판매 제안서 및 계약서 관리

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세일즈 제안서는 고객 확보를 위한 비즈니스 여정의 첫 단계입니다. 모든 것과 마찬가지로 첫인상은 지속됩니다. 따라서 고객과의 첫 상호 작용이 고객의 비즈니스 기대에 부응합니다. 당신의 제안은 간결하고 정확하고 편리해야 합니다.

계약서 및 제안서에는 문서 구조 내에 다양한 유형의 데이터가 포함되어 있습니다. 여기에는 동적 데이터(클라이언트 이름, 견적 금액 등)와 정적 데이터(확정 기능, 팀 프로필, 표준 SOW 약관 등 상용구 텍스트)가 모두 포함됩니다. 판매 제안서와 같은 템플릿 문서를 만들려면 상용 템플릿에서 프로젝트 세부 사항을 수동으로 바꾸는 등 단조로운 작업이 수반되는 경우가 많습니다. 이 자습서에서는 동적 데이터 및 작업 과정을 사용하여 판매 제안 생성.

학습 내용

이 실습 튜토리얼에서는 여러 툴을 사용하여 동적 데이터와 워크플로우를 구현하는 방법을 살펴봅니다. 이 중 가장 중요한 툴은 다음과 같습니다 Adobe Acrobat Services API 이러한 API를 사용하면 귀하와 귀하의 비즈니스가 보다 편리하게 세일즈 제안서와 계약서를 작성할 수 있습니다. 이 튜토리얼에서는 PDF 문서를 자동으로 만들고, 병합하고, 표시하는 방법을 보여 주는 실습 기법을 살펴봅니다. 이러한 작업을 수동으로 수행하는 작업은 시간이 많이 소요되고 번거롭습니다. 의 이익을 이용해서 Acrobat Services API를 통해 이러한 작업에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

관련 API 및 리소스

문제 해결

툴을 설치했다면 이제 문제 해결을 시작할 수 있습니다. 제안서에는 각 클라이언트마다 고유한 정적 콘텐츠와 동적 콘텐츠가 있습니다. 두 가지 유형의 데이터가 제안을 할 때마다 필요하기 때문에 병목 현상이 발생합니다. 정적 텍스트를 입력하는 데 시간이 오래 걸리므로 자동화하고 각 클라이언트의 동적 데이터만 수동으로 처리하게 됩니다.

먼저 Microsoft Forms (또는 선호하는 양식 작성기). 이 양식은 판매 제안서에 추가된 클라이언트의 동적 데이터를 위한 것입니다. 이 양식을 질문으로 작성하여 고객으로부터 필요한 세부 정보(예: 회사 이름, 날짜, 주소, 프로젝트 범위, 가격 및 추가 주석)를 얻으십시오. 직접 만들려면 이 옵션을 사용하십시오. [양식](https://forms.office.com/Pages/ShareFormPage.aspx id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAN__rtiGj5UNElTR0pCQ09ZNkJRUlowSjVQWDNYUEg2RC4u&sharetoken=1AJeMavBAzxuISRKmUy). 목표는 잠재 클라이언트가 양식을 작성한 다음 응답을 JSON 파일로 내보내는 것입니다. JSON 파일은 워크플로우의 다음 부분으로 전달됩니다.

일부 양식 작성자는 데이터를 CSV 파일로만 내보낼 수 있습니다. 따라서 다음과 같은 이점이 있습니다 변환 생성된 CSV 파일을 JSON 파일로 변환합니다.

모든 판매 제안서에는 정적 데이터가 재사용됩니다. 따라서 Microsoft Word의 판매 제안서 템플릿을 사용하여 정적 텍스트를 제공할 수 있습니다. 이걸 사용하시면 됩니다 템플릿직접 만들거나 Adobe 템플릿.

JSON 포맷의 경우 클라이언트의 동적 데이터를, Microsoft Word 템플릿의 경우 정적 텍스트를 모두 가져와 고객에게 독특한 세일즈 제안서를 작성해야 합니다. 추가 Acrobat Services API는 두 항목을 병합하고 서명할 수 있는 PDF을 생성하는 데 사용됩니다.

