Configurer le service de conversion automatisée de formulaires

Cette aide décrit comment un administrateur AEM peut configurer le service de conversion automatisée de formulaires pour automatiser la conversion de ses formulaires PDF en formulaires adaptatifs. Cette aide est destinée aux administrateurs informatiques et AEM de votre entreprise. Cette aide s’adresse à un public familiarisé avec les technologies suivantes :

  • installation, configuration et administration des packages Adobe Experience Manager et AEM ;

  • utilisation des systèmes d’exploitation Linux et Microsoft Windows ;

  • configuration des serveurs de messagerie SMTP.

Intégration

Le service est disponible gratuitement pour les clients sur site AEM 6.4 Forms et AEM 6.5 Forms et les clients d’entreprise Adobe Managed Services. Vous pouvez contacter l’équipe de ventes d’Adobe ou votre représentant Adobe pour demander l’accès au service.

Adobe autorise l’accès de votre entreprise et fournit les privilèges requis à la personne désignée comme administrateur au sein de votre entreprise. L’administrateur peut autoriser les développeurs (utilisateurs) AEM Forms de votre entreprise à se connecter au service.

Conditions préalables

Pour utiliser le service de conversion automatisée de formulaires, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • activation du service de conversion automatisée de formulaires pour votre entreprise ;
  • compte Adobe ID avec des privilèges d’administrateur pour le service de conversion ;
  • instance d’auteur AEM 6.4 ou AEM 6.5 opérationnelle avec le dernier Service Pack AEM ;
  • utilisateur AEM (sur votre instance AEM) membre du groupe d’utilisateurs de formulaires.

Configurer l’environnement

Avant d’utiliser le service, préparez votre instance d’auteur AEM à la connexion au service exécuté sur Adobe Cloud. Pour préparer votre instance à la connexion au service, procédez aux étapes suivantes dans l’ordre indiqué :

  1. Télécharger et installer AEM 6.4 ou AEM 6.5
  2. Télécharger et installer le dernier Service Pack AEM
  3. Télécharger et installer le dernier module complémentaire AEM Forms
  4. (facultatif) Télécharger et installer le dernier package connecteur
  5. Créer des thèmes et des modèles personnalisés

Télécharger et installer AEM 6.4 ou AEM 6.5

Le service de conversion automatisée de formulaires s’exécute sur une instance d’auteur AEM. Vous avez besoin d’AEM 6.4 ou AEM 6.5 pour configurer une instance d’auteur AEM. Si vous ne l’avez pas, téléchargez-le à partir des emplacements suivants :

Après avoir téléchargé AEM, consultez la page Déploiement et maintenance pour obtenir des instructions sur la configuration d’une instance d’auteur AEM.

Télécharger et installer le dernier Service Pack AEM

Téléchargez et installez le dernier Service Pack AEM. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Notes de mise à jour du Service Pack AEM 6.4 ou Notes de mise à jour du Service Pack AEM 6.5.

Télécharger et installer le module complémentaire AEM Forms

Une instance AEM contient des fonctionnalités de formulaires de base. Le service de conversion nécessite toutes les capacités d’AEM Forms. Téléchargez et installez le module complémentaire AEM Forms pour bénéficier de toutes les capacités d’AEM Forms. Le module est requis pour la configuration et l’exécution du service de conversion. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Installer et configurer les fonctionnalités de capture de données.

Remarque

Assurez-vous de procéder aux configurations nécessaires après l’installation du module complémentaire.

(Facultatif) Télécharger et installer le package connecteur

Le package connecteur permet un accès anticipé aux fonctionnalités et améliorations Auto-detect logical sections (Détection automatique de sections logiques) proposées dans la version AFC-2020.03.1. N’installez pas le package si vous n’avez pas besoin des fonctionnalités et améliorations proposées dans la version AFC-2020.03.1. Vous pouvez télécharger le package connecteur depuis le partage de package AEM.

Créer des thèmes et des modèles personnalisés

Si vous démarrez AEM en mode de production (nosamplecontent runmode), les packages de référence ne sont pas installés. Les packages de référence contiennent des exemples de thèmes et de modèles. Le service de conversion automatisée de formulaires a besoin d’au moins un thème et un modèle pour convertir un formulaire PDF en un formulaire adaptatif. Créez un thème et un modèle personnalisés et configurez le service de sorte à utiliser les modèles et thèmes personnalisés avant d’utiliser le service.

