Ontdek hoe operationele dashboards in Adobe Analytics Workspace de communicatie en efficiëntie radicaal veranderen.

Net als veel beheerders beheer ik een interne informatiehub (bijvoorbeeld Confluence) voor Adobe Analytics. Na verloop van tijd werd ik het beu om steeds dezelfde vragen te beantwoorden en zocht ik een betere manier om mijn gebruikers te bereiken zonder het gevoel te hebben dat ik hen voortdurend lastigviel. Ik had opslagplaatsen nodig voor informatie die minder statisch was.

Het viel me op dat gebruikers vaak mijn verwijzingen naar de Confluence-site negeerden, met redenen zoals "mijn VPN staat uit" of "ik kan het nu niet lezen" enzovoort. In principe betekent "Ik lees dat document later wel" dat het nooit gelezen zal worden, en volgende week zal dezelfde vraag opnieuw worden gesteld.

Ik besefte:  de veelzijdigheid van Workspace kan een gamechanger zijn. Gebruikers geven de voorkeur aan snelle, directe antwoorden in Workspace, dus laten we ze daar ook houden en extra stappen vermijden.

Daarom nam ik de beslissing om operationele dashboards te creëren die met het hele bedrijf kunnen worden gedeeld. Tot dusver hebben ze gebruikers op de hoogte gehouden, gecentraliseerde informatie geboden en een hoop frustraties bespaard. Dit is een eenvoudig, continue evoluerend proces geweest dat de efficiëntie in de loop der tijd verhoogt.

Mensen kregen veel goede informatie zonder mijn interventie, begrepen delen van de site, zagen hoe cool Adobe Analytics is en, belangrijk voor mij, stelden minder vragen en namen dus minder van mijn tijd in beslag.

Ik adviseer ten zeerste dat u dashboards voor al uw eigenschappen of de belangrijkste gebieden van uw site creëert.  Ze moeten een overzicht bevatten van de eigenschap/site/app/stroom en basisinformatie en snelle inzichten bieden. Ze moeten met het gehele bedrijf worden gedeeld, zodat alle gebruikers de eigenschap zonder extra hulp kunnen begrijpen. Deze dashboards beantwoorden meestal 80% van de vragen die ik krijg en besparen me kostbare tijd.

Dit alles moet u er niet van weerhouden om uw Confluence-site te houden, die zeer nuttig blijft. Ik verwijs er zelfs naar boven aan elk operationeel dashboard. Maar ik hou van slimme shortcuts, zowel voor mij als voor mijn gebruikers.

Laat me u de drie operationele dashboards tonen die ik voor mijn bedrijf, Gen Digital, heb gemaakt en die me hielpen deze doelen te bereiken.

1. Veelgestelde vragen
2. Nieuws en aankondigingen
3. Logboek met bugs, functies en belangrijke releases

1 - Dashboard Veelgestelde vragen

Bent u die eindeloze stroom van vragen beu? Dan kunt u nu stop zeggen. Bespaar tijd door een dashboard Veelgestelde vragen te maken. Gebruikers kunnen dit raadplegen of u kunt er in uw antwoorden naar verwijzen via een snelle koppeling.

Maak gewoon tekstvisualisaties met vragen die zijn opgemaakt als titels en antwoorden/uitleg als inhoud, die allemaal samengevouwen zijn zodat alleen de vraag wordt weergegeven. Groepeer ze op relevantie (bijvoorbeeld pagina's of producten) of gebruik deelvensters. Houd het eenvoudig en plaats de meest voorkomende query's bovenaan.

Werk uw dashboard Veelgestelde vragen bij in plaats van lange e-mails te schrijven of oude uitleg opnieuw te verstrekken. Start nu en breid het dashboard in de loop der tijd uit. Gebruik hyperlinks om te verwijzen naar andere dashboards of verwante veelgestelde vragen in rapporten. Bied complexe context wanneer dat nodig is door een koppeling van andere dashboards naar Veelgestelde vragen te maken.

Voor Gen Digital zijn onze veelgestelde vragen gericht op aangepast Adobe Analytics-gebruik, niet op de basisbeginselen. E-mail koppelingen naar specifieke veelgestelde vragen door de rechtermuisknop te gebruiken, "Get visualisation link" (Visualisatiekoppeling ophalen) te selecteren en de aangepaste URL te delen. Hiermee wordt de exacte inhoud voor gebruikers gemarkeerd. Gebruik vrijevormtabellen voor gegevensillustratie en voeg meer uitleg toe met "Edit Description" (Beschrijving bewerken).

