Controllare i costi

Adobe Campaign consente di controllare i costi di marketing pianificati, impegnati e fatturati e di suddividerli per categoria utilizzando il modulo Gestione delle risorse di marketing .

I costi impegnati per i vari processi di una campagna sono imputati a un budget definito in anticipo dal reparto marketing. Gli importi possono essere suddivisi in diverse categorie per rendere le informazioni più leggibili e fornire una relazione più dettagliata sugli investimenti di marketing.

La gestione e il tracciamento dei budget sono centralizzati in un nodo dedicato della struttura di Adobe Campaign. Questo consente di monitorare gli importi allocati, riservati, impegnati e spesi dalla stessa vista e per tutti i budget.

Per attuare la gestione del bilancio utilizzando MRM è necessario applicare le seguenti misure:

  1. Definizione del budget

    Per ulteriori informazioni, consulta Creare un budget.

  2. Definizione del metodo di calcolo del costo

    Le strutture dei costi sono definite per i fornitori di servizi. Vedere Creare un provider di servizi e le relative categorie di costi.

  3. Definizione dei costi della campagna (consegne/attività)

    I costi sostenuti dalle consegne e dalle attività vengono immessi singolarmente o globalmente per il modello della campagna. Vedere Calcolo dei costi e delle scorte.

  4. Consolidamento

    In base allo stato di avanzamento dei compiti, delle consegne e della campagna, i costi saranno calcolati e trasferiti al bilancio corrispondente.

    Quando la creazione della campagna è sufficientemente avanzata, lo stato di avanzamento del budget della campagna può essere modificato in Specified. Il costo calcolato del programma viene quindi inserito automaticamente con i costi calcolati sulla campagna. Vedere Impegno sui costi, calcolo e addebito.

Creare un budget

I budget vengono creati nella mappa tramite il nodo Campaign management > Budgets. Il pulsante New nella barra degli strumenti consente di creare un budget.

  • Aggiunta di un nuovo budget

    Fare clic sull'icona New, assegnare un nome e salvare il budget.

  • Inserimento dell'importo iniziale

    Indicare l'importo assegnato nel campo pertinente. Gli altri importi vengono inseriti automaticamente. Vedere Calcolare gli importi.

  • Definizione del periodo di validità

    Specifica le date di inizio e di fine. Queste informazioni sono solo indicative.

  • Spese

    Creare le categorie di spesa a cui vengono assegnati i costi a questo budget per campagne, attività, ecc. può essere collegato. Vedere Categorie spese.

NOTA

È possibile selezionare un budget correlato.

Per ulteriori informazioni, consulta Collegamento di un budget a un altro.

Calcola importi

Ogni budget è definito da un importo iniziale che verrà ridotto dai costi delle varie campagne, consegne o attività correlate dopo che sono state pianificate o eseguite. Lo stato degli importi (pianificati, riservati, impegnati, spesi o fatturati) dipende dal tipo di costo e dal livello di impegno definito nella campagna, nella consegna o nell’attività.

NOTA

Gli importi inseriti per le categorie devono corrispondere alla dotazione di bilancio definita nel campo Allocated .

Per le campagne, in base al livello di impegno, è possibile pianificare, impegnare o riservare un costo per un'azione futura.

ATTENZIONE

Quando viene creata una campagna, lo stato di avanzamento in Budget deve essere impostato su Defined affinché i costi vengano presi in considerazione al momento dell’esecuzione. Se lo stato è Being edited, i costi non verranno consolidati.

L'opzione Commitment level rappresenta una proiezione dei costi nel futuro prima che vengano addebitati al budget. In base all’avanzamento di una campagna, un’attività o una consegna, puoi decidere di assegnare un livello di impegno superiore o inferiore (1). Pianificato, 2. Riservato, 3. Impegnato) utilizzando la casella combinata.

Ad esempio, il costo previsto stimato per una campagna web è di 45.000 euro.

Per la campagna, quando lo stato di creazione del budget è impostato su Defined, il costo reale della campagna (o, in mancanza, il costo calcolato) verrà riportato nei totali del budget.

A seconda del livello di impegno del budget della campagna, l’importo verrà inserito nel campo Planned, Reserved o Committed.