Configurer le service

Avant de procéder à la configuration du service et à la connexion de votre instance locale au service exécuté sur Adobe Cloud, découvrez les types de personnes et les privilèges requis pour la connexion au service. Le service nécessite deux types de personnes différentes : les administrateurs et les développeurs.

  • Administrateurs : les administrateurs sont responsables de la gestion des logiciels et des services Adobe pour leur entreprise. Les administrateurs autorisent les développeurs de leur entreprise à se connecter au service de conversion automatisée de formulaires exécuté sur Adobe Cloud. Lorsqu’un administrateur est nommé pour une entreprise, il reçoit un courrier électronique intitulé « You now have administrator rights to manage Adobe software and services for your organization » (Vous disposez désormais des droits d’administrateur pour gérer les logiciels et services Adobe pour votre entreprise). Si vous êtes un administrateur, vérifiez si vous avez reçu le message susmentionné et accordez l’accès aux développeurs de votre entreprise.

courrier électronique d’autorisation d’accès de l’administrateur

  • Développeurs : un développeur connecte une instance d’auteur AEM Forms locale au service de conversion automatisée de formulaires en cours d’exécution sur Adobe Cloud. Lorsqu’un administrateur autorise un développeur à se connecter au service de conversion automatisée de formulaires, ce dernier reçoit un courrier électronique intitulé « You now have developer access to manage Adobe API integrations for your organization » (Vous disposez désormais d’un accès en tant que développeur pour gérer les intégrations d’API Adobe de votre entreprise). Si vous êtes un développeur, vérifiez si vous avez reçu le message susmentionné et connectez votre instance AEM locale au service de conversion automatisée de formulaires sur Adobe Cloud.

courrier électronique d’autorisation d’accès du développeur

(Pour les administrateurs uniquement) Accorder l’accès aux développeurs de votre entreprise

Une fois qu’Adobe a autorisé l’accès de votre entreprise et octroyé les privilèges requis à l’administrateur, ce dernier peut se connecter à la console d’administration (voir les instructions détaillées ci-dessous), créer un profil et ajouter des développeurs au profil. Les développeurs peuvent connecter une instance locale d’AEM Forms au service de conversion automatisée de formulaires sur Adobe Cloud.

Les développeurs sont des membres de votre entreprise désignés pour exécuter le service de conversion. Seuls les développeurs ajoutés au profil du service de conversion automatisée de formulaires Adobe sont autorisés à utiliser le service de conversion automatisée de formulaires. Pour créer un profil et y ajouter des développeurs, procédez comme suit : Au moins un profil est nécessaire pour accorder l’accès requis aux développeurs de votre entreprise :

  1. Connectez-vous à la console d’administration. Utilisez l’Adobe ID d’administrateur fourni afin d’utiliser le service de conversion automatisée de formulaires pour vous connecter. N’utilisez aucun autre ID ou Federated ID pour vous connecter.

  2. Cliquez sur l’option Automated Forms Conversion (Conversion automatisée de formulaires).

  3. Cliquez sur New Profile (Nouveau profil) dans l’onglet Products (Produits).

  4. Renseignez les champs suivants dans le profil :Name (Nom), Display Name (Nom d’affichage) et Description. Cliquez sur Done (Terminé). Le profil est alors créé.

    Précisez les détails du nouveau profil.

  5. Ajoutez un développeur au profil. Pour ajouter les développeurs :

    1. Dans la console d’administration, accédez à l’onglet de présentation.
    2. Cliquez sur Assign Developers (Attribuer des développeurs) sur la carte de produit requise.
    3. Saisissez les adresses électroniques des développeurs et éventuellement leurs noms et prénoms.
    4. Sélectionnez les profils de produits. Appuyez sur Save (Enregistrer).

Répétez les étapes ci-dessus pour tous les utilisateurs. Pour plus de détails sur l’ajout de développeurs, consultez la page Gérer les développeurs.

Une fois qu’un administrateur ajoute des développeurs au profil Adobe I/O, ceux-ci en sont informés par courrier électronique. Après l’avoir reçu, les développeurs peuvent procéder à la connexion d’une instance AEM Forms locale avec le service de conversion automatisée de formulaires sur Adobe Cloud.

