Automação de documentos com o Acrobat Sign para Microsoft Power Platform

Saiba como ativar e usar os conectores do Acrobat Sign e do Adobe PDF Tools para Microsoft Power Apps. Crie fluxos de trabalho que automatizem os processos de aprovação e assinatura de negócios com rapidez e segurança, sem nenhum código. Há quatro partes neste tutorial prático destacadas nos links abaixo:

Pré-requisitos

  • Familiaridade do Microsoft 365 e do Power Automate
  • Conhecimento da Acrobat Sign
  • Conta do Microsoft 365 com acesso ao SharePoint e ao Power Automate (Básico para Acrobat Sign, Premium para ferramentas do Adobe PDF)
  • Conta de desenvolvedor da Acrobat Sign para corporações ou da Acrobat Sign

Exercícios 1 e 2

  • Conta do Acrobat Sign com acesso à API. Uma conta de desenvolvedor ou uma conta corporativa.
  • Site do SharePoint acessível pelo Power Automate ao qual você tem permissões de edição. Recomenda-se acesso total de administrador.
  • Exemplo de documento para a solicitação de aprovação de assinatura e assinatura.

Exercícios 3 e 4

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Parte 1: Armazenar o contrato assinado no SharePoint com o Acrobat Sign part1

Na primeira parte, você usará um modelo de fluxo do Power Automate para configurar um fluxo de trabalho automatizado que salvará todos os contratos assinados no site do SharePoint.

  1. Navegue até o Power Automate.

  2. Procure por Acrobat Sign.

    Captura de tela de como navegar no Power Automate

  3. Escolher Salvar um contrato concluído do Acrobat Sign na biblioteca do SharePoint.

    Captura de tela da ação Salvar um contrato concluído do Acrobat Sign na biblioteca do SharePoint

  4. Revise a tela e configure as conexões necessárias. Ative a conexão do Acrobat Sign.

  5. Clique no azul + símbolo.

    Captura de tela da conexão de fluxo do Acrobat Sign e do SharePoint

  6. Insira o email da sua conta da Acrobat Sign e clique no campo de senha na nova janela.

    Captura de tela da tela de logon da Acrobat Sign

    Aguarde um momento para que o Adobe verifique sua conta.

    note note
    NOTE
    Essa verificação encaminhará você ao logon apropriado se estiver usando uma Adobe ID ou nosso SSO corporativo.
  7. Logon completo.

  8. Clique em Continuar para ir para a tela Edição de fluxo.

  9. Nomeie o acionador.

    Captura de tela de como nomear o acionador

  10. Defina as configurações do SharePoint.

    Captura de tela de como definir as configurações do SharePoint

    Endereço do site: Seu site da SharePoint
    Caminho da Pasta: Caminho para os Documentos Compartilhados que você deseja usar
    Nome do arquivo: Aceitar o padrão
    Conteúdo do arquivo: Aceitar o padrão

  11. Salve o fluxo.

    Captura de tela do ícone Salvar

  12. Navegue até a tela de visão geral do fluxo com a seta azul para trás. Você testará esse fluxo na parte 2.

    Captura de tela da tela de visão geral do fluxo

Você testará esse fluxo na próxima parte.

Parte 2: Processo de aprovação automatizado para obter assinatura eletrônica com o Acrobat Sign part2

Na segunda parte, desenvolvemos a primeira parte com um fluxo mais robusto e testamos ambos os fluxos para vê-los em ação.

  1. Selecionar Modelos no lado esquerdo da interface do Power Automate.

    Captura de tela da seleção de modelos

  2. Procure por “aprovação do gerente”.

  3. Selecionar Solicitar aprovação do gerente para um arquivo selecionado.

    Captura de tela da seleção da aprovação do gerente de solicitações para um arquivo selecionado

    Revise as conexões e adicione as que estiverem ausentes.

    note note
    NOTE
    Se este for o primeiro fluxo que você está fazendo com as aprovações, elas serão totalmente configuradas quando o fluxo for executado.
  4. Clique em Continuar para ir para a tela de edição de fluxo.

    Esse fluxo tem muitas etapas pré-configuradas, incluindo verificação de erros e etapas condicionais aninhadas.

  5. Configurar Para um arquivo selecionado do seguinte modo:
    Endereço do site: Seu site do SharePoint
    Nome da biblioteca: Seu repositório de documentos

  6. Adicione uma entrada da seguinte maneira:
    Tipo: E-mail
    Nome: Email do signatário

    Captura de tela da configuração do fluxo

  7. Configurar Obter Propriedades do Arquivo: do seguinte modo:
    Endereço do site: Seu site do SharePoint
    Nome da biblioteca: Seu repositório de documentos

  8. Desça e procure Em caso afirmativo.

    Captura de tela da configuração If yes

  9. Clique em Adicionar uma ação na caixa Em caso afirmativo (não a mais abaixo) para adicionar as etapas a serem enviadas para assinatura.