Il livello di impegno può essere modificato:

  • nel livello campaign, nella finestra Budget, si trova nella scheda Edit . Qui sono configurati budget, costi e spese.
  • nel livello attività, nella finestra Expenses and revenues.

Quando il budget è Reserved, l'aggiornamento viene eseguito automaticamente per il budget addebitato.

La procedura è la stessa a livello di task.

Quando una spesa dà luogo a una fattura e la fattura viene pagata, il relativo importo viene quindi inserito nel campo Invoiced.

Categorie di spesa

Gli importi possono essere distribuiti in diverse categorie di spesa per una migliore leggibilità dei dati e per una più dettagliata segnalazione degli investimenti di marketing. Le categorie di spesa vengono definite durante la creazione del budget, tramite il nodo Budgets della struttura.

Per aggiungere una categoria, fai clic sul pulsante Add nella sezione inferiore della finestra.

È possibile selezionare una categoria tra quelle esistenti o definire una nuova categoria immettendola direttamente nel campo . Quando confermi l’input, un messaggio di conferma ti consente di aggiungere questa categoria all’elenco delle categorie esistenti e di associarla, se necessario, a una Natura. Queste informazioni saranno utilizzate nei rapporti di bilancio.

Collegare un budget a un altro

Puoi collegare un budget a un budget principale. A questo scopo, selezionare il budget principale nel campo related budget dei budget secondari.

Verrà aggiunta una scheda aggiuntiva al budget principale per visualizzare l'elenco dei budget correlati.

Tali informazioni sono riportate nelle relazioni di bilancio.

Aggiungi righe di spesa

Le linee di spesa vengono aggiunte automaticamente al budget. Vengono create durante l’analisi della consegna e al termine di un’attività.

Per ogni campagna, consegna o attività, i costi generati sono raggruppati nelle linee di spesa del budget a cui sono addebitati. Tali linee di spesa sono create in base alle linee di costo del fornitore di servizi interessato e calcolate tramite le strutture di costo associate.

Ciascuna riga di spesa contiene pertanto le seguenti informazioni:

  • La campagna e la consegna o l’attività a cui è correlata
  • Importo calcolato in base alle strutture di costo o ai costi provvisori stimati
  • Costo reale della consegna o del compito in questione
  • Linea della fattura corrispondente (solo MRM)
  • Elenco dei costi calcolati per categoria di costi (se esiste una struttura dei costi)

Nell'esempio precedente, la linea di spesa modificata contiene i costi calcolati per la consegna Nuove schede per la campagna Loyalty Spring Pack. Quando la consegna viene modificata, la scheda Direct Mail ti consente di vedere come viene calcolata la riga di spesa.

Il calcolo dei costi per questa consegna si basa sulle categorie di costi selezionate per il fornitore di servizi interessato:

In base alle categorie di costo selezionate, le strutture di costo corrispondenti vengono applicate per calcolare le linee di costo. In questo esempio, per il fornitore di servizi interessato, le strutture di costo sono le seguenti:

NOTA

Le categorie e le strutture di costo sono presentate in Creare un provider di servizi e le relative categorie di costi.

Impegno sui costi, calcolo e addebito

I costi possono essere impegnati per consegne e attività. In base all'avanzamento del processo a cui è correlato, lo stato di un costo viene aggiornato.

Processo di calcolo dei costi

I costi sono suddivisi in tre categorie:

  1. Costo provvisorio stimato

    Il costo provvisorio stimato è una stima dei costi per i processi della campagna. Finché è in corso di modifica, gli importi immessi non sono consolidati. Deve avere lo stato Specified per gli importi da prendere in considerazione nei calcoli.

    Questo importo viene immesso manualmente e può essere suddiviso in diverse categorie di spesa. Per ridurre un costo, fai clic sul collegamento Breakdown… e quindi sul pulsante Add per definire un nuovo importo.

    È possibile associare ogni costo a una categoria in modo che la suddivisione dei costi per categoria di spesa possa essere visualizzata in un secondo momento nel budget correlato e nei rapporti sul budget.

  2. Costo calcolato

    Il costo calcolato dipende dall’elemento interessato (campagna, consegna, attività, ecc.) e il relativo stato (in corso, in corso, terminato). In ogni caso, se il costo reale è specificato, il costo calcolato utilizzerà questo importo.

