Automação de documentos com Adobe Sign para Microsoft Power Platform

Saiba como ativar e usar os conectores Adobe Sign e Adobe PDF Tools para Microsoft Power Apps. Crie fluxos de trabalho que automatizem os processos de aprovação e assinatura de negócios de forma rápida e segura, sem nenhum código. Há quatro partes neste tutorial prático descrito nos links abaixo:

Parte 1: Armazenar o contrato assinado no SharePoint com o Adobe Sign Parte 2: Processo de aprovação automatizado para obter assinatura eletrônica com a Adobe Sign Parte 3: OCR de documentos automatizado com Adobe PDF Tools Parte 4: Montagem automatizada de documentos com as ferramentas Adobe PDF

Pré-requisitos

  • Familiaridade entre o Microsoft 365 e o Power Automate
  • Conhecimento Adobe Sign
  • Conta Microsoft 365 com acesso ao SharePoint e Power Automate (Básico para Adobe Sign, Premium para Adobe PDF Tools)
  • Conta de desenvolvedor Adobe Sign para empresas ou Adobe Sign

Exercícios 1 e 2

  • Conta da Adobe Sign com acesso à API. Uma conta de desenvolvedor ou uma conta corporativa.
  • Site do SharePoint acessível pelo Power Automate ao qual você tem permissões de edição. Recomenda-se o acesso completo do administrador.
  • Exemplo de documento para a solicitação de aprovação de assinatura e assinatura.

Exercícios 3 e 4

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Parte 1: Armazenar o contrato assinado no SharePoint com o Adobe Sign

Na primeira parte, você usará um modelo de Fluxo do Power Automate para configurar um fluxo de trabalho automatizado que salvará todos os contratos assinados no site do SharePoint.

  1. Navegue até Automação de energia.

  2. Procure por Adobe Sign.

    Captura de tela da navegação para o Power Automate

  3. Escolha Salvar um contrato concluído da Adobe Sign na biblioteca do SharePoint.

    Captura de tela da ação Salvar um contrato concluído da Adobe Sign na biblioteca do SharePoint

  4. Revise a tela e configure as conexões necessárias. Ative a conexão Adobe Sign.

  5. Clique no símbolo azul +.

    Captura de tela da conexão de fluxo do Adobe Sign e do SharePoint

  6. Insira o email da sua conta da Adobe Sign e clique no campo de senha na nova janela.

    Captura de tela da tela de logon do Adobe Sign

    Aguarde um momento para a Adobe verificar sua conta.

    OBSERVAÇÃO

    Essa verificação o direcionará para o logon apropriado se você estiver usando um SSO Adobe ID ou nossa SSO corporativa.

  7. Logon completo.

  8. Clique em Continuar para ir para a tela Edição de fluxo.

  9. Nomeie o acionador.

    Captura de tela de nomear o acionador

  10. Defina as configurações do SharePoint.

    Captura de tela da configuração das configurações do SharePoint

    Endereço do site: Seu site do SharePoint
    Caminho da pasta: Caminho para os documentos compartilhados que você deseja usar
    Nome do arquivo: aceite o padrão
    Conteúdo do arquivo: aceite o padrão

  11. Salve o fluxo.

    Captura de tela do ícone Salvar

  12. Navegue até a tela de visão geral do fluxo com a seta azul para trás. Você testará esse fluxo na parte 2.

    Captura de tela da tela de visão geral do fluxo

Você testará esse fluxo na próxima parte.

Parte 2: Processo de aprovação automatizado para obter assinatura eletrônica com a Adobe Sign

Na segunda parte, construímos a primeira parte com um Fluxo mais robusto e testamos ambos os Fluxos para vê-los em ação.

  1. Selecione Modelos no lado esquerdo da interface do Power Automate.

    Captura de tela da seleção de Modelos

  2. Procure "aprovação do gerente".

  3. Selecione Aprovação do gestor de pedidos para um ficheiro selecionado.

    Captura de tela da seleção da aprovação do Gerenciador de solicitações para um arquivo selecionado

    Revise as conexões e adicione as que estiverem ausentes.

    OBSERVAÇÃO

    Se este for o primeiro fluxo que você está fazendo com aprovações, elas serão totalmente configuradas quando o fluxo for executado.

  4. Clique em Continuar para ir para a tela de edição de fluxo.

    Esse fluxo tem várias etapas pré-configuradas, incluindo verificação de erros e etapas condicionais aninhadas.

