Vous pouvez planifier des classeurs, définir des options de remise avancées, indiquer des destinataires et afficher l’historique de planification. Les options de remise avancées vous permettent de configurer des classeurs à envoyer à une heure précise ou à des intervalles déterminés. Vous avez également la possibilité d’indiquer le format de fichier pour l’envoi du classeur.
Ainsi, vous pouvez planifier la remise immédiate des classeurs ou leur diffusion selon un schéma récurrent et spécifier le format de fichier dans Advanced Delivery Options. La taille du fichier est limitée à 5 Mo pour le chargement d’un classeur.
Après avoir créé un planning de classeurs dans le Report Builder, vous avez la possibilité de le consulter et de le modifier dans Analytics > Rapports. (Voir Planification et distribution de rapports dans l’aide de Reports & Analytics.)
Pour qu’il soit possible de planifier un classeur, Excel 2007 ou le module de compatibilité doit être installé. Le nombre maximal de classeurs planifiés par licence de Report Builder est de 10. Néanmoins, vous pouvez augmenter ce nombre en utilisant des classeurs d’autres licences. Pour ce faire, accédez à Admin > Tous les administrateurs > Paramètres de la société > Rapports du Report Builder. Un classeur qui a été planifié (ou chargé dans la bibliothèque de classeurs) mais qui n’a pas été modifié (mis à jour ou remplacé) depuis plus de 28 mois sera supprimé.
La valeur « Heure de remise »/« Heure de la journée » entrée par l’utilisateur indique l’heure à laquelle le classeur doit commencer le traitement, et non l’heure à laquelle il sera réellement remis. Le temps réel de remise du classeur dépend principalement du temps nécessaire au traitement (le traitement des classeurs complexes et volumineux prend plus de temps que celui des classeurs plus simples). Si, par exemple, le traitement d’un classeur prend 15 minutes, le temps de remise réel est au moins de 15 minutes après le délai de remise initialement spécifié.
En outre, un certain nombre d’autres facteurs peuvent allonger le délai de remise du classeur :
Générez un classeur et enregistrez-le.
Dans la barre d’outils du Report Builder, cliquez sur Planifier.
L’onglet Rapports programmés affiche un récapitulatif de toutes les tâches que vous avez créées, ainsi que le nombre de tâches restantes.
Sur l’onglet Rapports programmés, cliquez sur Nouveau. L’ Assistant de planification - Options de base affiche les options utilisées pour définir le rapport planifié.
Dans l’Assistant de planification - Options de base, configurez les options suivantes :
Champ | Description |
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Sélectionner le rapport | Nom du classeur. Dans le cas des nouveaux rapports programmés, ce champ contient le nom du classeur actif. |
Sélectionner | Affiche la page Sélectionner le rapport. Vous pouvez sélectionner un rapport sur le serveur (où sont stockés tous les classeurs déjà programmés) ou sur votre machine locale. Si vous sélectionnez un classeur sur le disque local au format .xls, le système convertit le fichier au format .xlsx. Dans le cadre de cette conversion, le fichier est ouvert dans Excel et rendu actif. Si le classeur sélectionné pour le rapport planifié porte le même nom de fichier que celui ouvert actuellement dans Excel, le système sélectionne le fichier local au lieu de celui chargé précédemment. Si vous sélectionnez un rapport dans le référentiel de planification, une copie du classeur est créée sur le serveur (le chiffre 1 est ajouté à son nom de fichier). Le nouveau rapport planifié utilise le classeur copié. |
Personnaliser | Vous permet de personnaliser le format de date. |
À | Affiche le Carnet d’adresses Outlook, le cas échéant. |
Envoyer à : Courriel | Adresse e-mail du destinataire du classeur. |
Power BI | Voir Publier le classeur sur Microsoft Power BI pour en savoir plus. |
Objet | Description définie par l’utilisateur. |
Planification | Vous permet d’indiquer le moment où le classeur doit être envoyé (Immédiatement, Horaire, Quotidiennement, Hebdomadairement, Mensuellement et Annuellement). |
Champ | Description |
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Onglet Planification | |
Heure de remise | Cette option permet d’envoyer immédiatement le classeur ou de planifier une remise différée. L’heure indiquée est fonction du fuseau horaire défini sur votre ordinateur. |
Modèle de répétition | Le classeur est envoyé sur la base des options sélectionnées. |
Plage de répétition | Vous permet d’indiquer les heures de début et de fin de réception du classeur. Remarque : si vous planifiez un classeur le premier jour d’une période en cours (semaine, mois, trimestre ou année), le système renverra uniquement les données relatives à ce jour. |
Onglet Options de fichier | |
Format du fichier | Permet de sélectionner le format de remise : Excel 2007 (.xlsx) ou 2003 (.xls), .pdf, .csv, .mht, .txt et .xml. |
Description du fichier | Précise E-mail ou FTP. Les options disponibles sur cette page varient en fonction de la sélection. Dans le cas de FTP, vous devez vous assurer que l’hôte est disponible en externe. |
Langue du contenu du fichier | Indique la langue que vous souhaitez utiliser pour la lettre d’envoi. Vous avez le choix entre l’allemand, le portugais (du Brésil), le chinois (simplifié ou traditionnel), le coréen, l’espagnol, le français ou le japonais. |
Onglet Options de publication | |
Publication sur Power BI |
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Intituler ce rapport Power BI par | Informations d’intitulé |
Cliquez sur OK, puis sur Quitter.
Le Report Builder affiche le classeur planifié dans le Gestionnaire de tâches planifiées.