Automatisation des workflows juridiques

Dernière mise à jour : 25 mars 2025
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Dans un scénario idéal, les conditions des accords sont acceptées sans aucune modification. Souvent, cependant, les accords doivent être personnalisés, ce qui nécessite ensuite un examen juridique. Les révisions juridiques entraînent des coûts importants et ralentissent le processus de livraison des termes de l’accord. L’utilisation de modèles prédéfinis qui changent en fonction de la langue approuvée aide les équipes juridiques à gérer et à exécuter les termes des accords de manière plus sécurisée.

Ce tutoriel utilise un accord légal qui varie d’un état à l’autre. Pour tenir compte de ces variations, un modèle d’accord avec des sections conditionnelles est créé. Celles-ci ne sont incluses que lorsque certains critères sont remplis. Le document généré peut être un document Word ou un document PDF. Vous pouvez également découvrir quelques méthodes de sécurisation de votre document à l’aide de l’API Adobe PDF Services ou d’Acrobat Sign.

Obtenir les informations d’identification

Commencez par vous inscrire pour obtenir des informations d’identification Adobe PDF Services gratuites :

  1. Accédez ici pour enregistrer vos informations d'identification.

  2. Connectez-vous à l’aide de votre Adobe ID.

  3. Définissez votre nom d’identification.

    Capture d’écran de la définition de votre nom d’identification

  4. Choisissez une langue pour télécharger votre exemple de code (par exemple, Node.js).

  5. Vérifiez pour accepter les conditions du développeur.

  6. Sélectionnez Créer des identifiants.
    Un fichier est téléchargé sur votre ordinateur à l’aide d’un fichier ZIP contenant les fichiers d’exemple pdfservices-api-credentials.json et private.key pour l’authentification.

    Capture décran des informations didentification

  7. Sélectionnez Obtenir le complément Microsoft Word ou accédez à AppSource pour l’installer.

    REMARQUE
    Pour installer le complément Word, vous devez être autorisé à installer des compléments dans Microsoft 365. Si vous ne disposez pas des autorisations nécessaires, contactez votre administrateur Microsoft 365.

Vos données

Dans ce scénario, des informations sont transmises pour aider à générer le document et indiquer si certaines sections doivent être incluses ou non :

{
    "customer": {
        "name": "Home Services Company",
        "street": "123 Any Street",
        "city": "Anywhere",
        "state": "CA",
        "zip": "12345",
        "country":"USA",
        "signer": {
            "email": "johnnyechostone@gmail.com",
            "firstName": "John",
            "lastName": "Echostone"
        }
    },
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        "signer": {
            "email": "maryburostone@gmail.com",
            "firstName": "Mary",
            "lastName": "Burostone"
        }
    },
    "conditions": {
        "includeGeneralTerms": true,
        "includeConsumerDiscloure": true
    }
}

Les données contiennent des informations sur le client, son nom, qui signe, l’état dans lequel il se trouve, etc. En outre, des sections contiennent des informations sur la société qui génère l’accord et des indicateurs de condition utilisés pour inclure certaines sections de l’accord.

Ajout de balises de base à un document

Ce scénario utilise un document de conditions générales qui peut être téléchargé ici.

Capture décran du document Conditions générales

  1. Ouvrez le document d'exemple TermsAndConditions.docx dans Microsoft Word.

  2. Si le plug-in Document Generation est installé, sélectionnez Document Generation dans le ruban. Si vous ne voyez pas Génération de document dans votre ruban, suivez ces instructions.

  3. Sélectionnez Commencer.

  4. Copiez les données d’exemple JSON écrites ci-dessus dans le champ Données JSON.

    Capture d’écran du document et des données JSON

Accédez au panneau Balisage de génération de document pour placer des balises dans le document.

Insérer le nom de la société

  1. Sélectionnez le texte à remplacer. Dans ce scénario, vous remplacez l’ENTREPRISE dans la section d’ouverture du document.

  2. Dans Balisage de génération de document, recherchez « name ».

  3. Sous Société, choisissez nom.

    Capture décran de la recherche de nom dans le balisage Document Generation

  4. Sélectionnez Insérer du texte.

Une balise appelée {{company.name}} est placée, car elle se trouve sous ce chemin dans le fichier JSON.

