Impostare e gestire il processo di approvazione

Ultimo aggiornamento: 2023-10-10
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I metodi e le persone coinvolte nella creazione e nell’approvazione di campagne di marketing sono specifici per ogni organizzazione. Il processo di approvazione della campagna prevede il coordinamento di più parti interessate: esperti di marketing digitale, responsabili della consegna, responsabili del contenuto e proprietari esterni come partner o fornitori.

Con Adobe Campaign, puoi impostare un flusso di approvazione per le campagne e avvisare gli operatori quando è necessaria un’azione. Puoi definire le approvazioni per ogni passaggio di una consegna: targeting, contenuto, budget, estrazione e invio di bozze. Man mano che le consegne delle campagne procedono attraverso i vari passaggi di convalida, Adobe Campaigns compila una cronologia di modifiche e approvazioni, inclusi feedback, commenti, richieste di modifica e commenti.

I messaggi di notifica vengono inviati agli operatori di Adobe Campaign designati come revisori per informarli di una richiesta di approvazione.

Gli operatori possono approvare in diversi modi:

  • Dal messaggio di notifica. Il collegamento nell’e-mail porta l’operatore a Campaign tramite un browser web. Dopo la connessione, il revisore può scegliere se approvare o meno il contenuto.

  • Dal dashboard della campagna.

  • Dal dashboard di consegna.

Gli operatori possono accedere alla campagna e alla consegna dalla finestra di approvazione. Possono anche inserire un commento.

Una volta convalidata da un operatore, le informazioni vengono visualizzate nelle dashboard di campagna e consegna e nei registri.

Le informazioni sono disponibili anche nei registri di approvazione della consegna e nel giornale di approvazione della campagna. Questi registri sono accessibili tramite Edit > Audit > Approvals schede.

Abilita approvazioni

Le notifiche di approvazione vengono inviate agli operatori interessati a ciascun processo per il quale è stata abilitata l’approvazione.

Possono essere abilitati per il modello della campagna, per ogni singola campagna o per una consegna.

Tutti i processi che richiedono l’approvazione vengono selezionati nel modello della campagna, tramite Properties > Advanced campaign parameters… > Approvals scheda. I revisori o i gruppi di revisori sono selezionati da questa scheda. Ricevono notifiche, a meno che questa opzione non sia abilitata. Ulteriori informazioni.

Queste impostazioni possono essere ignorate per ogni campagna creata utilizzando questo modello e singolarmente per ogni consegna. Sfoglia Properties della consegna, quindi il pulsante Approvals scheda.

Nell’esempio seguente, il contenuto della consegna non richiederà approvazioni:

ATTENZIONE

Verifica che i revisori dispongano di autorizzazioni appropriate per l'approvazione e che l'area di sicurezza sia definita correttamente. Ulteriori informazioni.

Il processo di approvazione per le consegne è descritto in questa sezione.

Seleziona revisori

Per ogni tipo di approvazione, gli operatori o i gruppi di operatori responsabili dell’approvazione vengono selezionati dall’elenco a discesa nella consegna. È possibile aggiungere altri operatori utilizzando Edit… collegamento. Questa finestra consente inoltre di modificare la scadenza dell’approvazione. Per impostazione predefinita, i revisori dispongono di tre giorni a partire dalla data di invio per approvare un processo. Per aggiungere un promemoria automatico, utilizza Add a reminder collegamento.

Se non viene specificato alcun revisore, il proprietario della campagna è responsabile delle approvazioni e riceve le notifiche. Il proprietario della campagna è specificato in Edit > Properties scheda della campagna:

Tutti gli altri operatori Adobe Campaign con Administrator I diritti possono anche approvare i processi, ma non ricevono notifiche.

NOTA

Per impostazione predefinita, il proprietario della campagna non può eseguire l’approvazione o avviare le consegne se sono stati definiti degli operatori di approvazione. In qualità di amministratore di Adobe Campaign, puoi modificare questo comportamento e consentire ai proprietari della campagna di approvare/avviare le consegne creando NmsCampaign_Activate_OwnerConfirmation opzione, impostata su 1.

Se è definito un elenco di revisori, un processo viene approvato quando un revisore lo ha approvato. Il collegamento di approvazione non è più disponibile nelle dashboard di campagna e consegna. Quando l’invio delle notifiche è abilitato, se un altro revisore fa clic sul collegamento di approvazione nel messaggio di notifica, riceve una notifica che indica che un altro operatore ha già approvato il processo.

