Sincronizar dados entre o Campaign e o CRM

A sincronização de dados entre o Adobe Campaign e o CRM é realizada por meio de uma atividade dedicada de fluxo de trabalho: conector CRM.

Por exemplo, para importar os dados do Microsoft Dynamics para o Adobe Campaign, crie o seguinte tipo de fluxo de trabalho:

Esse fluxo de trabalho importa contatos por meio do Microsoft Dynamics, sincroniza com os dados existentes do Adobe Campaign, exclui os contatos duplicados e atualiza o banco de dados do Adobe Campaign.

A atividade CRM Connector precisa ser configurada para sincronizar dados.

Com essa atividade, você pode:

Selecione a conta externa que corresponde ao CRM que você deseja configurar a sincronização, e depois selecione o objeto a ser sincronizado: contas, oportunidades, clientes potencias, contatos, etc.

A configuração dessa atividade depende do processo a ser executado. Várias configurações são detalhadas abaixo.

Importar do CRM

Para importar dados por meio do CRM no Adobe Campaign, você precisa criar o seguinte tipo de fluxo de trabalho:

Para uma atividade de importação, as etapas de configuração da atividade do CRM Connector são:

  1. Selecione uma operação Import from the CRM.

  2. Vá até a lista suspensa Remote object e selecione o objeto relacionado ao processo. Esse objeto coincide com uma das tabelas criadas no Adobe Campaign durante a configuração do conector.

  3. Vá até a seção Remote fields e insira os campos que serão importados.

    Para adicionar um campo, clique no botão Add na barra de ferramentas e, em seguida, clique no ícone Edit expression.

    Se necessário, altere o formato dos dados através da lista suspensa das colunas Conversion. Os possíveis tipos de conversão são detalhados em Formato dos dados.

    IMPORTANTE

    O identificador do registro no CRM é obrigatório para vincular objetos no CRM e no Adobe Campaign. Ele é adicionado automaticamente quando a caixa é aprovada.

    A última data de modificação no lado do CRM também é obrigatória para importações de dados incrementais.

  4. Você também pode filtrar os dados a serem importados com base nas suas necessidades. Para fazer isso, clique em Edit the filter….

    No exemplo a seguir, o Adobe Campaign só importará contatos nos quais algumas atividades foram registradas desde 1º de novembro de 2012.

    IMPORTANTE

    As limitações vinculadas aos modos do filtro de dados são detalhadas em Filtros de dados.

  5. A opção Use automatic index… permite gerenciar automaticamente a sincronização de objetos incrementais entre o CRM e o Adobe Campaign, dependendo da data e da última modificação.

    Para obter mais informações, consulte Gerenciamento de variáveis.

Gerenciar variáveis

Habilite a opção Automatic index para coletar apenas objetos modificados desde a última importação.

A data da última sincronização é armazenada em uma opção especificada na janela de configuração, por padrão: LASTIMPORT_<%=instance.internalName%>_<%=activityName%>.

OBSERVAÇÃO

Essa nota se aplica somente à atividade genérica CRM Connector. Para outras atividades do CRM, o processo é automático.

Essa opção deve ser criada e preenchida manualmente em Administration > Platform > Options. Deve ser uma opção de texto e seu valor precisa corresponder ao seguinte formato: aaaa/MM/dd hh:mm:ss.

Você precisa atualizar essa opção manualmente para qualquer outra importação.

É possível especificar o campo do CRM remoto que será levado em consideração para identificar as alterações mais recentes.

Por padrão, os seguintes campos são usados (na ordem especificada):

  • Para o Microsoft Dynamics: modifiedon,
  • Para o Salesforce.com: LastModifiedDate, SystemModstamp.

A ativação da opção Automatic index gera três variáveis que podem ser usadas no fluxo de trabalho de sincronização por meio de uma atividade do tipo JavaScript code. Essas atividades são:

  • vars.crmOptionName: representa o nome da opção que contém a data de última importação.

  • vars.crmStartImport: representa a data de início (incluída) da última recuperação de dados.

  • vars.crmEndDate: representa a data final (excluída) da última recuperação de dados.

    OBSERVAÇÃO

    Essas datas são mostradas no seguinte formato: aaaa/MM/dd hh:mm:ss.

Filtrar dados

Para garantir uma operação eficiente com os vários CRMs, os filtros precisam ser criados com as seguintes regras:

  • Cada nível de filtragem só pode usar um tipo de operador.
  • O operador AND NOT não é suportado.
  • Comparações podem dizer respeito somente a valores nulos (tipo "está vazio"/"não está vazio") ou números. Isso significa que o valor (coluna à direita) é avaliado e o resultado dessa avaliação deve ser um número. Portanto, as comparações do tipo JOIN não são compatíveis.
  • O valor contido na coluna à direita é avaliado em JavaScript.
  • Não há suporte para comparações JOIN.
  • A expressão na coluna à esquerda deve ser um campo. Ele não pode ser uma combinação de várias expressões, um número, etc.

Por exemplo, as condições de filtragem a seguir NÃO serão válidas para uma importação de CRM, pois o operador OR é colocado no mesmo nível que os operadores AND:

  • O operador OR é colocado no mesmo nível que os operadores AND
  • As comparações são realizadas em cadeias de texto

Ordenar por

No Microsoft Dynamics e no Salesforce.com, você pode classificar os campos remotos a serem importados em ordem crescente ou decrescente.