(Pour les développeurs uniquement) Connecter votre instance AEM Forms locale au service de conversion automatisée de formulaires sur Adobe Cloud

Une fois qu’un administrateur vous a accordé un accès en tant que développeur, vous pouvez connecter votre instance AEM Forms locale au service de conversion automatisée de formulaires exécuté sur Adobe Cloud. Pour connecter votre instance AEM Forms au service, procédez aux étapes suivantes dans l’ordre indiqué :

Configurer les notifications par courrier électronique

Le service de conversion automatisée de formulaires utilise le service de messagerie Day CQ pour envoyer des notifications par courrier électronique. Ces notifications contiennent des informations sur les conversions ayant réussi ou échoué. Si vous choisissez de ne pas recevoir de notification, ignorez ces étapes. Pour configurer le service de messagerie Day CQ, procédez comme suit :

  1. Accédez au gestionnaire de configuration AEM à l’adresse http://localhost:4502/system/console/configMgr

  2. Ouvrez la configuration du Service de messagerie Day CQ. Spécifiez une valeur pour les champs SMTP server host name (Nom d’hôte du serveur SMTP), SMTP server port (Port du serveur SMTP) et From address (Adresse de l’expéditeur). Cliquez sur Save (Enregistrer).

    Vous pouvez contacter votre fournisseur de services de messagerie ou votre administrateur informatique pour obtenir des informations sur le nom d’hôte et le port du serveur SMTP. Vous pouvez utiliser n’importe quelle adresse électronique valide dans le champ d’adresse de l’expéditeur. Par exemple, notification@example.com ou donotreply@example.com.

  3. Ouvrez la configuration de Day CQ Link Externalizer. Dans le champ Domains (Domaines), spécifiez le nom de l’hôte ou l’adresse IP et le numéro de port réels pour les instances locales, de l’auteur et de publication. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Ajouter un utilisateur au groupe forms-users

Indiquez une adresse électronique dans le profil de l’utilisateur AEM désigné pour exécuter le service. Assurez-vous que l’utilisateur est membre du groupe d’utilisateurs de formulaires. Les courriers électroniques sont envoyés à l’adresse de l’utilisateur qui procède à la conversion. Pour indiquer l’adresse de l’utilisateur et ajouter un utilisateur au groupe d’utilisateurs de formulaires :

  1. Connectez-vous à votre instance d’auteur AEM Forms en tant qu’administrateur AEM. Utilisez vos informations d’identification AEM locales pour vous connecter. N’utilisez pas Adobe ID pour vous connecter. Appuyez sur Adobe Experience Manager > Tools (Outils) > Security (Sécurité) > Users (Utilisateurs).

  2. Sélectionnez un utilisateur désigné pour exécuter le service de conversion et appuyez sur Properties (Propriétés). La page Edit User Settings (Modifier les paramètres utilisateur) s’affiche.

  3. Indiquez une adresse électronique dans le champ Email (Adresse électronique) et appuyez sur Save (Enregistrer). Les courriers électroniques sont envoyés à l’adresse indiquée en cas de réussite ou d’échec de la conversion.

  4. Cliquez sur l’onglet Groups (Groupes). Dans l’onglet de sélection de groupe, saisissez et sélectionnez le groupe forms-users. Appuyez sur Save & Close (Enregistrer et fermer). L’utilisateur est maintenant membre du groupe forms-users.

Obtenir des certificats publics

Un certificat public permet d’authentifier votre profil sur Adobe I/O.

  1. Connectez-vous à votre instance d’auteur AEM Forms. Accédez à Tools (Outils) > Security (Sécurité) > Adobe IMS Configurations (Configurations Adobe IMS). Appuyez sur Create (Créer). La page Adobe IMS Technical Account Configuration (Configuration de compte technique Adobe IMS) s’affiche.

    La page Adobe IMS Technical Account Configuration (Configuration de compte technique Adobe IMS)

  2. Sélectionnez Automated Forms Conversion Service (Service de conversion automatisée de formulaires) dans Cloud Solution.

  3. Cochez la case Create new certificate (Créer un nouveau certificat) et indiquez un alias. L’alias sert de nom à la boîte de dialogue. Appuyez sur Create certificate (Créer un certificat). Une boîte de dialogue s’affiche. Cliquez sur OK. Le certificat est alors créé.