Rivedere e approvare le consegne

Per ogni campagna puoi approvare il target di consegna, contenuto della consegna e i costi. Gli operatori Adobe Campaign incaricati dell’approvazione possono ricevere una notifica tramite e-mail e accettare o rifiutare l’approvazione dalla console client o tramite una connessione web. Ulteriori informazioni.

Per le consegne di direct mailing, gli operatori Adobe Campaign possono visualizzare il file di estrazione prima di inviarlo al router, e se necessario possono modificare il formato e riavviare l’estrazione. Ulteriori informazioni.

Al termine di queste fasi di convalida, la consegna può essere avviata. Ulteriori informazioni.

NOTA

I processi che richiedono un’approvazione vengono selezionati nel modello della campagna. Ulteriori informazioni.

Passaggi per approvare una consegna

Le fasi che richiedono l’approvazione vengono visualizzate nel dashboard della campagna (tramite la console client o l’interfaccia web). Vengono inoltre visualizzati nella tabella di tracciamento della consegna e nel dashboard della consegna.

Per ogni consegna nella campagna, puoi approvare i seguenti processi:

  • Targeting, contenuto e budget

    Quando Enable target approval, Enable content approval o Enable budget approval sono selezionate nelle impostazioni di approvazione, i collegamenti correlati sono visualizzati nelle dashboard di campaign e delivery.

    NOTA

    L'approvazione del budget è disponibile solo se l'approvazione target è abilitata nella finestra delle impostazioni di approvazione. Il collegamento per l'approvazione del budget viene visualizzato solo dopo l'analisi della destinazione.

    Se il Assign content editing o External content approval nella finestra delle impostazioni di approvazione, il dashboard mostra Available content e External content approval collegamenti.

    L’approvazione del contenuto ti consente di accedere alle bozze inviate.

  • Approvazione estrazione (consegna direct mailing)

    Quando Enable extraction approval è selezionato nella finestra delle impostazioni di approvazione, il file estratto deve essere approvato prima che il router possa ricevere una notifica.

    Il Approve file è disponibile nelle dashboard di campaign e delivery.

    È possibile visualizzare in anteprima il file di output prima della convalida. L’anteprima del file di estrazione mostra solo un esempio di dati. L'intero file non è stato caricato.

  • Approvazione delle consegne associate

    Il Enable individual approval of each associated delivery L’opzione viene utilizzata per una consegna principale associata alle consegne secondarie. Per impostazione predefinita, questa opzione non è selezionata, pertanto è possibile eseguire un’approvazione complessiva della consegna principale. Se questa opzione è selezionata, ogni consegna deve essere approvata singolarmente.

NOTA

In un flusso di lavoro di targeting, se si verifica un errore collegato a un problema di configurazione durante la preparazione dei messaggi, il Restart message preparation viene visualizzato nel dashboard. Correggi l’errore e utilizza questo collegamento per riavviare la preparazione dei messaggi ignorando la fase di targeting.

Approvare un contenuto

ATTENZIONE

Per approvare un contenuto, è obbligatorio un ciclo di bozza. Le bozze ti consentono di approvare la visualizzazione di informazioni, dati di personalizzazione e verificare che i collegamenti funzionino.

Le funzionalità di approvazione del contenuto descritte di seguito si riferiscono alla consegna della bozza.

È possibile configurare un ciclo di approvazione dei contenuti. A questo scopo, seleziona la Enable content approval nella finestra impostazioni approvazione. I passaggi principali del ciclo di approvazione dei contenuti sono i seguenti:

  1. Dopo aver creato una nuova consegna, il manager della campagna fa clic sul pulsante Submit content sul dashboard della campagna per avviare il ciclo di approvazione dei contenuti.

    NOTA

    Se il Enable the sending of proofs opzione (per consegne e-mail) o Enable the sending and approval of proofs (per le consegne di direct mailing) nella finestra delle impostazioni di approvazione, le bozze verranno inviate automaticamente.

  2. Viene inviata un’e-mail di notifica alla persona responsabile del contenuto, che può scegliere se approvarla o meno:

    • tramite l’e-mail di notifica: l’e-mail di notifica contiene un collegamento alle bozze già inviate ed eventualmente un rendering del messaggio per i vari webmail se il Recapito messaggi il componente aggiuntivo è abilitato per questa istanza.