  5. Configurar Para um ficheiro selecionado da seguinte forma:
    Endereço do site: seu site do SharePoint
    Nome da biblioteca: seu repositório de documentos

  6. Adicione uma entrada da seguinte forma:
    Tipo: Email
    Nome: Email do signatário

    Captura de tela da configuração do fluxo

  7. Configure Obter Propriedades do Ficheiro: da seguinte forma:
    Endereço do site: seu site do SharePoint
    Nome da biblioteca: seu repositório de documentos

  8. Role para baixo e procure Se sim.

    Captura de tela da configuração If yes

  9. Clique em Adicionar uma ação na caixa Se sim (não a mais inferior) para adicionar as etapas para enviar para assinatura.

    Captura de tela de adicionar uma ação na caixa Se sim

  10. Procure SharePoint para obter conteúdo de arquivo e escolha Obter conteúdo de arquivo.

    Captura de tela da caixa de pesquisa

  11. Configure o Obter conteúdo do arquivo da seguinte forma:

    Captura de tela da configuração Obter conteúdo do arquivo

    Endereço do site: seu site do SharePoint.
    Identificador de arquivo: procure "identificador" e escolha Identificador na etapa Obter propriedades do arquivo.

  12. Procure "Adobe" e escolha Adobe Sign para adicionar outra ação.

    Captura de tela do menu de pesquisa

  13. Insira "upload" na caixa de pesquisa do Adobe Sign e selecione Carregar um documento e obter uma ID de documento.

  14. Procure a variável dinâmica Nome para obter o nome do item/documento selecionado no acionador em Nome do Arquivo.

  15. Clique em Expression no assistente de variáveis em Conteúdo de Arquivo.

    Captura de tela de Fazer upload de um documento e obter uma tela de ID de documento

  16. Adicione um único apóstrofo, clique em Voltar para Conteúdo Dinâmico, elimine o apóstrofo, selecione Conteúdo de Ficheiro e, em seguida, clique em OK.

    Verifique se não há apóstrofos adicionais e se ele se parece com a amostra abaixo.

    Captura de tela de como a tela Conteúdo dinâmico deve ser

  17. Procure "criar" na área de pesquisa do Adobe Sign para adicionar outra ação do Adobe Sign.

  18. Selecione Criar e assinar de um documento carregado e enviar para assinatura.

    Captura de tela da pesquisa de criação

  19. Configure as informações necessárias:
    Escolha Nome no assistente de variáveis dinâmicas em Nome do contrato.
    Escolha ID do documento no assistente da variável dinâmica em ID do documento.
    Escolha Email do signatário no assistente de variáveis dinâmicas em Email do participante.
    Digite "1" em Ordem do participante.
    Escolha Signatário no menu suspenso em Função do Participante.

    Captura de tela das informações necessárias

  20. Salve o fluxo.

Teste o fluxo

Vá para o repositório de documentos do site do SharePoint para testá-lo.

  1. Selecione o documento e escolha Automatizar e o Fluxo que acabou de criar.

    Captura de tela da seleção do menu Automatizar e do fluxo

  2. Inicie o fluxo para validar as conexões (somente a primeira execução do fluxo).

  3. Insira uma boa mensagem para o aprovador em Message.

  4. Insira o email do signatário do documento em Email do signatário.

  5. Clique em Executar fluxo.

O aprovador configurado para o usuário que inicia o fluxo receberá uma solicitação de aprovação. Você pode aprovar por email ou por meio do menu Itens de ação do Power Automate.
Depois de aprovado, assine o documento. Dependendo do usuário e se eles estiverem conectados ao Sign, talvez seja necessário abrir as janelas de assinatura em uma janela privada do navegador.

Captura de tela de abertura na janela privada do navegador

Conclua a assinatura e, em seguida, procure novamente na pasta do SharePoint.

Captura de tela da pasta do SharePoint

Parte 3: OCR de documentos automatizado com Adobe PDF Tools

Na terceira parte, você aprenderá como automatizar o OCR em PDFs quando forem importados para o Microsoft SharePoint. Isso resolve um problema que ocorre com documentos PDF digitalizados que não são pesquisáveis no SharePoint.

Captura de tela do documento PDF no navegador

Configurar uma pasta no SharePoint

Vá para o Microsoft SharePoint onde gostaria de armazenar documentos.

  1. Clique em + Novo para criar uma nova pasta chamada "Contratos Processados".

  2. Clique em + Novo para criar uma nova pasta chamada "Contratos antigos".

    Captura de tela de novas pastas

Essas pastas agora são mencionadas como parte do fluxo do Power Automate.

