Crear y administrar grupos en DTM

Cree grupos de usuarios, asigne miembros de grupos y especifique funciones predeterminadas.

La administración de grupos facilita la organización de los usuarios y el control de sus niveles de acceso. La Groups página lista todos los grupos de usuarios configurados dentro de la cuenta. Los permisos se establecen en el nivel de grupo de usuarios, por lo que todos los usuarios del grupo heredan los permisos del grupo.

Para acceder a la Groups página, en el panel de compañía, haga clic en Groups.

Funciones predeterminadas

La administración dinámica de etiquetas tiene cinco funciones de usuario diferentes con distintos conjuntos de permisos:

La siguiente tabla ilustra los permisos que hereda cada función predeterminada:

Función de usuario Crear reglas Editar reglas Reglas de prueba
ApproveRules

PublishRules
Crear/
Editar usuarios

CreateProperty
Usuario
Aprobador
Editor
Aprobador y editor
Administrador

Grupos migrados para clientes existentes

Además de estas funciones predeterminadas, si ya es cliente de la administración dinámica de etiquetas, es posible que vea uno o varios grupos heredados migrados con marcas de fecha y hora anexadas.

Por ejemplo: Group - 2015-07-21 21:19:57:884.

Si ya es cliente y algunos usuarios tienen la función de usuario para cada propiedad, estos usuarios se migrarán automáticamente al nuevo grupo de usuarios. Sin embargo, si otros usuarios tienen la función de usuario para algunas propiedades y la función de editor para otras, se colocarán en un grupo migrado con una marca de fecha y hora. Se creará un grupo preexistente para cada escenario del sistema. En nuestras pruebas, hemos visto algunas compañías con hasta diez grupos heredados.

Otro ejemplo es si tiene usuarios que no han aceptado invitaciones para unirse a la compañía de administración dinámica de etiquetas en el pasado y no hay grupos predeterminados coincidentes. Después de aceptar las invitaciones, estos usuarios se agregarán a los grupos heredados según sus propiedades y funciones asociadas.

Estos grupos heredados se pueden editar según sea necesario y se les debe cambiar el nombre por nombres descriptivos que tengan sentido.

Añadir usuarios a grupos

Añadir (invitar) usuarios a grupos existentes.

  1. En el panel de compañía, haga clic en Groups.

  2. Haga clic en Edit junto a un grupo existente.

    También puede invitar a usuarios mientras crea nuevos grupos, tal como se explica en Crear un nuevo grupo.

  3. En la lista Add User desplegable, seleccione la dirección de correo electrónico del usuario y haga clic en Add User to Group.

    La lista desplegable se rellena con los usuarios disponibles en el sistema. A medida que agrega usuarios, sus direcciones de correo electrónico se eliminan de la lista desplegable.

    Cada usuario recibirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo para aceptar la pertenencia al grupo. Los usuarios no se mostrarán en la lista hasta que acepten invitaciones.

  4. Añada usuarios adicionales según sea necesario.

  5. Haga clic en Save Group.
    En el panel de compañía, puede hacer clic en la ficha Users para vista de una lista de usuarios y ver la información relacionada: nombre, dirección de correo electrónico, actualizado por y a qué grupos pertenecen (Administrador, Usuarios, etc.).

Si un usuario pertenece a varios grupos, la función que se muestra es la función con el mayor nivel de acceso. Por ejemplo, si un usuario tiene la función de usuario en algunas propiedades y la función de administrador en otras, Administración se muestra en la lista, como se muestra a continuación:

Puede hacer clic en Revoke para anular una invitación para un usuario específico o hacer clic en Resend para volver a enviar el mensaje de correo electrónico de invitación al usuario.

También puede agregar usuarios a grupos para una propiedad específica navegando a la propiedad (su panel de compañía > la propiedad deseada) y luego haciendo clic en el Manage Groups botón.

Create a new group

Cree un nuevo grupo de usuarios, seleccione su función predeterminada y agregue usuarios al grupo.

NOTA

Debe ser administrador de compañías para crear un nuevo grupo.

  1. En el panel de compañía, haga clic en Groups.

  2. Haga clic en Create New Group.

  3. Rellene los campos:

    Nombre: (Requerido) Especifique un nombre descriptivo para el grupo.

    Descripción: Especifique una descripción opcional para el grupo. The description displays on the Groups page and can help you locate a specific group and determine its purpose.

