Creazione e gestione di attività

Informazioni sulle attività

Adobe Campaign consente di creare attività e gestirne il ciclo di vita completo direttamente all’interno dell’applicazione. L’implementazione di programmi e campagne può essere suddivisa in attività assegnate agli operatori Adobe Campaign o a fornitori di servizi esterni. Questa modalità operativa consente di creare un ambiente di collaborazione aperto che includa tutti i partecipanti al programma e i partecipanti esterni.

Le attività possono essere create, visualizzate e monitorate dall’elenco delle attività o dal dashboard della campagna. Possono anche essere visualizzati e monitorati nelle pianificazioni del piano di marketing, dei programmi e delle campagne.

Le attività sono collegate alla campagna e possono avere dipendenze, ovvero attività associate. Ogni attività ha uno stato, una priorità, un carico stimato e i relativi costi.

Tutte le attività sono raggruppate in un elenco accessibile tramite la scheda Campagne . Per ulteriori informazioni, consulta Accesso alle attività.

Possono essere visualizzati nella pianificazione del programma a cui appartengono.

Accesso alle attività

Visualizzazione delle attività

Le attività vengono visualizzate nell’elenco delle attività accessibile tramite la scheda Campaigns .

È possibile visualizzare tutte le attività dell'operatore connesso.

Per ulteriori informazioni, consulta Stato di esecuzione di un task e Stato di avanzamento di un task.

Attività di filtro

Quando visualizzi questa visualizzazione, viene filtrata automaticamente per visualizzare solo operator tasks. È inoltre possibile filtrare le attività utilizzando i campi nella sezione superiore della finestra.

Modifica delle attività

Fai clic su un’attività per modificarla.

Creazione di una nuova attività

Per creare un’attività, fai clic sul collegamento Tasks nella scheda Campaigns e seleziona Create.

Immettere almeno il nome dell'attività e selezionare la campagna a cui è collegata. È inoltre necessario specificare le date di inizio e di fine. Queste tre informazioni sono obbligatorie.

Fai clic su Save per creare l’attività.

Puoi anche creare un’attività tramite il dashboard di una campagna: in questo caso, viene automaticamente collegato alla campagna da cui è stato creato.

Dopo la creazione di un'attività, questa viene aggiunta alla pianificazione della campagna e all'elenco delle attività. Per modificare un'attività, selezionala dalla pianificazione o fai clic sul suo nome nella panoramica dell'attività, quindi fai clic sul collegamento Open .

Per configurarlo, devi indicare:

È inoltre possibile aggiungere revisori (fare riferimento a Revisori) e documenti di riferimento (fare riferimento a Documenti a cui si fa riferimento).

Il ciclo di vita dell'attività è presentato in Ciclo di vita.

Manager e partecipanti

Solo l'operatore responsabile di un'attività è autorizzato a chiuderla.

Per impostazione predefinita, quando un operatore Adobe Campaign crea un’attività, questa viene assegnata automaticamente. Per selezionare un operatore diverso, utilizza il campo Assigned to .

NOTA

La gestione degli operatori è presentata in questa sezione.

È possibile specificare gli operatori coinvolti nell'esecuzione del compito. Questi operatori non sono autorizzati a chiudere l'attività. Possono approvare solo l'attività assegnata loro.

Vengono selezionati utilizzando l’icona Resources nella barra degli strumenti delle attività. Fare clic su Add e selezionare gli operatori interessati.

Fai clic su Ok e quindi inserisci il tasso di utilizzo: rappresenta il carico assegnato all’operatore per la durata dell’esecuzione dell’attività. Questo tasso è solo indicativo ed è espresso in percentuale.

Ad esempio, per un'attività la cui pianificazione di esecuzione è impostata su 10 giorni, un operatore il cui tasso di utilizzo è pari al 50% verrà mobilitato su questa attività per la metà dell'orario di lavoro per i 10 giorni.

Per ogni operatore, è possibile inserire un carico di lavoro programmato e un carico di lavoro effettivo. Queste durate sono anche solo a scopo informativo.

È possibile configurare un promemoria che verrà inviato automaticamente a tutti gli operatori coinvolti nell'attività prima della data di fine.

Puoi visualizzare il profilo dell’operatore Adobe Campaign tramite l’icona Edit link .

