Créer une opération locale

Une opération locale est une instance d'opération créée à partir d'un modèle d'opération référencé dans la liste des kits d'opération avec un planning d'exécution spécifique à chaque commande de l'entité locale. L'objectif est de répondre à un besoin local de communication en utilisant un modèle d'opération formalisé et paramétré par l'entité centrale. Les grandes étapes de la mise en oeuvre d'une opération locale sont les suivantes :

Pour l'entité centrale

  1. Créer un modèle d'opération locale.
  2. Créer un kit d'opération à partir du modèle.
  3. Publier le kit d'opération.
  4. Valider les commandes.

Pour l'entité locale

  1. Commander l'opération.
  2. Exécuter l'opération.

Créer un modèle d'opération locale

Pour créer un kit d'opération, vous devez d'abord créer le modèle d'opération à partir du noeud Ressources > Modèles.

Pour créer un nouveau modèle d'opération locale, dupliquez le modèle par défaut Opération locale (opLocal).

Nommez votre modèle d'opération et renseignez les champs disponibles.

Dans la fenêtre de l'opération, cliquez sur l'onglet Edition, puis sur le lien Paramètres avancés de l'opération….

Interface Web

Dans l'onglet Marketing Distribué, vous pouvez choisir le type d'interface Web, les valeurs par défaut et indiquer les paramètres avancés à saisir lors de la commande par les entités locales.

L'interface Web correspond à un formulaire à renseigner par l'entité locale lors de la commande de l'opération.

Sélectionnez le type d'interface Web à appliquer aux opérations créées à partir du modèle :

Quatre types d'interface Web sont disponibles :

  • Par brief : l'entité locale doit éditer un brief où elle peut saisir la description des paramètres de l'opération. Une fois la commande validée, l'entité centrale paramètre et exécute l'intégralité de l'opération.

  • Par formulaire : l'entité locale a accès à un formulaire Web où elle peut, par exemple, éditer le contenu, la cible, la taille maximale de la cible, ainsi que les dates de création et d'extraction grâce à des champs de personnalisation, selon le formulaire utilisé. Il est possible pour l'entité locale d'évaluer la cible et de prévisualiser le contenu depuis ce formulaire Web.

    Le formulaire proposé est défini dans une application web qui doit être sélectionnée dans la liste déroulante du champ Interface web dans le lien Paramètres avancés de l’opération… du modèle. Voir la section Créer une opération locale par formulaire.

    Remarque

    L'application Web utilisée ici est un exemple. Vous devez créer une application Web spécifique pour pouvoir utiliser un formulaire. Voir API.

  • Par formulaire externe : l'entité locale a accès aux paramètres de la campagne dans son extranet (non Adobe Campaign). Ces paramètres sont identiques à ceux d'une opération locale par formulaire.

  • Simple : l'entité locale commande l'opération en utilisant le formulaire par défaut, sans la localiser.

Les valeurs par défaut

Sélectionnez les Valeurs par défaut qui seront renseignées par les entités locales. Par exemple :

  • les dates de contact et d'extraction,
  • les caractéristiques de la cible (segment d'âge, etc.).

Sélectionnez le Programme d'appartenance et le Budget.

Validations

A partir du lien Paramètres avancés de saisie de l'opération…, vous pouvez définir le nombre maximum de validants.

Les validants seront renseignés par l'entité locale lors de la commande de l'opération.

Si l'on ne souhaite pas renseigner de validants pour les opérations, le nombre de validants doit être défini à 0.

Documents

Vous pouvez permettre aux opérateurs de l'entité locale d'associer des documents (fichiers textes, tableurs, images, description de l'opération, etc.) à l'opération locale, lors de la création de la commande. Le lien Paramètres avancés de saisie de l'opération… permet de limiter le nombre de documents. Pour cela, indiquez le nombre maximum de documents autorisés dans le champ Nombre de documents.

Lors de la commande d'un kit d'opération, le formulaire propose d'associer autant de documents qu'indiqué dans le champ correspondant du modèle :

Pour ne proposer aucun champ pour le téléchargement de documents, saisissez la valeur 0 dans le champ Nombre de documents.