Als u vindt dat uw veelgestelde vragen compleet zijn, kunt u ze delen met het bedrijf voor collectieve toegang en educatie. Blijf ze indien nodig verder verbeteren.

Hier zijn enkele schermafbeeldingen van hoe een dashboard Veelgestelde vragen eruit kan zien:

2 - Dashboard Nieuws en aankondigingen

Een ander nuttig operationeel dashboard is het dashboard Nieuws en aankondigingen. Ik begon hiermee omdat ik mijn gebruikers wilde informeren over zaken, maar ik voelde dat ik ze in plaats daarvan irriteerde. Heeft iedereen deze update nodig? Welke gebruikers? Alleen powerusers? Moet ik een wekelijkse nieuwsbrief sturen die niemand zal lezen? Door de update in plaats daarvan rechtstreeks in Workspace te doen, kunnen gebruikers de update direct zien zodra ze zich aanmelden en hoef ik geen nieuwe bedrijfs-e-mail te verzenden die niemand wil lezen.

Aangezien deze dashboards in het hele bedrijf worden gezien, worden de updates onmiddellijk bovenaan weergegeven. Hier volgt het type informatie dat ik in het dashboard Nieuws en aankondigingen opneem:

• Releases en updates van functies van onze kant (voornamelijk codereleases)
• Belangrijke nieuwe functies van Adobe
• Planning met kantooruren
• Lijst met alle overzichtsdashboards en coole rapporten die u gezien moet hebben

De informatie behandelt onze nieuwe functies, tracking en essentiële dashboards. Met hyperlinks in tekstrapporten (of bij andere rapporten via rechtsklikken en Beschrijving bewerken) kunt u een koppeling maken naar andere dashboards in Adobe Analytics of de pagina met functiereleases van Adobe.

Zo ziet mijn dashboard Nieuws en aankondigingen eruit:

3 - Logboek met bugs, functies en belangrijke releases

Het doel van dit operationele dashboard is om een centrale locatie te hebben om alle bugs en fouten te plaatsen. Ik beheerde dit vroeger altijd in Excel, maar het was lastig en moeilijk om te delen. Waarom zetten we het dus niet rechtstreeks in Workspace?

U kunt het in het dashboard Nieuws en aankondigingen integreren als u het minder prominent wilt maken. Als bugrapportage echter essentieel of cruciaal is voor uw bedrijf, zou een afzonderlijk dashboard verstandig kunnen zijn.

Ik gebruik een tekstvisualisatie en houd het heel eenvoudig met opsommingstekens. Het opsommingsteken wordt voorafgegaan door de datum van de bug en de eigenschap (bijvoorbeeld "3jan23-17jan23 - Norton.com", "Vóór 14sep22 - Chat"). Ik voeg de details toe en probeer het kort en bondig te houden. Ik probeer te vermijden dat wordt gezocht bij welk team de fout zat en voeg niet te veel technische details toe waar uw gebruikers waarschijnlijk niets om geven.

De meest recente bug staat bovenaan, terwijl oudere in jaarlijkse tekstrapporten staan (bijvoorbeeld "2022 - Bekende fouten, problemen en veranderingen"), allemaal samengevouwen.

Dit is niets bijzonders. Het is heel gemakkelijk te doen, en u moet toegeven dat het veel beter is dan dat Excel-bestand op uw harde schijf en het voortdurend bijwerken op Confluence.

Ik verwijs hier ook naar overzichtsdashboards en coole rapporten die vergelijkbaar zijn met andere operationele dashboards. Koppelingen naar dashboards Veelgestelde vragen en Nieuws en aankondigingen staan vrij hoog in het overzicht.

Hier is een voorbeeld van hoe uw logboek eruit kan zien:

Het maken van operationele dashboards in Adobe Analytics Workspace is voor mij een gamechanger geweest. Net als veel beheerders beheerde ik een interne hub en worstelde ik met dubbele antwoorden en een inefficiënte communicatie met gebruikers. De behoefte aan dynamische opslagplaatsen leidde tot het besef dat de veelzijdigheid van Workspace de betrokkenheid radicaal zou kunnen veranderen. Ik hoop dat u de kracht van operationele dashboards in Adobe Analytics Workspace omarmt. Zo verbetert u de gebruikerservaring, bespaart u tijd en geniet u van een beter georganiseerde omgeving. Uw traject begint nu en deze dashboards zijn uw sleutels tot efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid.