Automazione dei documenti con Acrobat Sign per Microsoft Power Platform

Scopri come attivare e utilizzare i connettori Acrobat Sign e Adobe PDF Tools per Microsoft Power Apps. Creazione di flussi di lavoro che automatizzano i processi di approvazione e firma aziendali in modo rapido e sicuro, senza dover ricorrere a codice. Questo tutorial pratico è suddiviso in quattro parti, descritte nei collegamenti seguenti:

Parte 1: Archiviare gli accordi firmati in SharePoint con Acrobat Sign

Parte 2: Procedura di approvazione automatizzata per ottenere la firma elettronica con Acrobat Sign

Parte 3: OCR automatizzato dei documenti con Adobe PDF Tools

Parte 4: Assemblaggio automatico di documenti con Adobe PDF Tools

Prerequisiti

• Familiarità con Microsoft 365 e Power Automate
• Conoscenza di Acrobat Sign
• Account Microsoft 365 con accesso a SharePoint e Power Automate (Basic per Acrobat Sign, Premium per Adobe PDF Tools)
• Account per sviluppatori Acrobat Sign for enterprise o Acrobat Sign

Esercizi 1 e 2

• Account Acrobat Sign con accesso all’API. Un account sviluppatore o un account Enterprise.
• Sito SharePoint accessibile da Power Automate per il quale disponi delle autorizzazioni di modifica. È consigliato l'accesso completo da parte dell'amministratore.
• Esempio di documento per la richiesta di approvazione e firma della firma.

Esercizi 3 e 4

Scarica materiali qui

Parte 1: Archiviare gli accordi firmati in SharePoint con Acrobat Sign

Nella prima parte, utilizzerai un modello di flusso di lavoro Power Automate per impostare un flusso di lavoro automatizzato in cui verranno salvati tutti gli accordi firmati nel tuo sito SharePoint.

1. Seleziona Power Automate.

2. Cerca Acrobat Sign.

   

3. Scegli Salvare un accordo Acrobat Sign completato nella libreria SharePoint.

   

4. Esaminare la schermata e configurare eventuali connessioni necessarie. Abilita la connessione Acrobat Sign.

5. Fai clic sul pulsante blu + simbolo.

   

6. Immetti l’indirizzo e-mail del tuo account Acrobat Sign e fai clic sul campo Password nella nuova finestra.

   

   Attendi un momento per Adobe per controllare il tuo account.

   NOTA

   Questo controllo ti indirizzerà all'accesso appropriato se stai utilizzando un Adobe ID o il nostro SSO aziendale.

7. Completa l'accesso.

8. Fai clic Continua per passare alla schermata Modifica flusso.

9. Assegna un nome al trigger.

   

10. Configura le impostazioni di SharePoint.

    

    Indirizzo sito: Sito SharePoint
    Percorso cartella: Percorso dei documenti condivisi che si desidera utilizzare
    Nome file: Accettate le impostazioni predefinite
    Contenuto file: Accettate le impostazioni predefinite

11. Salvare il flusso.

    

12. Passare alla schermata di panoramica del flusso con la freccia posteriore blu. Verificherete questo flusso nella parte 2.

    

Questo flusso verrà testato nella parte successiva.

Parte 2: Procedura di approvazione automatizzata per ottenere la firma elettronica con Acrobat Sign

Nella seconda parte, costruiamo la prima parte con un Flusso più robusto e testiamo entrambi i Flussi per vederli in azione.

1. Seleziona Modelli sul lato sinistro dall’interfaccia di Power Automate.

   

2. Cerca "approvazione del manager".

3. Seleziona Richiesta di approvazione del manager per un file selezionato.

   

   Verifica le connessioni e aggiungi quelle mancanti.

   NOTA

   Se si tratta del primo flusso eseguito con le approvazioni, queste verranno configurate completamente durante l'esecuzione del flusso.

4. Fai clic Continua per passare alla schermata flow editing.

   Questo flusso include molti passaggi preconfigurati, tra cui il controllo degli errori e i passaggi condizionali nidificati.

