-bibliotheken deze middelen standaard beschikbaar maken voor zichzelf in hun Creative Cloud-account.

Elementen opslaan in een DAM

Om een efficiënte werkstroom tussen creatieve en marketing/lijn-van-zaken (LOB) teams te ontwerpen en de beste steunmogelijkheden te kiezen, is het belangrijk om te begrijpen wanneer en waarom de activa in DAM worden opgeslagen.

Waarom elementen zijn opgeslagen in DAM

Door middelen in DAM op te slaan, zijn ze gemakkelijk toegankelijk en te vinden. Het zorgt ervoor dat de activa door talrijke gebruikers over de organisatie of het ecosysteem kunnen worden gebruikt, dat partners, klanten, etc. omvat.

De meeste organisaties kiezen ervoor om activa slechts op te slaan die voor de stroomafwaartse marketing/LOB processen relevant zijn (het publiceren aan kanalen zoals Webkanaal via Experience Manager Plaatsen of andere kanalen die door Adobe Experience Cloud, Advertising Cloud worden gediend, en door Analytics Cloud worden gemeten, die aan gebruikers/partners, etc. verstrekken). Bovendien slaan organisaties activa op die aan een overzicht/goedkeuringsprocedure in DAM kunnen worden onderworpen. Op deze manier slaat DAM vooral activa op die een hoge kans hebben om te worden gebruikt, en vermijdt het opslaan van niet-actieve activa.

De opslag van activa is ook onderworpen aan technische overwegingen en middelgebruik. DAM verleent de extra diensten rond opgeslagen activa, met inbegrip van het halen van meta-gegevens, het versioning, het produceren van voorproeven/het transcoderen, het beheren van verwijzingen, en het toevoegen van toegangsbeheerinformatie. Deze diensten verbruiken extra tijd en infrastructuurmiddelen.

Vaak is het niet wenselijk om alle elementen en updates op te slaan. Bijvoorbeeld, als de updates aan specifieke activa van slechte kwaliteit zijn en bovenmatige middelen verbruiken, kunnen de activa niet in DAM worden opgeslagen.

Wanneer elementen zijn opgeslagen in DAM

Creatieve teams (en organisaties) zijn gewoonlijk niet geïnteresseerd in het opslaan van middelen in elke fase van de levenscyclus van de middelen. In de volgende gevallen worden bijvoorbeeld geen elementen opgeslagen:

• Activa die nog moeten worden afgerond of die moeten worden getest
• Middelen die niet de cyclus van het creatieve/interne teamoverzicht doorstaan
• Vergeleken met de middelen in kwestie, heeft het team betere kandidaten om hun werk aan externe teams te vertegenwoordigen

Gewoonlijk worden de volgende klassenelementen opgeslagen in DAM:

• Activa die een bepaalde looptijd hebben bereikt en die klaar worden geacht om te worden gedeeld
• Elementen die vooraf zijn geselecteerd door het creatieve team
• Specifieke asset-indelingen die kunnen worden gebruikt of aangevraagd door marketing, afhankelijk van een specifiek contract of een specifieke overeenkomst (bijvoorbeeld JPG-bestanden die zijn geconverteerd van RAW-bestanden, TIFF-bestanden/afbeeldingen van PSD-originelen)

Wanneer updates van elementen worden opgeslagen in DAM

Normaliter moeten alleen updates van middelen die relevant zijn voor de bredere reeks DAM-gebruikers in DAM worden opgeslagen. Hiermee zorgt u ervoor dat gebruikers (marketing en soortgelijke functies) alleen relevante versies in de tijdlijn van de DAM-middelen zien.

Doorgaans zijn er wijzigingen die betrekking hebben op belangrijke mijlpalen in de levenscyclus van de middelen. Het eerste creatieve bedrijfsmiddel of een officiële update op basis van een verzoek/revisie van het creatieve team moet bijvoorbeeld in DAM worden opgeslagen en gecontroleerd.

De update van het creatieve team voor revisie door het marketingteam na een verzoek om wijziging van het bestaande middel in DAM is een voorbeeld van een relevante update. Het zou in DAM voor verdere verwijzing of voor het terugkeren naar de vorige versie moeten worden opgeslagen en worden versioned.

Hieronder volgen voorbeelden van updates die doorgaans niet relevant zijn:

• Vroege versies van elementen die zijn geüpload voordat ze klaar zijn voor marketingcontrole
• Veelvoorkomende creatieve wijzigingen in het bedrijfsmiddel in de aan de gang zijnde fase voordat het creatieve team besluit dat het bedrijfsmiddel klaar is

Toegang van gebruikers tot DAM

Experience Manager De activa steunen twee soorten gebruikers die op hun toegang tot de plaatsing van Experience Manager Activa worden gebaseerd. Doorgaans hebben gebruikers binnen het bedrijfsnetwerk (firewall) rechtstreeks toegang tot DAM. Andere gebruikers buiten het ondernemingsnetwerk zouden geen directe toegang hebben. Het gebruikerstype bepaalt welke integraties vanuit technisch oogpunt kunnen worden gebruikt.

