ワークブックのスケジュール設定

ワークブックのスケジュール設定、アドバンス配信オプションの指定、受信者の指定およびスケジュールの履歴の表示を行うことができます。アドバンス配信オプションでは、特定の時間または間隔で送信するワークブックを設定します。また、送信するワークブックのファイル形式も選択できます。

例えば、ワークブックがすぐに配信されるようにスケジュールしたり、繰り返し配信されるようにスケジュールしたりできます。また、「Advanced Delivery Options」ではファイル形式を指定できます。ワークブックをアップロードする場合のファイルサイズの上限は 5 MB です。

さらに、Report Builder でワークブックのスケジュールを作成した後、Analyticsレポート​でスケジュールを表示して編集することができます(Reports & Analytics ヘルプのレポートのスケジュールと配信を参照してください)。

メモ

ワークブックをスケジュールするには、Excel 2007 または互換パックがインストール済みである必要があります。Report Builder の 1 ライセンスあたり、最大で 10 件のワークブックをスケジュールできます。ただし、他のライセンスの最大件数を減らすことにより、最大件数を増やすことができます。そのためには、管理者 / すべての管理者 / カンパニー設定 / Report Builderレポート​に移動します。 スケジュールされた(またはワークブックライブラリにアップロードされた)ワークブックのうち、28 か月以上操作されていない(更新や置き換えをしていない)ワークブックは削除されます。

メモ

ユーザーが入力した「配信時間」/「時刻」は、実際にワークブックを配信する時刻ではなく、ワークブックの処理を開始する時刻を指定します。ワークブックの実際の配信時間は主に、処理に要する時間に基づきます(複雑で大きなワークブックの場合は、単純なワークブックよりも処理に時間がかかります)。例えば、ワークブックの処理に 15 分かかる場合、実際の配信時間は、最初に指定した「配信時間」または「時刻」よりも 15 分以上後になります。
さらに、ワークブックが実際に配信される前に遅延がさらに長くなる要因がいくつかあります。

  • 同じタイプの異なる複数のスケジュールを同時に実行する​と、システムが過負荷になる場合があります。スケジュールシステムでは、あらゆるタイプのワークブックを数個(5 ~ 10 個)同時に実行できます。そのため、5 ~ 10 個を超えるワークブックを同時にスケジュール設定する場合、処理を開始する前に他のワークブックが完了するのを待つ必要があります。この問題は、同時ではなく、1 日を通じて時間をずらして会社のワークブックのスケジュールを設定することで軽減できます。
  • 特定のワークブックの種類に加えて、会社が​任意の種類のワークブック 15 ~ 20 個(すべて異なる種類のワークブック)をスケジュールしている場合、ワークブックは他のワークブックが完了するのを待つ必要があります。これは、多くを同時に実行する代わりに、スケジュール時間をずらすことで軽減できます。
  • スケジューラーが依存する​ダウンストリームサービスの問題​は、ワークブックの配信にも影響を与える可能性があります。例えば、API を使用して独立してワークブックを実行し、API リクエストキューがいっぱいになってしまうと、そのリソースを争っている間にスケジュールされたワークブックの配信が遅れる可能性があります。
  • レポートスイートの遅延(データ収集の遅延)によっても、スケジュールされた一部のワークブックが遅延する可能性があります。

ワークブックのスケジュール設定

  1. ワークブックを作成して保存します。

  2. Report Builder ツールバーで、「スケジュール」をクリックします。

    「予定レポート」タブでは、作成したすべてのタスクと残りのタスク数などの概要が表示されます。

  3. 予定レポート」タブで、「新規作成」をクリックします。

  4. 基本のスケジュールウィザードに、次のように表示されます。

  5. 基本のスケジュールウィザードで、次のオプションを設定します。

フィールド 説明
レポートの選択 ワークブックの名前。新規の予定レポートでは、このフィールドに実行中のワークブック名が入力されます。
選択 「レポートの選択」ページが表示されます。レポートは、サーバー(以前に作成されたすべてのワークブックが格納されている)またはローカルマシンから選択できます。ローカルドライブ上で .xls 形式のワークブックを選択すると、そのファイルは .xlsx に変換されます。変換の一環として、ファイルが Excel で開かれてアクティブになります。予定レポートで選択されているワークブックのファイル名が現在 Excel で開かれているワークブックと同じである場合、前にアップロードされたファイルではなく、ローカルファイルが選択されます。スケジュールリポジトリからレポートを選択する場合は、ワークブックのコピーがサーバー上に作成されます。その場合、ワークブックのファイル名は末尾に 1 を追加して更新されます。新規に作成された予定レポートはこのコピーされたワークブックを使用します。
カスタマイズ 日付形式をカスタマイズできます。
設定値 該当する場合、Outlook のアドレス帳を表示します。
送信先:電子メール ワークブック受信者の電子メール。
送信先:発行リスト この会社で使用可能な配信リストの一覧が表示されます。
Power BI 詳しくは、ワークブックを Microsoft Power BI に発行を参照してください。
件名 メールの件名。
スケジュール設定 ワークブックを送信するタイミングを指定します(即時、毎時、毎日、毎月、毎年から選択できます)。

アドバンス配信オプション

  1. アドバンス配信オプション」をクリックして、ファイルと発行のオプションを設定します。
フィールド 説明
「スケジュール」タブ
配信時間 ワークブックを今すぐ配信するか、任意の配信時間を指定します。タイムゾーンは変更できます。
繰り返しパターン 選択内容に基づいてワークブックを送信します。
繰り返しの範囲 ワークブックの配信を開始および停止するタイミングを指定します。現在の期間(週、月、四半期、年)の最初の日にレポートをスケジュールすると、その期間の最初の日のみにデータが配信されます。
「ファイルオプション」タブ
ファイル形式 配信形式として、Excel 2007(.xlsx)、Excel 2003(.xls)、.pdf、.csv、.mht、.txt または .xml を選択します。
ファイルの保存先 電子メールまたは FTP を指定します。ページのオプションは、選択内容よって異なります。FTP の場合、そのホストが外部からアクセス可能であることを確認する必要があります。
発行リスト 予定ワークブックを複数の発行リストに対して送信する場合、各リストに対してワークブックが一度実行されます。対象レポートスイートは、発行リストに割り当てられたレポートスイートに置き換えられます。
ファイルコンテンツの言語 カバーレターに使用する言語を指定します。中国語(簡体または繁体)、ドイツ語、フランス語、日本語、韓国語、ポルトガル語(ブラジル)またはスペイン語を選択することができます。
「発行オプション」タブ
Power BI への発行
  • ワークブックを Power BI に発行する
  • すべての Report Builder リクエストを Power BI データセットテーブルとして発行
  • すべてのフォーマット済みテーブルを Power BI データセットテーブルとして発行
この Power BI レポートを次のようにラベル付けします。 ラベルの詳細
  1. OK」をクリックしてから、「終了」をクリックします。

    スケジュールされたタスクマネージャーに予定ワークブックが表示されます。

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