5. Configura Per un file selezionato come segue:
   Indirizzo sito: Il tuo sito SharePoint
   Nome libreria: Archivio Documenti

6. Aggiungi un input nel modo seguente:
   Tipo: E-mail
   Nome: E-mail firmatario

   

7. Configura Ottieni proprietà file: come segue:
   Indirizzo sito: Il tuo sito SharePoint
   Nome libreria: Archivio Documenti

8. Scorri verso il basso e cerca In caso affermativo.

   

9. Fai clic Aggiungere un’azione nella In caso affermativo (non nella parte inferiore) per aggiungere i passaggi da inviare per la firma.

   

10. Cerca Ottieni contenuto file di SharePoint e scegli Ottieni contenuto file.

    

11. Configurare Ottieni contenuto file come segue:

    

    Indirizzo sito: Sito SharePoint.
    Identificatore file: Cercare "identifier" e scegliere Identifier dal menu Ottieni proprietà file passaggio.

12. Cerca "Adobe" e scegli Acrobat Sign per aggiungere un’altra azione.

    

13. Immetti "upload" nella casella di ricerca di Acrobat Sign e seleziona Carica un documento e ottieni l’ID del documento.

14. Cercare la variabile dinamica Nome per ottenere il nome dell'elemento o del documento selezionato nel trigger in Nome file.

15. Fai clic Espressione nell'assistente variabili sotto Contenuto del file.

    

16. Aggiungi un singolo apostrofo, quindi fai di nuovo clic per Contenuto dinamico, elimina l’apostrofo, seleziona Contenuto del file e quindi fare clic su OK.

    Assicurati che non siano presenti apostrofi aggiuntivi e che il risultato sia simile a quello illustrato nell’esempio seguente.

    

17. Nell’area di ricerca di Acrobat Sign, cerca "crea" per aggiungere un’altra azione Acrobat Sign.

18. Seleziona Crea e accetta da un documento caricato e invialo per la firma.

    

19. Configura le informazioni richieste: scegli Nome dall'assistente variabile dinamico in Nome accordo.
    Scegli ID documento dall'assistente variabile dinamico in ID documento.
    Scegli E-mail firmatario dall'assistente variabile dinamico in E-mail partecipante.
    Immettere "1" in Ordine partecipanti.
    Scegli Firmatario dal menu a discesa Ruolo partecipante.

    

20. Salva il flusso.

Prova del flusso

Accedere al repository dei documenti del sito SharePoint per verificarne il funzionamento.

1. Seleziona il documento e scegli Automatizza e Flusso hai appena creato.

   

2. Avviare il flusso per convalidare le connessioni (solo prima esecuzione del flusso).

3. Immettere un messaggio valido per l'approvatore in Messaggio.

4. Immetti l’indirizzo e-mail del firmatario del documento E-mail firmatario.

5. Fai clic Esegui flusso.

L’approvatore configurato per l’utente che avvia il flusso riceverà una richiesta di approvazione. Puoi approvare tramite e-mail o tramite il menu delle azioni di Power Automate.
Una volta approvato, firma il documento. A seconda dell’utente e del fatto che abbia effettuato l’accesso a Sign, potrebbe essere necessario aprire le finestre di firma in un browser privato.

Completa la procedura di firma, quindi riprova nella cartella SharePoint.

Parte 3: OCR automatizzato dei documenti con Adobe PDF Tools

Nella terza parte imparerai come automatizzare l’OCR nei PDF quando vengono importati in Microsoft SharePoint. Questo risolve un problema che si verifica con i documenti PDF scansionati che non sono ricercabili in SharePoint.

Impostare una cartella in SharePoint

Accedete a Microsoft SharePoint in cui desiderate archiviare i documenti.

1. Fai clic + Nuovo per creare una nuova cartella denominata "Contratti elaborati".

2. Fai clic + Nuovo per creare una nuova cartella denominata "Vecchi contratti".

   

A queste cartelle viene ora fatto riferimento come parte del flusso di Power Automate.