Para fazer isso, clique no link Order by e adicione as colunas à lista.

A ordem das colunas na lista é a ordem de classificação:

Identificação de registro

Em vez de importar elementos incluídos (e possivelmente filtrados) no CRM, você pode usar uma população calculada anteriormente no workflow.

Para fazer isso, selecione a opção Use the population calculated upstream e especifique o campo que contém o identificador remoto.

Em seguida, selecione os campos da população de entrada que deseja importar, conforme mostrado abaixo:

Como exportar para o CRM

A exportação de dados do Adobe Campaign para o CRM permite copiar todo o conteúdo para um banco de dados do CRM.

Para exportar dados para o CRM, você precisa criar o seguinte tipo de workflow:

Para uma exportação, aplique a seguinte configuração à atividade do CRM Connector:

  1. Selecione uma operação Export to CRM.

  2. Vá até a lista suspensa Remote object e selecione o objeto relacionado ao processo. Esse objeto coincide com uma das tabelas criadas no Adobe Campaign durante a configuração do conector.

    IMPORTANTE

    A função de exportação da atividade do CRM Connector pode inserir ou atualizar campos no lado do CRM. Para habilitar atualizações de campo no CRM, você precisa especificar a chave primária da tabela remota. Se a chave estiver faltando, os dados serão inseridos (ao invés de serem atualizados).

  3. Na seção Mapping, especifique os campos que serão exportados e o mapeamento no CRM.

    Para adicionar um campo, clique no botão Add na barra de ferramentas e, em seguida, clique no ícone Edit expression.

    OBSERVAÇÃO

    Para determinado campo, se nenhuma correspondência for definida no lado do CRM, os valores não poderão ser atualizados: eles são inseridos diretamente no CRM.

    Se necessário, altere o formato dos dados através da lista suspensa das colunas Conversion. Os possíveis tipos de conversão são detalhados em Formato dos dados.

    OBSERVAÇÃO

    A lista de registros a serem exportados e o resultado da exportação são salvas em um arquivo temporário que permanece acessível até que o workflow seja concluído ou reiniciado. Isso permite que você inicie o processo novamente em caso de erro, sem correr o risco de exportar o mesmo registro várias vezes ou perder dados.

Configurações adicionais

Formato dos dados

É possível converter o formato dos dados de forma instantânea ao importá-los para o CRM.

Para fazer isso, selecione a conversão a ser aplicada na coluna correspondente.

O modo Default aplica conversão automática de dados, que na maioria dos casos é igual a copiar/colar os dados. No entanto, o gerenciamento de fuso horário é aplicado.

Outras conversões possíveis são:

  • Date only: esse modo exclui os campos do tipo Data + Hora.
  • Without time offset: esse modo cancela o gerenciamento de fuso horário aplicado no modo padrão.
  • Copy/Paste: esse modo usa dados brutos como cadeias de caracteres (sem conversão).

Processamento de erros

Dentro da estrutura de importações ou exportações de dados, é possível aplicar um processo específico a erros e rejeições. Para fazer isso, selecione as opções Process rejects e Process errors na guia Behavior.

Essas opções colocam as transições de saída correspondentes.

Em seguida, coloque as atividades relevantes aos processos que deseja aplicar.

Para processar erros, por exemplo, você pode adicionar uma caixa de espera e agendar novas tentativas.

As rejeições são coletadas com o código de erro e a mensagem relacionada, isso significa que é possível configurar o rastreamento de rejeições para otimizar o processo de sincronização.

OBSERVAÇÃO

Mesmo quando a opção Process rejects não está habilitada, um aviso é gerado para cada coluna rejeitada com um código de erro e uma mensagem.

A transição Reject de saída permite que você acesse o schema de saída que contém as colunas específicas relevantes para mensagens e códigos de erro. Para o Salesforce.com, essa coluna é errorSymbol (símbolo de erro, diferente do código de erro), errorMessage (descrição do contexto de erro).

Importar objetos excluídos no CRM

Para habilitar a configuração de um processo extenso de sincronização de dados, você pode importar objetos excluídos do CRM para o Adobe Campaign.

Para fazer isso, siga as etapas abaixo:

  1. Selecione uma operação Import objects deleted in the CRM.

  2. Vá até a lista suspensa Remote object e selecione o objeto relacionado ao processo. Esse objeto coincide com uma das tabelas criadas no Adobe Campaign durante a configuração do conector.

  3. Especifique o período de exclusão que será considerado nos campos Start date e End date. Essas datas serão incluídas no período.

    IMPORTANTE

    O período de exclusão do elemento deve coincidir com as limitações específicas do CRM. Isso significa que para o Salesforce.com, por exemplo, elementos excluídos há mais de 30 dias não podem ser recuperados.

Excluir objetos no CRM

Para excluir objetos no lado do CRM, você precisa especificar a chave primária dos elementos remotos que serão excluídos.

A guia Behavior permite habilitar o processamento de rejeições. Essa opção gera uma segunda transição de saída para a atividade CRM connector. Para obter mais informações, consulte Processamento de erros.

OBSERVAÇÃO

Mesmo quando a opção Process rejects está desabilitada, um aviso é gerado para cada coluna rejeitada.

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