Il dashboard dell'operatore consente di controllarne il carico di lavoro (altre attività in corso).

Revisori

Oltre ai partecipanti, puoi definire gli operatori che esamineranno l’attività una volta chiusa dalla persona responsabile. A questo scopo, fai clic sull'opzione Enable task approval nella sezione in basso a sinistra della finestra Resources. Può trattarsi di un singolo operatore, di un gruppo di operatori o di un elenco di operatori.

Per specificare un elenco di operatori, fai clic sul collegamento Edit… a destra del primo revisore e aggiungi tutti gli operatori necessari, come illustrato di seguito:

È possibile definire una pianificazione di approvazione per l'attività nella sezione inferiore della finestra di configurazione del revisore. Per impostazione predefinita, i revisori dispongono di tre giorni a partire dalla data di invio per approvare l’attività. È possibile configurare un promemoria che verrà inviato automaticamente agli operatori interessati prima della scadenza dell'approvazione.

La persona responsabile dell'attività può assegnarsi il compito di approvarla, anche se altri operatori sono già stati assegnati a farlo. Se non è stato definito alcun revisore, le notifiche verranno inviate alla persona responsabile dell'attività. Anche tutti gli altri operatori Adobe Campaign con diritti Administrator possono approvare l’attività. Tuttavia, non riceveranno notifiche.

Documenti a cui si fa riferimento

È possibile aggiungere documenti e risorse di marketing a un'attività (per ulteriori informazioni, consulta Gestione delle risorse di marketing). A tale scopo, apri l’attività e fai clic sull’icona Documents nella barra degli strumenti delle attività.

Fare clic su Add e selezionare il documento da aggiungere all'attività. Applica lo stesso processo per le risorse di marketing.

I documenti di riferimento verranno visualizzati nelle notifiche inviate agli operatori coinvolti nell'attività, nonché nel dashboard attività.

Programma di esecuzione

Il periodo di validità di un'attività è indicato nei campi Start e End . Il carico programmato esprime il carico di lavoro da eseguire durante il periodo. È espresso in giorni o ore.

NOTA

Il ciclo di vita di un'attività viene presentato in Ciclo di vita.

Il campo Workload performed espresso anche in giorni e ore, consente di aggiornare manualmente l'avanzamento dell'attività rispetto al carico di lavoro pianificato.

Il Progress status dell'attività, espresso in percentuale, viene aggiornato automaticamente in base alle attività svolte dagli operatori interessati. Può essere immesso manualmente.

Queste informazioni possono essere visualizzate nel dashboard attività.

È visibile anche nella scheda della campagna.

Se la data di fine della pianificazione dell'esecuzione dell'attività è stata raggiunta ma l'attività non è stata completata, l'attività sarà Late. Viene inoltre visualizzato un messaggio di avviso agli operatori di avviso.

Per ulteriori informazioni, consulta Stato di avanzamento di un'attività.

Spese e entrate

È possibile definire le spese correlate e le entrate previste per ogni attività. Questi verranno calcolati e poi consolidati per la campagna a cui è associata l’attività.

Per specificare queste informazioni, fare clic sull'icona Expenses and revenue nella barra degli strumenti delle attività.

Per impostazione predefinita, il budget addebitato è il budget della campagna a cui è allegato l'attività. Viene visualizzato nei dettagli dell’attività.

NOTA

Per ulteriori informazioni su spese e budget, vedere Impegno sui costi, calcolo e addebito.

In questa finestra è inoltre possibile definire gli obiettivi da raggiungere. Gli obiettivi sono espressi in termini di entrate previste per il compito.

Provider di servizi

Un fornitore di servizi esterno può essere coinvolto nella gestione di un'attività.

A questo scopo, modificare le proprietà dell'attività e selezionare il provider di servizi interessato. Le categorie di costi associate al fornitore di servizi vengono automaticamente elencate nella sezione centrale della finestra.

Per ulteriori informazioni, consulta Creazione di un provider di servizi e relative categorie di costi.

Selezionare le categorie di costi relative all'esecuzione dell'attività. A questo scopo, selezionare il tipo di costo e, se necessario, aggiungere un importo a sovrapprezzo.

NOTA

Il metodo per la gestione dei budget e dei costi è presentato in Controllo dei costi.

Quando un provider di servizi è selezionato, viene visualizzato nel dashboard attività:

Attività in ritardo

Un'attività è in ritardo se ha raggiunto la data di fine senza che il suo stato cambi in Finished. Per impostazione predefinita, nessun operatore viene avvisato quando un'attività è in ritardo. Puoi configurare la consegna di un messaggio e-mail di notifica: tutti gli operatori possono essere informati anche se non sono coinvolti nell'attività.

Vai alla casella Resources e aggiungi l’operatore al campo Assignation . Per avvisare più persone, selezionare un gruppo di operatori.

Notifiche iniziali

Quando crei o modifichi un’attività con una data di inizio futura, Adobe Campaign offre di inviare un’e-mail alla persona responsabile dell’attività per informarla all’inizio.

Tuttavia, se l'attività che si sta creando è molto lontana, può essere preferibile pianificare l'invio della notifica prima dell'avvio dell'attività. Ad esempio, se l’attività inizia tra un mese, puoi inviare una notifica alla persona responsabile una settimana prima dell’inizio dell’attività.

Per pianificare una notifica, vai alla casella Resources e utilizza il campo Initial notification .

  • Per le attività all’interno delle campagne, seleziona una data e un’ora specifiche.
  • Per le attività all’interno dei modelli di campagna, l’ora di notifica è espressa come il tempo rimanente prima dell’inizio dell’attività (ad esempio, se immetti 2d nel campo Initial notification , l’e-mail verrà inviata 2 giorni prima della data di inizio dell’attività).

Se hai pianificato una notifica, quando salvi l’attività, Adobe Campaign ti offre ancora di inviare una notifica immediatamente. Puoi decidere di inviarlo e questo non sostituirà la notifica pianificata.

Attività collegata a un programma

È possibile creare attività direttamente in un programma per gestire le azioni relative alla loro organizzazione complessiva e non a una campagna specifica (ad esempio, una riunione per discutere il tema delle prossime campagne all’interno del programma). L'attività verrà visualizzata nella pianificazione del programma.

Per creare un'attività collegata direttamente a un programma:

  1. Apri la pianificazione del programma: nella home page, vai a Campaigns > Browse > Other choices > Programs. Il programma generale si apre nella sezione a destra della finestra.
  2. Nella pianificazione, fai clic sul programma desiderato: una finestra si apre con il programma in esso.
  3. In questa finestra, fai clic su Open. Viene visualizzata la pianificazione del programma.
  4. Fai clic sul pulsante Add sopra la pianificazione a destra, quindi fai clic su Add a task.

Disponibilità dell'operatore

Nel dashboard attività, un'icona accanto al nome dell'operatore indica che sta già lavorando su un'altra attività o un altro evento durante il periodo coperto dall'attività. (Attività che l'operatore è responsabile o coinvolto in: viene visualizzato nel campo Assigned to o nella casella attività Resources.

Attività in un flusso di lavoro

L’utilizzo di un elemento Task in un flusso di lavoro della campagna consente di definire due scenari a seconda che l’attività venga approvata o meno.

Nei flussi di lavoro delle campagne, l’attività Task si trova nella scheda Flow control .

Tipi di attività

Quando crei attività tramite una campagna, puoi creare attività specifiche. Il tipo di attività è definito nel modello selezionato.

È possibile pianificare le seguenti attività:

NOTA

Control task Le Grouping attività e possono essere create ​solo tramite il dashboard della campagna.
Vengono visualizzati nella mappa attività dell’operatore a cui sono assegnati. Vedere Accesso alle attività.

Attività di controllo

Un Control task è collegato all’approvazione della consegna: approvazione di targeting, contenuto, file di estrazione, budget o bozza.

Una volta creata, l’attività viene aggiunta al dashboard della campagna.

Puoi quindi modificarlo e specificarne i parametri.

Attività di creazione delle risorse di marketing

Puoi utilizzare un’attività di creazione di risorse di marketing per gestire la creazione e la pubblicazione di una risorsa di marketing. Se gestisci una risorsa tramite un’attività e non tramite la risorsa stessa, puoi:

  • Controlla il processo di creazione delle risorse tramite una campagna.
  • Visualizza il processo di creazione delle risorse in una pianificazione.
  • Gestisci il processo di creazione delle risorse (promemoria, notifiche).
  • Calcola e controlla i costi collegati alla creazione delle risorse.
  • Approva e pubblica la risorsa tramite l’attività (se l’opzione pertinente è abilitata).

