CRM-Connector

Die CRM-Connector-Aktivität dient der Konfiguration einer Datensynchronisation zwischen Adobe Campaign und einem CRM.

Weiterführende Informationen zu CRM-Connectoren finden Sie in diesem Abschnitt.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

Wählen Sie zunächst das externe Konto aus, das dem CRM-System entspricht, mit dem Sie eine Synchronisation konfigurieren möchten, und anschließend das zu synchronisierende Objekt (Konto, Opportunities, Kontakte etc.).

Die Konfiguration der Aktivität hängt von der gewählten Option ab und wird im Folgenden dargestellt:

Import aus CRM

Zum Import von CRM-Daten in Adobe Campaign ist ein Workflow nach folgendem Muster zu erstellen:

Gehen Sie zur Konfiguration der CRM-Connector-Aktivität wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Vorgang vom Typ Import aus CRM.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste des Felds Remote-Objekt das vom Vorgang betroffene Objekt aus. Das Objekt entspricht einer der Tabellen, die bei der Connector-Konfiguration in Adobe Campaign erstellt wurden.

  3. Geben Sie im Abschnitt Remote-Felder die zu importierenden Felder an.

    Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen in der Symbolleiste und anschließend auf Ausdruck bearbeiten.

    Falls nötig, kann das Datenformat über die Dropdown-Liste der Spalte Konvertierung geändert werden. Mögliche Konvertierungen werden auf dieser Seite beschrieben.

    ACHTUNG

    Die Datensatzkennung im CRM ist erforderlich, um die Objekte aus dem CRM denen aus der Adobe-Campaign-Datenbank zuordnen zu können. Sie wird automatisch bei Validierung der Aktivität hinzugefügt.

    Außerdem ist das Datum der letzten CRM-seitigen Änderung erforderlich, um einen inkrementellen Datenimport zu ermöglichen.

  4. Je nach Bedarf können die zu importierenden Daten gefiltert werden. Klicken Sie hierzu auf den Link Filter bearbeiten….

    Im folgenden Beispiel importiert Adobe Campaign nur Kontakte, die nach dem 20. Januar 2014 aktiv waren.

    Einschränkungen in Bezug auf Datenfilter werden im Abschnitt Datenfilter beschrieben.

  5. Die Option Automatischen Index verwenden erlaubt die automatische Verwaltung der inkrementellen Synchronisation der Objekte zwischen dem CRM-System und Adobe Campaign in Abhängigkeit vom letzten Änderungsdatum.

    Konsultieren Sie diesbezüglich die Variablenverwaltung.

Variablenverwaltung

Durch Aktivierung der Option Automatischer Index ist es möglich, nur die seit dem letzten Import geänderten Objekte abzurufen.

Das Datum der letzten Synchronisation wird in der im Konfigurationsfenster angezeigten Option gespeichert. Standardmäßig ist dies:

LASTIMPORT_<%=instance.internalName%>_<%=activityName%>

Sie können jedoch auch ein anderes CRM-Remote-Feld angeben, um die letzten Änderungen zu identifizieren.

Unten stehende Felder kommen (in der angegebenen Reihenfolge) zur Anwendung:

  • Bei Microsoft Dynamics: modifiedon,
  • Bei Oracle On Demand: LastUpdated, ModifiedDate, LastLoggedIn,
  • Bei Salesforce.com: LastModifiedDate, SystemModstamp.

Die Aktivierung der Option Automatischer Index erzeugt drei Variablen, die im Synchronisations-Workflow über eine JavaScript-Aktivität genutzt werden können. Diese Variablen sind:

  • vars.crmOptionName: entspricht dem Datum des letzten Imports.

  • vars.crmStartImport: entspricht dem Startdatum des letzten Datenabrufs (einschließlich).

  • vars.crmEndDate: entspricht dem Enddatum des letzten Datenabrufs (ausschließlich).

    Die Daten werden im Format yyyy/MM/dd hh:mm:ss ausgedrückt.