Creatieve gebruikers met directe toegang tot DAM

In het algemeen hebben interne creatieve teams of agentschappen/creatieve professionals die aan het interne netwerk zijn toegewezen, toegang tot het DAM-exemplaar, inclusief Experience Manager-aanmelding.

In dergelijke gevallen helpt de Experience Manager-bureaubladtoepassing u eenvoudig toegang te krijgen tot definitieve/goedgekeurde middelen en kunt u creatieve middelen opslaan naar DAM.

Creatieve gebruikers zonder toegang tot DAM

Externe agentschappen en freelancers zonder directe toegang tot het DAM-exemplaar hebben mogelijk toegang tot goedgekeurde activa nodig of willen hun nieuwe ontwerpen toevoegen aan het DAM.

In dergelijke gevallen kunt u de Experience Manager/Creative Cloud-integratie gebruiken om de workflow te verbeteren. De voorwaarde is dat creatieve gebruikers een Adobe ID hebben en een Creative Cloud-account met opslagservice.

Gebruik de volgende strategieën om toegang te verlenen tot definitieve/goedgekeurde middelen:

• U kunt als volgt toegang verlenen tot een groot aantal elementen: Gebruik Experience Manager Assets Brand Portal of implementatie door de klant van Asset Share op Experience Manager-publicatieinfrastructuur

• U kunt als volgt toegang tot enkele elementen bieden: Experience Manager het delen van mappen met Adobe Creative Cloud kan worden gebruikt in aanvulling op Experience Manager Assets Brand Portal of Asset Share. Er zijn bepaalde beperkingen met betrekking tot deze integratie, die in dit artikel nader worden beschreven.

Gevallen gebruiken

De volgende gebruiksgevallen beschrijven verschillende typen workflows tussen DAM en het bureaublad van de ontwerper.

Nieuwe ontwerpen maken met middelen van DAM

Het volgende diagram illustreert de levenscyclus van digitale elementen. Hierin wordt beschreven hoe creatieve gebruikers en DAM-gebruikers (marketers, LOB-gebruikers) bestaande middelen benutten en gebruiken om meer middelen te maken en deze ter goedkeuring verzenden.

De levenscyclus van de middelen omvat de volgende stadia:

1. Goedgekeurde middelen delen op creatieve desktop: De definitieve activa van DAM worden ter beschikking gesteld aan de creatieve gebruiker (op Desktop)
2. Een nieuw ontwerp maken (creatief digitaal materiaal): Een nieuw dossier wordt opgeslagen in het werk-lopende gebied (WIP).
3. Gebruik (plaats) goedgekeurde elementen in een nieuw ontwerp: De creatieve gebruiker maakt een nieuw middel met behulp van bestaande goedgekeurde middelen in Creative Cloud-apps
4. WIP-updates vaak opslaan: De creatieve gebruiker herhaalt snel en slaat het dossier regelmatig op. In dit stadium kan de creatieve gebruiker samenwerken met anderen, maar de vaak opgeslagen updates zijn gewoonlijk niet van belang voor DAM-gebruikers.
5. Het element bereikt de creatieve kant-en-klare status en wordt opgeslagen in de map Creative Ready
6. Asset-update: Middelen bijwerken of een nieuw bestand is beschikbaar voor de gebruikers in DAM
7. Activa worden geproduceerd: Dit is een proces DAM, dat afhankelijk van de organisatie, het etiketteren, goedkeuring, en het veranderen van toegangsbeheer zou kunnen omvatten. In dit stadium wordt het middel als definitief beschouwd en kan het worden gebruikt door bredere teams die DAM gebruiken. Het kan ook door creatieve gebruikers worden gebruikt om andere activa tot stand te brengen.

Hier volgen enkele algemene aanbevelingen voor het beheer van middelen via dit proces:

• Gebruik een speciaal opslaggebied/systeem, zoals de gesynchroniseerde map met Adobe Creative Cloud Assets, voor de WIP-bestanden: Frequente updates die niet relevant zijn voor DAM-gebruikers kunnen het best worden verwerkt door een toegewijd systeem en niet vanuit Experience Manager Middelen. WIP-elementen kunnen met Adobe Creative Cloud-bureaubladtoepassing worden gesynchroniseerd op een lokale schijf, opgeslagen op een lokale opslaglocatie, enzovoort.
• Gebruik afzonderlijke mappen/shares voor definitieve elementen en elementen die naar DAM zijn geüpload: voor de duidelijkheid moeten de uiteindelijke middelen een eigen toegewezen/gedeelde map hebben ("Definitief" voorbeeld hierboven) en de middelen die naar DAM moeten worden geüpload, moeten een eigen map hebben ("Creative Ready")

Bestaande elementen die worden beheerd in DAM wijzigen

In sommige gevallen moeten de middelen in DAM mogelijk worden gewijzigd. Voorbeelden zijn:

• Verzoek om wijzigingen in activa van de beoordeling en goedkeuring in Experience Manager Activa
• Belangrijke updates van bestaande definitieve elementen
• Snelle bewerkingen voor een bestaand bestand (vooral voordat het definitief wordt goedgekeurd)

In dergelijke gevallen biedt de Experience Manager-bureaubladtoepassing de eenvoudigste manier om deze bewerkingen uit te voeren.