  4. Appuyez sur Download Public Key (Télécharger la clé publique) et enregistrez le fichier de certificat AEM-Adobe-IMS.crt sur votre ordinateur. Le fichier de certificat est utilisé pour la Configuration des API de service sur la console Adobe Developer. Appuyez sur Next (Suivant).

  5. Indiquez les informations suivantes :

    Laissez les autres champs vides pour l’instant (pour les remplir ultérieurement). Gardez la page ouverte.

Configuration des API de service sur la console Adobe Developer

Pour utiliser le service de conversion automatisée de formulaires, créez un projet et ajoutez l’API du service de conversion automatisée de formulaires au projet sur la console Adobe Developer. L’intégration génère la clé API, le secret client, la charge utile (JWT).

  1. Connectez-vous à https://console.adobe.io/. Utilisez votre Adobe ID et le compte de développeur que votre administrateur a mis à votre disposition pour vous connecter à la console Adobe I/O.

  2. Sélectionnez votre entreprise dans le coin supérieur droit. Si vous ne connaissez pas le nom de votre entreprise, contactez votre administrateur.

  3. Appuyez sur Create new project (Créer un projet). Un écran pour démarrer votre nouveau projet apparaît. Appuyez sur Add API (Ajouter une API). Un écran avec la liste de toutes les API activées pour votre compte apparaît.

  4. Sélectionnez Automated Forms Conversion service (Service de conversion automatisée de formulaires) et appuyez sur Next (Suivant). Un écran de configuration de l’API apparaît.

  5. Sélectionnez l’option Upload your public key (Charger votre clé publique), chargez le fichier AEM-Adobe-IMS.crt téléchargé dans la section Obtenir des certificats publics et appuyez sur Next (Suivant). L’option Create a new Service Account (JWT) credential (Créer un nouvel identifiant de compte de service (JWT)) apparaît. Appuyez sur Next (Suivant).

  6. Sélectionnez un profil de produit et appuyez sur Save configured API (Enregistrer l’API configurée). Sélectionnez le profil créé tout en accordant l’accès aux développeurs de votre entreprise. Si vous ne savez pas quel profil sélectionner, contactez votre administrateur.

  7. Appuyez sur Service Account (JWT) (Compte de service (JWT)) pour afficher la clé API, le secret client et d’autres informations nécessaires pour connecter votre instance AEM locale au service de conversion automatisée de formulaires. Les informations de la page sont utilisées pour créer la configuration IMS sur votre ordinateur local.

  8. Ouvrez la page de configuration IMS sur votre instance locale. Vous avez gardé la page ouverte à la fin de la section Obtenir des certificats publics.

    Spécifier le titre, la clé API, le secret client et la charge utile

  9. Sur la page technique d’Adobe IMS, spécifiez la clé API et le secret client. Utilisez les valeurs spécifiées sur le compte de service (JWT) de la page de la console Adobe Developer.

    Remarque

    Pour la charge utile, utilisez le code fourni dans l’onglet Générer JWT de la page Compte de service (JWT) de la console Adobe Developer.

  10. Appuyez sur Save (Enregistrer). La configuration IMS est alors créée.

    ATTENTION

    Créez une seule configuration IMS. Ne créez pas plusieurs configurations IMS.

  11. Sélectionnez la configuration IMS et appuyez sur Check Health (Vérifier l’intégrité). Une boîte de dialogue s’affiche. Appuyez sur Check (Vérifier). Une fois la connexion établie, le message Token retrieved successfully (Jeton récupéré) s’affiche.

    Une fois la connexion établie, le message Token retrieved successfully (Jeton récupéré) s’affiche.



Configurer le service cloud

Créez une configuration de service cloud pour connecter votre instance AEM au service de conversion. Cela vous permet également de spécifier un modèle, un thème et des fragments de formulaire pour une conversion. Vous pouvez créer plusieurs configurations de service cloud distinctes pour chaque ensemble de formulaires. Par exemple, vous pouvez avoir une configuration donnée pour les formulaires du service commercial et une autre pour les formulaires de support client. Pour créer une configuration de service cloud, procédez comme suit :

  1. Sur votre instance AEM Forms, appuyez sur Adobe Experience Manager > Tools (Outils) > Cloud Services (Services cloud) > Automate Forms Conversion Configuration (Automatiser la configuration de conversion de formulaires).