Datenfilter

Um eine effiziente Funktionsweise mit den diversen CRM-Systemen sicherzustellen, sind bei der Filtererstellung folgende Regeln zu beachten:

  • Jedes Filterniveau darf nur einen Typ von logischen Operatoren verwenden.
  • Der Operator AUSSER (AND-NOT) wird nicht unterstützt.
  • Vergleiche können sich nur auf Nullwerte ('ist leer'/'ist nicht leer') oder Ziffern beziehen. Bei Auswertung der Wert-Spalte (rechte Spalte) muss ein numerischer Wert ausgegeben werden.
  • Die Daten der Wert-Spalte werden in JavaScript ausgewertet.
  • Vergleiche vom Typ JOIN werden nicht unterstützt.
  • Der Ausdruck (linke Spalte) muss zwingend ein Feld sein. Er darf weder eine Kombination aus mehreren Ausdrücken, noch eine Ziffer usw. sein.

Die im folgenden Beispiel dargestellte Filterbedingung wäre somit im Fall eines CRM-Imports NICHT gültig, da

  • der ODER-Operator sich auf dem gleichen Niveau wie die UND-Operatoren befinden;
  • die Vergleiche sich auf Zeichenketten beziehen.

Sortierreihenfolge

In Microsoft Dynamics und Salesforce.com haben Sie die Möglichkeit, die zu importierenden Remote-Felder auf- oder absteigend zu sortieren.

Klicken Sie hierfür auf Sortierreihenfolge und fügen Sie die Spalten zur Liste hinzu.

Die Spaltenreihenfolge der Liste zeigt die Sortierreihenfolge an:

Datensatz-Identifizierung

Statt im CRM-System enthaltene (und u. U. gefilterte) Elemente direkt zu importieren, können Sie eine zuvor im Workflow berechnete Population verwenden.

Kreuzen Sie hierfür die Option Die zuvor berechnete Population verwenden an und geben Sie das die Remote-Kennung enthaltende Feld an.

Wählen Sie anschließend die aus der Eingangspopulation zu importierenden Felder wie in unten stehendem Beispiel aus:

Export in CRM

Der Export von Daten aus Adobe Campaign ermöglicht die vollständige Kopie eines Inhalts in ein CRM-System.

Zum Export von Daten in ein CRM-System ist ein Workflow nach folgendem Muster zu erstellen:

Gehen Sie bei der Konfiguration der CRM-Connector-Aktivität wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Vorgang vom Typ Export in das CRM.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste des Felds Remote-Objekt das vom Vorgang betroffene Objekt aus. Das Objekt entspricht einer der Tabellen, die bei der Connector-Konfiguration in Adobe Campaign erstellt wurden.

    ACHTUNG

    Die Exportfunktion der CRM-Connector-Aktivität ist in der Lage, Felder zum CRM-System hinzuzufügen oder existierende Felder zu aktualisieren. Für die Aktualisierung ist die Angabe des Primärschlüssels der Remote-Tabelle erforderlich. Andernfalls werden die Daten hinzugefügt (und nicht aktualisiert).

  3. Geben Sie im Abschnitt Mapping die zu exportierenden Adobe-Campaign-Felder und die entsprechenden CRM-Felder an.

    Um ein Feld hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen in der Symbolleiste und anschließend auf Ausdruck bearbeiten.

    Wenn für ein Feld keine CRM-seitige Entsprechung existiert, werden die enthaltenen Werte nicht aktualisiert, sondern direkt dem CRM-System hinzugefügt.

    Falls nötig, kann das Datenformat über die Dropdown-Liste der Spalte Konvertierung geändert werden. Mögliche Konvertierungen werden in diesem Abschnitt beschrieben.

    Die Liste der zu exportierenden Datensätze und das Exportergebnis werden in einer temporären Datei gespeichert, die zugänglich bleibt, solange der Workflow nicht abgeschlossen oder neu gestartet wurde. Dies gewährleistet, dass der Vorgang im Falle von Fehlern wieder aufgenommen werden kann, ohne Gefahr zu laufen, einen Datensatz mehrmals zu exportieren oder Daten zu verlieren.

Datenformat und Fehlerverarbeitung

Es besteht die Möglichkeit, das Datenformat beim Import aus dem oder beim Export in das CRM-System direkt zu konvertieren.

Wählen Sie hierzu in der entsprechenden Spalte die anzuwendende Konvertierung aus.