Creare un flusso da un modello

1. Accedi a https://flow.microsoft.com.

2. Fai clic Modelli nella barra laterale.

   

3. Seleziona Convertire i file aggiunti di recente in PDF per la ricerca di testo in SharePoint.

4. Fare clic sul pulsante + accanto a Strumenti di Adobe PDF.

   

5. Passa a https://www.adobe.com/go/powerautomate_getstarted in una nuova scheda.

6. Fai clic su Guida introduttiva.

   

7. Accedi con l’Adobe ID.

   

8. Immetti il nome e la descrizione delle credenziali e fai clic su Crea credenziali.

   

   Mantenere aperta la finestra con le credenziali. Sarà necessario inserirli in Microsoft Power Automate.

   

9. Immetti le credenziali e fai clic su Crea in Microsoft Power Automate.

   

10. Fai clic su Continua.

    

    Ora puoi vedere una vista del flusso di lavoro e dovrai configurarlo per il tuo ambiente.

11. Seleziona il campo Indirizzo sito e scegli il sito SharePoint che stai utilizzando sotto il trigger chiamato Quando si crea un file in una cartella.

    

12. Fare clic sull'icona della cartella per passare alla cartella Contratti precedenti che si trova in ID cartella.

    

13. Modifica Crea file azione nella parte inferiore del flusso:

    Modifica Indirizzo sito all'indirizzo del sito.
    Specificare il percorso della cartella Contratti elaborati nel percorso della cartella.

14. Fai clic Salva nell'angolo in alto a destra.

15. Fai clic Test.

16. Seleziona Manualmente.

17. Fai clic Test.

    

Prova il nuovo flusso

1. Passa alla cartella Contratti precedenti in SharePoint.

2. Accedere a E03/Old Contracts nei file di esercizi scaricati.

3. Copiare i file ReleaseFormXX.pdf nella cartella Vecchi contratti in SharePoint.

   

Ora, se si passa alla cartella Contratti elaborati, è possibile visualizzare i PDF disponibili dopo che il flusso è stato eseguito. Se apri i PDF, puoi vedere che il testo è selezionabile.
Inoltre, SharePoint indicizza il documento, consentendovi di effettuare una ricerca nel contenuto dei documenti dalla barra di ricerca in SharePoint.

Parte 4: Assemblaggio automatico di documenti con Adobe PDF Tools

Nella quarta parte imparerai come unire più documenti in base alle informazioni fornite durante la selezione e l’avvio di un flusso da Microsoft SharePoint. In questo scenario, il flusso:

• Chiedi informazioni per scegliere cosa includere in un pacchetto per un cliente.
• In base alle informazioni fornite, unisce molti documenti. Questi documenti includono una copertina e white paper opzionali.
• Il documento di unione viene salvato in SharePoint.

Importare file di esercizi in SharePoint

1. Aprire la cartella E04 nei file dell'esercizio.

2. Importa in SharePoint le cartelle Proposta, Modelli e Documenti generati.

   

Queste cartelle verranno utilizzate come riferimento. In particolare, per la proposta verrà utilizzato il file Proposal.docx.

Nella cartella Modelli è presente una cartella Copertine che include progettazioni di frontespizi per diverse città. È inoltre disponibile una cartella Whitepapers che contiene white paper aggiuntivi opzionali che, se selezionati, verranno allegati alla fine.

Importare il flusso in Microsoft Power Automate

1. Accedi a Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com).

2. Fai clic I miei flussi.

   

3. Fai clic su Importa.

   

4. Fai clic Carica e scegli la cartella GenerateProposal_20210311231623.zip in E04/Flows/.

   

5. Fai clic su Importa.

6. Fai clic sull’icona a forma di chiave inglese sotto Azione accanto a Invia proposta al cliente.

   

7. Seleziona Crea come nuovo in Configurazione.

8. Impostare il nome del flusso in Nome risorsa.

9. Fai clic su Salva.

   Ripeti questa operazione per le altre risorse correlate e seleziona la connessione.

