Crear y administrar grupos en DTM

Cree grupos de usuarios, asigne miembros de grupo y especifique funciones predeterminadas.

La administración de grupos facilita la organización de los usuarios y el control de sus niveles de acceso. La página Grupos enumera todos los grupos de usuarios que están configurados dentro de la cuenta. Los permisos se establecen en el nivel de grupo de usuarios, por lo que todos los usuarios del grupo heredan los permisos del grupo.

Para acceder a la página Grupos, en el panel de su empresa, haga clic en Grupos.

Funciones predeterminadas

Dynamic Tag Management tiene cinco funciones de usuario diferentes con diferentes conjuntos de permisos:

La siguiente tabla ilustra los permisos que hereda cada función predeterminada:

Función del usuario Crear reglas Editar reglas Probar reglas Aprobar reglas
Publicar
reglas
Crear/
Editar usuarios
Crear
propiedad
Usuario
Aprobador
Editor
Aprobador y editor
Administrador

Grupos migrados para clientes existentes

Además de estas funciones predeterminadas, si ya es cliente de Dynamic Tag Management, es posible que vea uno o más grupos preexistentes migrados con marcas de fecha y hora añadidas.

Por ejemplo: Group - 2015-07-21 21:19:57:884.

Si es un cliente existente y ciertos usuarios tienen la función de usuario para cada propiedad, estos usuarios se migrarán automáticamente al nuevo grupo de usuarios. Sin embargo, si otros usuarios tienen la función Usuario en algunas propiedades y la función Editor en otras propiedades, se colocarán en un grupo migrado con una marca de fecha y hora. Se creará un grupo heredado para cada escenario del sistema. En nuestras pruebas, hemos visto algunas empresas con hasta diez grupos preexistentes.

Otro ejemplo es si tiene usuarios que no han aceptado invitaciones para unirse a su empresa de Dynamic Tag Management en el pasado y no hay grupos predeterminados coincidentes. Después de aceptar las invitaciones, estos usuarios se agregarán a los grupos heredados según sus propiedades y funciones asociadas.

Estos grupos heredados se pueden editar según sea necesario y se les debe cambiar el nombre por nombres descriptivos que tengan sentido.

Agregar usuarios a grupos

Agregar (invitar) usuarios a grupos existentes.

  1. En el panel de su empresa, haga clic en Grupos.

  2. Haga clic en Editar junto a un grupo existente.

    También puede invitar a usuarios mientras crea nuevos grupos, tal como se explica en Crear un nuevo grupo.

  3. En la lista desplegable Agregar usuario, seleccione la dirección de correo electrónico de un usuario y haga clic en Agregar usuario al grupo.

    La lista desplegable se rellena con los usuarios disponibles en el sistema. A medida que agrega usuarios, sus direcciones de correo electrónico se eliminan de la lista desplegable.

    Cada usuario recibirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo para aceptar la pertenencia al grupo. Los usuarios no se mostrarán en la lista hasta que acepten invitaciones.

  4. Agregue usuarios adicionales según sea necesario.

  5. Haga clic en Guardar grupo.
    En el panel de su empresa, puede hacer clic en la pestaña Users para ver una lista de usuarios y ver la información relacionada: nombre, dirección de correo electrónico, actualizado por y a qué grupos pertenecen (administrador, usuarios, etc.).

Si un usuario pertenece a varios grupos, la función mostrada es la función con el nivel de acceso más alto. Por ejemplo, si un usuario tiene la función de usuario para algunas propiedades y la función de administrador para otras propiedades, en la lista se mostrará Administrador como se muestra a continuación:

Puede hacer clic en Revocar para anular una invitación para un usuario específico o hacer clic en Reenviar para volver a enviar el mensaje de correo electrónico de invitación al usuario.

También puede agregar usuarios a grupos para una propiedad específica navegando a la propiedad (panel de su empresa > propiedad deseada) y luego haciendo clic en el botón Administrar grupos.

Crear un nuevo grupo

Cree un nuevo grupo de usuarios, seleccione su función predeterminada y agregue usuarios al grupo.

NOTA

Debe ser administrador de la empresa para crear un grupo nuevo.

  1. En el panel de su empresa, haga clic en Grupos.

  2. Haga clic en Crear nuevo grupo.

  3. Rellene los campos:

    Nombre: (Requerido) Especifique un nombre descriptivo para el grupo.

    Descripción: Especifique una descripción opcional para el grupo. La descripción se muestra en la página Grupos y puede ayudarle a localizar un grupo específico y determinar su propósito.