    Se il costo reale non viene fornito, si applicano le seguenti regole:

    • Per una campagna in corso di modifica, il costo calcolato è il costo provvisorio stimato della campagna oppure, se tale costo non è definito, il costo calcolato sarà la somma di tutti i costi provvisori delle consegne e dei compiti della campagna. Se la campagna è finita, il costo calcolato della campagna sarà la somma di tutti i costi calcolati.
    • Per una consegna che non è ancora stata analizzata, il costo calcolato corrisponde al costo provvisorio stimato. Se l'analisi è già stata eseguita, il costo calcolato sarà la somma di tutti i costi calcolati dal servizio che fornisce strutture di costo e il numero di destinatari interessati.
    • Per un'attività in corso, il costo calcolato utilizza il costo provvisorio stimato. Se l'attività è terminata, il costo calcolato sarà la somma di tutti i costi calcolati dalle strutture di costo del fornitore di servizi e del numero di giorni completati.
    • Per il piano di marketing, come per il programma, il costo calcolato corrisponde alla somma dei costi calcolati per le campagne. Se tali costi non sono specificati, il costo calcolato utilizzerà i costi provvisori stimati.
    NOTA

    Il collegamento Breakdown ti consente di visualizzare i dettagli del calcolo e la data dell’ultimo calcolo del costo.

  3. Costo reale

    Il costo reale viene immesso manualmente e, se necessario, è suddiviso in diverse categorie di spesa.

Calcolo e ricarica

I costi sono calcolati tramite strutture di costo e imputati ai bilanci selezionati nelle campagne, nelle consegne o nei compiti in questione.

È possibile eseguire un controllo sugli importi impegnati nelle campagne tramite l’approvazione del budget. È possibile creare attività aggiuntive in stile checkpoint in una campagna per impostare altre approvazioni. Vedere Tipi di attività.

Esempio

Stiamo per creare una campagna con:

  • Una consegna di direct mailing utilizzando le strutture dei costi di un fornitore di servizi
  • Un'attività con un costo fisso
  • Un'attività con un costo giornaliero

Passaggio 1: creare il budget

  1. Crea un nuovo budget tramite il nodo Campaign management > Budgets .

  2. Definire un budget di 10.000 euro nel campo Allocated della sezione Amounts. Aggiungi due categorie di spesa nella sezione inferiore della finestra:

Passaggio 2: configurare il provider di servizi e definire le strutture dei costi

  1. Crea un provider di servizi e un modello di servizio con la relativa struttura dei costi dal nodo Administration > Campaigns. Per ulteriori informazioni, consulta Creare un provider di servizi e le relative categorie di costi.

    Per le consegne di direct mailing, crea le categorie di costo Envelopes (tipi 114x229 e 162x229), Postage e Print (tipi A3 e A4). E poi creare le seguenti strutture di costo:

  2. Aggiungi un costo fisso (nelle categorie di costo) il cui calcolo è fisso e il cui importo è vuoto (nella corrispondente struttura di costo) e che verrà specificato singolarmente per ciascuna consegna.

    Per le attività, creare le due categorie di costo seguenti:

    • Room reservation (Camera piccola e Camera grande), con struttura a ​costo fisso di 300 e 500 Euro:

    • Creation (Content templatetype), con una struttura ​giornaliera di 300 Euro:

Passo 3 - Carica il budget nella campagna

  1. Crea una campagna e seleziona il budget creato al passaggio 1.

    NOTA

    Per impostazione predefinita, il budget selezionato per il programma viene applicato a tutte le campagne del programma.

  2. Specificare il costo provvisorio stimato, con ripartizione:

  3. Fare clic su Ok e quindi su Save per confermare queste informazioni. Il costo calcolato della campagna viene quindi aggiornato con il costo provvisorio stimato.

Passaggio 4: creare la consegna della direct mailing

  1. Crea un flusso di lavoro per la campagna e posiziona le attività di query per selezionare la destinazione (è necessario specificare l’indirizzo postale del destinatario).

  2. Crea una consegna direct mailing e seleziona il provider di servizi creato nel passaggio 2: le categorie di costi vengono visualizzate automaticamente.