    Captura de tela da adição de uma ação na caixa Se sim

  10. Procurar por Obter conteúdo do arquivo do SharePoint e escolha Obter conteúdo do arquivo.

    Captura de tela da caixa de pesquisa

  11. Configurar o Obter conteúdo do arquivo do seguinte modo:

    Captura de tela da configuração Obter conteúdo do arquivo

    Endereço do site: Seu site da SharePoint.
    Identificador de arquivo: Pesquise “identifier” e escolha Identifier na Obter propriedades do arquivo etapa.

  12. Pesquise por "Adobe" e escolha Acrobat Sign para adicionar outra ação.

    Imagem do menu de pesquisa

  13. Digite “upload” na caixa de pesquisa do Acrobat Sign e selecione Fazer upload de um documento e obter uma ID de documento.

  14. Procurar a variável dinâmica Nome para obter o nome do item/documento selecionado no acionador em Nome do arquivo.

  15. Clique em Expressão na variável assistant sob Conteúdo do arquivo.

    Captura de tela da tela Fazer upload de um documento e obter uma ID de documento

  16. Adicione um único apóstrofo e clique novamente para Conteúdo dinâmico, exclua seu apóstrofo, selecione Conteúdo do arquivo e clique em OK.

    Certifique-se de que não haja apóstrofos adicionais e que se pareça com a amostra abaixo.

    Captura de tela de como deve ser a tela Conteúdo dinâmico

  17. Pesquise “criar” na área de pesquisa do Acrobat Sign para adicionar outra ação do Acrobat Sign.

  18. Selecionar Criar um contrato a partir de um documento carregado e enviar para assinatura.

    Captura de tela de como pesquisar por criação

  19. Configure as informações necessárias: escolha Nome no assistente de variável dinâmica no Nome do contrato.
    Escolher ID do documento no assistente de variável dinâmica no ID do documento.
    Escolher Email do signatário no assistente de variável dinâmica no Email do participante.
    Digite “1” em Ordem do participante.
    Escolher Signatário na lista suspensa em Função do participante.

    Captura de tela das informações necessárias

  20. Salvar o fluxo.

Teste o fluxo

Vá para o repositório de documentos do site do SharePoint para testá-lo.

  1. Selecione o documento e escolha Automatizar e a Fluxo você acabou de criar.

    Captura de tela da seleção do fluxo e do menu Automatizar

  2. Inicie o fluxo para validar as conexões (somente a primeira execução do fluxo).

  3. Insira uma mensagem agradável para o aprovador em Mensagem.

  4. Insira o email do signatário do documento em Email do signatário.

  5. Clique em Executar fluxo.

O aprovador configurado para o usuário que inicia o fluxo receberá uma solicitação de aprovação. Você pode aprovar por email ou pelo menu Itens de ação do Power Automate.
Depois de aprovado, assine o documento. Dependendo do usuário e se ele estiver conectado ao Sign, talvez seja necessário abrir as janelas de assinatura em uma janela privada do navegador.

Captura de tela de abertura em uma janela privada do navegador

Conclua a assinatura e examine novamente sua pasta da SharePoint.

Captura de tela da pasta SharePoint

Parte 3: OCR de documento automatizado com ferramentas do Adobe PDF part3

Na terceira parte, você aprenderá como automatizar o OCR em PDF quando eles forem importados no Microsoft SharePoint. Isso resolve um problema que ocorre com documentos PDF digitalizados que não são pesquisáveis no SharePoint.

Captura de tela do documento PDF no navegador

Configurar uma pasta no SharePoint

Acesse o Microsoft SharePoint onde você gostaria de armazenar documentos.

  1. Clique em + Novo para criar uma nova pasta chamada “Contratos Processados”.

  2. Clique em + Novo para criar uma nova pasta chamada “Contratos Antigos”.

    Captura de tela de novas pastas

Essas pastas agora são referenciadas como parte do fluxo do Power Automate.

Criar um fluxo a partir de um modelo

  1. Faça logon em https://flow.microsoft.com.

  2. Clique em Modelos na barra lateral.

    Captura de tela de seleção de modelos

  3. Selecionar Converter arquivos recém-adicionados em PDF de texto pesquisável no SharePoint.

  4. Clique no botão + símbolo ao lado de Ferramentas do Adobe PDF.

    Captura de tela da seleção do símbolo +

  5. Navegue até https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted em uma nova guia.

  6. Clique em Começar.

    Captura de tela do botão Introdução

  7. Efetue login com seu Adobe ID.

    Captura de tela da tela de logon

  8. Insira o nome e a descrição das credenciais e clique em Criar credenciais.

    Captura de tela da tela Criar credenciais

    Mantenha a janela com as credenciais abertas. Você precisará inseri-los no Microsoft Power Automate.