  2. Appuyez sur le dossier Global, puis sur Create (Créer). La page de création de la configuration de conversion automatisée de formulaires apparaît. La configuration est créée dans le dossier Global. Vous pouvez également créer la configuration dans un dossier différent qui existe déjà ou créer un nouveau dossier pour vos configurations.

  3. Sur la page Create Automated Forms Conversion Configuration (Créer une configuration de conversion automatisée de formulaires), spécifiez la valeur des champs suivants et appuyez sur Next (Suivant).

    Field (Champ) Description
    Title (Titre) Titre unique pour la configuration. Le titre s’affiche dans l’interface utilisateur utilisée pour démarrer la conversion.
    Name (Nom) Nom unique pour la configuration. La configuration est enregistrée dans le référentiel crx-repository sous le nom indiqué. Le nom peut être identique au titre.
    Thumbnail location (Emplacement de la miniature) Emplacement de la miniature de la configuration.
    Service URL (URL du service) URL du service de conversion automatisée de formulaires sur Adobe Cloud. Utilisez l’URL suivante : https://aemformsconversion.adobe.io/.
    Template (Modèle) Modèle par défaut à appliquer aux formulaires convertis. Vous pouvez toujours indiquer un modèle différent avant de démarrer la conversion. Un modèle contient une structure de base et un contenu initial pour un formulaire adaptatif. Vous pouvez choisir un modèle parmi les modèles prêts à l’emploi. Vous pouvez également créer un modèle personnalisé.
    Theme (Thème) Thème par défaut à appliquer aux formulaires convertis. Vous pouvez toujours indiquer un thème différent avant de démarrer la conversion. Vous pouvez cliquer sur l’icône pour choisir un thème prêt à l’emploi. Vous pouvez également créer un thème personnalisé.
    Existing Fragments (Fragments existants) Emplacement des fragments existants, le cas échéant.
    Custom Meta-model (Métamodèle personnalisé) Chemin d’accès du fichier .schema.json du métamodèle personnalisé.
  4. Dans l’onglet Advanced (Avancé) de la page Create Automated Forms Conversion Configuration (Créer une configuration de conversion automatisée de formulaires), spécifiez la valeur des champs suivants :

    Field (Champ) Description
    Generate Document of Record (Générer un document d’enregistrement) Sélectionnez l’option pour générer automatiquement un document d’enregistrement pour les formulaires convertis. L’option est uniquement destinée aux formulaires basés sur XFA (formulaires XDP et PDF). Lorsque vous activez l’option, après l’envoi d’un formulaire, vous pouvez autoriser vos clients à conserver un enregistrement, sous forme imprimée ou en tant que document, des informations qu’ils ont intégrées au formulaire à des fins de référence ultérieure. On parle ici de document d’enregistrement.
    Enable Analytics (Activer Adobe Analytics) Sélectionnez l’option pour activer Adobe Analytics sur tous les formulaires convertis. Avant d’utiliser cette option, assurez-vous qu’Adobe Analytics est activé pour votre instance AEM Forms.
    • Lorsque la source est un formulaire basé sur XFA avec l’extension .XDP, le document d’enregistrement de sortie conserve la disposition XFA. Sinon, le service de conversion utilise un modèle prêt à l’emploi pour générer un document d’enregistrement pour d’autres formulaires basés sur XFA.
    • Lors de l’envoi d’un formulaire XFA, les données d’envoi du formulaire sont enregistrées en tant qu’attribut ou élément XML. Par exemple, <Amount currency="USD"> 10.00 </Amount>. La devise est enregistrée en tant qu’attribut et le montant de la devise, 10.00, est enregistré en tant qu’élément. L’envoi de données d’un formulaire adaptatif n’a pas d’attributs, simplement des éléments. Ainsi, lorsqu’un formulaire basé sur XFA est converti en formulaire adaptatif, les données d’envoi de formulaire adaptatif contiennent un élément pour chacun de ces attributs. Par exemple :
       {
          "Type": "Principal",
    
          "Amount": "10.00",
    
          "currency": "USD"
       }
    
  5. Appuyez sur Create (Créer). La configuration cloud est alors créée. Votre instance AEM Forms est prête à commencer la conversion des formulaires hérités en formulaires adaptatifs.

Sur cette page