Configurer et envoyer la diffusion

Configurer des paramètres supplémentaires

Avant d’envoyer la diffusion, vous pouvez définir les paramètres d’envoi dans les propriétés de la diffusion, via l’onglet Diffusion.

• Priorité de diffusion : utilisez cette option pour modifier l’ordre d’envoi de vos diffusions en configurant leur niveau de priorité, de Très basse à Très haute (la valeur par défaut étant Normale).

• Nombre de messages groupés : cette option permet de définir le nombre de messages regroupés dans un même package d’envoi XML. Si le paramètre est défini sur 0, les messages sont automatiquement regroupés. La taille du paquet est définie par le calcul <delivery size>/1024, avec un minimum de 8 messages et un maximum de 256 messages par package.

  IMPORTANT

  Lorsque vous créez la diffusion en dupliquant une diffusion existante, vous réinitialisez également ce paramètre.

• Envoyer en plusieurs vagues : cette option vous permet d’envoyer vos messages par lots, plutôt qu’à toute votre audience en même temps. En savoir plus.

• Tester la diffusion via SMTP : cette option vous permet de tester la diffusion par SMTP. La diffusion est traitée jusqu’à la connexion au serveur SMTP mais n’est pas envoyée : pour chaque destinataire de la diffusion, Campaign se connecte au serveur du fournisseur SMTP, exécute la commande SMTP RCPT TO et ferme la connexion avant la commande SMTP DATA.

  REMARQUE

  • Cette option ne doit pas être définie en midsourcing.

  • En savoir plus sur la configuration du serveur SMTP dans Documentation de Campaign Classic v7.

• E-mail Cci : cette option vous permet de stocker vos e-mails dans un système externe à l’aide de l’option Cci en ajoutant simplement une adresse e-mail à la cible des messages. En savoir plus.

Envoi en plusieurs vagues

Pour équilibrer la charge, vous pouvez répartir les envois en plusieurs lots. Configurez le nombre de lots et leur proportion par rapport à l'ensemble de la diffusion.

1. Ouvrez la fenêtre des propriétés de la diffusion, puis cliquez sur l'onglet Diffusion.

2. Sélectionnez l'option Envoyer en plusieurs vagues, puis cliquez sur le lien Définition des vagues….

   

3. Pour configurer des vagues, vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

   • Définissez la taille de chaque vague. Par exemple, si vous saisissez 30 % dans le champ correspondant, chaque vague représentera 30 % des messages inclus dans l'envoi, à l'exception de la dernière vague qui représentera 10 % des messages.

     Dans le champ Période, définissez le délai entre le démarrage de deux vagues consécutives. Par exemple, si vous saisissez 2j, la première vague démarre immédiatement, la deuxième démarre dans deux jours, la troisième dans quatre jours, etc.

     

   • Définissez un calendrier pour l'envoi de chaque vague.

     Dans la colonne Démarrage, indiquez le délai entre le démarrage de deux vagues consécutives. Dans la colonne Taille, saisissez un nombre fixe ou un pourcentage.

     Dans l'exemple ci-dessous, la première vague représente 25 % du nombre total des messages inclus dans l'envoi et démarre immédiatement. Les deux vagues suivantes terminent l'envoi et sont définies pour démarrer à six heures d'intervalle.

     

   Une règle de typologie spécifique, la Vérification de la planification des vagues, garantit que la dernière vague est planifiée avant la limite de validité de la diffusion. Les typologies de campagnes et leurs règles, configurées dans l’onglet Typologie des propriétés de diffusion, sont présentées dans cette section.

   IMPORTANT

   Veillez à ce que les dernières vagues ne dépassent pas la date limite d'envoi qui est définie dans l'onglet Validité.Sinon, certains messages peuvent ne pas être envoyés.

   Lors de la configuration des dernières vagues, veillez également à prévoir assez de temps pour les reprises.

4. Pour suivre vos envois, accédez aux logs de diffusion. Pour plus d’informations, consultez cette page.

   Vous pouvez visualiser les diffusions qui ont déjà été envoyées dans les vagues traitées (statut Envoyé) et celles à envoyer dans les vagues restantes (statut En attente).

Les deux exemples ci-dessous constituent les cas d'utilisation les plus fréquents de plusieurs vagues.