Interazione tra l’attività e la relativa risorsa collegata

L’attività di creazione delle risorse di marketing interagisce con la risorsa ad essa collegata. Ciò significa:

  • La pianificazione della creazione delle risorse e i relativi costi vengono gestiti tramite l’attività.

  • Gli operatori possono lavorare sulla risorsa come normale (download o caricamento, blocco e sblocco): questo non influisce sull’attività.

  • L’approvazione e la pubblicazione delle risorse possono essere eseguite tramite l’attività : se l’opzione Publish the marketing resource è abilitata, la risorsa viene approvata e pubblicata automaticamente al termine dell’attività. Se l’opzione non è abilitata, l’attività e la risorsa non interagiscono: agire su uno non influenzerà l'altro.

    È possibile utilizzare una serie di attività collegate per definire un ciclo di approvazione completo. Seleziona l’opzione Publish the marketing resource solo per l’ultima attività: per pubblicare la risorsa, è necessario completare tutte le attività. Inoltre, quando crei un’attività risorsa marketing figlio, la risorsa verrà selezionata automaticamente nell’attività figlio.

    • Tramite la risorsa: se si invia la risorsa per l’approvazione o l’approvazione, queste azioni non avranno alcun impatto sull’attività.
    • Tramite l’attività: se l’ Publish the marketing resource opzione è selezionata nell’attività, la risorsa viene approvata e pubblicata automaticamente al termine dell’attività (vedi sopra). Se l’opzione non è selezionata, l’attività e la risorsa non interagiscono: agire su uno non influenzerà l'altro.

Configurazione di un’attività di creazione di risorse di marketing

La persona che esamina l’attività non è necessariamente la stessa persona che esamina il contenuto definito nella risorsa. Tuttavia, se è selezionata l’opzione Publish the marketing resource (vedi di seguito), il revisore dell’attività è autorizzato ad approvare il contenuto della risorsa, in quanto il completamento dell’attività approva automaticamente la risorsa (o, se non è definito alcun revisore, il task manager).

Nel campo Marketing resource , definisci la risorsa da gestire tramite questa attività. Puoi:

  • Seleziona una risorsa esistente: l’elenco a discesa offre tutte le risorse con lo stato Being edited.
  • Creazione di una risorsa: fai clic sull'icona Select the link , quindi fai clic sull'icona Create .

L’opzione Publish the marketing resource consente di automatizzare la pubblicazione delle risorse: una volta che l’attività è Finished, lo stato della risorsa passa automaticamente a Published, anche se non è stato inviato per l’approvazione o approvato, incluso se il revisore che completa l’attività non è il revisore del contenuto definito nella risorsa.

Il pulsante Publish the resource viene reso disponibile e il revisore della pubblicazione delle risorse riceve un messaggio e-mail di notifica per informarlo che è pronto per essere pubblicato. Nella scheda Edit > Tracking diventa visibile la revisione e la pubblicazione da parte del revisore delle attività. Se è stato definito un flusso di lavoro di post-elaborazione della risorsa, questo viene eseguito ora.

Attività di raggruppamento

L'attività di tipo Grouping task consente di raggruppare diverse attività e sincronizzare la gestione dei relativi progressi e la relativa approvazione.

Le attività di raggruppamento non presentano spese o risorse collegate.

Tutte le attività raggruppate in un'attività di raggruppamento possono essere visualizzate sul proprio dashboard. Ciò ti consente di filtrare l’elenco delle attività in modo da visualizzare solo quelle che ti interessano.

Le attività di raggruppamento dispongono di un collegamento che consente di creare facilmente un’attività raggruppata.

Per creare un’attività raggruppata in base a un’attività di raggruppamento, accedi al dashboard della campagna e fai clic sul nome dell’attività di raggruppamento per visualizzarne la descrizione, quindi fai clic su Add a task.

Tuttavia, se hai già creato un’attività che desideri collegare a un’attività di raggruppamento, puoi farlo tramite il campo Linked to della casella Properties.

