AEM a las prácticas recomendadas de uso compartido de carpetas de Creative Cloud

ATENCIÓN

La función de uso compartido de carpetas de AEM a Creative Cloud está en desuso. Adobe recomienda encarecidamente utilizar funciones más nuevas, como Adobe Asset Link o AEM aplicación de escritorio. Obtenga más información en AEM y prácticas recomendadas para la integración de Creative Cloud.

Adobe Experience Manager (AEM) se puede configurar para permitir que los usuarios de AEM Assets compartan carpetas con usuarios de Creative Cloud, de modo que estén disponibles como carpetas compartidas en el servicio Recursos de Creative Cloud. La función se puede utilizar para intercambiar archivos entre equipos creativos y usuarios de AEM Assets, especialmente cuando los usuarios creativos no tienen acceso a la instancia de AEM Assets (no están en la red empresarial).

Este tipo de integración se puede utilizar en ambos casos de uso, especialmente cuando se trabaja con usuarios que no tienen acceso directo a AEM Assets:

  • Uso compartido de un conjunto de recursos específicos de AEM Assets con usuarios de archivos de Creative Cloud (por ejemplo, un resumen creativo y un conjunto de recursos aprobados para el trabajo de diseño para una nueva actividad de marketing)
  • Recibir nuevos archivos de usuarios de Creative Cloud.
NOTA

Antes de leer este documento, puede revisar las prácticas recomendadas generales de integración de AEM y Creative Cloud para obtener información general de nivel superior sobre el tema.

Información general

AEM al uso compartido de carpetas de Creative Cloud depende del uso compartido de carpetas y archivos en el lado del servidor entre cuentas de AEM Assets y de Creative Cloud. Los profesionales creativos, que utilizan la aplicación de escritorio de Creative Cloud en sus escritorios, también pueden hacer que las carpetas compartidas estén disponibles directamente en sus discos mediante la tecnología Adobe CreativeSync.

El diagrama siguiente proporciona una descripción general de la integración.

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La integración incluye los siguientes elementos:

  • Servidor de AEM Assets implementado en la red empresarial (servicios administrados o locales): El uso compartido de carpetas se inicia aquí.
  • Servicio principal de Adobe Marketing Cloud Assets: Actúa como intermediario entre los servicios de almacenamiento de AEM y Creative Cloud. El administrador de la empresa que utiliza la integración debe establecer una relación de confianza entre la organización de Marketing Cloud y la instancia de AEM Assets. También definen una lista de colaboradores del Creative Cloud aprobados, que los usuarios de AEM Assets también pueden compartir carpetas para mayor seguridad.
  • Servicios web de Creative Cloud Assets (interfaz de usuario web de almacenamiento y archivos de Creative Cloud): Aquí es donde los usuarios Creative Cloud específicos, con los que se ha compartido una carpeta de AEM Assets, podrían aceptar la invitación y ver la carpeta en el almacenamiento de su cuenta de Creative Cloud.
  • aplicación de escritorio de Creative Cloud: (Opcional) Permite el acceso directo a carpetas compartidas o archivos desde el escritorio del usuario creativo mediante la sincronización con el almacenamiento de recursos de Creative Cloud.

Características y limitaciones

  • Propagación unidireccional de cambios: los cambios de archivos se propagan en una sola dirección desde el sistema (AEM o Creative Cloud Assets), donde el recurso se creó originalmente (cargado). La integración no proporciona una sincronización bidireccional completamente automatizada entre los dos sistemas.

  • Versiones:

    • AEM solo crea versiones de un recurso en actualizaciones si el archivo se originó en AEM y se actualiza en él.
    • Creative Cloud Assets proporciona su propia función de versiones dirigida a las actualizaciones de Work in Progress (básicamente, almacena actualizaciones durante un máximo de 10 días)
  • Limitaciones de espacio: los tamaños y volúmenes de archivos intercambiados están limitados por la cuota específica de Creative Cloud Assets para usuarios creativos (depende del nivel de suscripción) y una limitación de 5 GB de tamaño máximo de archivo. El espacio está limitado además por la cuota de recursos que la organización tiene en el servicio principal Adobe Marketing Cloud Assets.

  • Requisitos de espacio: Los archivos de carpetas compartidas también deben almacenarse físicamente en AEM y, a continuación, en la cuenta de Creative Cloud, con una copia en caché en el servicio principal de Recursos de Marketing Cloud.

  • Redes y ancho de banda: Los archivos de carpetas compartidas y todas las actualizaciones deben transportarse a través de la red entre los sistemas. Debe asegurarse de que solo se compartan los archivos y las actualizaciones relevantes.

  • Tipo de carpeta: No se admite el uso compartido de una carpeta de recursos del tipo sling:OrderedFolder. Si desea compartir una carpeta, al crearla en AEM Assets, no seleccione la opción Pedido .

Prácticas recomendadas

Las prácticas recomendadas para aprovechar el uso compartido de AEM a carpetas de Creative Cloud incluyen:

  • Consideraciones sobre el volumen: el uso compartido de carpetas de AEM/Creative Cloud debe utilizarse para compartir un número menor de archivos, por ejemplo, relevantes para una campaña o actividad específica. Para compartir conjuntos más grandes de recursos, como todos los recursos aprobados de la organización, utilice otros métodos de distribución (por ejemplo, AEM Assets Brand Portal) o AEM aplicación de escritorio.
  • Evite compartir jerarquías profundas: El uso compartido funciona de forma recursiva y no permite el uso compartido selectivo. Normalmente, solo las carpetas sin subcarpetas o con una jerarquía muy superficial, como el nivel de subcarpeta 1, deben considerarse para el uso compartido.
  • Carpetas independientes para el uso compartido unidireccional: Las carpetas independientes deben usarse para compartir recursos finales de AEM Assets en archivos Creative Cloud y para volver a compartir recursos listos para la creación desde archivos Creative Cloud a AEM Assets. Junto con una buena convención de nombres para estas carpetas, crea un entorno de trabajo más fácil de entender para los usuarios de AEM Assets y los Creative Cloud.
  • Evitar WIP en la carpeta compartida: La carpeta compartida no debe utilizarse para el trabajo en curso. Utilice una carpeta independiente en los archivos de Creative Cloud para realizar trabajos que requieran cambios frecuentes en el archivo.
  • Iniciar nuevo trabajo fuera de la carpeta compartida: Los nuevos diseños (archivos creativos) deben iniciarse en la carpeta WIP independiente de los archivos Creative Cloud y, cuando estén listos para compartirse con los usuarios de AEM Assets, deben moverse o guardarse en la carpeta compartida.
  • Simplificar la estructura de uso compartido: para una configuración operativa más manejable, piense en simplificar la estructura de uso compartido. En lugar de compartir con todos los usuarios creativos, las carpetas de AEM Assets deben compartirse únicamente con los representantes del equipo, como un director creativo o un administrador de equipos. El administrador del lado creativo recibiría los recursos finales, decidiría las asignaciones de trabajo y, a continuación, permitiría a los diseñadores trabajar en sus propias cuentas de Creative Cloud en los recursos de trabajo en curso. Pueden utilizar funciones de colaboración de Creative Cloud para coordinar el trabajo y, finalmente, seleccionar y colocar recursos listos para compartir en AEM Assets en su carpeta compartida lista para la creación.

En el diagrama siguiente se ilustra un ejemplo de configuración para crear nuevos diseños basado en los recursos finales existentes de AEM Assets.

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