• Lors de la phase de démarrage

  Lorsque vous envoyez des emails à l'aide d'une nouvelle plateforme, rien n'est plus suspect pour un FAI (fournisseur d'accès internet) que les adresses IP qui ne sont pas reconnues. Si des emails sont subitement envoyés en masse, le FAI les range souvent dans le courrier indésirable.

  Pour éviter que les emails soient marqués comme spam, vous pouvez augmenter progressivement le volume envoyé à l'aide de vagues. Cela permet d'entamer la phase de démarrage en douceur et de réduire le nombre total d'adresses invalides.

  Pour ce faire, utilisez l'option Planifier les vagues selon un calendrier. Par exemple, définissez la première vague sur 10 %, la deuxième sur 15 %, etc.

  

• Campagnes impliquant un centre d'appels

  Lorsque vous gérez une campagne téléphonique de fidélisation, votre entreprise a une capacité de traitement des appels limitée pour contacter les abonnés.

  Grâce aux vagues, vous pouvez limiter le nombre des messages à 20 par jour, ce qui correspond à la capacité de traitement quotidien d'un centre d'appels.

  Pour ce faire, sélectionnez l'option Planifier plusieurs vagues de même taille. Saisissez 20 pour la taille de la vague et 1j dans le champ Période.

  

Confirmer la diffusion

Une fois la diffusion configurée et prête à être envoyée, vérifiez que vous avez exécuté l’analyse de la diffusion avant de confirmer l’envoi.

Pour ce faire, suivez les étapes ci-après.

1. Cliquez sur Envoyer, puis sélectionnez l’action souhaitée.

   • Pour envoyer immédiatement la diffusion, sélectionnez [Diffuser dès que possible].
   • Pour planifier l’envoi à une date ultérieure, sélectionnez Différer la diffusion. En savoir plus.

2. Cliquez sur Analyser. Pour plus d’informations, consultez cette section.

   

3. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Confirmer l’envoi pour lancer la diffusion des messages.

   

4. Vous pouvez ensuite fermer l’assistant de diffusion et suivre l’exécution de la diffusion depuis l’onglet Diffusion accessible à partir du détail de cette diffusion ou depuis la liste des diffusions.

   Pour plus de détails, reportez-vous à la section ci-dessous :

   • Contrôler une diffusion
   • Comprendre les échecs de diffusion

Planification de lʼenvoi de la diffusion

Vous pouvez différer la diffusion des messages pour planifier l'envoi ou pour gérer la pression commerciale afin de ne pas sur-solliciter une population.

1. Cliquez sur le bouton Envoyer et sélectionnez l’option Différer la diffusion.

2. Indiquez une date de démarrage dans le champ Date de contact.

   

3. Lancez l’analyse de la diffusion et confirmez l'envoi de celle-ci. Toutefois, cet envoi ne démarrera pas avant la date indiquée dans le champ Date de contact.

   IMPORTANT

   Une fois que vous avez lancé l'analyse, la date de contact que vous avez définie est figée.Si vous modifiez cette date, veillez à relancer l'analyse pour que vos modifications soient bien prises en compte.

   

Dans la liste des diffusions, la diffusion apparaît avec le statut En attente.

La planification peut aussi être paramétrée en amont via le bouton Planification de la diffusion.

Elle vous permet de différer la diffusion à une date ultérieure ou enregistrer la diffusion dans le calendrier prévisionnel.

• L'option Planifier la diffusion (pas d'exécution automatique) permet de planifier une analyse prévisionnelle de la diffusion.

  Lorsque ce paramétrage est enregistré, la diffusion passe alors dans l'état Ciblage en attente.L'analyse sera lancée à la date indiquée.

• L'option Planifier la diffusion (exécution automatique à la date prévue) permet d'indiquer la date de contact.

  Cliquez sur le bouton Envoyer et choisissez Différer la diffusion puis lancez l'analyse et confirmez l'envoi. Une fois l'analyse terminée, la cible de la diffusion est prête et les messages seront automatiquement envoyés à la date indiquée.

Les dates et heures sont entendues dans le fuseau horaire de l'opérateur courant. La liste déroulante Fuseau horaire située sous la zone de saisie de la date de contact permet d'adapter automatiquement la date et l'heure saisie dans le fuseau horaire sélectionné.

Ainsi, si vous planifiez une diffusion pour qu'elle s'exécute automatiquement à 8h heure de Londres, l'heure est automatiquement convertie dans le fuseau sélectionné :