Im Standard-Modus entspricht die Konvertierung zumeist einem einfachen Kopieren/Einfügen der Daten. Die verschiedenen Zeitzonen werden in jedem Fall berücksichtigt.

Darüber hinaus sind folgende Konvertierungen möglich:

  • Nur Datum: löscht die Uhrzeit aus Feldern vom Typ Datum+Uhrzeit.
  • Ohne Zeitverschiebung: gibt im Gegensatz zum Standardmodus die Uhrzeit ohne Berücksichtigung der Zeitzonen wieder.
  • Kopieren/Einfügen: verwendet die ursprünglichen Daten als Strings weiter (keine Konvertierung).

Im Rahmen eines Imports oder Exports ist es möglich, einen spezifischen Umgang mit Fehlern und Zurückweisungen zu definieren. Wählen Sie diesbezüglich im Tab Verhalten die Optionen Zurückweisungen in einer Datei speichern und Fehler verarbeiten aus.

Diese Optionen erzeugen die entsprechenden ausgehenden Transitionen.

Nun können Sie nach Wunsch Aktivitäten im Zusammenhang mit den Vorgängen positionieren.

Im Anschluss an die Fehler-Transition können Sie beispielsweise eine Warte-Aktivität einfügen und Neustarts des Workflows planen.

Zurückweisungen werden mit dem Fehlercode und der entsprechenden Nachricht erfasst. Dies bietet die Möglichkeit, eine Zurückweisungsverfolgung zu etablieren, um Ihre Synchronisationsprozesse zu optimieren.

Auch wenn die Option Zurückweisungen in einer Datei speichern nicht aktiviert wurde, werden für jede zurückgewiesene Spalte ein Fehlercode und die entsprechende Nachricht erzeugt.

Die ausgehende Transition Zurückweisung verleiht Zugang zum Ausgabeschema, welches die Spalten für Fehlercodes- und -nachrichten enthält. Die Spalten präsentieren sich wie folgt:

  • Bei Oracle On Demand: errorLogFilename (Name der Protokolldatei bei Oracle), errorCode (Fehlercode), errorSymbol (Fehlersymbol, unterscheidet sich vom Fehlercode), errorMessage (Beschreibung des Fehlerkontexts).
  • Bei Salesforce.com: errorSymbol (Fehlersymbol, unterscheidet sich vom Fehlercode), errorMessage (Beschreibung des Fehlerkontexts).

Import der im CRM gelöschten Objekte

Für eine umfassende Datensynchronisation besteht die Möglichkeit, CRM-seitig gelöschte Objekte in Adobe Campaign zu importieren.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Vorgang vom Typ Import der im CRM gelöschten Objekte aus.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste des Felds Remote-Objekt das vom Vorgang betroffene Objekt aus. Das Objekt entspricht einer der Tabellen, die bei der Connector-Konfiguration in Adobe Campaign erstellt wurden.

  3. Bestimmen Sie durch Eingabe von Startdatum und Enddatum den Zeitraum, für den gelöschte Objekte importiert werden sollen. Der Zeitraum versteht sich einschließlich Start- und Enddatum.

    ACHTUNG

    Der Löschzeitraum für die zu importierenden Objekte muss die Einschränkungen des jeweiligen CRM-Systems berücksichtigen. So ist es z. B. in Salesforce.com nicht möglich, Daten abzurufen, die vor mehr als 30 Tagen gelöscht wurden.

Löschung von Objekten im CRM

Zur Löschung von Objekten im CRM ist die Angabe der Primärschlüssel der zu löschenden Remote-Elemente erforderlich.

Im Tab Verhalten kann die Zurückweisungsverarbeitung aktiviert werden. Dies erzeugt eine weitere ausgehende Transition aus der CRM-Connector-Aktivität. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie in diesem Abschnitt.

Auch wenn die Option Zurückweisungen in einer Datei speichern nicht aktiviert wurde, wird für jede zurückgewiesene Spalte ein Warnhinweis erzeugt.

Konfigurationsbeispiel für einen Import von Kontakten

Im unten abgebildeten Beispiel sollen Kontakte aus einem Oracle-On-Demand-CRM importiert werden. Die aus dem CRM zu importierenden Felder sind so auszuwählen, dass sie mit denen der Adobe-Campaign-Datenbank übereinstimmen.

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