{
    "company": {
        "name": "Projected Consultants",
        ...
    }
    ...
}

Répétez ensuite cette étape dans la section d’ouverture pour le texte CLIENT. Répétez les étapes 1 à 4, en remplaçant CLIENT par « nom » sous client. La sortie doit être {{customer.name}}, ce qui indique que le texte provient du dessous de l'objet client.

L’API Adobe Document Generation vous permet également d’inclure des balises dans vos en-têtes et pieds de page et à l’extrémité où les titres des signatures doivent aller.

Répétez ce processus à nouveau en étapes 1 à 4 pour le texte SOCIÉTÉ et CLIENT dans le pied de page.

Capture décran de lajout de balises COMPANY et CUSTOMER dans le pied de page

Enfin, vous devez répéter les étapes 1 à 4 pour remplacer PRÉNOM et NOM sous la section Client de la page de signature par les balises pour {{customer.signer.firstName}} et {{customer.signer.lastName}}, respectivement. Ne vous inquiétez pas si la balise est longue et passe à la ligne suivante, car elle est remplacée lors de la génération du document.

Le début de votre document et le pied de page doivent ressembler à ceci :

  • Première section :

Capture décran de la section de début

  • Footer :

Capture décran du pied de page

  • Page de signature :

Capture d’écran de la page de signature

Maintenant que vos balises sont placées dans le document, vous êtes prêt à prévisualiser votre accord généré.

Aperçu du document généré

Directement dans Microsoft Word, vous pouvez prévisualiser votre document généré en fonction des exemples de données JSON.

  1. Dans Balisage de génération de document, sélectionnez Générer le document.

  2. La première fois, vous serez peut-être invité à vous connecter avec votre Adobe ID. Sélectionnez Se connecter et remplissez les invites pour vous connecter avec vos informations d'identification.

    Capture décran de la sélection du bouton Générer le document

  3. Sélectionnez Afficher le document.

    Capture décran du bouton Afficher le document

  4. Une fenêtre de navigateur s’ouvre, vous permettant de prévisualiser les résultats du document.

    Capture décran du texte spécifique à létat

Ajouter des conditions conditionnelles pour chaque état

Dans la section suivante, vous définissez uniquement certaines sections à inclure en fonction de certains critères de données d'entrée. Dans le document d’exemple, les sections 4 et 5 concernent uniquement un état spécifique. Dans ce scénario, seules les conditions spécifiques à l’état doivent être incluses lorsqu’un client réside dans cet état. En outre, la numérotation dans Microsoft Word ne doit pas inclure cette section si elle est supprimée. Utilisez la fonction de contenu conditionnel de l’API Document Generation pour baliser ce paramètre.

Capture décran du texte spécifique à létat

Capture décran de la sélection de la section Divulgation en Californie

  1. Dans le document, sélectionnez la section Divulgation en Californie et toutes les sous-puces.

    Capture décran de la balise de section conditionnelle

  2. Dans Balisage de génération de document, sélectionnez Avancé.

  3. Développez Contenu conditionnel.

  4. Dans le champ Sélectionner des enregistrements, recherchez et sélectionnez customer.state.

  5. Dans le champ Sélectionner l'opérateur, sélectionnez =.

  6. Dans le champ Valeur, saisissez CA.

  7. Sélectionnez Insérer une condition.

La section est maintenant enveloppée avec certaines balises appelées balises de section conditionnelle. Lorsque vous avez ajouté les balises, la balise de section conditionnelle a peut-être été ajoutée en tant que ligne numérotée. Vous pouvez supprimer ce problème en définissant un espace en arrière-plan avant la balise, sans quoi les éléments seront numérotés comme si la balise n’était pas là lors de la génération du document. La section conditionnelle se termine par la balise {% end-section %}.

Capture décran de la balise de section conditionnelle

Répétez les étapes 1 à 7 pour la section Divulgation de l'état de Washington, en remplaçant la valeur CA par WA pour indiquer que la section n'est affichée que si l'état du client est Washington.

Capture d’écran de la balise de section conditionnelle pour WA

Test avec des sections conditionnelles

Une fois vos sections conditionnelles en place, vous pouvez prévisualiser votre document en sélectionnant Générer le document.

Lorsque vous générez votre document, notez que la section incluse est uniquement celle qui répond aux critères de données. Dans l’exemple ci-dessous, étant donné que l’état était égal à CA, seule la section California est incluse.

Capture décran des informations de divulgation de la Californie

Une autre modification notable est que la numérotation de la section suivante, Utilisation des Services et des Logiciels, porte le numéro 5. Cela signifie que lorsque la section Washington est omise, la numérotation continue.