Attività di notifica

Le attività di notifica consentono di pianificare le consegne e-mail (a un operatore, un gruppo di operatori, un provider di servizi, ecc.). Questo consente di pianificare i promemoria, ad esempio per avvisare un utente che una campagna è in fase di completamento o per inviare documenti prima dell’inizio di una campagna in modo che gli operatori possano prepararla. Ciò significa che puoi tenere traccia delle comunicazioni all’interno della campagna o del programma e controllare da vicino le azioni eseguite.

Ciclo di vita

Le attività di notifica non richiedono l'approvazione. Ciò significa che il loro ciclo di vita è più semplice di quello di un compito standard:

Un'attività di notifica può avere i seguenti stati:

  • Scheduled fino a quando l’e-mail non è stata inviata
  • In progress una volta inviata l’e-mail e fino al raggiungimento della data di fine
  • Finished una volta raggiunta la data di fine.

Configurazione

Durante la creazione, è necessario inserire nell’attività i seguenti elementi:

  • Assigned to : l’operatore o il gruppo di operatori che riceverà l’e-mail. Se riassegni l’attività una volta inviata l’e-mail, questa non verrà inviata al nuovo operatore (a questo scopo, devi reinizializzare l’attività e modificarne la data di inizio).

  • Data di inizio attività: data in cui verrà inviata l’e-mail di notifica. Tale data deve avvenire in futuro al momento della registrazione dell'attività.

  • Data fine attività: la data in cui lo stato dell’attività cambia in Finished. Per impostazione predefinita, la data di fine è identica alla data di inizio. Tuttavia, l'assegnazione di una durata all'attività consente di simboleggiare il tempo che l'operatore deve utilizzare nella pianificazione, se necessario.

  • Description : il testo inserito qui verrà visualizzato nel corpo del messaggio e-mail di notifica.

Puoi aggiungere un allegato all’attività e all’e-mail di notifica. A questo scopo, fai clic sull’icona Documents nella barra degli strumenti nell’angolo in alto a destra.

Ciclo di vita

Il pulsante Properties di ogni attività consente di definire i collegamenti tra attività in una campagna. È possibile suddividere le attività in sottoattività utilizzando un'attività di raggruppamento (vedere Attività collegate) oppure definire le dipendenze tra le attività (vedere Attività di raggruppamento).

Attività collegate

Utilizzare il campo Linked task per associare le attività a un’attività di raggruppamento. Vedere Tipi di attività.

Nell’esempio seguente, l’approvazione del targeting è suddivisa in quattro sottoattività.

Ogni sottoattività è un’attività standard collegata all’attività principale.

Raggruppamento delle attività

Utilizzare il campo Grouped to per fare in modo che l'esecuzione di un'attività dipenda dall'esecuzione di un'altra attività.

La dipendenza tra le attività è rappresentata dalle frecce nel dashboard della campagna.

Nel caso di attività raggruppate, Adobe Campaign assegna automaticamente la data di fine dell'attività principale all'attività figlio come data di inizio. Ad esempio, se un'attività Crea invito termina il 15 ottobre alle 15:30, l'attività Invia e-mail di invito figlio inizierà il 15 ottobre alle 15:30.

Inoltre, se si posticipa la fine di un'attività padre, alcune delle sue attività figlio potrebbero essere interessate: si tratta delle attività secondarie il cui stato è Scheduled e la cui data di inizio è precedente alla nuova data di fine dell'attività principale. La durata dell'attività rimane la stessa. Se la data di inizio di un'attività figlio è successiva alla nuova data di fine dell'attività padre, l'attività figlio non viene interessata.

Esempio

Un'attività padre pianificata per terminare il 9 ottobre alle 17:00 dispone di due attività figlio, l'attività A e l'attività B. L'attività A è prevista per l'inizio il 10 ottobre alle 22 e l'attività B è prevista per l'inizio il 12 ottobre alle 8.

Rimandiamo l'attività padre: ora termina l'11 ottobre alle 13. L'unico compito A è rinviato e inizierà l'11 ottobre alle 13.

Stato di esecuzione di un'attività

Gli stati delle attività possono essere visualizzati nella mappa attività. Lo stato di esecuzione di un’attività viene aggiornato automaticamente in base alle azioni dell’operatore.

Un’attività può essere: Scheduled, In progress, Finished, Canceled, Pending approval o Rejected.