Remarque

Les paramètres avancés de saisie de l'opération… peuvent être désactivés en cliquant sur Ne pas afficher la page de saisie des paramètres de l'opération.

Workflow

Dans l'onglet Ciblages et workflows, créez le workflow de l'opération qui collecte les Valeurs par défaut définies dans les Paramètres avancés de l'opération… et crée les diffusions.

Double-cliquez sur l'activité Requête pour la paramétrer en fonction des Valeurs par défaut définies.

Diffusion

Dans l'onglet Suivi, cliquez sur l'icône Détails pour avoir accès à la Planification de la diffusion choisie.

L'icône Planification vous permet de paramétrer la date de contact et d'exécution de la diffusion.

Au besoin, paramétrez la taille maximale de la diffusion :

Localisez le HTML de votre diffusion. Par exemple, dans Diffusion > Commande courante > Champs additionnels, utilisez le champs Segment d'âge pour localiser la diffusion en fonction de l'âge de la cible.

Enregistrez votre modèle d'opération. Vous pouvez désormais l'utiliser depuis la vue Kits d'opération de l'univers Campagnes, en cliquant sur le bouton Créer.

Remarque

Les modèles d’opération et leur paramétrage général sont présentés dans la section Modèles d’opération.

Créer le kit d'opération

Pour mettre à disposition le modèle d'opération auprès des entités locales, il doit être ajouté dans la liste. Pour cela, l'entité centrale doit créer un nouveau kit.

Les étapes sont les suivantes :

  1. Dans la section Navigation de l'univers Campagnes, cliquez sur le lien Kits d'opération.

  2. Cliquez sur le bouton Créer.

  3. La section supérieure de la fenêtre permet de sélectionner le modèle de kit d'opération défini précédemment.

    Par défaut, le modèle Nouveau kit d'opération (localEmpty) peut être utilisé pour les opérations locales.

  4. Définissez le libellé du kit d'opération, son dossier d'enregistrement et indiquez son planning de réalisation.

Dates

Les dates de début et de fin correspondent à la période de visibilité de l'opération dans la liste des kits.

La date de disponibilité est la date à partir de laquelle l'opération est disponible auprès des entités locales (pour la commander).

ATTENTION

Si une entité locale n'a pas réservé l'opération avant la date limite d'inscription, elle ne pourra pas y participer.

Ces informations sont accessibles depuis le mail de notification adressé aux agences locales, comme dans l'exemple ci-dessous :

Audience

Pour une opération locale, l'entité centrale peut définir les entités locales impliquées en cochant l'option Restreindre le kit à un ensemble d'entités locales.

Paramétrages additionnels

Lorsque le kit est enregistré, l'entité centrale peut l'éditer depuis l'onglet Edition.

Depuis l'onglet Général, l'entité centrale peut :

  • paramétrer le ou les validants du kit d'opération depuis le lien Paramètres de validation…,
  • revoir le planning de réalisation,
  • ajouter ou supprimer des entités locales.
Remarque

Par défaut, chaque entité ne peut commander qu'une seule fois une opération locale.

Cochez l'option Autoriser la création multiple pour lui permettre de créer plusieurs opérations locales à partir du kit d'opération.

Notifications

Lorsqu’une opération est disponible ou lorsque la date limite d’inscription est atteinte, un message est adressé aux opérateurs du groupe de notification indiqué au niveau de l’entité locale. Voir à ce propos la section Entités organisationnelles.

Commander une opération

Une fois validés et leur période de réalisation débutée, les kits d'opération sont accessibles au niveau des entités locales. Les acteurs locaux sont avisés par email de la disponibilité d'un nouveau kit d'opération (dès que sa date de disponibilité est atteinte).

Remarque

Si des entités locales ont été indiquées lors de la création du kit d'opération, elles seules recevront une notification. Si aucune entité locale n'a été indiquée, toutes les entités locales recevront une notification.

Pour utiliser une opération proposée par l'entité centrale, l'entité locale doit la commander.