    Casillas de verificación de herramientas: (Opcional) Seleccione la casilla de verificación que desee junto a las herramientas para restringir el acceso a ellas. Si la casilla de verificación está seleccionada, los usuarios de este grupo no pueden crear ni modificar las herramientas seleccionadas ni la configuración de las herramientas relacionadas en las reglas. De forma predeterminada, todos los usuarios del grupo tienen acceso a todas las herramientas.

    Una marca de verificación verde junto a una herramienta indica que la herramienta correspondiente está instalada actualmente para esta propiedad.

    Si un usuario es miembro de dos grupos y un grupo restringe el acceso a la herramienta y el otro grupo lo permite, los derechos de acceso se restringirán para cualquier herramienta seleccionada.

    Tenga en cuenta que todos los usuarios del grupo Administradores tienen acceso completo para crear y modificar todas las herramientas y los ajustes de herramientas relacionados en las reglas. Si está creando o editando un grupo Administradores, las casillas de verificación de la herramienta no se muestran en la interfaz de usuario.

    Función predeterminada: (Opcional) Seleccione una función predeterminada. Todas las propiedades creadas a partir de ahora heredan esta función.

    Función de usuario Crear reglas Editar reglas Reglas de prueba
    ApproveRules

    PublishRules
    Crear/
    Editar usuarios

    CreateProperty
    Usuario
    Aprobador
    Editor
    Aprobador y editor
    Administrador

    Tenga en cuenta que si agrega usuarios al grupo Aprobador y al grupo Publicador, dichos usuarios tendrán las mismas funciones que los del grupo Aprobador y Publicador.

    En la mayoría de los casos, las funciones de la tabla anterior son suficientes. Sin embargo, puede crear funciones predeterminadas personalizadas.

  4. (Opcional) Para crear una función predeterminada personalizada, haga clic en Define Role Per Property y, a continuación, elija otra función predeterminada para cada propiedad, según sea necesario.

    En la siguiente ilustración, la función predeterminada para Property1 es User y la función predeterminada para Property2 es Approver.

    Un caso de uso para tener diferentes funciones para cada propiedad es en una agencia en la que puede que desee que algunos usuarios tengan acceso a ciertas propiedades, pero no a otras. Otra ventaja de tener grupos con diferente acceso a diferentes propiedades es que tiene usuarios que vienen y van de la agencia. Simplemente puede eliminar un usuario existente del grupo y agregar un usuario nuevo sin perder mucho tiempo configurando los derechos de acceso a diferentes propiedades.

    Si especifica diferentes funciones predeterminadas para cada propiedad, asegúrese de asignar un nombre al grupo con un nombre descriptivo y proporcione una descripción opcional.

    NOTA

    Tenga en cuenta que si contrae la Default Rolesección haciendo clic de Define Role per Property nuevo, todas las funciones se establecen en la función predeterminada, independientemente de cómo se establecieron antes de contraer la sección.

  5. En la lista Add User desplegable, seleccione la dirección de correo electrónico del usuario y haga clic en Add User to Group.

    La lista desplegable se rellena con los usuarios disponibles en el sistema. A medida que agrega usuarios, sus direcciones de correo electrónico se eliminan de la lista desplegable.

    Cada usuario recibirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo para aceptar la pertenencia al grupo. Los usuarios no se mostrarán en la lista hasta que acepten invitaciones.

  6. Añada usuarios adicionales según sea necesario.

  7. Haga clic en Save Group.

Editar un grupo

Edite un grupo de usuarios existente para cambiar su nombre, descripción, función predeterminada o agregar usuarios al grupo.

NOTA

Debe ser administrador de compañías para editar un grupo.

  1. En el panel de compañía, haga clic en Groups.
  2. Haga clic en Edit junto al grupo que desee.
  3. Edite los campos deseados, tal como se explica en Crear un nuevo grupo.
  4. Haga clic en Save Group.

Eliminar un grupo

Elimine un grupo de usuarios existente si ya no es necesario.

NOTA

Debe ser administrador de compañías para eliminar un grupo.

  1. En el panel de compañía, haga clic en Groups.

  2. Haga clic en Edit junto al grupo que desee.

  3. Haga clic en Delete.

  4. Haga clic en Yes para confirmar que desea eliminar el grupo.

    Es posible que los usuarios de este grupo no tengan acceso a ninguna propiedad asociada.

    NOTA

    No elimine el grupo Administración. Para ello, puede ser necesario que llame a Adobe para volver a agregar usuarios al grupo Administración.

  5. Haga clic en Save Group.

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