Bonnes pratiques et modèles complexes connus

Ce document fournit des instructions et des recommandations dont peuvent bénéficier l’administrateur, les auteurs et les développeurs de formulaires au moment d’utiliser Automated Forms Conversion service. Il décrit les bonnes pratiques, de la préparation des formulaires sources à la correction des modèles complexes qui nécessitent un effort supplémentaire pour la conversion automatisée. Ces bonnes pratiques contribuent globalement aux performances globales et au rendement de Automated Forms Conversion service.

Bonnes pratiques

Le service de conversion convertit les formulaires PDF disponibles sur votre instance AEM Forms en formulaires adaptatifs. Les bonnes pratiques répertoriées ci-dessous vous aident à améliorer la vitesse et la précision de conversion. Elles vous permettent également de gagner du temps sur les activités après conversion.

Avant de télécharger la source

Vous pouvez télécharger tous les formulaires PDF en une seule ou en plusieurs fois, selon les besoins. Avant de télécharger les formulaires, tenez compte des éléments suivants :

  • N’enregistrez pas plus de 15 formulaires dans un dossier et veillez à ce que le nombre total de pages dans un dossier ne dépasse pas 50.
  • Veillez à ce que la taille du dossier ne dépasse pas 10 Mo. Ne conservez pas les formulaires dans un sous-dossier.
  • Veillez à ce qu’un formulaire ne dépasse pas 15 pages.
  • Regroupez les documents sources dans un lot de 8 à 15 documents. Conservez les formulaires sources avec des fragments de formulaires adaptatifs courants dans un seul lot.
  • Ne téléchargez pas de formulaires protégés. Le service ne convertit pas les formulaires protégés par mot de passe et sécurisés.
  • Ne téléchargez pas de portfolios PDF. Le service ne convertit pas un portfolio PDF en formulaire adaptatif.
  • Ne téléchargez pas de formulaires remplis, numérisés et dans une langue autre que l’anglais. Ces types de formulaires ne sont pas pris en charge.
  • Ne téléchargez pas de formulaires PDF sources dont le nom comporte des espaces. Supprimez l’espace du nom du fichier avant de télécharger les formulaires.

Lorsque vous utilisez un formulaire XDP pour la conversion, effectuez les étapes suivantes avant de télécharger les formulaires XDP sources :

  • Analysez le formulaire XDP et corrigez les problèmes visuels. Assurez-vous que le document source utilise les structures et les contrôles prévus. Par exemple, le formulaire source peut comporter des cases à cocher au lieu de boutons radio pour une seule sélection. Remplacez les cases à cocher par des boutons radio pour produire un formulaire adaptatif avec les composants prévus.
  • Ajoutez des liaisons au formulaire XDP avant de démarrer la conversion. Lorsque des liaisons sont disponibles dans le formulaire XDP source, le service applique automatiquement des liaisons aux champs de formulaires adaptatifs correspondants lors de la conversion. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps à appliquer manuellement les liaisons.
  • Ajoutez des balises Adobe Sign au fichier XDP. Le service convertit automatiquement les balises Adobe Sign en champs de formulaires adaptatifs correspondants. Les formulaires adaptatifs prennent en charge un nombre limité de champs Adobe Sign. Pour obtenir la liste complète des champs pris en charge, consultez la documentation Utilisation d’Adobe Sign dans un formulaire adaptatif.
  • Si possible, convertissez les tableaux complexes dans les documents XDP en tableaux simples. Un tableau comportant des champs de formulaire dans des cellules de tableau, des cellules de taille inégale, des cellules étendues sur des lignes ou colonnes, des cellules fusionnées, des bordures partielles ou aucune bordure visible est considéré comme un tableau complexe. Un tableau comportant l’un des éléments susmentionnés est considéré comme un tableau complexe.

Avant de commencer la conversion

  • Créez des modèles de formulaires adaptatifs. Les modèles permettent de spécifier une structure uniforme pour les formulaires de votre entreprise ou service.
  • Indiquez l’en-tête et le pied de page dans les modèles de formulaires adaptatifs. Le service ignore l’en-tête et le pied de page des documents sources et utilise l’en-tête et le pied de page spécifiés dans le modèle de formulaire adaptatif.
  • Créez des thèmes de formulaires adaptatifs. Les thèmes permettent d’uniformiser l’aspect des formulaires au sein de votre entreprise ou service.
  • Configurez le modèle de données de formulaire pour enregistrer et récupérer à partir d’une source de données. Créez et configurez des services de lecture et d’écriture pour le modèle de données de formulaire.
  • Créez des fragments de formulaire adaptatif et configurez le service pour utiliser vos fragments de formulaire adaptatif.
  • Préparez des modèles de processus courants pour les formulaires qui nécessitent une automatisation de la gestion commerciale.
  • Configurez Adobe Analytics, le cas échéant.