Pour commander une opération :

  1. Cliquez sur lien Commander l'opération dans le message de notification, ou sur le bouton correspondant dans la console Adobe Campaign.

    Saisissez votre identifiant et votre mot de passe pour procéder à la commande. L'interface de saisie des paramétrages se compose d'un ensemble de pages définies dans une application Web.

    Remarque

    Les applications Web sont présentées dans le guide Fonctionnalités Web .

  2. Renseignez les informations utiles dans la première page (libellé de la commande et commentaire) et cliquez sur Suivant.

  3. Renseignez les paramètres disponibles et validez la commande.

  4. Une notification est adressée au responsable de l'entité organisationnelle à laquelle appartient l'agence locale, pour valider cette commande.

  5. L'information est remontée au niveau de l'entité locale et de l'entité centrale. Si chaque entité locale ne voit que ses commandes, l'entité centrale peut visualiser toutes les commandes de toutes les entités locales, comme ci-dessous :

    Les opérateurs peuvent afficher le détail de la commande :

    L'onglet Edition contient les informations renseignées par l'entité locale lors de la commande :

  6. La commande doit être validée par l'entité centrale pour être définitive.

    Voir à ce propos la section Processus de validation.

  7. L’opérateur local est alors notifié de la disponibilité de l’opération : elle est accessible à partir de la liste des kits d’opérations de l’univers Campagnes. Il peut alors l’utiliser. Voir à ce propos la section Accéder aux opérations.

    L'option Démarrer le ciblage à la validation de la commande permet à l'entité locale d'exécuter l'opération dès que sa commande a été validée.

Valider une commande

Pour confirmer la commande d'une opération, l'entité centrale doit la valider.

La vue d'ensemble Commandes d'opération, accessible à partir du lien correspondant dans l'univers Campagnes, permet de visualiser l'état des commandes d'opérations et de procéder à leur validation.

Remarque

Tant que la commande n'est pas validée, les acteurs locaux peuvent la modifier.

Processus de validation

Notification par email

Lorsqu'une commande d'opération est effectuée par une entité locale, les opérateurs validants de cette entité sont notifiés par email, comme dans l'exemple ci-dessous :

Remarque

La sélection des opérateurs validants est présentée dans la section Validants. Ils peuvent accepter ou refuser la commande.

Validation via la console Adobe Campaign

La commande peut également être validée à partir de la console, depuis la vue d'ensemble des commandes d'opérations. Pour valider une commande, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton Valider la commande.

Remarque

L'opération peut toujours être éditée et ses paramètres modifiés, jusqu'à la date de disponibilité de l'opération. L'entité locale peut également renoncer à l'opération en cliquant sur le bouton Annuler.

Créer une campagne

Lorsque la commande d'une opération est validée, celle-ci peut être paramétrée et exécutée par l'entité locale.

Voir à ce propos la section Accéder aux opérations.

Refuser une validation

L'opérateur validant peut refuser la validation d'un kit d'opération ou d'une commande.

Si l'opérateur validant refuse une commande, la notification correspondante est automatiquement envoyée aux entités locales concernées : elle affiche le commentaire saisi par l'opérateur ayant refusé la validation.

L'information est affichée dans la liste des kits d'opération ou dans celle des commandes d'opérations. Lorsqu'elles ont accès à la console Adobe Campaign, les entités locales peuvent ainsi être informées de ce refus.

Elles peuvent visualiser le commentaire saisi dans l'onglet Edition du kit d'opération.

Opérateurs validants

Les opérateurs validants sont notifiés par email lorsqu'une validation est requise.

Pour chaque entité locale, les opérateurs validants sont sélectionnés pour l’approbation des commandes d’opération et la validation de la campagne. Pour plus d’informations sur la sélection des opérateurs validants, voir la section Entités organisationnelles.

Remarque

La validation de la commande ne doit pas encore être effective pour que cette sélection soit possible.

Annuler une commande

L'entité centrale a la possibilité d'annuler une commande à partir du bouton Supprimer, disponible dans le tableau de bord de la commande.

L'opération est alors annulée au niveau de la vue Commandes d'opérations.

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