Konvertieren von PDF-Formularen in adaptive Formulare

Der von Adobe Sensei unterstützte Dienst für die automatische Formularkonvertierung von AEM Forms konvertiert Ihre PDF-Formulare automatisch in gerätefreundliche und responsive adaptive Formulare. Unabhängig davon, ob Sie nicht-interaktive PDF-Formulare, Acro Forms oder XFA-basierte PDF-Formulare verwenden, kann der Dienst für die automatische Formularkonvertierung diese Formulare problemlos in adaptive Formulare konvertieren. Informationen zu den Funktionen, zum Konvertierungsablauf und zu Onboarding-Informationen finden Sie unter Dienst für die automatische Formularkonvertierung.

Voraussetzungen

  • Konvertierungsdienst konfigurieren

  • Bereiten Sie die Vorlagen vor, die auf konvertierte Formulare angewendet werden sollen: Mithilfe einer Vorlage können Sie ein einheitliches Branding auf alle adaptiven Formulare anwenden. Darüber hinaus extrahiert und verwendet der Dienst für die automatische Formularkonvertierung keine Kopf- und Fußzeilen von Quell-PDF-Dokumenten. Sie können adaptive Formularvorlagen verwenden, um Kopf- und Fußzeilen anzugeben. In der Vorlage angegebene Kopf- und Fußzeilen werden während der Konvertierung auf die adaptiven Formulare angewendet. Wenn Sie einen Ordner für die Vorlagen erstellen, wählen Sie für alle die Option Konfigurationen durchsuchen.

  • Bereiten Sie die Designs vor, die auf konvertierte Formulare angewendet werden sollen: Mit einem Design können Sie einen einheitlichen Stil auf alle adaptiven Formulare Ihrer Organisation anwenden.

  • (Optional) Quellformular für PDF-Formulare in Adobe Sign konvertieren

Konvertierungsprozess starten

Nachdem Sie Ihre AEM-Instanz mit dem Dienst für die automatische Formularkonvertierung von AEM Forms verbunden haben, können Sie Ihre PDF-Formulare in adaptive Formulare konvertieren. Führen Sie die folgenden Schritte in der angegebenen Reihenfolge aus, um die Formulare zu konvertieren:

Laden Sie PDF-Formulare auf Ihren AEM Forms-Server hoch

Der Konvertierungsdienst konvertiert PDF-Formulare, die in Ihrer AEM Forms-Instanz verfügbar sind, in adaptive Formulare. Sie können alle PDF-Formulare je nach Bedarf gleichzeitig oder schrittweise hochladen. Beachten Sie vor dem Hochladen der Formulare Folgendes:

  • Ein Ordner muss weniger als 15 Formulare und weniger als 50 Seiten enthalten.
  • Die Größe des Ordners muss kleiner als 10 MB sein. Speichern Sie Formulare nicht in einem Unterordner.
  • Ein Formular muss weniger als 15 Seiten umfassen.
  • Laden Sie die geschützten Formulare nicht hoch. Der Dienst konvertiert keine kennwortgeschützten und gesicherten Formulare.
  • Laden Sie keine Quellformulare mit Leerzeichen im Dateinamen hoch. Entfernen Sie das Leerzeichen aus dem Namen der Datei, bevor Sie die Formulare hochladen.
  • Laden Sie keine PDF-Portfolios hoch. Der Dienst konvertiert keine PDF-Portfolios in ein adaptives Formular.
  • Lesen Sie die Abschnitte Bekannte Probleme und Best Practices und Überlegungen und nehmen Sie die vorgeschlagenen Änderungen an den Formularen vor.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die zu konvertierenden Formulare in einen in Ihrer AEM Forms-Instanz hochzuladen:

  1. Melden Sie sich bei der AEM Forms-Instanz an.

  2. Tippen Sie auf Adobe Experience Manager > Navigation > Formulare > Formulare und Dokumente.

  3. Tippen Sie auf Erstellen > Ordner Geben Sie Titel und Name des Ordners an. Tippen Sie auf Erstellen. Ein Ordner wird erstellt.

  4. Tippen Sie darauf, um den neu erstellten Ordner zu öffnen.

  5. Tippen Sie auf Erstellen > Datei hochladen. Wählen Sie die hochzuladenden Formulare aus, klicken Sie auf Öffnen und dann auf Hochladen. Die Formulare werden hochgeladen.

Führen Sie die Konvertierung aus

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Konvertierung zu starten, nachdem Sie die Formulare hochgeladen und den Dienst konfiguriert haben:

  1. Tippen Sie in Ihrer AEM Forms-Instanz auf Adobe Experience Manager Konvertierungseinstellungen > Navigation > Formulare > Formulare und Dokumente.