  • Quando un’attività viene creata, è Scheduled se la data di inizio è futura. Mantiene questo stato fino al raggiungimento della data di inizio.
  • Una volta avviato, l’attività è In progress. Quando la persona responsabile dell'attività la chiude, cambia in Finished.
  • Se è stato definito un revisore, l'attività sarà Pending approval una volta che la persona responsabile lo chiude e fino a quando il revisore lo approva. Se il revisore lo rifiuta, l'attività sarà Rejected.
  • Un'attività può essere annullata dalla persona responsabile tramite il dashboard o il Task map facendo clic sul pulsante Cancel .
  • Per pianificare un'attività, immettere una data di inizio futura. Puoi quindi inviare una prima notifica agli operatori Adobe Campaign coinvolti nell’esecuzione dell’attività. Vedere Ciclo di vita completo dell'attività.
NOTA
  • Lo stato dell’attività viene aggiornato automaticamente.
  • Anche se il periodo di validità è terminato, i compiti non chiusi sono ancora inclusi nell'elenco dei compiti in corso. Un avviso avvisa gli operatori che l’attività è in ritardo.

Stato di avanzamento di un'attività

Oltre al relativo stato di esecuzione, un’attività può essere associata a uno stato di avanzamento: Late, To approve, To do today o To do this week. Queste informazioni vengono immesse automaticamente in base alla pianificazione delle attività.

È possibile filtrare l'elenco delle attività in base allo stato di avanzamento o di processo.

Per ulteriori informazioni, consulta Accesso alle attività.

Ciclo di vita completo delle attività

Di seguito sono riportate le fasi di un ciclo completo di vita dell'attività per le quali la persona responsabile ha definito partecipanti e revisori.

  1. Il responsabile crea l’attività ed entra nei vari campi. Per ulteriori informazioni, consulta Creazione di una nuova attività.

    Durante la creazione e la modifica di un'attività pianificata nel futuro (fino a quando la data di inizio dell'attività non viene raggiunta), è possibile inviare una notifica ai partecipanti e ai manager per informarli che è stata pianificata una nuova attività.

    Per inviare questa prima notifica, fai clic su Yes. Questa notifica comunica loro l’attività successiva e include dettagli sul contenuto e sul numero di giorni rimanenti fino alla scadenza.

    Quando un'attività viene creata e pianificata per il futuro, il suo stato è Scheduled.

  2. Nella data di inizio dell’attività, la persona responsabile e i partecipanti ricevono una notifica che informa che l’attività è stata avviata. Il suo stato cambia in In progress.

  3. Dopo aver completato la sezione assegnata ai partecipanti, questi possono approvare l’attività:

    • tramite l’e-mail di notifica.

    • tramite la console o l’interfaccia Web, nel dashboard attività.

  4. Ogni volta che un partecipante approva un processo, lo stato di avanzamento dell'attività viene aggiornato.

  5. Il revisore riceve un messaggio e-mail di notifica che gli informa che l’operatore ha completato la sezione assegnata.

    Possono seguire i progressi nel dashboard delle attività.

  6. Una volta che il responsabile dell’attività decide che è stata completata, può chiuderla, utilizzando il collegamento presente nell’e-mail di notifica inviata all’avvio dell’attività, nella console o nell’interfaccia.

    NOTA

    La persona responsabile di un'attività può chiuderla in qualsiasi momento, anche se mancano le approvazioni. Lo stato di avanzamento diventa automaticamente 100%.

  7. Lo stato dell’attività diventa To approve e viene inviata una notifica al revisore.

    Approvano l’attività tramite l’e-mail di notifica, la console o l’interfaccia web.

    Possono agire tramite il dashboard della campagna:

    È inoltre possibile utilizzare il pulsante di approvazione attività:

    NOTA

    Lo stato dell'attività verrà modificato in To approve solo se è stata attivata l'opzione Enable task validation nella finestra Resources dell'attività.
    Se il revisore rifiuta l'attività, il suo stato cambia in Rejected e il ciclo di vita dell'attività si riavvia automaticamente.

  8. Lo stato dell’attività diventa Finished. Viene inviata una notifica a tutte le parti interessate.

    NOTA

    Al termine di un'attività, il suo ciclo di vita può essere reinizializzato dalla persona responsabile. A questo scopo, apri l’attività e fai clic sul collegamento Reset task to execute it again… nella parte inferiore del dashboard.

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