이 작업을 수행하려면 태그를 사용합니다. 태그는 숫자, 단어, 배열 또는 복잡한 객체를 나타낼 수 있는 사용하기 쉬운 문자열입니다. 태그는 동적 데이터의 자리 표시자 역할을 합니다. 이 경우에는 양식에 입력된 클라이언트 데이터입니다. 템플릿에 태그를 삽입하면 JSON 파일의 양식 필드를 Word 템플릿에 매핑할 수 있습니다.

태그 사용

판매 제안 템플릿을 열고 삽입 탭합니다. 에 추가 기능 그룹, 선택 추가 기능 다운로드. 그런 다음 Adobe 문서 생성 추가 기능 추가합니다. 추가되고 나면 Adobe 그룹입니다.

Adobe 그룹, 선택 문서 생성 문서에 태그를 지정하는 작업을 시작합니다. 유용한 데모 비디오가 창 오른쪽에 있는 패널에 표시됩니다.

Word의 문서 태거 추가 기능 스크린샷

선택 시작하기. 그러면 샘플 데이터를 제공하라는 메시지가 표시됩니다. 아래와 같이 양식 응답 JSON 파일을 붙여넣거나 업로드합니다.

샘플 코드 붙여넣기 스크린샷

선택 태그 생성 붙여넣거나 업로드한 JSON 파일에서 필드 목록을 가져옵니다. 태그는 오른쪽 사이드바에 아래에 표시되어 있습니다.

사용 가능한 태그 스크린샷

태그를 생성한 후 문서에 삽입할 수 있습니다. 태그는 커서 위치에 있는 문서에 추가됩니다. 위에 표시된 것처럼 프로젝트 범위 태그 바로 아래 프로젝트 범위 자막. 이렇게 하면 클라이언트가 양식에 프로젝트의 범위를 입력할 때 응답은 프로젝트 범위 subtitle, 방금 추가한 태그 바꾸기. 태그 추가를 완료하면 문서의 일부가 아래 화면 캡처와 같이 표시됩니다.

Word 문서에 태그를 추가하는 스크린샷

API 사용

다음으로 이동 Acrobat Services API 홈페이지. 사용하기 Acrobat Services API, 응용 프로그램에 대한 자격 증명이 필요합니다. 아래로 스크롤하고 무료 체험판 자격 증명을 만들려면 다음 서비스를 사용할 수 있습니다 6개월 무료 후 종량제 문서 트랜잭션당 $0.05에 불과하므로 필요한 만큼만 비용을 지불하면 됩니다.

선택 PDF 서비스 API 선택하신 서비스로, 아래와 같이 다른 세부 사항을 작성하십시오.

자격 증명을 가져오는 스크린샷

자격 증명을 만들면 몇 가지 코드 샘플이 제공됩니다. 기본 언어를 선택합니다(이 자습서에서는 Node.js 사용). API 자격 증명은 zip 파일로 되어 있습니다. PDFToolsSDK-Node.jsSamples에 파일을 추출합니다.

시작하려면 auto-doc**라는 빈 폴더를 만듭니다.** 폴더에서 다음 명령을 실행하여 Node.js 프로젝트를 초기화합니다. npm init. 프로젝트 이름을 "auto-doc"로 지정합니다..

폴더에 있습니다 ./PDFToolsSDK-Node.jsSamples/adobe-dc-pdf-tools-sdk-node-samples, pdftools-api-credentials.json이라는 파일이 있습니다. 이 대화 상자와 private.key를 auto-doc 폴더로 이동합니다. 여기에는 API 자격 증명이 포함됩니다. 또한 auto-doc 폴더에 "resources"라는 하위 폴더를 만듭니다. 판매 제안서를 작성할 때마다 클라이언트로부터 받은 JSON 형식의 데이터가 보관됩니다. 같은 폴더에 Microsoft Word의 판매 제안 템플릿을 저장합니다.