Modèles complexes connus

AEM Forms Automated Conversion service utilise des algorithmes d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique pour comprendre la disposition et les champs du formulaire source. Chaque service d’apprentissage automatique tire sans cesse des enseignements des données sources et enregistre ainsi des résultats de plus en plus concluants. Tout comme les humains, ces services apprennent par l’expérience.

Automated Forms Conversion service se base sur un large éventail de formulaires. Il identifie facilement les champs d’un formulaire source et génère des formulaires adaptatifs. Cependant, certains champs et styles des formulaires PDF, pourtant facilement visibles par l’œil humain, restent difficiles à comprendre pour le service. Le service peut affecter des types de champs ou des panneaux différents de ceux applicables à certains champs ou styles. Tous ces modèles de champ et de style sont répertoriés ci-dessous.

Le service commencerait à identifier et à attribuer à ces modèles des champs ou des panneaux adaptés tout en continuant à apprendre des données sources. Pour le moment, vous pouvez utiliser l’éditeur de vérification et de correction pour résoudre ces problèmes. Avant de commencer à résoudre les problèmes ou de poursuivre votre lecture, familiarisez-vous avec les composants de formulaires adaptatifs.

Modèles généraux

Modèle Exemple
Modèle
Le service ne convertit pas les formulaires PDF remplis en formulaires adaptatifs.

Résolution
Utilisez des formulaires adaptatifs vides.
Formulaire rempli
Modèle
Le service peut ne pas reconnaître le texte et les champs denses.

Résolution
Laissez davantage d’espace entre le texte et les champs denses avant de débuter la conversion.
Modèle
Le service ne prend pas en charge les formulaires numérisés.

Résolution
N’utilisez pas de formulaires numérisés.
Formulaire numérisé
Modèle
Le service n’extrait pas d’images et de texte figurant dans les images.

Résolution
Ajoutez manuellement des images ou du texte aux formulaires convertis.
Formulaire avec image contenant du texte
Modèle
Les tableaux dont les bordures sont en pointillés ou ne sont pas clairement définies ne sont pas convertis.

Résolution
Utilisez des tableaux dont les bordures sont clairement définies. pris en charge.
Formulaire avec tableau non clair
Modèle
Les formulaires adaptatifs ne prennent pas en charge le texte vertical en dehors de la case. Ainsi, le service ne convertit pas le texte vertical en texte de formulaires adaptatifs correspondant.

Résolution
Utilisez l’éditeur de formulaire adaptatif pour ajouter du texte vertical, si nécessaire.
Formulaire avec tableau non clair

Groupe de choix

Modèle Résolution
Modèle
Les options de groupe de choix sous d’autres formes que des cases ou des cercles ne sont pas converties en composants de formulaires adaptatifs correspondants.

Résolution
Donnez aux options de choix la forme de cases ou de cercles ou utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour identifier les formes.
Champs de choix

Champs de formulaire

Modèle Résolution
Modèle
Le service n’identifie pas les champs dont les bordures ne sont pas clairement définies.

Résolution
Utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour identifier ces champs.
champs dont les bordures ne sont pas clairement définies
Modèle
Le service peut ne pas identifier certains champs de formulaire de groupe de choix avec des légendes en bas ou à droite d’un formulaire.

Résolution
Utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour identifier ces champs
Champs de choix
Modèle
Le service fusionne ou attribue un type incorrect à certains champs de formulaire placés très près les uns des autres ou dont les bordures ne sont pas clairement définies.

Résolution
Utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour identifier ces champs.
Champs de choix
Modèle
Le service peut ne pas reconnaître les champs dont les légendes sont éloignées ou avec une ligne pointillée entre la légende et le champ d’entrée.

Résolution
Utilisez des champs de formulaire avec des bordures clairement définies ou utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour corriger ces problèmes.
Champs éloignés ou ligne pointillée entre le champ et la légende

Listes

Modèle Résolution
Modèle
Les listes contenant des champs de formulaire sont fusionnées ou ne sont pas converties en composants de formulaires adaptatifs correspondants

Résolution
Utilisez des champs de formulaire avec des bordures clairement définies ou utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour corriger ces problèmes.
listes contenant des groupes de choix
Modèle
Le service peut ne pas identifier quelques listes imbriquées

Résolution
Utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour résoudre ces problèmes.
listes contenant des groupes de choix
Modèle
Le service fusionne certaines listes contenant des groupes de choix

Résolution
Utilisez l’éditeur de vérification et de correction pour résoudre ces problèmes.
listes contenant des groupes de choix

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