    Captura de tela da guia do navegador para manter aberta

  9. Insira as credenciais e clique em Crie no Microsoft Power Automate.

    Captura de tela da inserção das credenciais de PDF Tools

  10. Clique em Continuar.

    Captura de tela de onde clicar em Continuar

    Agora você tem uma visão do fluxo de trabalho e precisará configurá-lo para seu ambiente.

  11. Selecione o campo Endereço do site e escolha o site da SharePoint que você está usando sob o acionador chamado Quando um arquivo é criado em uma pasta.

    Captura de tela da seleção Quando um arquivo é criado em um acionador de pasta

  12. Clique no ícone de pasta para navegar até a pasta Contratos antigos, localizada em ID da pasta.

    Captura de tela da seleção da pasta Contratos Antigos

  13. Edite o Criar arquivo ação na parte inferior do fluxo:

    Alterar Endereço do site para o endereço do site.
    Especifique o local da pasta Contratos Processados no Caminho da Pasta.

  14. Clique em Salvar no canto superior direito.

  15. Clique em Teste.

  16. Selecionar Manualmente.

  17. Clique em Teste.

    Captura de tela do fluxo de teste

Experimente o novo fluxo

  1. Navegue até a pasta Contratos antigos no SharePoint.

  2. Navegue até E03/Old Contracts nos arquivos de exercício que você baixou.

  3. Copie os arquivos ReleaseFormXX.pdf para a antiga pasta Contracts no SharePoint.

    Captura de tela de cópia dos arquivos

Agora, se você navegar até a pasta Contratos processados, poderá ver seus PDF disponíveis depois que o fluxo tiver alguns minutos para ser executado. Se você abrir os PDF, verá que o texto é selecionável.
Além disso, o SharePoint indexa o documento, permitindo que você pesquise o conteúdo dos documentos na barra de pesquisa do SharePoint.

Parte 4: Montagem automatizada de documentos com as ferramentas do Adobe PDF part4

Na parte quatro, você aprenderá como mesclar muitos documentos com base nas informações fornecidas ao selecionar e iniciar um fluxo no Microsoft SharePoint. Nesse cenário, o fluxo irá:

  • Peça informações para escolher o que incluir em um pacote para um cliente.
  • Com base nas informações fornecidas, ele mescla muitos documentos. Esses documentos incluem uma capa e white papers opcionais.
  • O documento mesclado será salvo na SharePoint.

Importar arquivos de exercício para o SharePoint

  1. Abra a pasta E04 nos arquivos do exercício.

  2. Importe as pastas Proposta, Modelos e Documentos gerados no SharePoint.

    Captura de tela das pastas de importação

Essas pastas serão usadas para referência. Em particular, você usará o arquivo Proposal.docx para sua proposta.

Na pasta Modelos, há uma pasta Capas que inclui designs de páginas de capa para diferentes cidades. Há também uma pasta de white papers que contém white papers adicionais opcionais que serão anexados ao final, se selecionados.

Importe o fluxo para o Microsoft Power Automate

  1. Faça logon no Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).

  2. Clique em Meus fluxos.

    Captura de tela de onde selecionar Meus fluxos

  3. Clique em Importar.

    Captura de tela da tela de importação

  4. Clique em Carregar e escolha a pasta GenerateProposal_20210311231623.zip em E04/Flows/.

    Captura de tela da seleção de pasta

  5. Clique em Importar.

  6. Clique no ícone de Chave inglesa em Ação, ao lado de Enviar proposta ao cliente.

    Imagem do ícone da chave inglesa

  7. Selecionar Criar como novo em Configuração.

  8. Defina o nome do fluxo em Nome do Recurso.

  9. Clique em Salvar.

    Repita isso para os outros recursos relacionados e selecione sua conexão.

    Captura de tela de como salvar o arquivo

  10. Clique em Importar depois de ter feito todas as conexões.

Definir para um arquivo selecionado

Agora que o fluxo foi criado, faça o seguinte:

  1. Clique em Editar.

    Captura de tela de onde selecionar Editar

  2. Selecionar o acionador Para um arquivo selecionado.

    Adicione seu site do SharePoint ao Endereço do site.
    Adicione sua biblioteca à biblioteca.