  2. Wählen Sie ein Formular oder den Ordner mit PDF-Formularen (den zu konvertierenden Formulare) aus und tippen Sie auf Automatische Konvertierung starten. Das Dialogfeld Konvertierungseinstellungen wird angezeigt.

    Geben Sie die Konfiguration an

  3. Auf der Registerkarte Standard des Dialogfelds „Konvertierungseinstellungen“:

    • Wählen Sie eine Cloud-Konfiguration aus. Wenn Sie eine Konfiguration auswählen, sind Standardvorlage und -design bereits angegeben. Bei Bedarf können Sie eine andere Vorlage oder ein anderes Design angeben.
    • Geben Sie einen Speicherort an, an dem generierte adaptive Formulare und das entsprechende Design gespeichert werden sollen. Sie können Standardpfade verwenden oder benutzerdefinierte Pfade angeben.
    • Verwenden Sie die Option Adaptive Formular ohne Datenbindungen generieren, um auszuwählen, ob Sie ein adaptives Formular mit oder ohne Datenmodellbindung(en) generieren möchten.
      Wenn Sie diese Option nicht auswählen, ordnet der Konvertierungsdienst das/die adaptiven Formulare automatisch einem JSON-Schema zu und erstellt eine Datenbindung zwischen den im adaptiven Formular und im JSON-Schema verfügbaren Feldern. Das Feld Generiertes Datenmodellschema speichern unter zeigt den Standardspeicherort für das erzeugte JSON-Schema. Sie können den Speicherort auch anpassen, um das generierte Schema zu speichern.
      Wenn Sie diese Option auswählen, generiert der Konvertierungsdienst ein adaptives Formular ohne Datenmodellbindungen. Nach einer erfolgreichen Konvertierung können Sie ein adaptives Formular einem Formulardatenmodell, einem XML-Schema oder einem JSON-Schema zuordnen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines adaptiven Formulars.
  4. Auf der Registerkarte Zusätzlich des Dialogfelds „Konvertierungseinstellungen“:

    • Wählen Sie die Option Fragment aus adaptiven Formularen extrahieren, damit der Konvertierungsdienst Formularfragmente für konvertierte Formulare identifizieren, extrahieren und herunterladen kann. Wenn Sie die Option Fragment aus adaptiven Formularen extrahieren auswählen, werden die Optionen zum Angeben von Pfaden zum Speichern extrahierter Formularfragmente und entsprechender Formularfragmentschemata aktiviert.
    • Geben Sie den Speicherort von vorhandenen adaptiven Formularfragmenten an, wenn Sie über vorhandene adaptive Formularfragmente auf Basis eines JSON-Schemas oder ohne Schema verfügen und wenn Sie planen, diese Fragmente in automatisch generierten adaptiven Formularen zu verwenden. Der Konvertierungsdienst stimmt verfügbare JSON-Schema-basierte und schemalose adaptive Formularfragmente mit eingegebenen PDF-Formularen ab (nur nicht-interaktive PDF-Formulare). Wenn eine Übereinstimmung vorliegt, wird das übereinstimmende adaptive Formularfragment in entsprechenden adaptiven Formularen verwendet.
    Hinweis
    • Sie können jeweils nur die Option Fragment Fragment extrahieren oder Vorhandene adaptive Formularfragmente verwenden verwenden. Es ist nicht möglich, beide Optionen gleichzeitig zu verwenden.
    • Sie können die Option Vorhandene adaptive Formularfragmente verwenden nur für nicht-interaktive PDF-Formulare verwenden. Andere Formulartypen werden noch nicht unterstützt.
    • Sie können nur ungebundene Fragmente oder an ein JSON-Schema gebundene Fragmente mit dem Dienst zur automatischen Konvertierung verwenden. Verwenden Sie keine XFA-Fragmente. XFA-Fragmente werden nicht unterstützt.
    • Wählen Sie die Option Mehrspaltiges Layout aus Eingabeformularen automatisch erkennen, um das Layout des Quellformulars für große Bildschirme wie Desktops und Laptops beizubehalten. Diese Option ist hilfreich, um das mehrspaltige Layout von Quellformularen beizubehalten. Wenn eine Quell-PDF-Datei beispielsweise ein zweispaltiges Layout aufweist, generiert der Dienst ein adaptives Ausgabeformular mit einem zweispaltigen Layout für große Bildschirme und einem einspaltigen Layout für Geräte mit kleinem Bildschirm wie Mobiltelefone. Die Funktion weist einige bekannte Probleme mit der Struktur des Datenquellenschemas auf. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Bekannte Probleme.

    • Standardmäßig erstellt der Dienst für jede Seite eines PDF-Formulars ein separates Bedienfeld der obersten Ebene. Jetzt können Sie die Option Logische Abschnitte automatisch erkennen verwenden, um keine Bereiche auf Seitenebene (Bereiche auf Seitenzahl-Basis) und nur logische Bereiche zu erstellen. Außerdem werden die Felder, die zu keinem Abschnitt mit dem vorhergehenden logischen Abschnitt gehören, und die Felder eines logischen Abschnitts, die auf zwei benachbarte Seiten verteilt sind, zu einem einzigen logischen Abschnitt zusammengefasst. Wenn sich beispielsweise einige Felder eines logischen Abschnitts am Ende von Seite eins und einige am Anfang von Seite zwei befinden, werden alle diese Felder in einem einzigen logischen Abschnitt zusammengefasst.

      Hinweis

      Sie benötigen das Connector-Paket 1.1.38 oder höher, um die Funktion Logische Abschnitte automatisch erkennen verwenden zu können.

  5. Tippen Sie auf Konvertierung starten. Die Konvertierung wird gestartet. Der Konvertierungsfortschritt wird im Ordner oder im Formular angezeigt, bis die Konvertierung ausgeführt wird. Die Nachricht wird nach Abschluss der Konvertierung durch eine andere Statusmeldung ersetzt (konvertiert, teilweise konvertiert oder Konvertierung fehlgeschlagen). Nach Abschluss der Konvertierung wird auch eine Status-E-Mail an die konfigurierte E-Mail-Adresse gesendet:

    • Bei einer erfolgreichen Konvertierung werden das konvertierte adaptive Formular und das zugehörige Schema in den Pfad heruntergeladen, der auf der Registerkarte Standard des Konvertierungsdialogs angegeben ist. Formularfragmente und das entsprechende Schema werden nur heruntergeladen, wenn vor dem Start der Konvertierung die Option „Fragment extrahieren“ ausgewählt ist.
    • Bei einer fehlgeschlagenen Konvertierung wird die Meldung Konvertierung fehlgeschlagen angezeigt, wenn alle Eingabeformulare nicht konvertiert werden konnten. Wenn nur einige der Eingabeformulare nicht konvertiert werden konnten, wird die Meldung Teilweise fehlgeschlagen angezeigt. Eine Status-E-Mail wird an die konfigurierte E-Mail-Adresse gesendet und ein Fehler in der Datei error.log protokolliert.

    Wenn Sie ein XFA-basiertes PDF-Formular in ein adaptives Formular konvertieren, ordnet der Konvertierungsdienst das PDF-Formular automatisch dem konvertierten adaptiven Formular als Datensatzdokumentvorlage zu. Sie können die Eigenschaften des adaptiven Formulars nach der Konvertierung öffnen, um die Datensatzdokumentvorlage im Abschnitt Konfiguration der Datensatzdokumentvorlage der Registerkarte Formularmodell anzuzeigen.

    Der Konvertierungsdienst lädt das PDF-Formular nur dann automatisch als Vorlage für das Datensatzdokument in das konvertierte adaptive Formular hoch, wenn Sie die Option Tools > Cloud-Dienste > Konfiguration der automatischen Formularkonvertierung > Eigenschaften der ausgewählten Konfiguration > Erweitert > Generieren von Datensatzdokument aktivieren.

    Hinweis

    Wenn der Konvertierungsprozess länger als 60 Minuten dauert und das PDF-Formular noch nicht in ein adaptives Formular konvertiert ist, erstellen Sie einen Ordner in der AEM Forms-Instanz, laden Sie das PDF-Formular in den neu erstellten Ordner hoch und starten Sie die Konvertierung neu.

Überprüfen und korrigieren Sie die konvertierten Formulare

Formulare für die reale Welt stellen komplexe Anforderungen an die Datenerfassung dar. Sobald die automatische Konvertierung abgeschlossen ist, können Kunden die Konvertierungsqualität des Formulars überprüfen und die erforderlichen Aktualisierungen am Formular vornehmen. AEM Forms bietet einen Editor Überprüfen und Korrigieren, um die erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Sie können die automatische Identifizierung von Formularfeldern verbessern und identifizierte Felder von einem Typ in einen anderen konvertieren. Sie können beispielsweise dazu beitragen, das zweispaltige Layout eines Formulars zu identifizieren und ein Feld, das automatisch als Optionsfeld identifiziert wird, in ein Mehrfachauswahlfeld zu ändern.

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