    • tramite la console client o l’interfaccia web, il tracciamento della consegna, il dashboard di consegna o il dashboard della campagna. Questo dashboard della campagna consente di visualizzare l’elenco delle bozze inviate facendo clic sulla scheda Inbox rendering… collegamento. Per visualizzarne il contenuto, fai clic su Detail a destra dell’elenco.

  3. Alla persona responsabile della campagna viene inviata un’e-mail di notifica per informarla se il contenuto è stato approvato o meno. Il responsabile della campagna può riavviare il ciclo di approvazione dei contenuti in qualsiasi momento. A tale scopo, fai clic sul collegamento Content status riga del dashboard della campagna (a livello di consegna), quindi fai clic su Reset content approval to submit it again.

Assegna modifica dei contenuti

Questa opzione consente di definire un utente responsabile della modifica del contenuto, ad esempio un webmaster. Se il Assign content editing nella finestra delle impostazioni di approvazione, vengono aggiunti diversi passaggi di approvazione tra la creazione della consegna e la consegna dell’e-mail di notifica alla persona responsabile del contenuto:

  1. Dopo aver creato una nuova consegna, il responsabile della campagna fa clic sul pulsante Submit content editing nel dashboard della campagna per avviare il ciclo di modifica dei contenuti.

  2. La persona responsabile della modifica dei contenuti riceverà un’e-mail per informarla che i contenuti sono disponibili.

  3. Possono quindi accedere alla console client, aprire la consegna e modificarla utilizzando una procedura guidata semplificata per modificare l’oggetto, il contenuto HTML e testuale e inviare le bozze.

    NOTA

    Se il Enable the sending of proofs opzione (per consegne e-mail) o Enable the sending and approval of proofs (per le consegne di direct mailing) nella finestra delle impostazioni di approvazione, le bozze verranno inviate automaticamente.

  4. Una volta che la persona responsabile della modifica del contenuto ha terminato di apportare modifiche al contenuto della consegna, può rendere disponibile il contenuto.

    A questo scopo, possono utilizzare:

    • il Available content nella console client di Adobe Campaign.
    • il collegamento nel messaggio di notifica.
      L’operatore può aggiungere un commento prima di inviare il contenuto alla persona responsabile della campagna.
      Il messaggio di notifica consente al revisore di approvare o rifiutare il contenuto.

Approvazione contenuti esterna

Questa opzione consente di definire un operatore esterno incaricato di approvare il rendering della consegna, ad esempio coerenza della comunicazione del brand, tassi e così via. Quando External content approval nella finestra delle impostazioni di approvazione, vengono aggiunti diversi passaggi di approvazione tra l’approvazione del contenuto e la consegna della notifica alla persona responsabile della campagna:

  1. Il gestore di contenuti esterno riceve un’e-mail di notifica che informa che il contenuto è stato approvato e richiede l’approvazione esterna.
  2. L’e-mail di notifica contiene collegamenti alle bozze inviate, che consentono di visualizzare il rendering della consegna, e un pulsante per approvare o rifiutare il contenuto della consegna.

Questi collegamenti sono disponibili solo se sono state inviate una o più bozze. In caso contrario, il rendering della consegna è disponibile solo tramite la console client o l’interfaccia web.

Approvare un file di estrazione

Per le consegne offline, Adobe Campaign genera un file di estrazione che, a seconda di come è configurato, viene inviato al router. Il contenuto dipende dal modello di esportazione utilizzato.

Quando il contenuto, il targeting e il budget sono stati approvati, la consegna cambia in Extraction pending fino all’avvio del flusso di lavoro di estrazione per le campagne.

Alla data della richiesta di estrazione, viene creato il file di estrazione e lo stato di consegna cambia in File to approve.

Puoi visualizzare il contenuto del file estratto (facendo clic sul nome), approvarlo o, se necessario, modificare il formato e riavviare l’estrazione utilizzando i collegamenti nel dashboard.

Una volta approvato il file, è possibile inviare l'e-mail di notifica al router. Ulteriori informazioni.

Modalità di approvazione

I processi possono essere approvati nel dashboard della campagna, nella scheda di tracciamento della consegna, nel dashboard di consegna o nella notifica e-mail inviata ai revisori.