    Captura de tela do acionador concluído

Definir templateFolderPath

  1. Clique na variável templateFolderPath.
  2. Defina o caminho para onde a pasta Modelos está localizada dentro do site do SharePoint importado.

Definir conteúdo do arquivo de obtenção de capa

  1. Clique em Capa ação, que expande o Escopo.

  2. Expandir Capa: Obter conteúdo do arquivo.

    Defina o Endereço do site para o site da SharePoint.

    Captura de tela da capa expandida

Definir arquivo selecionado

  1. Expanda a Arquivo selecionado ação de escopo.

    Altere o Endereço do site e o Nome da biblioteca para o site da SharePoint e a Biblioteca respectivamente em Obter propriedades do arquivo.
    Altere o Endereço do site para o site da SharePoint em Obter conteúdo do arquivo.

    Captura de tela da ação Arquivo selecionado expandida

Definir white papers

  1. Clique em White papers ação.

  2. Expandir Condição: Adicionar Whitepaper.

    Captura de tela da condição Adicionar Whitepaper expandida

  3. Expandir Informe oficial 1: obtenha o conteúdo do arquivo usando o caminho.
    Edite o Endereço do site para o site da SharePoint especificado.

Repita as mesmas etapas para Condição: Adicionar Whitepaper 2.

Definir Criar Arquivo

  1. Expandir Criar arquivo.

    Edite o Endereço do site e o Caminho da pasta para o site da SharePoint e o caminho onde a pasta Documentos gerados está localizada.

  2. Clique em Salvar.

Teste o fluxo

  1. Navegue até a pasta Proposta no SharePoint.

  2. Selecione a pasta Proposal.docx.

    Captura de tela da seleção da pasta de propostas

  3. Selecione seu fluxo na guia Automatizar menu.

    Captura de tela de Seleção do menu Automatizar

  4. Clique em Continuar para iniciar o fluxo.

    Imagem do botão Selecionar Continuar

  5. Escolha sua capa e os documentos que deseja acrescentar.

  6. Clique em Executar fluxo.

    Captura de tela do botão de fluxo Executar

Navegue até a pasta Gerar Documentos. Agora você deve ver o arquivo PDF gerado.

Captura de tela do diretório SharePoint com o novo arquivo PDF

Adicionar o Protect e outras ações ao fluxo

Agora que você criou um fluxo com êxito, editará o fluxo para criptografar o documento PDF com uma senha. Isso também explica como você pode utilizar outras ações.

  1. Navegue de volta para o final do fluxo.

  2. Clique no botão + símbolo entre Mesclar PDF e Criar arquivo.

    Captura de tela de onde selecionar o símbolo +

  3. Selecionar Adicionar uma ação.

  4. Pesquise por "Adobe PDF Tools”.

    Captura de tela de como pesquisar o Adobe PDF

  5. Selecionar Protect PDF da visualização.

  6. Use Dynamic Content para definir o campo Nome do arquivo como Nome do Arquivo PDF do PDF de Mesclagem.

    Captura de tela de conteúdo dinâmico

    No acionador, há um campo Senha que faz parte do formulário de iniciação. Podemos usar isso aqui.

  7. Procurar por Campo Senha usando conteúdo dinâmico e coloque-o no campo Senha.

    Captura de tela de pesquisa de senha

  8. Use conteúdo dinâmico para defini-lo como Conteúdo de Arquivo PDF de Mesclar PDF no campo Conteúdo do Arquivo.

  9. Alterar o Criar arquivo para obter o conteúdo do arquivo do Protect PDF em vez de Mesclar PDF.

  10. Expandir Criar arquivo.

  11. Limpe o campo Conteúdo do arquivo.

  12. Use o conteúdo dinâmico para inserir Conteúdo do Arquivo PDF de Protect PDF da visualização.

Teste o fluxo

  1. Navegue até a pasta Proposta no SharePoint.

  2. Selecione Proposal.docx.

    Captura de tela da seleção da pasta Proposta

  3. Selecionar Automatizar para escolher o fluxo.

    Imagem da seleção de Automatizar no menu

  4. Clique em Continuar para iniciar o fluxo.

    Captura de tela da seleção de Continuar

  5. Escolha a capa e os documentos que deseja acrescentar.

  6. Defina o campo Senha para a Senha que deseja definir.

  7. Clique em Executar fluxo.

    Captura de tela dos arquivos selecionados e botão Executar fluxo

  8. Navegue até a pasta Gerar Documentos.
    Você deve ver o arquivo de PDF gerado. Abra o arquivo PDF e solicite que você insira sua senha de PDF.

    Captura de tela do PDF gerado no diretório do SharePoint

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