Criar um fluxo a partir de um modelo

  1. Faça logon em https://flow.microsoft.com.

  2. Clique em Modelos na barra lateral.

    Captura de tela da seleção de modelos

  3. Selecione Converter arquivos recentemente adicionados em PDFs pesquisáveis de texto no SharePoint.

  4. Clique no símbolo + ao lado de Ferramentas Adobe PDF.

    Captura de tela da seleção do símbolo +

  5. Navegue até https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted em uma nova guia.

  6. Clique em Introdução.

    Captura de tela do botão Introdução

  7. Faça logon com seu Adobe ID.

    Captura de tela da tela Fazer logon

  8. Insira o nome das credenciais e a descrição das credenciais e clique em Criar credenciais.

    Captura de tela da tela Criar credenciais

    Mantenha a janela com as credenciais abertas. Você precisará inseri-los no Microsoft Power Automate.

    Captura de tela da guia do navegador para mantê-la aberta

  9. Insira as credenciais e clique em Criar no Microsoft Power Automate.

    Captura de tela da inserção das credenciais das Ferramentas PDF

  10. Clique em Continuar.

    Captura de tela de onde clicar em Continuar

    Agora você pode ver uma visualização do fluxo de trabalho e precisará configurá-lo para seu ambiente.

  11. Selecione o campo Endereço do site e escolha qual site do SharePoint você está usando no acionador chamado Quando um arquivo é criado em uma pasta.

    Captura de tela da seleção Quando um arquivo é criado em um acionador de pasta

  12. Clique no ícone de pasta para navegar até a pasta Contratos antigos localizada na ID da pasta.

    Captura de tela de seleção da pasta Contratos antigos

  13. Edite a ação Criar arquivo na parte inferior do fluxo:

    Altere Endereço do site para o endereço do site.
    Especifique o local da pasta Contratos Processados no Caminho da Pasta.

  14. Clique em Salvar no canto superior direito.

  15. Clique em Testar.

  16. Selecione Manualmente.

  17. Clique em Testar.

    Captura de tela do fluxo de teste

Experimente seu novo fluxo

  1. Navegue até a pasta Contratos antigos no SharePoint.

  2. Navegue até Contratos antigos/E03 nos arquivos de exercício baixados.

  3. Copie os arquivos ReleaseFormXX.pdf na pasta Contratos antigos no SharePoint.

    Captura de tela da cópia dos arquivos

Agora, se você navegar até a pasta Contratos processados, poderá ver seus PDFs disponíveis após o fluxo ser executado em alguns momentos. Se você abrir os PDFs, verá que o texto é selecionável.
Além disso, o SharePoint indexa o documento, permitindo pesquisar o conteúdo dos documentos na barra de pesquisa do SharePoint.

Parte 4: Montagem automatizada de documentos com as ferramentas Adobe PDF

Na parte quatro, você aprenderá como mesclar vários documentos com base nas informações fornecidas ao selecionar e iniciar um fluxo do Microsoft SharePoint. Nesse cenário, o fluxo:

  • Peça informações para escolher o que incluir em um pacote para um cliente.
  • Com base nas informações fornecidas, ele mescla muitos documentos. Esses documentos incluem uma folha de rosto e white papers opcionais.
  • O documento mesclado é salvo no SharePoint.

Importar arquivos de exercício no SharePoint

  1. Abra a pasta E04 nos arquivos Exercise.

  2. Importe as pastas Proposta, Modelos e Documentos gerados para o SharePoint.

    Captura de tela de importação de pastas

Essas pastas serão usadas como referência. Em particular, você usará o arquivo Proposta.docx para sua proposta.

Na pasta Modelos, há uma pasta Capas que inclui designs de folha de rosto para diferentes cidades. Há também uma pasta de Documentos técnicos que contém documentos brancos adicionais opcionais que serão anexados ao final, se selecionados.

Importar o fluxo para o Microsoft Power Automate

  1. Faça logon no Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).

  2. Clique em Meus fluxos.

    Captura de tela de onde selecionar Meus fluxos

  3. Clique em Importar.

    Captura de tela da tela de importação

  4. Clique em Carregar e escolha a pasta GenerateProposta_20210311231623.zip em E04/Flows/.

    Captura de tela da seleção da pasta

  5. Clique em Importar.

  6. Clique no ícone de chave inglesa em Ação ao lado de Enviar proposta ao cliente.

    Captura de tela do ícone de chave inglesa

  7. Selecione Criar como novo em Configuração.

  8. Defina o nome do fluxo em Nome do recurso.

  9. Clique em Salvar.

    Repita isso para os outros recursos relacionados e selecione sua conexão.

    Captura de tela de salvar o arquivo

  10. Clique em Importar depois de ter feito todas as suas conexões.

Definir para um arquivo selecionado

Agora que o fluxo é criado, faça o seguinte:

  1. Clique em Editar.

    Captura de tela de onde selecionar a edição

  2. Selecione o acionador Para um ficheiro selecionado.

    Adicione seu site do SharePoint no endereço do site.
    Adicione sua biblioteca à biblioteca.