    Casillas de verificación de herramientas: (Opcional) Seleccione la casilla de verificación que desee junto a las herramientas para restringir el acceso a ellas. Si la casilla de verificación está seleccionada, los usuarios de este grupo no pueden crear ni modificar las herramientas seleccionadas ni la configuración de las herramientas relacionadas en las reglas. De forma predeterminada, todos los usuarios del grupo tienen acceso a todas las herramientas.

    Una marca de verificación verde junto a una herramienta indica que la herramienta correspondiente está instalada actualmente para esta propiedad.

    Si un usuario es miembro de dos grupos y un grupo restringe el acceso a la herramienta y el otro grupo lo permite, los derechos de acceso se restringirán para cualquier herramienta seleccionada.

    Tenga en cuenta que todos los usuarios del grupo Administradores tienen acceso completo para crear y modificar todas las herramientas y configuraciones de herramientas relacionadas en las reglas. Si está creando o editando un grupo Administradores, las casillas de verificación de la herramienta no se muestran en la interfaz de usuario.

    Función predeterminada: (Opcional) Seleccione una función predeterminada. Todas las propiedades creadas a partir de ahora heredan esta función.

    Función del usuario Crear reglas Editar reglas Probar reglas Aprobar reglas
    Publicar
    reglas
    Crear/
    Editar usuarios
    Crear
    propiedad
    Usuario
    Aprobador
    Editor
    Aprobador y editor
    Administrador

    Tenga en cuenta que si agrega usuarios al grupo Aprobador y al grupo Publicador, esos usuarios tendrán las mismas funciones que los del grupo Aprobador y Editor.

    En la mayoría de los casos, las funciones de la tabla anterior son suficientes. Sin embargo, puede crear funciones predeterminadas personalizadas.

  4. (Opcional) Para crear una función predeterminada personalizada, haga clic en Definir función por propiedad y elija otra función predeterminada para cada propiedad, según sea necesario.

    En la siguiente ilustración, la función predeterminada para Propiedad1 es User y la función predeterminada para Propiedad2 es Approver.

    Un caso de uso para tener diferentes funciones para cada propiedad es una agencia en la que puede que desee que algunos usuarios tengan acceso a ciertas propiedades, pero no a otras. Otra ventaja de tener grupos con diferentes accesos a diferentes propiedades es si tiene usuarios que vienen y van de la agencia. Simplemente puede eliminar un usuario existente del grupo y agregar un usuario nuevo sin pasar mucho tiempo configurando los derechos de acceso a distintas propiedades.

    Si especifica diferentes funciones predeterminadas para cada propiedad, asegúrese de asignar un nombre descriptivo al grupo y proporcione una descripción opcional.

    NOTA

    Tenga en cuenta que si contrae la sección Función predeterminadahaciendo clic en Definir función por propiedad de nuevo, todas las funciones se establecen en la función predeterminada, independientemente de cómo se establecieron antes de contraer la sección.

  5. En la lista desplegable Agregar usuario, seleccione la dirección de correo electrónico de un usuario y haga clic en Agregar usuario al grupo.

    La lista desplegable se rellena con los usuarios disponibles en el sistema. A medida que agrega usuarios, sus direcciones de correo electrónico se eliminan de la lista desplegable.

    Cada usuario recibirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo para aceptar la pertenencia al grupo. Los usuarios no se mostrarán en la lista hasta que acepten invitaciones.

  6. Agregue usuarios adicionales según sea necesario.

  7. Haga clic en Guardar grupo.

Editar un grupo

Edite un grupo de usuarios existente para cambiar su nombre, descripción, función predeterminada o agregar usuarios al grupo.

NOTA

Debe ser administrador de la empresa para editar un grupo.

  1. En el panel de su empresa, haga clic en Grupos.
  2. Haga clic en Editar junto al grupo deseado.
  3. Edite los campos que desee, tal como se explica en Crear un nuevo grupo.
  4. Haga clic en Guardar grupo.

Eliminar un grupo

Elimine un grupo de usuarios existente si ya no es necesario.

NOTA

Debe ser administrador de la empresa para eliminar un grupo.

  1. En el panel de su empresa, haga clic en Grupos.

  2. Haga clic en Editar junto al grupo deseado.

  3. Haga clic en Eliminar.

  4. Haga clic en Yes para confirmar que desea eliminar el grupo.

    Es posible que los usuarios de este grupo no tengan acceso a ninguna propiedad asociada.

    NOTA

    No elimine el grupo Administración. Si lo hace, es posible que deba llamar a Adobe para volver a agregar usuarios al grupo Administrador .

  5. Haga clic en Guardar grupo.

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