이제 마법을 만들 준비가 되었습니다! 이 튜토리얼에서는 Node.js를 사용하므로 Node.js를 설치해야 합니다 Acrobat Services SDK. 이렇게 하려면 auto-doc 폴더에서 yarn add @adobe/documentservices-pdftools-node-sdk를 실행합니다.

이제 merge.js라는 파일을 만들고 다음 코드를 붙여넣습니다.

javascript
const PDFToolsSdk = require('@adobe/documentservices-pdftools-node-sdk'),
fs = require('fs');
try {
// Initial setup, create credentials instance.
const credentials = PDFToolsSdk.Credentials
.serviceAccountCredentialsBuilder()
.fromFile("pdftools-api-credentials.json")
.build();
// Setup input data for the document merge process
const jsonString = fs.readFileSync('resources/Proposal.json'),
jsonDataForMerge = JSON.parse(jsonString);
// Create an ExecutionContext using credentials
const executionContext = PDFToolsSdk.ExecutionContext.create(credentials);
// Create a new DocumentMerge options instance
const documentMerge = PDFToolsSdk.DocumentMerge,
documentMergeOptions = documentMerge.options,
options = new documentMergeOptions.DocumentMergeOptions(jsonDataForMerge, documentMergeOptions.OutputFormat.PDF);
// Create a new operation instance using the options instance
const documentMergeOperation = documentMerge.Operation.createNew(options)
// Set operation input document template from a source file.
const input = PDFToolsSdk.FileRef.createFromLocalFile('resources/Proposal.docx');
documentMergeOperation.setInput(input);
// Execute the operation and Save the result to the specified location.
documentMergeOperation.execute(executionContext)
.then(result => result.saveAsFile('output/Proposal.pdf'))
.catch(err => {
if (err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceApiError
|| err instanceof PDFToolsSdk.Error.ServiceUsageError) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
} else {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}
});
} catch (err) {
console.log('Exception encountered while executing operation', err);
}

이 코드는 다음을 사용하여 만든 태그의 도움으로 Microsoft 양식에서 JSON 파일을 가져옵니다 Acrobat Services. 그런 다음 Microsoft Word에서 작성한 판매 제안 PDF과 데이터를 병합하여 새로운 템플릿을 생성합니다. PDF이 새로 만든 파일에 저장됩니다./output 폴더.

또한 코드에서 Adobe Sign API 생성된 판매 제안서에 두 회사가 모두 서명하도록 합니다. 이 API에 대한 자세한 설명은 이 블로그 게시물을 참조하십시오.

다음 단계

자동화가 필요한 비효율적이고 지루한 프로세스를 시작하게 됩니다. 모든 클라이언트에게 적합한 문서를 수동으로 제작하는 것에서부터 자동화 및 간소화를 위한 간소화된 워크플로우를 만드는 것에 이르기까지 모든 작업을 수월하게 진행했습니다 판매 제안 프로세스.

Microsoft Forms을 사용하면 고객으로부터 고유한 제안서에 포함된 중요한 데이터를 받게 됩니다. Microsoft Word에서 영업 제안서 템플릿을 만들어 매번 다시 만들지 않으려는 정적 텍스트를 제공했습니다. 그런 다음 Acrobat Services 양식과 PDF의 데이터를 병합하는 API를 통해 보다 효율적으로 고객을 위한 세일즈 제안서 템플릿을 만들 수 있습니다.

이 실습 튜토리얼은 이러한 API로 가능한 작업을 엿볼 수 있습니다. 자세한 해결 방법은 Adobe Acrobat Services API 페이지 이 도구들은 모두 6개월 동안 무료로 사용할 수 있습니다. 그런 다음 사용한 만큼 지불 계획을 수립하면 세일즈 파이프라인에 더 많은 잠재 고객을 추가할 때 비용을 지불하게 됩니다.

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