   

10. Fai clic Importa dopo aver effettuato tutti i collegamenti.

Imposta per un file selezionato

Dopo aver creato il flusso, effettua le operazioni riportate di seguito:

1. Fate clic su Modifica.

   

2. Seleziona il trigger Per un file selezionato.

   Aggiungi il tuo sito SharePoint all'indirizzo del sito.
   Aggiungi la tua libreria nella libreria.

   

Imposta templateFolderPath

1. Fare clic sulla variabile templateFolderPath.
2. Impostate il percorso della cartella Modelli all'interno del sito di SharePoint importato.

Imposta Copertina Ottieni Contenuto File

1. Fai clic Copertina che espande l'ambito.

2. Espandi Copertina: Ottieni contenuto file.

   Imposta l'indirizzo del sito sul sito SharePoint.

   

Imposta file selezionato

1. Espandere File selezionato azione ambito.

   Modificare l'indirizzo del sito e il nome della libreria rispettivamente in Sito e Libreria di SharePoint in Ottieni proprietà file.
   Cambia l'indirizzo del sito nel sito SharePoint in Ottieni contenuto file.

   

Imposta white paper

1. Fai clic White paper azione.

2. Espandi Condizione: Aggiungi white paper.

   

3. Espandi White paper 1: Ottenere il contenuto del file utilizzando il percorso.
   Modifica l'indirizzo del sito nel sito SharePoint specificato.

Ripeti gli stessi passaggi per Condizione: aggiungere white paper 2.

Imposta Crea file

1. Espandi Crea file.

   Modificare l'indirizzo del sito e il percorso della cartella nel sito SharePoint e nel percorso in cui si trova la cartella Documenti generati.

2. Fai clic su Salva.

Verifica del flusso

1. Passare alla cartella Proposta in SharePoint.

2. Selezionare la cartella Proposta.docx.

   

3. Seleziona il flusso sotto Automatizza menu.

   

4. Fai clic Continua per iniziare il flusso.

   

5. Scegli Copertina e i white paper che desideri allegare.

6. Fai clic Esegui flusso.

   

Passa alla cartella Genera documenti. Ora dovresti visualizzare il file PDF generato.

Aggiunta di Protect e altre azioni al flusso

Dopo aver creato correttamente un flusso, si modificherà il flusso per crittografare il documento PDF con una password. Viene inoltre descritto come utilizzare altre azioni.

1. Torna alla fine del flusso.

2. Fare clic sul pulsante + simbolo tra Unisci PDF e Crea file.

   

3. Seleziona Aggiungere un’azione.

4. Cercate "Adobe PDF Tools".

   

5. Seleziona Protect PDF dalla visualizzazione.

6. Utilizzare Contenuto dinamico per impostare il campo Nome file su Nome file PDF da Merge PDF.

   

   Nel trigger è presente un campo Password che fa parte del modulo di avvio. Possiamo usarlo qui.

7. Cerca Campo Password utilizzando il contenuto dinamico e inserirlo nel campo Password.

   

8. Usa contenuto dinamico per impostarlo su Contenuto file PDF da PDF di unione nel campo Contenuto file.

9. Modificare il Crea file per ottenere il contenuto del file da Protect PDF anziché da Merge PDF.

10. Espandi Crea file.

11. Cancella il campo Contenuto file.

12. Usa contenuto dinamico per inserire Contenuto file PDF da Protect PDF dalla visualizzazione.

Verifica del flusso

1. Passare alla cartella Proposta in SharePoint.

2. Selezionare Proposta.docx.

   

3. Seleziona Automatizza per scegliere il flusso.

   

4. Fai clic Continua per iniziare il flusso.

   

5. Scegliere la copertina e i white paper da allegare.

6. Impostare il campo Password sulla Password che si desidera impostare.

7. Fai clic Esegui flusso.

   

8. Passa alla cartella Genera documenti.
   Dovresti visualizzare il file PDF generato. Apri il file PDF e viene richiesto di immettere la password PDF.