  3. Ignorare il costo delle buste e aggiungere un costo fisso. Selezionare anche le categorie interessate da tali costi.

    NOTA

    Se una delle categorie di costi non viene utilizzata, non genererà alcuna spesa.

  4. Avvia il flusso di lavoro appena creato per avviare l’analisi e calcolare i costi.

  5. Se l'approvazione del budget è abilitata per questa campagna, approva il budget dal dashboard. È possibile controllare l'approvazione delle categorie di costi.

La riga di spesa relativa alla consegna viene aggiunta nella scheda Edit > Budget della campagna. Modificalo per visualizzare i dettagli del calcolo.

Il costo calcolato per la consegna viene aggiornato con queste informazioni:

Quando si modifica il costo calcolato, è possibile controllare la suddivisione del costo e lo stato e la data del calcolo del costo.

Passaggio 5: creare attività

A questa campagna verranno aggiunte le due attività per le quali le strutture dei costi sono state create in precedenza (vedere Passaggio 2 - Configurare il provider di servizi e definire le strutture dei costi). A questo scopo, nel dashboard della campagna, fai clic sul pulsante Add a task . Denomina l'attività e fai clic su Save.

  1. L’attività viene quindi aggiunta all’elenco delle attività. È necessario modificarlo per configurarlo.

  2. Nella scheda Properties , seleziona il servizio e la categoria di costo corrispondente:

  3. Quindi, fare clic sull'icona Expenses and revenue dell'attività e specificare il costo provvisorio stimato.

    Una volta salvata l'attività, il costo calcolato viene specificato con il valore inserito per il costo provvisorio stimato.

    Quando l'attività viene completata (stato Finished ), il costo calcolato viene aggiornato automaticamente con il costo della sala grande come inserito nella sua struttura di costo. Anche questo costo figura in questa categoria nella disaggregazione.

  4. Successivamente, creare un secondo task secondo la stessa procedura; programmato per più di cinque giorni e relativo alla struttura dei costi creata in precedenza.

    Al termine dell'attività, il costo calcolato viene specificato con il valore della relativa struttura di costo, ovvero 1500 Euro nel nostro esempio (5 giorni x 300 Euro):

Passaggio 6: aggiornare lo stato del budget della campagna

Quando la campagna è configurata, il suo stato può essere aggiornato impostandolo su Specified. Il costo calcolato della campagna indicherà quindi la somma dei costi calcolati della consegna e delle attività della campagna:

Approvazione del bilancio

Quando l’approvazione viene attivata, uno speciale collegamento consente di approvare il budget dal dashboard della campagna. Questo collegamento viene visualizzato quando il flusso di lavoro di targeting è stato avviato e la consegna di direct mailing deve essere approvata.

Puoi quindi fare clic sul collegamento per concedere o rifiutare l’approvazione, oppure utilizzare il collegamento nell’e-mail di notifica se la notifica è stata attivata per questa campagna.

Una volta approvato il budget e completato la consegna, i costi vengono caricati automaticamente tramite uno speciale flusso di lavoro tecnico.

Ordini e fatture

Nel contesto di MRM, è possibile salvare gli ordini con un fornitore di servizi ed emettere fatture. L’intero ciclo di vita di tali ordini e fatture può essere gestito tramite l’interfaccia Adobe Campaign.

Creazione dell'ordine

Per salvare un nuovo ordine con un provider di servizi, fare clic sul nodo MRM > Orders della struttura, quindi fare clic sul pulsante New.

Specificare il numero dell'ordine, il fornitore di servizi interessato e l'importo totale dell'ordine.

Rilascio e monitoraggio delle fatture

Per ogni provider di servizi è possibile salvare le fatture e definirne lo stato e il budget addebitato.

Le fatture vengono create e memorizzate nel nodo MRM > Invoices della struttura di Adobe Campaign.

Una fattura è costituita da linee di fattura il cui totale consente il calcolo automatico dell'importo. Queste righe vengono create manualmente dalla scheda Invoice lines . Possono essere associati a un ordine per caricare le informazioni negli ordini.

Le fatture di ciascun fornitore di servizi vengono visualizzate nella scheda Invoices del profilo:

La scheda Details ti consente di visualizzare il contenuto della fattura.

Fare clic su Add per creare una nuova fattura.

In questa pagina