Hier is de stroom van gebeurtenissen die in het diagram worden getoond:

• 1: Deel de middelen van DAM aan Desktop, of open het direct op Desktop in de toepassing van keus (bijvoorbeeld, Adobe Photoshop, etc.). Uitchecken wordt aanbevolen als u het bestand wilt vergrendelen.

• 2: Kleine update: Bewerk het bestand en sla de wijzigingen op.

• Alternatieve stroom naar stap 2

  • A: Grote update: Als voor het bestand een uitgebreide set wijzigingen nodig is, moet het bestand periodiek worden opgeslagen en worden gekopieerd naar een WIP-map of -gebied.
  • B:Het werk gaat op het dossier in de omslagen van WIP verder. De opgeslagen wijzigingen worden niet gesynchroniseerd met de versie in DAM
  • C: Nadat de updates zijn voltooid, wordt het bestand weer gekopieerd of opgeslagen naar de toegewezen map

• 3:Updates van bedrijfsmiddelen worden weergegeven in DAM. Schakel het element in om het te ontgrendelen.

• 4: Activa worden in productie genomen.

Hier volgen enkele algemene aanbevelingen voor het beheer van middelen gedurende dit proces:

• Sla een bestand dat u hebt geopend niet rechtstreeks op vanuit een netwerkshare die is toegewezen door de bureaubladtoepassing Experience Manager, tenzij de wijzigingen die u in het bestand hebt aangebracht klein zijn.
• Kopieer het bestand naar een aparte WIP-map als u er aanvullende wijzigingen in wilt aanbrengen, het bestand tijdelijk wilt opslaan of wilt samenwerken met het Creative-team.

Bulkupload naar DAM

In sommige gevallen moet u wellicht een groter aantal bestanden tegelijkertijd uploaden naar DAM, bijvoorbeeld:

• Resultaten van foto's of grotere projecten uploaden
• Door creatieve bureaus geleverde activa uploaden
• Geselecteerde elementen uploaden vanaf een grotere set als de selectie buiten DAM is uitgevoerd

Deze beschrijving verwijst naar het operationeel uploaden van bestanden (bijvoorbeeld elke week of met elke foto, enz.) als een normaal onderdeel van de workflow van de desktopgebruiker. De migratie van grote activa wordt hier niet behandeld.

U kunt de volgende mogelijkheden benutten als u elementen bulksgewijs wilt uploaden:

• Als u grote/hiërarchische mappen wilt uploaden, gebruikt u de Experience Manager-bureaubladtoepassing, die de functie Map uploaden biedt. U kunt ook hiërarchische mapstructuren uploaden. Elementen worden op de achtergrond geüpload en zijn daarom niet gekoppeld aan een webbrowsersessie
• Als u enkele bestanden uit één map wilt uploaden, sleept u deze rechtstreeks van het bureaublad naar de webinterface of gebruikt u de optie Maken in de gebruikersinterface van Experience Manager Middelen.

Digitale middelen rechtstreeks vanaf het bureaublad beheren

Als u Delen van netwerkbestanden gebruikt om digitale elementen te beheren, kan alleen het gebruik van de netwerkshare die is toegewezen door de Experience Manager-bureaubladtoepassing worden beschouwd als een handige vervanging. Wanneer u overschakelt van gedeelde netwerkbestanden, moet u er rekening mee houden dat de Experience Manager-webinterface een uitgebreide reeks mogelijkheden voor beheer van digitale middelen biedt die veel verder gaan dan wat mogelijk is op een gedeeld netwerk (zoeken, verzamelingen, metagegevens, samenwerking, voorvertoningen, enz.). De Experience Manager-bureaubladtoepassing biedt een handige koppeling om de server-side DAM-opslagplaats te verbinden met het werk op de desktop.

Vermijd het gebruik van Experience Manager-bureaubladtoepassing om elementen rechtstreeks te beheren in het netwerkaandeel van Experience Manager-middelen. Vermijd bijvoorbeeld het gebruik van Experience Manager desktop app om meerdere bestanden te verplaatsen/kopiëren. Gebruik in plaats daarvan de Experience Manager Middelen-webinterface om mappen van Finder/Explorer naar het gedeelde netwerk te slepen of gebruik de functie Experience Manager Middelen uploaden.

Migratie van middelen

Raadpleeg de Migratiegids voor informatie over het plannen en uitvoeren van migratie van bedrijfsmiddelen van een bestaand systeem naar een nieuw systeem of voor de migratie van grote hoeveelheden bedrijfsmiddelen die op servers zijn opgeslagen. Experience Manager bureaubladtoepassingen en integratie Experience Manager van Creative Cloud ondersteunen dergelijke migraties niet. Vanwege de grote hoeveelheden in te nemen elementen en de extra vereisten met betrekking tot het in kaart brengen van metagegevens, transformatie en opname, moeten migraties met verschillende gereedschappen en benaderingen worden afgehandeld.

Bronnen voor Business.Adobe.com

Embedded Charts Mobile Forms Content As A Service Web Content Management Dynamic Forms Digital Signage