Approva nel dashboard

Per approvare un processo tramite la console client o l’interfaccia web, fai clic sul collegamento appropriato nel dashboard della campagna.

Ad esempio, una volta eseguita l’analisi della consegna:

  1. Seleziona Approve targeting.

  1. Nella finestra pop-up, controlla le informazioni da approvare.
  2. Seleziona Accept o Reject e inserisci un commento, se necessario. Questo commento verrà visualizzato nei registri di convalida.
  3. Conferma la tua scelta con Target approval pulsante.

Se un processo è già stato approvato da un altro operatore, il collegamento di approvazione non è disponibile.

Se un processo è stato rifiutato, le informazioni vengono visualizzate nel dashboard di consegna come segue:

Approva dai messaggi di notifica

Per approvare un processo da messaggio di notifica:

  1. Fai clic sul collegamento nella notifica.
  2. Accedi ad Adobe Campaign.
  3. Controllare le informazioni da approvare
  4. Seleziona Accept o Reject e inserisci un commento, se necessario.
  5. Convalidare. La scelta e il commento vengono visualizzati nei registri di convalida.
NOTA

Se durante il processo sono stati generati avvisi, nella notifica viene visualizzato un avviso.

Tracciare l’approvazione

I registri di approvazione sono disponibili nell’interfaccia utente:

  • Nel registro di approvazione della campagna: Approvals scheda secondaria della scheda Edit > Audit scheda:

  • Nel registro di consegna della campagna, Deliveries scheda secondaria della scheda Edit > Audit scheda:

  • Lo stato di approvazione di ogni consegna può essere visualizzato facendo clic sul pulsante Hide/display logs opzione del Summary scheda.

  • Queste informazioni sono accessibili tramite Audit > Approvals scheda di ciascuna consegna:

NOTA

Una volta che un operatore ha approvato o rifiutato un processo, gli altri revisori non possono più modificarlo.

Approvazioni automatiche/manuali

Durante la creazione di un flusso di lavoro di targeting, se l’approvazione è automatica (modalità predefinita), Adobe Campaign visualizza il collegamento di approvazione o invia una notifica non appena è necessaria un’approvazione.

Per scegliere la modalità di approvazione (manuale o automatica), fare clic sul pulsante Edit > Properties della campagna o del modello della campagna, quindi fai clic su Advanced campaign parameters… e infine Approvals scheda.
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NOTA

La modalità di approvazione si applica a tutte le consegne della campagna.

Quando viene generato un flusso di lavoro di targeting, l’approvazione manuale ti consente di evitare la creazione di collegamenti di approvazione o l’invio automatico di notifiche. Il dashboard della campagna offre quindi Submit targeting for approval collegamento per avviare manualmente il processo di approvazione.

Un messaggio di conferma ti consente di autorizzare le approvazioni per i processi selezionati per questa consegna.

I pulsanti di approvazione vengono quindi visualizzati nel dashboard della campagna (per questa consegna), nel dashboard della consegna e nel tracciamento della consegna. Se le notifiche sono abilitate, verranno inviate in parallelo.

Questo metodo di abilitazione delle approvazioni consente di lavorare sul targeting senza inviare notifiche false ai revisori.

Notifiche

Le notifiche sono messaggi e-mail specifici inviati ai revisori per informarli che un processo è in attesa di approvazione. Quando l’operatore fa clic sul collegamento nel messaggio, viene visualizzata una pagina di autenticazione e, dopo aver effettuato l’accesso, può visualizzare le informazioni e approvare o rifiutare il processo. È inoltre possibile immettere un commento nella finestra di approvazione.

Il contenuto delle e-mail di notifica può essere personalizzato. Consulta Contenuto della notifica.

Attiva/Disattiva notifica

Per impostazione predefinita, i messaggi di notifica vengono inviati se l’approvazione del processo correlato è abilitata nel modello della campagna, nella campagna o nella consegna. Le notifiche possono, tuttavia, essere disabilitate per autorizzare le approvazioni solo dalla console client.

A questo scopo, modifica la finestra di approvazione della campagna o del modello della campagna ( Edit > Properties > Advanced campaign parameters… > Approvals ) e seleziona Do not enable notification sending.

Contenuto della notifica

Il contenuto della notifica è definito in un modello specifico: Notification of validations for the marketing campaign. Questo modello viene salvato in Administration > Campaign management > Technical delivery templates cartella della struttura Adobe Campaign.

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