Capture décran de la numérotation continue

Pour vérifier si le modèle se comporte correctement lorsque le client se trouve dans l’État de Washington plutôt qu’en Californie, modifiez les données d’exemple pour le modèle :

  1. Dans Baliseur de génération de document, sélectionnez Modifier les données d'entrée.

    Capture décran du marqueur Document Generation

  2. Sélectionnez Modifier.

  3. Dans les données JSON, remplacez CA par WA.

    Capture d’écran des données JSON

  4. Sélectionnez Générer des balises.

  5. Sélectionnez Générer le document pour régénérer le document.

Notez que le document inclut uniquement la section relative à l’État de Washington.

Capture décran du document qui inclut uniquement la section de lÉtat de Washington

Ajout d'une peine avec sursis

Tout comme les articles sur les peines avec sursis, on peut aussi prévoir des peines particulières lorsque certaines conditions sont remplies. Pour cet exemple, la politique de retour est différente entre la Californie et Washington.

  1. Dans la section 3.1, sélectionnez la première phrase « Lors de l'achat dans l'État de Washington, un produit doit être retourné par MAIL dans les 30 jours suivant la transaction originale pour obtenir un remboursement complet. ».
  2. Dans Balisage de génération de document, sélectionnez Avancé.
  3. Développez Contenu conditionnel.
  4. Sous Type de contenu, sélectionnez Expression.
  5. Dans le champ Sélectionner des enregistrements, recherchez et sélectionnez customer.state.
  6. Dans le champ Sélectionner l'opérateur, sélectionnez =.
  7. Dans le champ Valeur, saisissez CA.
  8. Sélectionnez Insérer une condition.

Bien que le nom de la balise soit le même, la principale différence entre Expression et Section réside dans le fait qu’une expression dont la section n’inclut pas de nouvelles lignes. La balise condition-section et la balise -end-section doivent se trouver dans le même paragraphe.

Capture décran de la balise dexpression

Ajout de balises pour Acrobat Sign

Acrobat Sign vous permet d’envoyer des accords pour signature ou de les incorporer dans une expérience web afin que quelqu’un puisse facilement les consulter et les signer. Adobe Document Generation Tagger dans Microsoft Word vous permet de pré-baliser facilement les documents avant qu’ils ne soient envoyés avec Acrobat Sign, afin que les signatures soient toujours placées au bon endroit. Dans ce scénario, deux signataires ont besoin d’un emplacement pour signer et dater le document.

  1. Accédez à l’endroit où le client doit signer.

  2. Placez le curseur à l’endroit où la signature doit être placée.

    Capture d’écran de l’emplacement où la signature doit se trouver

  3. Dans Balisage Document Generation, sélectionnez Adobe Sign.

  4. Dans le champ Spécifier le nombre de destinataires, définissez le nombre de destinataires (2 dans cet exemple).

  5. Dans le champ Destinataires, sélectionnez Signataire-1.

  6. Dans le type Champ, sélectionnez Signature.

  7. Sélectionnez Insérer une balise de texte Adobe Sign.

    Capture décran de loption Insérer une balise de texte Adobe Sign dans le déclencheur de génération de document

REMARQUE
Si le bouton Insérer une balise de texte Adobe Sign semble manquant, faites défiler vers le bas.

Un champ de signature est alors placé là où le premier signataire doit signer.

Capture décran de la balise de texte de signature

Ensuite, placez un champ de données pour le signataire qui le renseigne automatiquement lorsqu’il signe.

  1. Déplacez votre curseur à l’endroit où la date doit être placée.

    Capture décran de lemplacement de la date

  2. Définissez le type de champ sur Date.

  3. Sélectionnez Insérer une balise de texte Adobe Sign.

La balise Date placée est assez longue : {{Date 3_es_:signer1:date:format(mm/dd/yyyy):font(size=Auto)}}. La balise de texte Acrobat Sign doit rester sur la même ligne, ce qui est différent des balises Document Generation. Les paramètres :format() et font() sont facultatifs. Pour ce scénario, nous pouvons donc réduire la balise à {{Date 3_es_:signer1:date}}.

Répétez les étapes ci-dessus dans la section Signature de l'entreprise. Dans ce cas, vous devez remplacer le champ Destinataires par Signataire-2, sinon tous les champs de signature sont attribués à la même personne.