    Captura de tela do acionador concluído

Definir templateFolderPath

  1. Clique na variável templateFolderPath.
  2. Defina o caminho para onde a pasta Modelos está localizada dentro do site do SharePoint que você importou.

Definir conteúdo do arquivo de capa

  1. Clique na ação Capa, que expande o Escopo.

  2. Expanda Tampa: Obter conteúdo do arquivo.

    Defina o endereço do site para o site do SharePoint.

    Capa expandida

Definir arquivo selecionado

  1. Expanda a ação do escopo Arquivo selecionado.

    Altere o Endereço do site e o Nome da biblioteca para o site do SharePoint e a Biblioteca, respectivamente, em Obter propriedades do arquivo.
    Altere o endereço do site para o site do SharePoint em Obter conteúdo do arquivo.

    Captura de tela da ação Arquivo selecionado expandida

Definir publicações técnicas

  1. Clique na ação Documentos técnicos.

  2. Expanda Condição: Adicione o Whitepaper.

    Captura de tela da condição expandida Adicionar documento

  3. Expanda Publicação Técnica 1: Obtenha conteúdo de arquivo usando o caminho.
    Edite o endereço do site para o site do SharePoint especificado.

Repita as mesmas etapas para Condição: Adicione o Whitepaper 2.

Definir arquivo

  1. Expanda Criar Arquivo.

    Edite o endereço do site e o caminho da pasta para o site do SharePoint e o caminho onde a pasta Documentos gerados está localizada.

  2. Clique em Salvar.

Teste seu fluxo

  1. Navegue até a pasta Proposta no SharePoint.

  2. Selecione a pasta Proposta.docx.

    Captura de tela da seleção da pasta da proposta

  3. Selecione seu fluxo no menu Automatizar.

    Captura de tela de Selecionar o menu Automatizar

  4. Clique em Continuar para iniciar o fluxo.

    Captura de tela de Selecionar o botão Continuar

  5. Escolha sua capa e os artigos que deseja anexar.

  6. Clique em Executar fluxo.

    Captura de tela do botão Executar fluxo

Navegue até a pasta Gerar documentos. Agora você deve ver o arquivo PDF gerado.

Captura de tela do diretório do SharePoint com o novo arquivo PDF

Adicionar Protect e outras ações ao fluxo

Agora que você criou um fluxo com êxito, você vai editar seu fluxo para criptografar o documento PDF com uma senha. Isso também explica como você pode utilizar outras ações.

  1. Navegue até o final do fluxo.

  2. Clique no símbolo + entre Mesclar PDFs e Criar arquivo.

    Captura de tela de onde selecionar + símbolo

  3. Selecione Adicionar uma ação.

  4. Procure "Adobe PDF Tools".

    Captura de tela da pesquisa pelo Adobe PDF

  5. Selecione Protect PDF em Visualização.

  6. Use Conteúdo dinâmico para definir o campo Nome do arquivo como Nome do arquivo PDF de Mesclar PDF.

    Captura de tela do conteúdo dinâmico

    No acionador, há um campo Senha que faz parte do formulário inicial. Podemos usar isso aqui.

  7. Procure campo Senha usando conteúdo dinâmico e coloque-o no campo Senha.

    Captura de tela da busca por senha

  8. Use conteúdo dinâmico para defini-lo como Conteúdo de arquivo PDF de Mesclar PDFs no campo Conteúdo do arquivo.

  9. Altere Criar arquivo para obter o conteúdo do arquivo de Protect PDF em vez de Mesclar PDFs.

  10. Expanda Criar arquivo.

  11. Limpe o campo Conteúdo do arquivo.

  12. Use Conteúdo Dinâmico para inserir Conteúdo de Arquivo PDF de Protect PDF de Visualização.

Teste seu fluxo

  1. Navegue até a pasta Proposta no SharePoint.

  2. Selecione Proposta.docx.

    Captura de tela da seleção da pasta Proposta

  3. Selecione Automatizar para escolher o fluxo.

    Captura de tela de selecionar Automatizar no menu

  4. Clique em Continuar para iniciar o fluxo.

    Captura de tela da seleção de Continuar

  5. Escolha a capa e os artigos que deseja anexar.

  6. Defina o campo Senha como a Senha que deseja definir.

  7. Clique em Executar fluxo.

    Captura de tela dos arquivos selecionados e botão Executar fluxo

  8. Navegue até a pasta Gerar documentos.
    Você deve ver o arquivo PDF gerado. Abra o arquivo PDF e ele solicitará que você insira sua senha do PDF.

    Captura de tela do PDF gerado no diretório do SharePoint

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