Planification de classeurs

Vous pouvez planifier des classeurs, définir des options de remise avancées, indiquer des destinataires et afficher l’historique de planification. Les options de remise avancées vous permettent de configurer des classeurs à envoyer à une heure précise ou à des intervalles déterminés. Vous avez également la possibilité d’indiquer le format de fichier pour l’envoi du classeur.

Ainsi, vous pouvez planifier la remise immédiate des classeurs ou leur diffusion selon un schéma récurrent et spécifier le format de fichier dans Advanced Delivery Options. La taille du fichier est limitée à 5 Mo pour l’envoi d’un classeur.

Après avoir créé un planning de classeurs dans le Report Builder, vous avez la possibilité de le consulter et de le modifier dans Analytics > Rapports. (Voir Planification et distribution de rapports dans l’aide de Reports & Analytics.)

REMARQUE

Pour qu’il soit possible de planifier un classeur, Excel 2007 ou le module de compatibilité doit être installé. Le nombre maximal de classeurs planifiés par licence de Report Builder est de 10. Néanmoins, vous pouvez augmenter ce nombre en utilisant des classeurs d’autres licences. Pour ce faire, accédez à Admin > Tous les administrateurs > Paramètres de la société > Rapports du Report Builder. Un classeur qui a été planifié (ou transféré dans la bibliothèque de classeurs) mais qui n’a pas été modifié (mis à jour ou remplacé) depuis plus de 28 mois sera supprimé.

REMARQUE

La valeur « Heure de remise »/« Heure de la journée » entrée par l’utilisateur indique l’heure à laquelle le classeur doit commencer le traitement, et non l’heure à laquelle il sera réellement remis. Le temps réel de remise du classeur dépend principalement du temps nécessaire au traitement (le traitement des classeurs complexes et volumineux prend plus de temps que celui des classeurs plus simples). Si, par exemple, le traitement d’un classeur prend 15 minutes, le temps de remise réel est au moins de 15 minutes après le délai de remise initialement spécifié.
En outre, un certain nombre d’autres facteurs peuvent allonger le délai de remise du classeur :

L’exécution simultanée de plusieurs planifications différentes du même type peut entraîner une surcharge du système. Le système de planification ne permet l’exécution simultanée que de quelques classeurs (5 à 10) de n’importe quel type. Par conséquent, lorsque plus de 5 à 10 classeurs sont programmés à la fois, certains devront attendre que d’autres classeurs soient terminés avant de pouvoir commencer le traitement. Ce problème peut être réglé en planifiant les classeurs d’une entreprise à des heures décalées tout au long de la journée ou étalés sur une heure, plutôt que de tout lancer en même temps.
Outre leur type, les classeurs se mettent également en file d’attente si l’entreprise dispose de plus de 15 à 20 classeurs planifiés simultanément, quel que soit leur type. Ceci peut être évité en échelonnant les heures de planification au lieu d’avoir plusieurs lancements en même temps.
Des problèmes sur des services en aval sur lesquels repose le planificateur peuvent également affecter la livraison des classeurs. Par exemple, si vous utilisez indépendamment les API pour exécuter des classeurs et remplir la file d’attente des demandes d’API, vos classeurs planifiés peuvent être remis lentement car il y a une concurrence pour cette ressource.
Une latence des suites de rapports (un retard dans la collecte des données) peut également retarder certains classeurs planifiés.

Planification d’un classeur

Générez un classeur et enregistrez-le.
Dans la barre d’outils du Report Builder, cliquez sur Planifier.

L’onglet Rapports programmés affiche un récapitulatif de toutes les tâches que vous avez créées, ainsi que le nombre de tâches restantes.
Sur l’onglet Rapports programmés, cliquez sur Nouveau.
L’Assistant de planification - Options de base s’affiche :
Dans l’Assistant de planification - Options de base, configurez les options suivantes :

Champ	Description
Sélectionner le rapport	Nom du classeur. Dans le cas des nouveaux rapports programmés, ce champ contient le nom du classeur actif.
Sélectionner	Affiche la page Sélectionner le rapport. Vous pouvez sélectionner un rapport sur le serveur (où sont stockés tous les classeurs déjà programmés) ou sur votre machine locale. Si vous sélectionnez un classeur sur le disque local au format .xls, le système convertit le fichier au format .xlsx. Dans le cadre de cette conversion, le fichier est ouvert dans Excel et rendu actif. Si le classeur sélectionné pour le rapport planifié porte le même nom de fichier que celui ouvert actuellement dans Excel, le système sélectionne le fichier local au lieu de celui transféré précédemment. Si vous sélectionnez un rapport dans le référentiel de planification, une copie du classeur est créée sur le serveur (le chiffre 1 est ajouté à son nom de fichier). Le nouveau rapport planifié utilise le classeur copié.
Personnaliser	Vous permet de personnaliser le format de date.
À	Affiche le Carnet d’adresses Outlook, le cas échéant.
Envoyer à : Courriel	Adresse e-mail du destinataire du classeur.
Envoyer à : Liste de publication	Répertorie les listes de distribution disponibles pour cette société.
Power BI	Voir Publier le classeur sur Microsoft Power BI pour en savoir plus.
Objet	Description définie par l’utilisateur.
Planification	Vous permet d’indiquer le moment où le classeur doit être envoyé (Immédiatement, Horaire, Quotidiennement, Hebdomadairement, Mensuellement et Annuellement).

Options de remise avancées

Cliquez sur Options de remise avancée pour configurer les options de fichier et de publication :

Champ	Description
Onglet Planification
Heure de remise	Cette option permet d’envoyer immédiatement le classeur ou de planifier une remise différée. L’heure indiquée est fonction du fuseau horaire défini sur votre ordinateur.
Modèle de répétition	Le classeur est envoyé sur la base des options sélectionnées.
Plage de répétition	Vous permet d’indiquer les heures de début et de fin de réception du classeur. Remarque : si vous planifiez un classeur le premier jour d’une période en cours (semaine, mois, trimestre ou année), le système renverra uniquement les données relatives à ce jour.
Onglet Options de fichier
Format du fichier	Permet de sélectionner le format de remise : Excel 2007 (.xlsx) ou 2003 (.xls), .pdf, .csv, .mht, .txt et .xml.
Description du fichier	Précise E-mail ou FTP. Les options disponibles sur cette page varient en fonction de la sélection. Dans le cas de FTP, vous devez vous assurer que l’hôte est disponible en externe.
Langue du contenu du fichier	Indique la langue que vous souhaitez utiliser pour la lettre d’envoi. Vous avez le choix entre l’allemand, le portugais (du Brésil), le chinois (simplifié ou traditionnel), le coréen, l’espagnol, le français ou le japonais.
Onglet Options de publication
Publication sur Power BI	Publier le classeur sur Power BI Publier toutes les requêtes du Report Builder sous forme de jeux de données Power BI Publier tous les tableaux formatés sous forme de jeux de données Power BI
Intituler ce rapport Power BI par	Informations d’intitulé